ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO CARGOS QUE COORDINA NIVEL DEL RIESGO ARL

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1 Página 1 de 5 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO PROCESO AL QUE PERTENECE: NIVEL: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: CARGOS QUE COORDINA NIVEL DEL RIESGO ARL PROMOCIÓN Y VENTA DEL SERVICIO OPERATIVO SUBGERENTE DE CARGA Y ENCOMIENDAS NINGUNO II PROPOSITO PRINCIPAL: Cumplir tanto mensual como anualmente con el presupuesto de ventas asignado, buscando brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que participe como representante de la Empresa. Servir de enlace entre el cliente y la empresa, informa y asesora a los posibles clientes de las características y beneficios de servicio de carga y encomiendas y de las condiciones asociadas a la compra del mismo así como mantener la relación comercial y verificar que se cumpla por parte de la empresa de los compromisos adquiridos con el cliente. Coordinar y controlar las actividades administrativas y operativas de las oficinas de venta de tiquetes y todo punto de venta y atención primaria al cliente que le sea adjudicado, desarrollando y gestionando acciones encaminadas a garantizar la satisfacción del cliente y el aumento de las ventas para la empresa.. 2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO 2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO 3.1 Dar a conocer los servicios prestados por el departamento de carga y encomiendas de la COOPERATIVA, a diferentes empresas y gremios que utilicen nuestros servicios. 3.2 Contactar posibles clientes; personal, telefónica o virtualmente, para solicitar cita y promocionar nuestros servicios. 3.3 Realizar un análisis de rentabilidad para observar si es conveniente o no para la COOPERATIVA.

2 Página 2 de Programar las visitas a los nuevos clientes. 3.5 Asesorar al cliente que lo requiera, para el servicio de transporte y logística. 3.6 Visitar constantemente a los clientes grandes, para saber sus necesidades e inconformidades. 3.7 Hacerle seguimiento a las facturas de los clientes de crédito, para estar pendiente de su vencimiento. 3.8 Supervisar la facturación realizada a cada cliente de crédito, antes de ser enviada. 3.9 Realizar la debida auditoria de los clientes de contado y contra entrega Estar vigilante a la entrega de la mercancía de cada uno de los clientes Estar pendiente de la cartera de los clientes para que su recaudo sea en el tiempo pactado Controlar la papelería que ha sido despachada a las agencias Atender de manera atenta y respetuosa a cada uno de los clientes externos como internos Ofrecer y vender el servicio de remesas y transporte de mercancías de acuerdo a los parámetros establecidos por la empresa 3.15 Dar la información precisa, veraz y oportuna sobre el servicio y costo del mismo Aplicar las tarifas establecidas según tipo de servicio, modalidad de entrega y destino Velar porque el cliente este informado sobre sus responsabilidades y derechos Rechazar las encomiendas que considere de dudoso contenido y aquellas donde el remitente se niegue a dar la información básica solicitada Aplicar los procedimientos establecidos para la recepción, envío y pago de remesas Informar al cliente la importancia de asegurar la mercancía por su valor real Recibir, clasificar, almacenar, despachar y entregar la mercancía correctamente, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa Solicitar estrictamente al usuario la documentación exigida por la empresa, tanto para la recepción como para la entrega de las mercancías Usar adecuadamente todos los implementos y recursos destinados a la prestación del servicio Informar al agente cualquier impase que pueda afectar la calidad del servicio Avisar al agente oportunamente la pérdida o extravío de la mercancía Registrar diariamente en el libro control el ingreso y egreso de mercancías Repetir si es necesario el diligenciamiento de portes y planillas en caso que se presenten enmendadura o errores con el fin de evitar trastornos en los procesos siguientes Informar de manera clara y oportuna a la jefatura y a cada una de las dependencias cuando se presenten novedades e inconvenientes Velar por el cuidado y control permanente sobre los suministros y equipos a su cargo. Informando al jefe inmediato las novedades que se presenten en la seccional regional Optimizar los procesos y procedimientos a su cargo Generar reportes para las dependencias correspondientes 3.32 Tener a tiempo los requerimientos documentales y de información oportuna cumpliendo con las normas

