ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FBU 0100 Rev: 04

Transcripción

1 Asegurar que toda la documentación establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad y de Seguridad Vial (SG), sea confeccionada a través de una misma metodología y se encuentre controlada en todas sus etapas, con el fin de que todos los sectores dispongan de las versiones actualizadas. Desde la detección de la necesidad de confeccionar o actualizar un documento hasta la puesta en vigencia del mismo. Se extiende a todos los documentos referidos al Sistema de Gestión de la Calidad y de Seguridad Vial, además de los referidos a otros procesos que, aunque no formen parte de dicho sistema, conformen la estructura documental de la empresa. Intervienen los siguientes sectores: Gestión de la Calidad Seguridad Vial Todos los sectores y cabeceras de la empresa Norma ISO 9001 vigente Legislación aplicable Manual de Gestión Pablo Torres Juan Buscarons Pablo Coronel 04/03/ /03/ /03/2016 Pagina 1 de 15

2 4.1. Definiciones Son válidas las definiciones establecidas en la Norma ISO Se define como: Documentos internos: son todos aquellos documentos con revisión propia que emite la Empresa, por ej.: Manual de Gestión, Políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, especificaciones técnicas, etc. Documentos externos: son los que emiten organismos externos a la Empresa, por ej.: contratos, normas IRAM, Leyes, Resoluciones, etc. Formularios: son el soporte para los registros de la Gestión. Registros: son documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades realizadas y/o resultados obtenidos. Preparado por : Revisado por : Aprobado por : Firma Firma Firma Aclaración Aclaración: Aclaración: Fecha : Fecha : Fecha : 4.2. Emisión de listado Gestión de la Calidad debe mantener un listado con los documentos vigentes (Políticas, Manual, Planes, Reglamentos, procedimientos, instructivos, formularios). En dicho listado debe constar el estado de revisión de los documentos utilizados Estructura de los documentos del Sistema de Gestión Los documentos de la Calidad se elaboran estructurándolos de la siguiente manera: 1. Objeto Describe claramente el motivo del documento. 2. Alcance Define los límites de aplicación del documento. 3. Referencias Se indican los documentos aplicables utilizados como referencia para la elaboración del documento. 4. General Pagina 2 de 15

3 5. Realización Describe información general que se considere necesaria o que ayude a la interpretación y comprensión del documento. Se puede incluir también en este apartado las definiciones que se consideren oportunas y las normas de seguridad aplicables. Ver cada documento en particular, en ítem 5.1 del presente instructivo. 6. Documentación Complementaria En este apartado se indicarán: a) Los formularios, que se desprenden de los procedimientos y/o instructivos, son el soporte para los registros y los mismos deben tener codificación y estado de revisión. Esto permite modificar al formulario y su estado de revisión sin alterar el documento que hace mención al mismo. Figurarán en el listado de documentos vigentes. b) los anexos que forman parte del mismo documento, contienen información complementaria pero no son soporte para registros, al estar contenidos en el documento que lo menciona, no requiere codificación, ni figurar en el listado de documentos vigentes y tienen el mismo estado de revisión que el documento madre. 7. Historial de Revisiones En este apartado se comentará cuales son los cambios que se generan de una revisión anterior a una actual, para asegurarse que se identifican los cambios y el estado de las revisiones. 5.1 Documentos de la Gestión y requisitos particulares para su elaboración Política de la Calidad y Seguridad Vial Son los documentos independientes en el cual la empresa enuncia y establece un marco de referencia para dirigir la organización hacia una mejora de su desempeño. Las Políticas de la Calidad y Seguridad Vial deben ser revisadas al menos una vez al año para verificar que permanezcan adecuadas, convenientes y eficaces. Estas Políticas son divulgadas y entendidas dentro de los integrantes de la empresa Manual de Gestión Es el documento que enuncia las Políticas de Gestión, describe el Sistema de Gestión de la Empresa y la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión. El formato tipo para la carátula del Manual de Gestión debe contener: Logotipo de la Empresa, la identificación del tipo de Manual, el Código y Nro. de Revisión de acuerdo a la norma de aplicación, la cadena de firmas de preparación, revisión y aprobación, el total de hojas y la fecha de aprobación. Es elaborado por Gestión de Pagina 3 de 15

