E-EMPLEADO/A DE AGENCIA DE VIAJES

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2 E-EMPLEADO/A DE AGENCIA DE VIAJES MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE Objetivos 1. Marcar las principales diferencias entre el Paquete turístico y el viaje a la medida. 2. Entender la importancia de los Viajes Profesionales para las AAVV y conocer sus tipos. 3. Adentrarnos en el Mercado de Reuniones y aprender a organizar un Congreso. Resumen del Módulo Como figura en el propio título de este módulo, hay dos formas de viajes posibles, en cuanto nos referimos a la elaboración y preparación de los mismos, el viaje hecho a la medida del/de la cliente/a y el viaje que se lanza a la oferta a una demanda potencial. Hoy día, en las AAVV se ofertan paquetes turísticos, también llamados viajes a la oferta, o viajes programados, y así es como podemos hablar del cambio en el perfil del/ de la agente de viajes, que ha pasado de ser un/a productor/a de viajes a ser un/a distribuidor/a o vendedor/a de los programas ya creados por las agencias de viajes mayoristas, productoras de los paquetes turísticos. Sólo en pequeña medida las AAVV minoristas producen sus propios viajes para presentar a la oferta, normalmente son las agencias mayoristas las productoras, si hay que resaltar que la mayorista no puede vender al / a la cliente/a final. 1

3 Por otro lado, y también en raras ocasiones, las AAVV minoristas elaboran un viaje a la medida o forfait para un/a cliente/a, esto sólo lo hacen en casos puntuales, como puede ser un viaje para un grupo, cuando no se encuentra a la oferta lo que el/la cliente/a busca, o cuando el/la cliente/a desea un viaje de estancia combinando transporte y hotel utilizando servicios sueltos que unirá confeccionando el forfait, o cuando se trata de viajes profesionales. Los viajes profesionales son los que se realizan por motivos de trabajo, se realizan individualmente, o para asistir en grupo a congresos, convenciones o viajes de incentivos, estos últimos, constituyen el Mercado de Reuniones. Este mercado despierta gran interés en las AAVV, y en el sector turístico en general, cuyo objetivo es su captación. Prueba de ello son los esfuerzos y las estrategias que ponen en marcha las empresas del sector para captar este mercado, como productos específicos para él, servicios especiales, departamentos especializados, etc. La dimensión de este mercado ha dado lugar al nacimiento de empresas y organismos para cubrir sus necesidades, como son los palacios de congresos, las OPC, empresas Organizadoras Profesionales de Congresos, las empresas de incentivos, las Convetion Bureaus, sin olvidar los departamentos que se han creado en las AAVV para su captación y atención especializada. Los viajes profesionales regulan el mercado viajando en temporada media y baja, es menos sensible al precio o a otras condiciones porque se viaja por necesidad. En el caso de las agencias de viaje el mercado profesional es capaz de regular la estacionalidad del turismo vacacional. Dentro del mercado profesional de grupo, el mercado de reuniones se presenta como una demanda muy atractiva La organización de reuniones 2

4 puede ser demandada por las propias empresas o pueden ser ofertadas por las AAVV que ven en estos viajes un recurso más de su gestión empresarial. Este es el enfoque moderno de las Convenciones, Congresos y Viajes de Incentivos, así como de las Ferias y Exposiciones. Finalizaremos este tema presentando las fases de organización de una de estas reuniones, el Congreso. 3