3 Página 3 de 5 establecidas por la empresa, optimizando los recursos dispuestos para el desarrollo de los procesos a cargo. Las demás que le sean asignadas por el Jefe Inmediato, Subgerencia de Carga y/o Gerente General en razón a su cargo o establecidas en los contratos de agenciamiento comercial. 2.2 RESPONSABILIDADES EN CALIDAD Proponer acciones para la mejora Apoyar desde su cargo el sistema de gestión de calidad Cumplir con los requisitos de su contrato Cumplir con los objetivos y metas de la organización Cumplir con las expectativas del cliente 2.3 RESPONSABILIDADES EN HSE Cumplir y hacer cumplir las políticas de HSE en la empresa o proyecto Participar de todos los programas, campañas, simulacros, difusión de información (lecciones aprendidas), alertas de seguridad, etc, generadas por el área de HSE. Reportar las condiciones y actos inseguros que se detecten. Coordinar y ejecutar planes de HSE de acuerdo a las directrices definidas por la organización Apoyar a los integrantes del equipo de HSE cuando lo soliciten Participar activamente en el sistema de gestión de seguridad y salud laboral Cumplir con las funciones asignadas para el sistema de gestión de seguridad y salud laboral Liderar la capacitación y el aprendizaje en HSE en su equipo 2.4 AUTORIDADES DEL CARGO Nivel medio: decisiones de tipo operativo, administrativas y contables deben consultarse con el Subgerente de Carga y Encomiendas. 3. PERFIL REQUERIDO 3.1 CONOCIMIENTOS I. NIVEL ACADÉMICO II. CAPACITACIÓN DESEADA Bachiller y/o tecnólogo IV. COMPETENCIAS CERTIFICADAS III. CONOCIMIENTO INDISPENSABLES REQUERIDAS INHERENTE AL PUESTO Transporte Servicio al cliente 3.2 EPERIENCIA Mínimo un (1) año en cargos similares y/o de experiencia comprobada en cargos relacionados a transporte de carga.

4 Página 4 de REQUISITOS DE EDAD 3.4 SEO 3.4 COMPETENCIAS PSICOLÓGICAS REQUERIDAS HABILIDADES BÁSICAS NIVEL DE RELEVANCIA Vocación de servicio público Buenas relaciones interpersonales Facilidad de expresión Sentido de pertenencia HABILIDADES GENÉRICAS Capacidad para trabajo en equipo Manejo de personal Liderazgo Manejo de conflictos Iniciativa MÍNIMO MEDIO MÁIMO NIVEL RE RELEVANCIA MÍNIMO MEDIO MÁIMO HABILIDADES PERSONALES Orientación al logro Organización y disciplina Vitalidad Capacidad de trabajo bajo presión Tolerancia NIVEL DE RELEVANCIA MÍNIMO MEDIO MÁIMO 4. ENTRENAMIENTO EN EL CARGO Manual Operativo de Carga Manual de procedimientos unidad de negocio carga y encomiendas Reglamento Interno de Trabajo 5. CONDICIONES Y RIESGOS OCUPACIONES Riesgos biológico: Riesgos Físicos: Riesgos Químicos: Riesgos psicosociales: Gestión organizacional (estilo de mando, participación, manejo de cambios), Características de la organización del trabajo (demandas cualitativas y cuantitativas de la labor), Condiciones de la tarea (carga mental, contenidos de la tarea, monotonía, etc), Jornada de trabajo (pausas, rotación, horas extras)

5 Página 5 de 5 Biomecánicos: Postura (prolongada), Movimientos repetitivos, Condiciones de seguridad: superficies de trabajo (deslizantes, con diferencia del nivel) Fenómenos naturales: Sismo CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Creación y actualizaciones Modificaciones al formato, actualización y complemento del perfil Cambio de formato, inclusión de requisitos de calidad y HSE, 5 13/05/2015 complemento del perfil. Se documentan en la sección 2.2 las autoridades y responsabilidades que en materia de calidad se encuentren establecidos. Elaborado por Revisado por Aprobado por Ing. Cesar Silva Coordinador de Calidad Lida Solano Subgerente Administrativo Fredy Puerto Subgerente operativo Ing. Edgar Samuel Godoy Gerente General Concejo de administración Coflonorte