4 la Calidad con consenso de la Gerencia General, la colaboración de cada uno de los Gerentes o Responsables pertenecientes a la Empresa Procedimientos En esta categoría se incluyen los procedimientos que definen el desarrollo de las actividades de tipo general que afectan a la Gestión de los servicios suministrados. Son aquellos relativos a las actividades administrativas, técnicas de servicios e inspección propios de cada área. Los procedimientos se elaboran respetando la estructura indicada en el punto 4.3. Cada hoja incluye el título, las siglas de codificación, el número de revisión, el número de página individual y total y el logotipo correspondiente a la Empresa. A continuación se indica como se elabora el ítem 5 de la estructura mencionada: 5. Realización En esta sección se debe responder a las siguientes preguntas: Quién hace qué? Cuando se realiza la actividad? Como se controla la actividad? Se debe limitar a un ciclo único de actividad, definiendo con precisión su comienzo y su final. Un ciclo único consiste en una serie de pasos que se realizan en una secuencia lógica de tiempo. 5.1 Responsabilidades En este ítem se indica claramente la responsabilidad y autoridad de las distintas posiciones involucradas. 6. Documentación Complementaria Se incluyen los formatos, impresos u otros documentos que se generen en el procedimiento. No es indispensable el empleo del formato para los anexos que incluyan tablas, croquis y datos técnicos específicos Instrucciones de Trabajo Detallan el proceso de ejecución de tareas administrativas y operativas de servicios e inspección propios. También se consideran dentro de este apartado las normas de seguridad e higiene, por su repercusión en la mejora de la gestión. Se recomienda estructurar las instrucciones de trabajo de igual modo que los procedimientos. A continuación se indica como se elabora el ítem 5 de la estructura mencionada: 5. Realización En esta sección se debe responder a la pregunta: Pagina 4 de 15

5 5.1.4 Plan de Gestión (PG) Cómo se hace el trabajo? Debe detallar la secuencia de operaciones a las que hace referencia en el objeto, así como el método de realización y las responsabilidades. Se debe dar prioridad al uso de flujogramas, tablas de decisión, cuadros, etc., para permitir visualizar, en forma rápida, la ejecución de las tareas a realizar Responsabilidades En este ítem se indica claramente la responsabilidad y autoridad de las distintas posiciones involucradas. 6. Documentación Complementaria Se incluyen los croquis, esquemas, formatos, impresos u otros documentos que se citen en la instrucción de trabajo. No es indispensable el empleo del formato para los anexos. Muestra la relación entre los requisitos específicos de la prestación del servicio y los procedimientos del Sistema de Gestión. Es el documento que enuncia las prácticas de la calidad, los recursos, los objetivos y la secuencia de actividades específicas para la Gestión de la calidad. Gestión de la Calidad elabora, tomando como guía la norma ISO 10005, el Plan Anual de Gestión. Nota: Los planes de los rubros 5.1.4, 5 /.6 y pueden incluirse dentro del Plan de Gestión Plan de Auditorias internas (PA) Muestra el cronograma de auditorias, las fechas aproximadas en que serán realizadas y los ítems del Manual de Gestión, auditados en cada oportunidad. Gestión de la Calidad con el acuerdo de las gerencias pertenecientes a la Empresa elabora anualmente el Plan de Auditorias Internas teniendo en cuenta las auditorias internas y externas, la revisión del sistema y las acciones correctivas / preventivas del último año con el fin de definir los puntos de la Norma ISO 9001 e IRAM 3810 que se auditarán. Las listas de chequeo, los auditores y las fechas definitivas de realización, son establecidos en fechas próximas a la realización de las auditorias. Para la elaboración del Plan de Auditorias Internas se recomienda el uso de la Norma ISO Plan de Capacitación (PC) Pagina 5 de 15

6 Detalla las actividades de capacitación y concientización, las fechas aproximadas en que se realizarán, el alcance que tendrán y cuando sea posible incluirán el detalle de las horas de duración y de los docentes involucrados. El área de Personal elabora el Plan Anual de Capacitación a partir de las necesidades para alcanzar los objetivos de la Calidad y Seguridad Vial. Se recomienda que el plan incluya los siguientes ítems: Actividad: es el tema del curso, instrucción, capacitación o concientización a realizar. Objeto: es el motivo que impulsa la capacitación. Alcance: en este ítem se expresa la cantidad de personas, los sectores de la empresa, la posición jerárquica, etc. que será capacitada. Fecha: fechas aproximadas de ejecución de cada una de las actividades. Responsable de la coordinación: detalle de los responsables de coordinar cada una de las actividades. Instructor: Persona o institución que tendrá la responsabilidad de la exposición. Costo: inversión (que se aprueba junto con el plan) para la completa ejecución de la actividad Plan de Mejoras (PM) Enumera las mejoras en métodos de trabajo, infraestructura y/o equipos, detallando las fechas previstas en que se realizarán, los responsables de su concreción y los recursos necesarios para la ejecución. Se recomienda que cada Gerencia emita un plan anual, con el detalle de las mejoras a realizar; el mismo debe incluir los siguientes ítems: Objeto. Situación actual. Descripción de la propuesta, actividades o infraestructura a mejorar. Beneficios esperados (si los hubiera). Responsable de la ejecución. Fecha aproximada de finalización. Costo: inversión (que se aprueba junto con el plan) para la completa ejecución de la actividad Plan de Trabajo (PT) Es el documento que enuncia la secuencia de actividades específicas para la prestación del servicio, las prácticas operativas (procedimientos e instrucciones de trabajo) y los recursos necesarios. Cada plan de trabajo está referido a una operación o servicio en particular. Para su elaboración se priorizan los esquemas gráficos, los flujogramas y las tablas. Los planes de trabajo deberían incluir: Pagina 6 de 15