5 Unidad Didáctica 1: Paquete turístico y viaje a la medida Evolución en la producción de viajes Inicialmente las AAVV producían viajes a la medida de los/as clientes/as, lo que se llaman viajes forfaits o viajes a la demanda. La preparación de estos viajes es muy laboriosa y requiere un/una profesional muy preparado técnicamente para adecuar los deseos de cada cliente/a a la oferta de servicios existentes. Hablamos de un mercado reducido y una producción artesanal. Desde los años 60 se empiezan a producir viajes a la oferta o viajes programados, son los que conocemos como paquetes. Estas ofertas estimulan la compra con sus precios reducidos y sus atractivos folletos. Así es como se comenzó la producción masiva de viajes programados, y así es como podemos hablar del cambio en el perfil del/ de la agente de viajes, que pasó de ser un/a productor/a de viajes a ser un/a distribuidor/a o vendedor/a de los programas ya creados por las agencias de viajes mayoristas, productoras de los paquetes turísticos. Actualmente, con el abaratamiento de precios y ofertas que ofrecen las compañías aéreas y los hoteles, y las nuevas tecnologías, con toda la oferta de alojamiento y transporte aéreo que se ofrece por Internet, se comienza otra vez a fabricar viajes a la medida, aunque esto se reduce más que nada a combinar dos o más servicios sueltos, como son transporte y hotel, por ejemplo, para competir con las ofertas de Internet y captar a los/as clientes/ as que de otra forma confeccionarían su viaje de estancia a la medida ellos/as mismos/as. Viajes programados o Paquetes Se trata de un viaje organizado por iniciativa de la AV creado para una demanda potencial de clientes/as. 4

6 Las características principales son: 1. Es un viaje a la oferta, es decir, promovido por la AV que lo lanza al mercado potencial. 2. Combina varios servicios turísticos, contratados a grandes cantidades y por tanto a precios muy reducidos. 3. El conjunto de todos estos servicios es el paquete turístico y el precio se establece global y se vende plaza a plaza. 4. Las características del viaje son publicadas en un folleto, es lo que se llama el programa de viaje o circuito. 5. El reglamento de las AAVV en España permite crear paquetes turísticos tanto a las AAVV mayoristas como a las AAVV minoristas, pero sólo las minoristas los pueden vender directamente al público. Tipos de paquetes Podemos decir que la clasificación más habitual es la que a continuación detallamos, teniendo en cuenta que actualmente hay una gran diversidad de viajes programados en la oferta de viajes de las AAVV: a. Por la situación geográfica de sus destinos: Nacionales: circuitos dentro de España Internacionales: Europa, Norte de África, Caribe, Usa o Grandes Viajes. b. Por la temporada del año: Primavera-Verano Invierno Especiales Semana Santa, Navidad y Puentes c. Por las motivaciones: Vacacionales Profesionales 5

7 De estudios Culturales Aventura Deportes Religión Salud d. Por segmentos de mercado: Escolares Novios Tercera edad Familias e. Por acontecimientos especiales: Exposiciones Manifestaciones diversas f. Por el número de participantes: Individuales Grupos g. Por la duración del viaje: Radiales Cortos Medios Largos h. Por el medio de transporte: Aéreos Terrestres Aéreo- Terrestres Ferrocarril Marítimos Mixtos i. Por los servicios que incluye: Circuito completo Estancias 6

8 Combinados A su aire Cómo vender viajes programados o paquetes Las AAVV minoristas pueden vender: 1. Viajes programados por TTOO y AAVV mayoristas. 2. Sus propios viajes que confecciones como minorista. Ventajas de los viajes programados de mayoristas: Una amplia oferta Mayor comisión Es necesario que el/la vendedor/a conozca los folletos y los programas de las mayoristas antes de presentárselo a al/a la cliente/a, una vez que los conozca, debe seleccionar los que más interesen vender por las razones que exponemos: Garantía del organizador Calidad del producto Experiencias anteriores con la programación Rentabilidad Servicio del booking Consejos prácticos para la utilización de los programas de viaje 1. Comprobar la vigencia del folleto y si hubiera alguna corrección de erratas posterior al mismo. 2. Argumentar como arma de ventas las llamadas ventajas generales del programa. 3. Revisar las condiciones generales. 4. Ampliar la información del folleto con nuestros conocimientos. 7

