Procedimiento de Solicitudes de Compra MANUAL INTEGGRA

Transcripción

1 Procedimiento de Solicitudes de Compra MANUAL INTEGGRA

2 Unidades Ejecutoras " SOLICITUDES En esta parte las unidades administrativas encontraran todas las activaciones para las peticiones de recursos a los administradores para operar sus departamentos PRE COMPROMISO "UNIDAD EJECUTORA" Acceso en INTEGGRA: SOLICITUDES - PRECOMPROMISO. Siguiendo la ruta de acceso las unidades administrativas iniciaran el procedimiento para la ejecución de los egreso en tiempo real como bien lo marca la LGCG. 1.- Acceder a solicitudes dando clic como lo marca la ruta de acceso, te mostrara la siguiente ventana de trabajo: 2. Una vez que hayas accedido te mostrara la siguiente donde primeramente mostrara todas aquellas requisiciones que el departamento haya efectuado, en esta ventana podrás agregar una nueva petición de compra dando clic al botón Agregar Requisicion 2 / 27

3 3.- Seguido del paso dos deberás seleccionar el proyecto para ejecutar la petición y direccionarla al proyecto/acción, la cual contiene las partidas presupuestales del objeto del gasto previamente asignadas en el procedimiento de presupuestacion, también deberás agregar una justificación para la solicitud: 3 / 27

4 4.- Una vez creada la requisición/petición deberás de dar clic en el botón de Agregar Componentes conteniendo el símbolo 5.- Posteriormente escoger los componentes a solicitar, también considerando el llenado de los campos ASIGNACION, ESPECIFICACIONES TECNICAS, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA ; escoger componentes a solicitar y dar clic al botón Agregar Componente: 4 / 27

5 6.- El procedimiento mencionado, generara una póliza de requisición de compra: NOTA: Terminado este procedimiento el siguiente paso es para el Administrador de que deberá evaluar las peticiones: Ver... REQUISICIONES 5 / 27

6 ADMINISTRADOR EJECUCION EGRESOS REQUISICIONES Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - REQUISICIONES (ADMINISTRADOR) 1.- Guía de ruta de acceso. 2.- Al seguir la ruta de acceso se listan los diferentes pre-compromisos enviados por las diferentes unidades administrativas, en este paso se mostraran campos como: A) Seleccione una unidad administrativa: Filtra los folios a buscar de las unidades administrativas. B) Seleccione una partida: Trae los folios de la partida a seleccionar enlazada a la acción del departamento. C) Seleccione un componente: Trae los folios del componente a seleccionar previamente enlazado a la partida presupuestal. D) Folio: Busca el folio que designa y lo presenta en la pantalla. E) Buscar: Acciona los previos filtros de búsqueda. F) Lista rechazadas: Lista todos aquellos folios que por algún motivo fueron rechazados por el administrador. G) Rechazar: Detiene el proceso de compra. H) Paquete licitación: I ) Solicitar cotización: Al dar clic en el botón solicitar cotización, nos genera un archivo de excel, el cual enviaremos a los proveedores. 6 / 27

7 J) Autorizar: Pasa el folio cotizado a la siguiente charola (PRECOMPROMISO). PRECOMPROMISO Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - PRECOMPROMISO 1.- Guía de ruta de acceso. 2.- Una vez dentro de la ruta de acceso nos mostrara los diferentes pre-compromisos, donde deberemos de seleccionar la casilla del folio que necesitemos procesar a la siguiente fase: a) Pre-compromisos: 7 / 27

8 En este apartado nos muestra todos aquellos folios que previamente fueron cotizados. b) Propuesta por proveedor: Puedes agregar a varios folios/solicitudes, la propuesta de un mismo proveedor. c) Oficio: Presenta el número de folio del requerimiento. d) Componente: Presenta el componente solicitado, bien y/o servicio, ligado de las partidas presupuestales. e) Descripción: Describe el objeto del requerimiento. f) Cantidad: Muestra cuantos bienes o servicios se han solicitando por las unidades ejecutoras. g) Eliminar componente: Elimina los bienes o servicios solicitados. h) Propuestas: Este campo enumera las propuestas agregadas por el operario del sistema. i) Agregar propuesta: En este paso capturaremos las ofertas de los diferentes proveedores que va desde 1 - hasta el número que consideremos necesario: - Proveedor: Seleccionar proveedor a agregar. - P. Unitario: Precio unitario del articulo y/o servicio cotizado, el cual se multiplicara por la cantidad previamente solicitada por las unidades. - Archivo: Puedes cargar la información que respalde dicha propuesta... ejemplo: cotización del proveedor. - Agregar y/o Acetar para proceder o cancelar operación. 8 / 27

