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1 PROYECTO? Esfuerzo temporal para realizar un producto o servicio i específico PMI PMI

2 PLANIFICAR? Diseñar estrategias que permiten alcanzar objetivos en un tiempo determinado. CONTROLAR? Es la estrategia que permite determinar si se está cumpliendo la planificación. ió

3 Gerencia de Proyectos? Es la aplicación ió de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades para lograr un resultado.

4 Elementos de un Proyecto Lista de Tareas Calendario Recursos Costos

5 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Derechos reservados PMI

6 Por qué fallan los proyectos? Falta de participación de Usuarios y otros Involucrados Definición deficiente en las especificaciones Falta de apoyo ejecutivo Cambios en el alcance Expectativas irreales Otros factores: Deficiencia en la Planeación Objetivos pocos claros Plazos de tiempos irreales Pruebas insuficientes

7 Triángulo de Restricciones Deliverables Manejando el Umbral Expectations Target Budget Cost Limits Time The Goal: On Time On Budget Meets Expectations

8 Presentación Qué es PROJECT? Herramienta de software de administración de proyectos, que ayuda a las empresas a organizar todos los recursos disponibles para lograr mejores metas empresariales.

9 Solución EPM de Microsoft Office More Productive Projects Team Participation Easily Create Enterprise Project Plans Line of Business Systems Get more from your IT Investments Centrally Store Projects, Resources & Reporting Project Documents, Issues/Risks & Tasks

10 EPM Actores: Gerentes de Recurso Adm inistración de recursos basado en Habilidades PW A I ntegrantes Reportan trabajo PW A PW A Patrocinadores Ejec. Adm inistración del Portafolio de Proyectos, Revisión de I nform es PROJECT SERVER I T Sistem as abiertos y seguros Gerentes de Proyectos Adm inistración de Proyectos PROJECT PROFESI ONAL

11 Interfaz del programa

12 Preliminares Creación de un proyecto Archivo, Nuevo Definir Calendario Laboral Definir Información del proyecto Definir Propiedades del proyecto Ajustes a la Configuración del proyecto

13 Definir Calendario Laboral Herramientas Cambiar Calendario Laboral Crear nuevo calendario Definir horario laboral Ajustar días laborales y no laborales Horario: Lunes a Viernes: 08:00 a.m. 12:00 p.m. 02:00 p.m. 06:00 p.m. Sábados: 08:00 00 a.m. 12:00 p.m.

14 Definir Calendario Laboral Noviembre: Diciembre: Enero: Febrero: Marzo: Abril:

15 Definir Información del proyecto Proyecto Informacion del proyecto Programar a partir de: Fecha de Comienzo: Calendario: Prioridad:

16 Definir Propiedades del proyecto Archivo Propiedades Resumen Titulo: Montaje para fabricación de Botas CIMA Asunto: Nueva línea de botas tipo montaña CIMA. Autor: Pedro Perez. Organización: Calzado NOVAL. Categoría: Calzado de trabajo pesado. Comentarios: Producir la nueva línea de botas tipo montaña para la muestra de productos en la Feria 2006.

17

18 Ajustes Configuración del Proyecto Símbolo Herramientas Opciones - Vista Mostrar números de esquema Tarea de resumen del proyecto

19 Ajustes Configuración del Proyecto Herramientas Opciones Calendario La semana comienza el: Lunes El año fiscal comienza en: Enero Hora predeterminada de entrada: 08:00 a.m. Hora predeterminada de salida: 06:00 p.m. Jornada laboral: 8 horas Semana laboral: 44 horas Días por mes: 22 días

20 Ajustes Configuración del Proyecto Herramientas Opciones Programación Mostrar duración en: días Mostrar trabajo en: horas Tipo de tarea predeterminado: Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo

21 Preliminares Interface Microsoft Project Professional (MPP) Menús Barras de Herramientas Vistas Tipo: Gráficas, Hoja de Datos, Formularios Para: Tareas, Recursos, Uso (asignaciones) Ejemplos: Combinadas, Tablas Tarea, Recursos Escalas Impresión, Temporal, Zoom

22 Tareas Son paquetes de trabajo que constituyen la programación de una labor especifica. Representan una cantidad de trabajo significativa. Poseen fecha de inicio y otra de final. WBS o EDT Work Beakdown Structure. Estructura Detallada de Trabajo.