9 5. Asegurarnos de las ciudades de origen posibles, días de salida, número mínimo de participantes. 6. Puntualizar sobre el medio de transporte, categoría de los hoteles, y el régimen de comidas. 7. Las visitas y excursiones que incluye o las que son facultativas. Conviene estar informado/a y aconsejar las más interesantes para hacer. 8. Hay que tener en cuenta que la categoría de los hoteles, el régimen de comidas o las visitas incluidas, inciden en el precio sensiblemente. 9. Comprobar si el traslado o está incluido en el precio o no, y si existe la posibilidad de sumarlo como opcional. 10. Aunque los seguros están incluidos en los viajes, ofrecer al/a la cliente/a la posibilidad de contratar un seguro individual voluntario, que amplia las coberturas en caso que lo necesitara. 11. Hay que informar a los/as clientes/as sobre los requisitos de aduanas, y cualquier otra información que consideremos de interés, como el clima, el tipo de indumentaria recomendada, la moneda, la corriente eléctrica, etc. Reserva y emisión de la documentación La reserva de un paquete hoy día se suele hacer por la página web de reservas de la mayorista, o por teléfono, generalmente en presencia del/de la cliente/a. Normalmente, sobre todo a principio de la temporada o con tiempo de anticipación suficiente, las plazas quedarán confirmadas on-line. De otra forma quedarán bajo petición, lo que se llama on-request, teniendo que quedar a la espera de confirmación por parte del proveedor. El tiempo de espera para confirmación ronda entre las 24 ó 48 horas. En cualquier caso, la AV solicitará al/a la cliente/a un depósito aproximadamente del 30 ó 40 % para cubrir posibles gastos de cancelación. 8

10 Cuando se tiene la confirmación de las plazas se emite la documentación y se entrega al/a la cliente/a cobrando el resto del importe. La documentación La mayoría de las AAVV mayoristas disponen de bonos corporativos, las AAVV minoristas cuentan con un stock de estos bonos, ya sean manuales o bonos para la emisión a través de internet, por las páginas web de las mayoristas. En el caso de transporte aéreo, puede ser que la mayorista envíe a la minorista los billetes emitidos para entregar a los/as clientes/as, o bien que el/la cliente/a se deba presentar en la oficina de la mayorista sita en el aeropuerto de salida con bono de la agencia canjeable por estos billetes. Hoy día, no obstante con la implantación del billete electrónico, esté trámite se da en raras ocasiones, y el/la cliente/a se presenta como norma general directamente en el mostrador de facturación de la compañía aérea. Importantísimo recordar llegados a este punto, que el/la cliente deberá firmar el contrato de viaje combinado, que normalmente se adjunta a las tapas del bono de mayorista, o a la carpetilla donde se depositan los bonos, si se trata de una emisión a través de la web. Forfaits o viajes a la medida Se trata de un viaje organizado a petición del/ de la cliente/a y por tanto a su medida. Las características principales son: 1. Es un viaje organizado a la demanda del/de la cliente/a. 2. La preparación de estos viajes es reducida por la existencia de los paquetes de viaje turísticos. 9

11 3. Otra razón de ser reducidos en el encarecimiento de precio. 4. Hoy día se utiliza la creación como conjunto de servicios sueltos, como transporte y hotel. 5. Las AAVV minoristas prefieren ofertar viajes programados; su venta es más rápida y sencilla, la comisión más alta y el riesgo mínimo. 6. Se necesitan altos conocimientos profesionales para su elaboración. Casos en los que hay que ofrecer el Forfait 1. Cuando no hay nada creado que cubra las expectativas o las necesidades del/de la cliente/a. Se convierte en un buen argumento de ventas decirle que podemos organizarle un viaje especial para él/ella. 2. Cuando se trata de un grupo. En este caso tendremos que cotizar su viaje a la medida, con el itinerario que este nos presente. Si es cierto que existen itinerarios bases para los grupos, sobre todos utilizados en grupos escolares, por ejemplo, hablamos pues de un viaje a la medida empaquetado. Sólo cambiamos las fechas y algún servicio especial que nos solicite el grupo, como pueda ser el acercamiento al aeropuerto de salida, si se trata de un viaje aéreo. 3. Existe una posibilidad que son los departamentos de viajes especiales que tienen algunas mayoristas, que confeccionan el viaje siguiendo los deseos del/de la cliente/a, o mayoristas especializadas que sin estos departamentos de viajes especiales también cotizan y preparan un viaje a la medida. En estos casos estamos hablando de lo que sería un Forfait empaquetado. 4. Cuando se trata de un viaje profesional, de incentivos o congresos. Las características y necesidades de esta demanda exigen una dedicación y preparación personalizada. 10

