Asentando Cuentas Por Pagar Capítulo 2 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 Asentando Cuentas Por Pagar Capítulo 2 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11 Después de entrar sus cuentas por pagar, necesitará asentarlas para actualizarlas en el Mayor General. Este capítulo explica este proceso. Después de completar este capítulo sabrá como: Imprimir el diario de las cuentas por pagar para verificar las entradas. Asentar las entradas de cuentas por pagar. 2-1

2 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR Verificar las Transacciones de Cuentas por Pagar Después de entrar transacciones; imprima el diario de Cuentas por Pagar para verificar la exactitud de las transacciones. El diario le permite ver todas las transacciones y corregir cualquier error que pueda encontrar antes del asiento. Para asentar transacciones de cuentas por pagar debe de imprimir el diario (a menos que así lo especifique la pantalla del sistema de preferencia) o DacEasy desplegue un mensaje de error cuando asiente. El diario es su rastro de auditoría de transacciones de cuentas por pagar. En principio, imprimir el diario aparenta ser una pérdida de tiempo, pero el tiempo perdido corrigiendo errores antes de asentar es mucho menos que el tiempo perdido corrigiendo errores después de asentar. Tiene dos opciones para verificar el balance de sus transacciones: el diario y el listado. Sólo el diario satisface los requerimientos de imprimir antes de asentar. Pasos rápidos para imprimir el diario de Cuentas por Pagar 1. Escoja Diarios/Cuentas por pagar del menú principal. Figura 2-1:Pantalla de diario Cuentas por Pagar 2. Escoja Diario en el campo Tipo de reporte. El diario imprime la transacción en orden para el período seleccionado. Sólo transacciones por pagar no asentadas aparecen en el diario. Puede comparar el diario con las transacciones entradas para verificar la exactitud. 2-2

3 3. Entre la fecha correspondiente al período para el cual está corriendo el diario. El período asociado con esta fecha se visualiza debajo de la fecha. 4. Presione para el reporte. Una vez que presione, se desplega la pantalla disposición de reporte. Esta pantalla le brinda la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o para un archivo. Si no quiere guardar el registro del diario, use la opción pantalla. Esto satisface los requerimientos de impresión, pero no deja evidencias de auditoría para las transacciones después del asiento. 5. Presione después de seleccionar la opción de impresión. 2-3

4 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR Imprimiendo Reporte Por Antiguedad Pagando Facturas. Cuando entre facturas para suplidores, debe de seguir la fecha de vencimiento de cada factura. DacEasy le brinda la oportunidad de imprimir un reporte por antiguedad de saldos de Cuentas por Pagar que le da importante información del balance de cada suplidor. Puede personalizar el calendario de acuerdo a su necesidad, de manera que pueda ver cuando se vence la factura o cuantos días tiene de vencida. El reporte por antiguedad es la herramienta para ayudar a mantener un plan de pago a sus suplidores. Algunas otras herramientas incluyen Estado de Cuentas y Reporte de pagos que le permite priorizar sus pagos. Estas tres opciones están en el menú Reporte/Cuentas por pagar/antiguedad. Se desplegará la pantalla de reporte por antigüedad para cuentas por pagar. Figura 2-2: Reporte de antiguedad para cuentas por pagar. 2-4

5 Asentando Cuentas Por Pagar Asentar actualiza el balance de las cuentas en el Mayor General y le permite imprimir Estados Financieros precisos, asi como Balance de Comprobación y Estado de Resultados, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Seleccione el período a asentar en base al período actual en el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción por pagar antes del asiento. Para corregir un error después de asentar tendrá que restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o de corrección. Una vez que imprima el diario y verifique las transacciones, es importante hacer un backup a sus archivos. Para su comodidad, la opción backup está disponible desde la pantalla de asientos. Pasos rápidos para asentar cuentas por pagar 1. Escoger Asentar/ Cuentas por Pagar Figura 2-3: Pantalla de Asiento del Mayor Cuenta por Pagar 2. Escoja la fecha que desee asentar. La fecha debe corresponder a la fecha actual en el diario. DacEasy desplega el período contable después de entrar la fecha. 2-5

6 ASENTANDO LAS CUENTAS POR PAGAR 3. Marque la opción borrar transacciones después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacciones asentadas. Si escoje borrar transacciones desde el archivo transacción cuenta por pagar, la única vía para verlas otra vez podría ser restaurar un backup. No escoja si desea mantener una lista de todas las transacciones asentadas en el Mayor General. Este campo está configurado por defecto en la opción Mayor en el sistema de preferencias. 4. Presione para iniciar el proceso de asiento. Si DacEasy detecta un error durante el asiento debe restaurar su backup, corregir el error y tratar de asentar de nuevo. Time out Es tiempo de tomar un receso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 5: verificando sus entradas imprimiendo el diario Cuentas por Pagar 2-6

7 Notas 2-7