9 j) Información del componente: En la parte inferior de esta ventana al momento de seleccionar una de las propuestas, mostrara el presupuesto calendarizado del o de los componentes contenidos. k) Pre-comprometer: En el campo de las propuestas deberás de seleccionar la propuesta que decidiste y posteriormente dar clic en el botón de pre-comprometer para pasar el folio a la siguiente charola de operación. l) Lista de pre-compromisos: Contiene ciertos puntos que a continuación se describen... - Mostrar: Da la opción de seleccionar el mes de información que necesitamos nos muestre es decir, si seleccionamos Enero, mostrara sola y unicamente los folios que se hayan generado en ese mes y así sucesivamente. 9 / 27

10 - Detalles: Al dar clic en esta opción, el sistema mostrara la partida presupuestal con el componente ligado a esta misma, así como el proveedor, la cantidad del bien y/o servicio solicitado, precio unitario agregado en las propuestas y el importe total, en este paso aun tenemos la oportunidad de eliminar los componentes para regresar el procedimiento en caso de error y generar nuevamente la propuesta. - Anticipos: Para casos de situaciones donde el organismo requiera de generar un adelanto al Pre- COMPROMISO hecho con el proveedor, aplica el siguiente modulo que contiene: 10 / 27

11 1.- Proveedor: Seleccionar el nombre del proveedor al cual se le generara el anticipo. 2.- Fecha: día, Mes y Año en el cual se registrara el adelanto. 3.- Justificación: Caso y/o descripción por el cual se genera el anticipo. 4.- Garantía del Anticipo: Caso y/o descripción por el cual se genera el anticipo. 5.- Seleccionado el proveedor muestra la información del componente y monto, así como el monto del anticipo, donde deberemos de registrar en el espacio habilitado el monto de este mismo. 6.- Guardar y/o Cancelar para proceder y/o Cancelar la operación. - Documentación: Te permite cargar información de respaldo en este paso del procedimiento (cotización, facturas, oficios) adoptar a la necesidad del organismo. - Paquete: Presenta el o los folios en proceso de generar la compra. - Proveedor: Muestra el nombre del proveedor con el cual se esta efectuando el tramite de compra. - Total: Muestra el total del folio cotizado. - Orden de compra: Genera el documento por el cual se dirige al proveedor la solicitud de surtir determinados suministros previamente negociados. 11 / 27

12 Imagen de Orden de Compra: 12 / 27

13 COMPROMETIDO/DEVENGADO Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - COMPROMETIDO/DEVENGADO 1.- En este paso el folio de seguimiento se incorpora a la charola mencionada en la ruta de acceso, una vez ejecutado con éxito el módulo PRECOMPROMISO. En este paso programaremos los pagos y ejecutaremos el primer momento contable: EL COMPROMETIDO. 2.- En esta charola de la plataforma podremos elegir los folios a los cuales necesitaremos programarle los pagos, siguiendo la información que a continuación te mostramos. a) Seleccione un área: Presenta a las unidades administrativas que traen folios en transito, si seleccionamos "x" unidad, solamente nos traerá los folios que a esta misma correspondan. b) Filtro - Por comprometer / Comprometidos: El por comprometer del filtro traerá todos aquellos folios que hayan concluido la etapa de cotización y generación de orden de compra. Comprometidos: traerá, todos aquellos folios a los cuales se les halla programado el pago. c) Total por Comprometer: presenta el importe total de la conjunción de folios a los cuales no se les a programado el pago. d) Folio: Número del trámite. e) Descripción: Nombre o justificación de la compra. f) Importe: Monto del trámite o folio. g) Comprometido: Es el importe del folio que a sido programado para pago (comprometido) h) Por comprometer: Es el importe del folio que no a sido programado para pago. i) Estatus: Identifica con color amarillo el pre-compromiso y cambia a verde pasando al filtro de comprometido "inciso b)" 13 / 27

14 j) Facturas: Respaldo de información electrónica del procedimiento de compras. (Carga de Archivos) k) Detalles: Muestra la información del trámite otorgando la opción de eliminar el componente para dar retroceso al procedimiento. - El componente está compuesto primeramente por la partida presupuestal, el número consecuente del sistema (número de componente y descripción de este. 14 / 27