12 Reserva y emisión de la documentación El/la cliente/a traslada al/a la agente de viajes las características y peculiaridades del viaje que desea mientras que el/la profesional toma buena nota e intenta ir averiguando las necesidades del/de la viajero/a. Si se trata de un recorrido, se le asesorará sobre los itinerarios más apropiados, las fechas idóneas para viajar, los mejores transportes, las diferentes categorías de los alojamientos y las visitas de mayor interés, entre otras. Comienza entonces la confección del viaje, siguiendo el proceso que utiliza para la confección y cotización del paquete pero adaptándolo al deseo del/ de la cliente/a. Una vez confeccionado lo presentamos, incluyendo un itinerario detallado de los servicios y posibilidades de viaje, el precio por persona, lo que incluye y lo que no, las condiciones de viaje e información adicional del destino. Conviene ofertar sin garantizar plazas, se trata de un presupuesto sujeto a disponibilidad, y en el caso del alojamiento conviene ofrecer el hotel solicitado o similar, sujeto también a disponibilidad, y el precio cerrado con el importe de las tasas aproximado, pueden cambiar según el cambio de la moneda. Para formalizar el viaje, en caso de que el/la cliente acepte el presupuesto ofertado, se tomará un depósito, tal y como hacíamos en la reserva de paquete, y a partir de ese momento el/la agente de viajes realiza todas las reservas, para posteriormente emitir la documentación de viaje. La documentación para este tipo de viaje es más extensa: plan de viaje con horarios, hoteles, condiciones generales, etc., billetes de transporte, bonos para hoteles y servicios que llevara contratados; alquiler de coches, entradas a monumentos, etc. El cobro del resto del importe se efectúa en el momento que se entregue la documentación. 11

13 Unidad Didáctica 2: Los viajes profesionales Introducción Los viajes profesionales son los que se realizan por motivos de trabajo, incluyendo los que se realizan individualmente, que son los realizados por negocios, los/as ejecutivos/as, artistas, políticos/as, deportistas, etc., como los realizados para asistir en grupo a congresos, convenciones o viajes de incentivos, todos estos, los de grupo, constituyen el Mercado de Reuniones. Ahora la industria turística no sólo se dirige al turismo vacacional, si no que persigue al mercado profesional que ha despertado un gran interés. Las características principales son Es un turismo menos sensible a las fluctuaciones y a las recesiones del turismo vacacional, es menos sensible al precio, pues viaja por necesidad, incluso en épocas de crisis económicas, pues les obligan en muchos casos a un mayor movimiento y dinamismo profesional. Regula el mercado porque viaja en temporada baja y media. Es un turismo principalmente urbano con un gasto medio por persona y día más alto que el turismo vacacional. Decimos que es menos sensible al precio puesto que en la mayoría de los casos no es quien paga el viaje. Estrategias puestas en marcha para captación del mercado profesional La creación de la clase Club o Preferente, también llamada Bussiness, tanto en las compañías aéreas como en otros medios de transporte, como el tren, y concretamente en trenes por ejemplo, de alta 12

14 velocidad, las salas de espera exclusivas en los aeropuertos. Las tarjetas de fidelidad para viajeros/ as frecuentes con sus ventajas y beneficios. Las plantas ejecutivas en los hoteles más importantes. Las tarifas especiales para semana comercial de alquiler de coches. Las AAVV dedican grandes esfuerzos comerciales a la captación de este mercado y han creado y crean continuamente departamentos especializados para empresas, congresos e incentivos, con una atención personalizada y profesional, para un sector que necesita rapidez y eficacia. La dimensión de este mercado ha dado lugar al nacimiento de nuevas empresas, organismos y ferias como: o o o o o Palacios de Congresos en todas las ciudades importantes. Organizadores Profesionales de Congresos. Empresas de incentivos. Oficinas de Convenciones (Convention Bureaus). Ferias especializadas. Las agencias de viajes y el mercado profesional Es un mercado muy atractivo por su poder regulador sobre la estacionalidad del mercado vacacional y ello ha originado que muchas agencias establezcan departamentos especializados en viajes de empresa, congresos, convenciones y viajes de incentivos. El tratamiento de este mercado es muy especializado y engloba productos de muy distinta índole que requieren un tratamiento y una organización muy cuidada. Los productos que integran este mercado son: 1. Viajes individuales: El/la cliente/a de empresa La captación de este mercado es uno de los principales objetivos de las AAVV minoristas emisoras. 13