7 Secuencia de actividades. Referencias a los procedimientos e instructivos de trabajo. Frecuencias para la prestación del servicio. Equipos y dotación necesarios. Rutas / sectores / lugares de aplicación. Horarios de ejecución de las actividades. Responsables de supervisar el cumplimiento Plan de Acciones Correctivas (PAC) Agrupa las Acciones Correctivas / Preventivas surgidas del desarrollo del Sistema de Gestión, de las Auditorias Internas y de la Revisión del Sistema de Gestión, identificando las fechas de cumplimiento de las mismas y las áreas afectadas Documentos Independientes En Estos se encuentran los listados, matrices y demás documentación que posee estado de revisión propio y puede depender o no de un documento madre Formularios Sirven para llevar el registro de las actividades desarrolladas por la Empresa. Están diseñados y registrados en el Sistema de Gestión. Los sectores involucrados participan en la elaboración de los formularios y estos deben ser visados por Gestión de la Calidad e incluidos al Sistema de Gestión implementado. 5.2 Requisitos para documentos internos Codificación de los documentos internos de Gestión - Políticas Políticas P x F B U r r Donde: P x FB U rr Es la letra que identifica la Política Es la letra que identifica la clase de Política. Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el predio (U por ser de uso global) Es el número de revisión. Aclaración: La letra x puede ser: Q (para Calidad) o S (para Seguridad Vial) Pagina 7 de 15

8 Manuales La codificación de los Manuales del Sistema de Gestión es la siguiente: Donde: F B U r r FB U rr Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el predio (U por ser de uso global). El resto de los dígitos son ceros Es el número de revisión. Procedimientos La codificación de los Procedimientos es la siguiente: F B x y y r r Donde: FB x yy rr Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el Predio Es el número de procedimiento. El resto de los dígitos son ceros. Es el número de revisión. Instrucciones de trabajo La codificación de los Instructivos es la siguiente: F B x y y z z - r r Donde: FB x yy zz rr Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el Predio Es el número de procedimiento. Es el número de instructivo. Se desprende del procedimiento que lo genera y lleva un orden correlativo. Es el número de revisión. Planes de Gestión/otros documentos (listados, registros específicos, etc). Son codificados del siguiente modo: Pagina 8 de 15

9 P P F B x y y z z r r Donde: PP FBU x yy zz rr Es el código de plan/documento Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el Predio Es el número de procedimiento. Es el número de la Instrucción de trabajo si corresponde. Para los planes de trabajo se emplea este espacio para identificar el servicio / sector de los servicios. Es el número de revisión. Formularios, planillas y formatos de la gestión La codificación utilizada es la siguiente: F F B x y y z z n n r r Donde: F FB x yy zz nn rr Es la letra que identifica a los formularios, formatos y planillas. Es la sigla que identifica a la Empresa. Es la letra que identifica el Predio Es el número de procedimiento. Es el número de instructivo. Se desprende del procedimiento que lo genera y lleva un orden correlativo. Número correlativo Es el número de revisión Elaboración, revisión y aprobación de documentos de gestión (Manual, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.) Todo documento y dato generado en un sector de la Empresa lleva la firma de la/s persona/s responsable/s de la elaboración, la revisión y de la aprobación; de acuerdo al siguiente esquema: El responsable de cada área / sector involucrado de la actividad descripta en el documento y en los registros, elabora y firma el documento. El responsable de Gestión de la Calidad participa en la verificación de la adecuación del mismo al Sistema de Gestión, en su revisión y da conformidad mediante su firma excepto en los Planes. Pagina 9 de 15