15 - En el proveedor, muestra el proveedor beneficiario del trámite de compras. - Cantidad; Solicitud de necesidad. - Precio unitario. - Importe de la solicitud. l) Comprometer: Este botón es aquel que dará inicio a la programación del pago antes mencionado, generando simultáneamente la póliza del primer momento contable (COMPROMETIDO) Acceder: Programar pagos: Como podrás darte cuenta en cada una de las ventanas se presenta la información del tramite antes mencionada, lo cual para este paso suprimiremos la mención. Para ciertos casos de organismos que aplicara el IVA deberemos de asignarlo en la casilla de IVA; dando paso a la programación del pago, daremos clic en el icono del mismo nombre: 15 / 27

16 Al dar clic aparecerá la ventana que a continuación se muestra: 1.- Seleccionar el proveedor. 2.- Al seleccionar el proveedor aparecerá la partida a cotizada para su selección en la casilla de lado izquierdo. 3.- En monto total a programar aparecerá de forma automática la cantidad previamente detallada en el paso anterior. 4.- Asignar la fecha del compromiso de pago. 5.- Asignar la descripción de pago; ejemplo: Pago único, en caso de ser solamente un pago. 6.- En monto, colocar la cantidad del compromiso parcial o total a pagar de la determinada fecha. 7.- Dar clic en agregar en caso de ser solamente un movimiento. 8.- Dar clic en agregar otro pago en caso de ser mas de un solo movimiento. Una vez asignados los datos anteriores deberemos de seleccionar nuevamente el folio programado para seleccionar el tipo de movimiento que este obtendrá; ejemplo; ver la siguiente ventana: 16 / 27

17 O: Clic en agregar movimiento: Posteriormente el sistema de armonización te ofrecerá el siguiente menú, donde le otorgaremos el tipo de movimiento y asignaremos nuevamente el monto de pago en determinado movimiento: 17 / 27

18 Al terminar los pasos anteriormente mencionados se habilitara el botón COMPROMETER como se muestra en el ejemplo de la siguiente ventana, en cual deberás de dar clic para concluir este paso: Ahora estás listo para encontrar tu primera póliza de los cuatro momentos contables, entonces el folio lo encontraras al filtro de COMPROMETIDOS como se muestra en el inciso l). Como podrás notar activa un símbolo de impresión dejando el otro en admiración de amarillo, el primer icono de impresión mostrara al dar clic sobre el, la póliza del comprometido: 18 / 27

19 Ejemplo de Póliza del Comprometido: "LGCG" Normatividad... El gasto comprometido es el momento contable que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras. En el caso de las obras a ejecutarse o de bienes y servicios a recibirse durante varios ejercicios, el compromiso será registrado por la parte que se ejecutará o recibirá, durante cada ejercicio DEVENGADO: Para devengar el recurso el usuario de la Unidad Administrativa deberá de dar por enterado mediante sistema que el recurso solicitado, fue recibido... "Ver procedimiento en Usuario Ejecutor: MIS COMPROMISOS 19 / 27

20 MIS COMPROMISOS Acceso en INTEGGRA: "Usuario: UNIDAD ADMINISTRATIVA" SOLICITUDES - MIS COMPROMISOS a) Ventana principal de la ruta de acceso: b) Al dar clic en el paso "a" nos mostrara un listado de aquellas solicitudes del ejercicio que estaban en espera de ser recibidas; Una vez que la factura así como el bien ha sido entregado por el proveedor al organismo, el personal a cargo de las compras deberá de enterar a la unidad para que esta seleccione la opción SI, y activar en automático la póliza del reconocimiento del gasto (DEVENGADO) "Ver póliza en Usuario Administrador": COMPROMETIDO/DEVENGADO 20 / 27

21 ADMINISTRADOR NOTA: Revisado el punto anterior nos daremos cuenta como administradores que la póliza del devengado fue activada, la cual encontraremos en la siguiente ruta de acceso: Ejecución - Comprometido/Devengado - Dar clic en el filtro a los comprometidos, el cual nos mostrara la ventana siguiente: b) Al dar clic al segundo icono de nos presentara la siguiente póliza del DEVENGADO: X- El gasto devengado es el momento contable que refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados; así como de las obligaciones que derivan de tratados, leyes, decretos, resoluciones y sentencias definitivas. "Normatividad CONAC" 21 / 27