15 Se trata de servicios sueltos en forma de transporte, hoteles, alquiler de vehículos, etc., que solicitan las empresas para sus ejecutivos/as. El/la cliente/a de empresa es un/a cliente/a difícil que pide sus viajes de forma imprevista y urgente y que viaja para cumplir un objetivo empresarial. Efectúan continuos cambios en el viaje, por lo que el/la agente de viajes tendrá que ser paciente y complaciente. Se trata de un/a cliente/a muy poco sensible al precio, pero inelástico, no acepta fácilmente cambios de fechas ni de horas, que exige rapidez, eficacia, confort, cuida la imagen personal y profesional, nos movemos en un mundo de la imagen donde la presencia y la distinción se tienen muy en cuenta. La reserva por tanto, de determinados hoteles o restaurantes para reuniones de negocios realzan la personalidad profesional y deben de ser sugeridos por un/a buen/ a agente de viajes. 2. Viajes colectivos: mercado de reuniones La organización de reuniones puede partir de las propias empresas o pueden ser sugeridas por las AAVV tratando de que aquellas vean en los viajes un recurso más de su gestión empresarial. Este es el enfoque moderno de las Convenciones, Congresos y Viajes de Incentivos, así como de las Ferias y Exposiciones. La magnitud de estos productos confirma la necesidad de un departamento especializado para su óptimo desarrollo. El mercado de reuniones engloba los siguientes productos: a) Convenciones b) Congresos c) Conferencias d) Ferias y Exposiciones e) Viajes de Incentivos f) Viajes de vacaciones para grupos de empresa g) Otros servicios 14

16 a) Convenciones Constituyen un instrumento de la gestión empresarial con la finalidad de comunicar objetivos, analizar los resultados o mejorar la cultura de la empresa, etc. Su duración media es de 3 ó 4 días con predominio de un programa social frente al empresarial. Su organización y liquidación económica es más sencilla que la del congreso por tratarse de una convocatoria cerrada y solicitada por una sola empresa. b) Congresos Su objeto es la investigación, el reciclaje y las relaciones profesionales. El elemento primordial es el programa científico. Son reuniones científicas, políticas, económicas, laborales, etc. Se suele hablar de congresos a partir de los 100 participantes. Son convocatorias abiertas a todo el colectivo relacionado con el tema que se trate en el congreso. Esto hace que sea muy complicado a la hora de organizar pues dificulta el cálculo de las inscripciones totales y en determinados colectivos las inscripciones llegan tardías. Su celebración suele ser periódica y su secuencia es conocida por el colectivo, factor muy importante para la captación de los siguientes congresos por parte de la AV, aunque la ciudad de celebración suele rotarse. Suelen simultanearse acontecimientos tales como, exposiciones y venta de material relacionado, seminarios y cursillos para el reciclaje, otros congresos paralelos y relacionados, incorporación de competiciones deportivas, y utilización de marcos incomparables como barcos, palacios, etc. 15