23 EDT (WBS)

24 Ejemplo de una EDT (WBS)

25 Administración de Tareas WBS + Lista de Actividades Clasificación de Tareas: Resumen : Agrupan Subtareas Normales : Tienen Holgura, se pueden retrasar Críticas : No tienen Holgura, indispensables. Hitos : Marcan un evento importante. Repetitivas : con periodos de rep. y fechas fijas Opciones: Proyecto: Esquema, Ordenar, Filtros, Agrupar, Notas Formato: Estilo de Texto Edición: División de Tareas

26 Ingresar WBS + Actividades Ver Diagrama de Gantt

27 Ingresar WBS + Actividades Ver Diagrama de Gantt

28 Ingresar WBS + Actividades Ver Diagrama de Gantt MS Project

29 Duración de las tareas Longitud de tiempo que toma desde la fecha de inicio a la fecha de fin de una tarea Tipos de duraciones: Hábiles Transcurrida Estimada Ej: 2d, 2dt, 2d? Opciones: Herramientas: Opciones Programación Herramientas: Opciones - Edición

30 Ver Diagrama de Gantt Ingresar Duraciones MS Project

31 Vínculosde las tareas Es el orden que se establece entre ellas para que tengan un lugar y momento Tipo de vínculos FC, CC, FF, CF Predecesoras, Sucesoras Opción: 1. Edición: Vincular Tareas 2. Mouse 3. Cadena 4. Proyecto: Información Tarea Predecesoras o doble click en la tare

32 Ver Diagrama de Gantt Ingresar Secuencia MS Project

33 Admin. de Tareas - Secuencia Restricciones (delimitaciones) Flexibles (lo antes posible) No flexibles (Comenzar el ) Moderadas (No comenzar antes del ) Opción: Proyecto: Información de la Tarea (Icono o doble click en la tarea) Avanzado Tipo de delimitación

34 Análisis de la ruta crítica Es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la fecha de fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura. Holguras (Margén Margén de demora total): Período de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. En Project las holguras se llaman: Margen de Demora Total (holgura de la tarea con respecto al proyecto) Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las Sucesoras) Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha más temprano en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto. Fechas Tardías Tardías (Límite de comienzo y Límite de Fin) contiene la fecha límite o más tardía en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto

35 MS Project Gantt con precedencias

36 Recursos Locales: Clases de Recursos Son aquellos que participan en un proyecto específico y no hacen parte del fondo de recursos de la empresa que se almacenan en Project Server. La información de asignaciones i de los recursos locales l no estará ádisponibleporibl medio de Project tweb Access y estos recursos no envían actualizaciones por medio de la aplicación Web. Recursos Empresariales: Son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa y son estos recursos quienes a través de Project Web Access envían actualizaciones de las tareas a los líderes de proyectos. Toda la información acerca de asignaciones de los recursos empresariales estará disponible en la aplicación Web así como la información sobre disponibilidad de cada recurso. Recursos Genéricos No son individuos específicos. Se pueden utilizar para especificar las cualificaciones necesarias para una asignación ió antes de saber qué recursos individuales id están disponibles. Microsoft Project programa los recursos genéricos como si se tratara de recursos de trabajo, puesto que reúnen características similares a éstos.

37 Clases de Recursos Recurso Local Recurso Genérico Recurso Local y Genérico El recurso Empresarial no tiene símbolo

38 Tipo: Administración de Recursos Trabajo (Función del tiempo 100%, 50%, 300%) Unidad de asignación: % de tiempo que el recurso estará asignado a la tarea Material (Función del consumo) Hoja de Rec.: Etiqueta de Material = Unidad de Medición. Ej. Bultos, Metros Consumo basado en el lti tiempo Variable. Ej.: Asignar Recursos Unidades = 10 Bultos/Semana Fijo. Ej.: Asignar Recursos Unidades = 30 metros Modificar asignación: Información de la Tarea Recursos Icono Hoja de Uso de Recursos y Uso de Tareas

39 Administración de Recursos Ingresar recursos y costos MS Project

40 Asignaciones de Recursos Es la asociación de una tarea específica con el recurso concreto que es responsable de finalizar la tarea. Herramientas: Asignar Recursos-Gráficos En Gantt, dividir y activar Formulario de Tareas

41 MS Project Asignaciones de Recursos

42 SOBREASIGNACIÓN

43 Resolver Sobreasignaciones 1. Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados dispongan de más tiempo para otras tareas. 2. Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribución. 3. Dividir idi una tarea. 4. Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso. 5. Asignar más recursos a tareas para redistribuir el trabajo. 6. Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado. 7. Quitar un recurso sobreasignado de una asignación. 8. Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso. (vista Uso de recursos)

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