22 EJERCIDO Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - EJERCIDO 1.- Seguido de la ruta de acceso en la plataforma nos muestra la siguiente venta: 2.- La ventana muestra los mismos datos del proveedor al igual que en los procedimientos anteriores arrastrando consigo en cada paso la información correspondiente; entre los puntos te presentamos a continuación los nuevos a considerar en la ventana: a) Tipo: Trae los folios que necesites según su clasificador a este punto; TODOS, POR EJERCER, EJERCIDOS. b) Fecha de inicio: Muestra el calendario anual donde seleccionaremos la fecha inicial para un rango de fechas a llamar. c) Fecha Termino: Muestra el calendario anual donde seleccionaremos la fecha final para un rango de fechas a llamar. d) Proveedor: Activa el combo del catálogo de proveedores para hacer su búsqueda más específica. e) Buscar: Una vez seleccionados los pasos anteriores da clic en este botón para accionar el filtro. f) Fecha: Muestra la fecha del folio. g) Folio: Numero de seguimiento del movimiento. h) Proveedor: Muestra el nombre del proveedor. i) Descripción: Muestra el concepto puntual de la solicitud en proceso. j) Importe: Muestra el monto de la solicitud programada. k) Ejercido: Muestra el monto del importe que ya ha sido gastado. l) Ejercer: Activa la siguiente ventana para ejecutar el registro de los movimientos que generaran este mismo movimiento contable; "Ver ventana" 22 / 27

23 Fecha: Calendariza el movimiento, dando clic en recuadro en blanco. Banco: Selecciona la cuenta de la cual afectaras la salida de efectivo. Proveedor: Selecciona al proveedor a quien se le efectuara el cheque. Páguese a: Sucede y se asigna cuando necesitamos que el cheque salga a pago de otra persona responsable para ejecutar el pago del proveedor. Debajo de este último punto, muestra la partida presupuestal con su componente y monto a pagar, donde en el espacio en blanco sera el lugar de registro para la disminución de lo programado. (NOTA: en caso de existir un anticipo aparecerá en la misma linea al lado derecho, seleccionar casilla para ejecutar anticipo. Monto: Muestra la cantidad asignada y la disminución del pasivo. Referencia: Referencia bancaria y/o Numero de cheque. Tipo Ejercido: Muestra las casillas a seleccionar para determinar el medio de pago a ejecutar. Banco del Proveedor: En caso de que el tipo Ejercido sea transferencia, este traerá las cuentas de banco asignadas al alta del catálogo de proveedores (Ver alta de Proveedores) Guardar o cancelar para proceder o anular procedimiento. m) Detalles: Una vez concluido la serie de pasos mostrados, en la ventana 1 del procedimiento ejercido encontraremos la opción detalle, la cual al dar clic no presentara la siguiente ventana: 23 / 27

24 Dar clic en Para mostrar la siguiente póliza del momento Ejercido: XI.- El gasto ejercido es el momento contable que refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada o documento equivalente debidamente aprobado por la autoridad competente. "Normatividad CONAC" n) Cancelar: Acción Protegida y de consulta con el Proveedor PROAPYC. 24 / 27

25 PAGADO Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - PAGADO. 1.- En la ruta de acceso mencionada nos mostrara la siguiente pantalla donde deberemos de dar clic. 2.- Al término del paso 1 nos arroja los siguientes filtros y datos: a) Estatus: Muestra los folios por pagar y pagados. b) Banco: Filtra los bancos de determinados movimientos que traen proceso de compra. c) Proveedor: Filtra los folios del proceso de compra asignando el proveedor mediante el catalogo de proveedores mostrado en el combo. d) Buscar: Una vez asignados los filtros, dar clic en el botón buscar para generar la acción. e) Fecha 1: Muestra la fecha del folio. f) Folio: Muestra la estructura del folio. g) Proveedor: Muestra el nombre del proveedor a designarle el pago. h) Banco: Muestra el banco seleccionada en el momento ejercido. i) Referencia1: Muestra la referencia asignada en el momento ejercido. j) Monto: Muestra la cantidad en pesos asignada en el momento ejercido. k) Fecha 2: En este campo deberás de asignar la fecha de entrega del cheque o transferencia al proveedor. l) Referencia 2: Muestra la referencia asignada, puede ser la misma o en caso de especificaciones, entonces las designaras. m) Guardar: Para terminar procedimiento. 25 / 27

26 3.- Una vez llenos los campos del listado de datos, acceder en el combo del estatus y seleccionar "Pagados" para accesar a la poliza del último momento contable; "EL PAGADO" 26 / 27

27 4.- Clic en para ver póliza del PAGADO: 27 / 27