MANUAL DE USO DEL REGISTRO NACIONAL DE LA CARCINOMATOSIS PERITONEAL

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1 MANUAL DE USO DEL REGISTRO NACIONAL DE LA CARCINOMATOSIS PERITONEAL INTRODUCCIÓN Esta aplicación ha sido concebida según las necesidades expresadas por los doctores: Pedro Barrios e Isabel Ramos del centro Hospital Sant Pau de Barcelona. El objetivo es disponer de datos estadísticos a nivel nacional y local de la carcinomatosis peritoneal. Para ello cada centro dispondrá de cirujanos que mediante un nombre de usuario y una palabra de paso tendrán acceso a introducir la información de carácter médico de sus pacientes. Se ha buscado ante todo la simplicidad en cuanto a la operatividad de la aplicación, es decir, su sencillo manejo, sin perder eficacia a la hora de tratar los datos. 1

2 Uso de la aplicación. Para acceder a la aplicación iremos a: Para ACCEDER al sistema se necesita un nombre de usuario y palabra de paso. Esta información es dada por el administrador o administradores. Más adelante explicaremos como generar estos nombres de usuario y sus palabras de paso. 2

3 Fig.1 Fig.2 Una vez introducido el usuario y palabra de paso con éxito nos aparecerá una ventana de Windows similar a la siguiente: Fig.3 3

4 En la parte inferior derecha bajo el título del Registro nacional etc encontramos los accesos directos para acceder al inicio y / o desconectar. Estas dos opciones aparecerán en todas las ventanas del programa. A continuación encontramos dos bloques diferenciados de información: - Bloque superior: donde encontramos todas las introducciones realizas por el centro al cual pertenezca el cirujano, a modo de estadísticas. En primer término nos muestra el número total de registros de cada dato, es decir, cuantos pacientes en total hay registrados, que cantidad total hay de cada tipo de tumor etc. - Bloque inferior: donde se nos presenta la información de cada registro en forma de listado de 5 columnas, Código, Iníciales, Fecha registro, historia clínica y unas columnas de control u accesos directos. Columnas de Información: Fig.4 Código: formado por código de centro (dos dígitos), código de cirujano (dos dígitos) y cinco dígitos para el código del paciente. Este código identifica inequívocamente al paciente y es el utilizado por la aplicación para guardar toda su información. Iníciales: Son las iníciales del nombre del paciente. Esta información es introducida a la hora de crear un registro nuevo. Fecha de registro: La fecha en la que se realizó el alta en el registro del paciente. Historia Clínica: Número de historia clínica del paciente. Nuevo: para dar de alta un nuevo registro. Debajo de esta columna tendremos uno o dos botones, dependiendo si somos administrador o no. Si no somos administradores solo tendremos un botón i, que nos proporcionará acceso a la información de registro de alta del paciente, es decir, a los criterios de inclusión/exclusión del paciente. El otro botón, solo disponible para administradores, nos permite borrar el registro correspondiente. Creado para el caso de malas introducciones y equivocaciones. Seguidamente encontramos la leyenda de colores y su significado: Verde: Formulario cerrado, es decir, ya se ha introducido toda la información asociada a dicho formulario. Una vez cerrado un formulario este ya no se podrá modificar. La acción de cerrar la realiza el usuario en el momento que considere adecuado y mediante un botón que veremos 4

5 más adelante. Tambíen, como veremos posteriormente, se podrá cerrar en caso de fallecimiento o de NO Citorreducción. Azul: Se ha empezado a introducir datos en el formulario. No está acabado (cerrado) y por lo tanto se puede modificar. Rojo: No hay datos introducidos. Por último tenemos otra serie de columnas u accesos directos: Fig 4ª Estas columnas hacen referencia a los datos asociados a los pacientes: H Historial CC Tratamiento multidisciplinar- cito reducción CR Tratamiento multidisciplinar --Residuo tumoral CH Tratamiento multidisciplinar --HIEC/EPIC AP Anatomía Patológica SP Morbilidad/QT/Seguimiento complicaciones Post Operatorio SQ Morbilidad/QT/Seguimiento -- Quimioterapia Adyuvante SE Morbilidad/QT/Seguimiento Seguimiento El registro de un paciente está compuesto por el conjunto de formularios que se acaban de referenciar, un total de 8 agrupados tal y como acabamos de especificar. A cada uno de estos formularios se le ha asociado un estado, denotado por colores especificados anteriormente. Todas estas columnas son accesos directos a los formularios, de forma que cuando queremos acceder a los datos de un formulario concreto sólo tenemos que hacer clic con el ratón en la columna correspondiente. Estas letras son caminos cortos para acceder a los formularios. Veamos ahora cual es la dinámica de la introducción de datos: 5

