Procedimiento para el Servicio de Vinculación y Extensión. Código: VIN-PR-01 Fecha: 25/Noviembre/16 Versión: 2

Transcripción

1 OBJETIVO. Establecer los mecanismos de vinculación para la prestación de Servicios Externos. ALCANCE. Aplica para la Jefatura de Vinculación que ofrece servicios a todos los solicitantes externos al Centro de Investigaciones Químicas (CIQ), tales como: otras dependencias de la UAEM, Instituciones Públicas, de Educación Superior Públicas o Privadas y la Industria. El CIQ ofrece Servicios Externos en materia de instrumentación analítica y de soporte a la comunidad académica de la propia Universidad, Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales, así como Instituciones de Investigación Públicas o Privadas y la Industria. Los mecanismos a través de los cuales se proporcionan estos servicios son competencia de la Jefatura de Vinculación. SERVICIOS DE INSTRUMENTACIÓN ANALÍTICA Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear Mercury 200 MHz Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear Mercury Plus 400 MHz Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear Inova 400 MHz Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear VNMRS 700 MHz Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear Bruker Avance III HD 500 MHz Espectrómetro de Masas de Alta Resolución JEOL MStation 700 Cromatógrafo de Gases Mod acoplado a un Espectrómetro de Masas 5973N Elaboró Responsables del Proceso Revisó Autorizó Victoria Rogel Contreras Iris J. Montoya Balbás Iris J. Montoya Balbás Ma. Yolanda Ríos Gómez Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 1 de 6

2 Organic Elemental Analizer Flash 2000 Thermo Scientific Difractómetro de Rayos X para Monocristal SuperNova Agilent Technologies Difractómetro de Rayos X de Polvos, Bruker AXS D-8 Advance, con detector Super Speed Termogravimetría, TGA-DSC Mod. SDT Q600 TA Instrument Sistema de Cromatografía de Líquidos-Masas QTOF Agilent 6545 SERVICIOS DE ADICIONALES Elaboración y reparación de Material Científico de Vidrio Suministro de Nitrógeno Líquido, Planta de Nitrógeno Cryomech LP60 TIPOS DE VINCULACIÓN. Vinculación Interna: Consiste en brindar servicio a todas las dependencias de la UAEM que lo soliciten con un 50% de descuento del precio de la lista publicado en la página del CIQ. Para la entrega de resultados, el solicitante debe entregar una carta en la que se compromete a dar los agradecimientos correspondientes al CIQ por los servicios prestados en cualquier comunicación científica relacionada con los estudios realizados, la carta es firmada por el solicitante y debe incluir el visto bueno de la Dirección de su Unidad Académica. Vinculación Externa: Consiste en brindar servicios a empresas de la iniciativa privada (Industria); se ofrecen en base a los precios publicados, en la página del CIQ. Vinculación Académica: Consiste en brindar servicios externos a Instituciones Educativas Públicas o Privadas del país y del extranjero), para apoyar el desarrollo de su investigaciones. Los servicios analíticos se ofrecen con el 50% de descuento, mientras que el servicio de soporte es un precio fijo. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 2 de 6

3 SOLICITUD DEL SERVICIO Todos los estudios se realizan bajo lo establecido en los protocolos de servicio de cada una de las áreas disponibles en la liga (Tabla 1). Estos protocolos describen los requerimientos de cada servicio así como refieren la documentación necesaria que debe acompañar la solicitud (Formatos de Solicitud de Servicio). Tabla 1. PROTOCOLOS Y FORMATOS DE SERVICIO DE EXTENSION Y VINCULACIÓN SERVICIO PROTOCOLO FORMATO Laboratorio de Espectrometría de Masas LEM-PR-01 LEM-FO-01 Laboratorio de Rayos X Monocristal LXC-PR-01 LXC-FO-01 Laboratorio de Rayos X Polvos LXP-PR-01 LXP-FO-01 Laboratorio de Infrarrojo LIR-PR-01 LIR-FO-01 Laboratorio de Gases-Masas LGC-PR-01 LGC-FO-01 Laboratorio de Resonancia Magnética Nuclear RMN-PR-01 RMN-FO-01 Laboratorio de Análisis Elemental LAE-PR-01 LAE-FO-01 Laboratorio de Termogravimetría TGA-PR-01 TGA-FO-01 Laboratorio de Cromatografía de Líquidos LLM-PR-01 LLM-FO-01 Taller de Vidrio VID-PR-01 VID-FO-01 Planta de Nitrógeno PLN-PR-01 PLN-FO-01 El servicio se solicita a través de la solicitud de análisis para cada área, el cual debe ser llenado de acuerdo al instructivo para el llenado de las solicitudes de servicio VIN-IT-01 incluyendo las características del servicio, además de una breve descripción del problema que se pretende resolver. Para los servicios analíticos, se verifica que coincidan el número de lote y la clave de la muestra con lo descrito en el formato de solicitud. El solicitante debe firmar cada uno de los formatos correspondientes. Todas las solicitudes de análisis se regirán en lo relativo en materia de veracidad y protección de datos, por la Ley de Transparencia y Protección de datos del Estado de Morelos y demás disponibilidades aplicables. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 3 de 6