10 La aprobación de los documentos y de los registros internos es formalizada mediante la firma de la autoridad con cargo de jefatura, gerencia o dirección, que tenga la dependencia directa de los sectores involucrados en la elaboración. Las instrucciones de trabajo, las especificaciones técnicas y los planes de mejoras en todos los casos son revisados en su adecuación por Gestión de la Calidad. Los formularios vigentes son controlados mediante el sello en el pie de página con la codificación indicada en el párrafo de formularios (Ejemplo: FFBU010001) y la aprobación de los mismos se realiza de igual manera que la señalada en los párrafos anteriores. Todo documento indica su estado de revisión y su fecha de aprobación, considerándose ésta como la fecha de vigencia, excepto que en el mismo se indique otra cosa. Todo cambio en un documento y en los registros lleva las mismas instancias de revisión y aprobación como las mencionadas anteriormente, los cambios deben ser indicados con un subrayado simple ( ) sobre el párrafo modificado. Cuando la revisión del documento fuera completa, se subrayará sólo los títulos de cada uno de los ítems que forman parte del mismo. En los casos de detectarse la necesidad de actualizar un documento del sistema, debe comunicarse la misma a Gestión de la Calidad, vía mail, en el caso que dicha necesidad surja de un sector distinto a este último. En la solicitud debe indicarse el motivo de la actualización. Los documentos en papel con las firmas de aprobación en original deben ser archivados y resguardados por el responsable de Gestión de la Calidad Distribución y control de documentos y datos internos Una vez aprobado el nuevo documento, Gestión de la Calidad realiza la carga del mismo a la Intranet de la empresa, en un formato tal que no pueda ser modificado por los sectores usuarios. En el caso de los formularios, los mismos se dispondrán en el programa original en el que fueran confeccionados, de manera que puedan ser utilizados en forma electrónica sin necesidad de ser impresos. En caso de aquellos sectores o personas que no posean acceso a Intranet, el responsable de dicho sector debe poner a disposición de su personal una copia de los documentos que impacten en su trabajo o función, conteniendo la fecha de vigencia del documento y la firma del responsable del sector o predio. En los predios del interior la administración de las copias controladas en el caso de que no haya acceso a Intranet dependerá del Gestor de Calidad. Cuando deba distribuirse algún documento del sistema de gestión a los Conductores o Auxiliares de a Bordo, los mismos deben llevar la leyenda COPIA NO CONTROLADA. Los documentos de trabajo vigentes que impacten en la tarea de alguna de las funciones mencionadas, deben encontrarse en las carteleras a las que tengan acceso los Conductores o Auxiliares de a Bordo. Pagina 10 de 15

11 Los documentos obsoletos deben ser retirados de Intranet por Gestión de la Calidad. En cuanto a los originales en papel, los documentos obsoletos deben ser archivados en forma independiente. 5.3 Registros Gestión de la Calidad archiva los documentos internos originales en vigencia y sustituidos conforme al presente. Los originales de los documentos externos en vigencia y sus revisiones posteriores son archivados por las áreas responsables. Los registros del Sistema de Gestión son tratados por el responsable, de acuerdo a todo lo indicado en el Listado Maestro de Documentos. Las Actas de Reunión deben ser archivadas por el área / sector que halla solicitado la misma Requisitos de los Registros del Sistema de Gestión Están completos con los datos solicitados y archivados en forma ordenada. Son confeccionados en el momento que se suceden los acontecimientos, representando los hechos en forma precisa. Tienen la fecha correspondiente y la firma del personal responsable de su preparación. Las correcciones inevitables efectuadas en un registro son endosadas. Cada responsable de confeccionar un registro lo protege de daños o manchas. En caso de no existir un formulario predeterminado, se toma como registro cualquier otro documento que proporcione evidencia, de conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión, debiéndose registrar su existencia en el Listado Maestro de Documentos, identificándolo como si fuese un formulario o con la nominación del registro en cuestión. 5.4 Distribución de documentos externos Las Jefaturas responsables definen cuales documentos externos tienen injerencia en las actividades desarrolladas por cada área. Estos son detallados en el Listado de Normativas Externas, confeccionado por cada área Responsable, a los fines de disponer en cada lugar de trabajo sólo la documentación vigente. Gestión de Calidad dispone de dicho Listado en Intranet, de manera que pueda ser de acceso para todos los sectores. Pagina 11 de 15

12 Logotipos e Isotipos FFBU Listado Maestro de Documentos FFBU Acta de Reunión FFBU Formato para la carátula de Manuales FFBU Formato para los documentos de Gestión Revisión Fecha Descripción de las modificaciones 00 10/02/2016 Revisión inicial por readecuación de la documentación Pagina 12 de 15

13 Logotipos e Isotipos de la Empresa Logotipo de la Empresa Isotipos Borde de encabezamiento y pie de página en tamaño 1. Tipo de letra: ARIAL. Tamaño: Título del Documento, Nº 14, en negrita. Código del Documento, Nº 12, en negrita. Número de Página, Nº 12, en negrita. Artículos: a modo de ejemplo 5. Realización Nº 12, en negrita 5.1 Documentos de la Gestión Nº 14, en negrita Manual de la Calidad Nº 12, en negrita Párrafos: Nº 11, sin negrita. Pagina 13 de 15

14 Modelo gráfico: Encabezado: Contenido: Pagina 14 de 15

15 Pie de Página: Firmas: Pagina 15 de 15