6 Entrada de un nuevo registro Para realizar la entrada de un nuevo registro se debe hacer clic sobre la palabra NUEVO que hay en la página principal. Fig 5 Los primero que tenemos que introducir son los datos de afiliación. Esto es: Fig 6. Todos estos campos, unidades de información, son de OBLIGATORIA INTRODUCCIÓN, sino se introducen todos estos campos, el sistema nos dará un mensaje de error y no se procederá a su registro. Un paciente se puede incluir en el registro de descartar, dependiendo de si cumple los criterios correspondientes. De todas las formas quien realiza la acción de registrar el caso o descartarlo es el propio cirujano en función de su criterio. Así, esta información únicamente es una referencia para posibles futuras consultas. 6

7 Una vez introducidos los datos de afiliación se procederá a cumplimentar los datos asociados a los criterios de inclusión o en su caso de exclusión. Una vez acabado de cumplimentar el formulario de inclusión o exclusión, se deberá hacer clic en el botón VALIDAR o CANCELAR. Fig 5a En caso de que registremos el caso deberemos pasar posteriormente a cumplimentar la información de todos los formularios. Esta acción la podemos realizar cuando deseemos, no hace falta que sea inmediatamente a continuación de registrar el caso. En caso de que DESCARTEMOS el caso, ya no habrá que realizar ninguna acción sobre este registro. 7

8 Si todo ha ido bien en el proceso de Registro, al REGISTRAR EL CASO, iremos a la pantalla principal con el listado de todos nuestros pacientes registrados y el estado de sus formularios. CUMPLIMENTACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO. Una vez registrado un paciente, el siguiente paso es cumplimentar los datos que se tengan de él. Para ello podemos proceder de dos formas distintas: 1.- Utilizando los accesos directos. Tal como ya hemos visto, en la página principal, a la derecha hay una zona en que disponemos de los accesos directos a todos los formularios relativos a información del paciente. Esta información esta divida en cuatro bloques, de los cuales dos están a si mismo divididos en varias partes. Estas son: 8

9 1. H Historial 2. Tratamiento multidisciplinar - CC Citoreducción - CR Residuo tumoral - CH HIEC/EPIC 3. AP Anatomía Patológica 4. Morbilidad/QT/Seguimiento - SP Complicaciones post op. - SQ Quimioterapia adyuvante - SE Seguimiento Al hacer clic sobre cualesquiera de los accesos directos iremos directamente al formulario en cuestión y estaremos ya dispuestos a cumplimentar la información. 2.- Navegando por las pestañas. También si hacemos clic en el código del paciente en la página principal, iremos a un menú representado por pestañas: 9

10 Cada pestaña representa un área de datos, haciendo clic sobre la pestaña accederemos a los datos de cada sección. Aquí tienen cada uno de los formularios que existen en el aplicativo: 10

11 HISTORIAL 11

12 12

13 TRATAMIENTO MULTIDISCIPLINAR Citorreducción 13

14 IMPORTANTE: Si seleccionamos NO en citorreducción, automáticamente se cerrará el historial. Si seleccionamos SI, podemos continuar rellenando los campos siguientes. 14