4 La recepción de muestras y solicitudes así como la entrega de resultados es de 9:00 a 14:00 horas de lunes a viernes. El área de vinculación recibe el formato por duplicado, se firma de recibido y registra fecha, nombre y hora de recepción en la solicitud de servicio. El número consecutivo de folio se asigna y se registra en la bitácora VIN-BI-01, el área de vinculación entrega la muestra al área analítica correspondiente el mismo día que recibe la muestra. Se comunica al solicitante el costo estimado así como una fecha probable de entrega de resultados. Esta información se proporciona vía electrónica, telefónica o personalmente. El solicitante determina el tipo de servicio requerido, es decir, ordinario, urgente o extraurgente de acuerdo con lo siguiente: Son Servicios Externos Ordinarios.- Los que tienen fecha de entrega de 5 días hábiles. Son Servicios Externos Urgentes.- Los que se entregan un día después de recibida la solicitud. Son Servicios Externos Extra-Urgentes.- Los que se entregan el mismo día de la solicitud, siempre y cuando ingresen la muestra y la solicitud debidamente requisitadas a más tardar a las 10:00 h. NOTA: Para los servicios urgentes y extra-urgentes se verifica disponibilidad de equipo y tiempo para el proceso antes de confirmar al cliente. En caso de requerir una cotización: se elabora, firma, sella y se envía por correo electrónico al solicitante esperando la confirmación del servicio por correo electrónico, telefónica o personalmente. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 4 de 6

5 PRESTACIÓN DEL SERVICIO La solicitud completa se entrega al responsable del área que brindará el servicio, si la información contenida en la solicitud es correcta para realizarlo, éste firma de recibido indicando fecha y hora en el formato. En caso de que el servicio no esté disponible o exista cualquier otra eventualidad, el responsable del área comunica a Vinculación para que de inmediato informe al cliente y se busque alguna alternativa para continuar el proceso. En esta etapa del servicio, cada una de las áreas analíticas desarrolla las actividades correspondientes de acuerdo con lo descrito en cada protocolo. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado en la solicitud de servicio y comunicado al cliente. El CIQ y el solicitante acuerdan como resolver esta situación. El responsable del área entrega los resultados a la jefatura de vinculación quien firma de recibido, especificando fecha y hora. Se anota también en bitácora la fecha de recibido. La jefatura de vinculación notifica al solicitante vía telefónica, correo electrónico o personalmente sobre la conclusión del servicio. Los resultados o insumos se entregan al cliente de acuerdo con lo descrito en cada uno de los protocolos de servicio. Para el caso en donde se manejan muestras, éstas son recuperadas y devueltas al solicitante. En caso de que el cliente no recoja sus muestras tres días hábiles después de haber entregado los resultados, éstas se envían al área de residuos peligrosos en el CIQ, generando un costo adicional para el cliente publicado en la página del CIQ. La jefatura de vinculación comunica al cliente el monto neto a pagar y las formas de pago como son: depósito bancario, transferencia electrónica o cheque a la cuenta de Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 5 de 6

6 autogenerados denominada UAEM-CIQ, especificando el nombre del banco. Así mismo se entrega la factura impresa y electrónica con el xml correspondiente. El pago de los servicios externos puede ser por adelantado, contra entrega o a crédito. El crédito es de 30 días naturales posterior a la emisión de la factura. Para la lista de precios vigentes, consultar la página web: NOTA: Las facturas son solicitadas a la Administración Central a través de un oficio. El cliente notifica por correo electrónico o impreso el comprobante de pago por concepto de los servicios externos, con lo que se concluye el servicio y se procede a su archivo. Versión Cambios Fecha 1 Documento nuevo Se agregaron los equipos Espectrómetro de Resonancia Magnética Nuclear Bruker Avance III HD 500 MHz y el Sistema de Cromatografía de Líquidos-Masas QTOF para brindar servicio. Se menciona el instructivo de llenado para las solicitudes Se incluye la siguiente información: -Costo del 50% para facultades y centros de investigación pertenecientes a la UAEM. - Ley de transparencia y protección de datos del Estado de Morelos. - La hora de entrega para servicios extra-urgentes. - Tiempo que puede tardar vinculación en entregar la muestra a las áreas analíticas. - Un cargo extra por disposición de muestras, después de tres días hábiles a la entrega de resultados. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 6 de 6