El Cuadro General de Clasificación Archivística (Reflexiones) Lic. Gumaro Damián Cervantes 30 de septiembre de 2015

Transcripción

1 El Cuadro General de Clasificación Archivística (Reflexiones) Lic. Gumaro Damián Cervantes 30 de septiembre de 2015

2 Objetivo de la charla Identificar el origen de la metodología de la clasificación archivística. Reconocer la finalidad del Cuadro General de Clasificación y la interrelación de la organización administrativa y las funciones en su formulación. Identificar el momento en que se debe actualizar un Cuadro de Clasificación.

3 Clasificación y Cuadro General de Clasificación Clasificación. Cuadro General de Clasificación.

4 Antecedentes Antes de 1841: Clasificación por temas y cronológica 24-Abril-1841: Principio de Procedencia. Francia. Natalis de Wailly Respetar la integridad de un fondo 1 -Julio-1881: Principio de Respeto al Orden Original. Prusia. H.Von Seybel Mantener los documentos el orden que les dio al oficina registradora

5 Noción de fondo y la clasificación Fondo: Conjunto de documentos que genera una institución en el cumplimiento de sus atribuciones. Institución: Elementos para la clasificación de sus documentos. Organización administrativa Funciones

6 Sistemas de Clasificación Sistema orgánico. Sistema Funcional Sistema por temas o materias. (únicamente para colecciones)

7 organización o funciones? Qué sistema se aplica en la organización de un fondo? Se plantean 3 sistemas por separado: de organización, funcional y por materias. Organización y funciones: fondos documentales. Materias: colecciones.

8 Los sistemas funcional y orgánico como una unidad metodológica A toda función corresponde una unidad administrativa que la realiza. A toda unidad administrativa le competen funciones que cumplir. El cuadro de clasificación se debe elaborar contemplando tanto la organización administrativa como las funciones.

9 El cuadro de clasificación como síntesis de la organización Función de los instrumentos archivísticos: Inventarios: localización y recuperación de expedientes. Conocimiento exacto de lo que se transfiere de un archivo a otro o de lo que se da de baja. CADIDO: Valoración documental. Tiempos de guarda, nivel de acceso a la información y disposición final de los expedientes. C.G.C.A.: Organización de un fondo documental.

10 El cuadro de clasificación como síntesis de la organización Es el instrumento que refleja la estructura de organización de los documentos que genera una entidad. Permite identificar que documentos genera cada unidad administrativa, ubicando éstos dentro de un todo estructurado.

11 Cumple con su función el cuadro de clasificación? El cuadro permite de manera clara identificar los expedientes en una serie documental? Cada unidad administrativa reconoce sin dificultad las series que genera, en el cuadro de clasificación? El cuadro facilita el manejo ordenado de los documentos y expedientes en las oficinas? El cuadro proporciona una estructura de organización a los documentos que genera la entidad en su totalidad?

12 Continuidad y vigencia del cuadro: cuándo actualizarlo? En tanto la institución no sufra cambios en su estructura orgánico-funcional el cuadro no tendrá modificaciones.

13 cuándo actualizarlo? Situaciones que condicionan la modificación del cuadro de clasificación. Nuevas funciones Eliminación de funciones Funciones temporales

14 Un punto importante en la elaboración o actualización del Cuadro General de Clasificación El trabajo de adentro hacia afuera y la coordinación e integración del todo. Cada unidad administrativa debe identificar las series documentales que genera con el apoyo de la coordinación de archivos. Cuándo una unidad administrativa tiene funciones nuevas, debe precisar los documentos que se generan en el cumplimiento de dichas funciones para la delimitación de la (s) serie(s) nueva(s). La coordinación (que tiene la visión integral del todo) debe incorporar las series nuevas, acorde a la estructura genera del cuadro.

15 Consideraciones finales -El papel de marco jurídico -La improbabilidad de un Cuadro General de Clasificación universal o único

16 El marco jurídico Función del marco normativo: Regular su existencia. (no imponer un esquema rígido)

17 Clasificación universal o única? Clasificación universal? Funciones comunes equivale a una misma clasificación? Homogeneización terminológica y metodológica Heterogeneidad en lo particular de cada institución.

18 Conclusiones La clasificación archivística se fundamenta en principios claros que son los que le dieron a la archivística su independencia como disciplina. La relación entre las funciones y la organización administrativa es inexorable. Si el Cuadro General de Clasificación da más problemas que soluciones hay que reconsiderar su eficiencia. Es fundamental el trabajo en conjunto entre las áreas generadoras y la coordinación de archivos en su elaboración y actualización.

19 Gracias!