15 Resíduo Tumoral HIPEC/EPIC 15

16 ANATOMÍA PATOLÓGICA 16

17 MORBILIDAD/QT/SEGUIMIENTO Complicaciones post-operatorio. 17

18 IMPORTANTE: Si seleccionamos Éxitus SI i guardamos, automáticamente se cerrará el historial y no podremos añadir nada mas. Quimioterapia Adyuvante. CERRAR PARTE DEL REGISTRO Como ya hemos dicho una vez hayamos cumplimentado por entero, es decir, con todos los datos de que disponemos, un formulario, debemos cerrarlo. Al cerrarlo, el sistema lo marcará en verde y por lo tanto con solo una mirada sabremos si está cerrado o no. Una vez cerrado un formulario ya NO SE PODRÁN INTRODUCIR o MODIFICAR los datos asociados a él. Para cerrar un formulario lo único que hay que hacer es, una vez situado en él, hacer clic en el botón de CERRAR, que es verde y además está situado en la parte inferior de los formularios. Al hacer clic nos pedirá confirmación de que deseamos cerrarlo, una vez hayamos dado la confirmación el formulario quedará cerrado. SEGUIMIENTO Un tipo de formulario diferente es el de seguimiento, debido a que se ha definido SEGUIMIENTO como los controles que se realizan sobre los pacientes. Así, podemos realizar tantos controles sobre los pacientes como se necesiten. No hay límite. Al hacer clic sobre Seguimiento, se nos mostrará un listado de los controles ya introducidos en el paciente. EN este listado tendremos acceso a ver el contenido de los controles mediante el icono ver de la derecha. Al hacer clic sobre este icono se abrirá una ventana con la información del control de intervención. SI deseamos introducir un control más lo único a lo que tenemos que proceder es a hacer clic sobre el si de la frase: Introducir nuevo control. Al hacer clic sobre el si, se nos desplegará el formulario asociado al seguimiento. 18

19 ADMINISTRADOR / OPERADOR En el aplicativo se distinguen dos tipos de usuarios: administrador y operador. Cuando se crean los usuarios se define el tipo de usuario que será. La diferencia entre ambos tipos de usuarios radica en los siguientes puntos: 1.- Operadores Solo dispone de la pestaña inicio. Las estadísticas en éste tipo de usuario sólo mostraran los datos de: la estadística de todos los registros creados por éste usuario, por defecto y/o clikando la opción ver todo. la estadística de los registros aceptados en la opción Ver registros aceptados. 19

20 la estadística de los registros descartados en la opción Ver registros descartados. Rellenará todos los formularios al igual que el administrador pero no tendrá permisos para eliminar ni ver o modificar registros de otros usuarios o centros. Sólo podrá trabajar con sus registros y sus datos sin poder tampoco eliminarlos ni modificarlos una vez se hayan cerrado. 2.- Administradores En administrador se añaden más pestañas de acción i consulta, con lo qual: 1. Los administradores pueden borrar registros introducidos que no estén completamente cerrados clicando en el icono rojo con el aspa. 2. Los administradores tienen acceso al global de los datos introducidos por cualquier operador en la pestaña VER TODO. 3. Los administradores pueden acceder al control de usuarios. Editar, dar de alta nuevos, dar de baja, conceder permisos, etc a través de la pestaña de CONFIGURACION. 4. Los administradores verán las estadísticas suyas del mismo modo que el operador pero también podrá ver las estadísticas generales, osea, la suma de todos los centros y usuarios. 20

21 GLOSARIO / DEFINICION DE SIGLAS ICP: Indice de Cáncer Peritoneal (Sistema de cuantificación desugarbaker) CC: Cumplimentación de la Citorreducción (Escala de Sugarbaker) TNM: Clasificación TNM/pTNM de los tumores malignos FIGO: Clasificación de la Federación Internacional de Ginecología y Obstetricia PSS: Cuantificación de la Cirugía Previa a la Citorreducción (Prior Surgery Score) MT: Marcadores Tumorales HIPEC: Hyperthermic Intraperitoneal Chemotherapy EPIC: Early Postoperative Intraperitoneal Chemotherapy NPT: Nutrición Parenteral Total QT bidireccional: Quimioterápia endovenosa una hora antes del HIPEC PET: Tomografía por Emisión de Positrones ASA: Clasificación riesgo anestésico DM: Diabetes Melitus AVC: Accidente Vascular Cerebral HTA: Hipertensión Arterial ITU: Infección Tracto Urinario 21

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