17 c) Conferencias Se trata de conferencias o reuniones gubernamentales para debatir asuntos de interés común. Son convocatorias cerradas con alto número de participantes. Su celebración es puntual. En estas reuniones es muy compleja la fase de operación, más incluso que la de organización. Exigen estrictas medidas de seguridad y expertos/as profesionales. d) Ferias y Exposiciones Es un viaje para investigar mercados, comprar y vender y llevar a cabo promoción y relacione públicas. Es la exhibición de bienes o servicios con fines comerciales. Las ferias son periódicas y con sede fija. Las exposiciones persiguen fines informativos, culturales, educativos y educativos por encima de los comerciales. Las exposiciones son puntuales y muchas veces itinerantes. Las empresas acuden a las ferias para informarse pues se obtiene una amplia visión del mercado. e) Viajes de Incentivos Se trata de un viaje de motivación para los/as empleados/as, distribuidores/as, vendedores/as o consumidores/as a realizar un esfuerzo extra recibiendo a cambio un viaje. Estimulan a cumplir determinados objetivos empresariales como aumentar las ventas, introducir 16

18 nuevos productos, incrementar rendimientos, etc. El viaje se autofinancia con el resultado alcanzado. El viaje de incentivos exige una campaña estimulante durante varios meses que motive a los/as participantes a esforzarse para ganar el premio. El viaje de incentivo debe superar las posibilidades de los/as participantes. Debe tomar el sentido de ser un viaje único en sus vidas, con atenciones especiales, todo incluido, cenas de gala y espectáculos, etc. f) Viajes de Vacaciones para Grupos de Empresas Los viajes de vacaciones para los/as empleados/as tanto a nivel individual como de grupo son ofertados también por las AAVV a sus empresas-clientes para que sus empleados/as descansen y cambien de ambiente y para que se relacionen entre ellos/as mismos/as. g) Otros servicios Son seminarios, jornadas, reuniones de empresa y reuniones intraempresa. Es un producto rentable y su organización es sencilla. 17

19 Unidad Didáctica 3: Organización de un congreso Cada Congreso debe tener un tratamiento especial dándole cierta originalidad y exclusividad en relación al tema que se trata y al origen de los /as ponentes y participantes. No es fácil dar originalidad al evento, ya que casi todas las ciudades cuentan con unas instalaciones para el mercado de reuniones muy parecidas, hoteles funcionales y similares unos de otros. Estamos ante un proceso largo y complicado porque abarca infinidad de detalles. La organización de un congreso consta de 3 fases: 1. Diseño 2. Contratación 3. Operación 1. Fase de Diseño: Elección de un comité y demás órganos gestores: presidente/a, vicepresidente/a, secretario/a, subcomité científico, etc Elección de la sede, se presenta la candidatura y se inspecciona. Se refiere tanto a la ciudad donde se celebre como a los lugares principales donde sean las reuniones. La ciudad debe tener unas condiciones esenciales: - El transporte - Los hoteles - Las Salas para las reuniones - Las AAVV - La oferta cultural, gastronómica y de ocio - Visitas a los alrededores 18

20 Y otras complementarias para resultar atractiva a la celebración: - Estabilidad política - Apoyo institucional político - Atractivos especiales - Actividades diversas: deportivas, culturales, etc. - Condiciones ambientales y naturales 1.3. Elección de fechas y duración del congreso Diseño del programa científico. Su diseño es responsabilidad del Comité Organizador, aunque la AV debe asesorar sobre su organización y distribución del tiempo Diseño del programa social de acompañantes e invitados/as. Es el complemento del programa científico. Va a permitir la relación social de los/as participantes y los/as acompañantes. El programa de acompañantes incluyen actividades de ocio durante el tiempo que los/as participantes están en las sesiones científicas Planificación general. Se deben planificar en el tiempo todas las actividades Presupuesto. Es el cálculo del total de costes de la reunión, incluyendo también las posibles ayudas o fuentes de financiación. 2. Fase de contratación: Se realizan pre-reservas y reservas con mucha antelación y tiempo de release para confirmar los servicios, mientras tanto se van cerrando el resto de los temas hasta culminar con el pago de estos servicios. 3. Fase de operación: Antes, durante y después del congreso. 19

21 3.1. Fase pre-congreso: Constitución y puesta en marcha de la secretaría. Reserva de sede y todo el resto de servicios. Diseño, impresión de programas. Envío sucesivo de programas. Reserva de equipos técnicos humanos y material técnico audiovisual. Recepción de inscripciones y comunicaciones. Acciones promocionales del congreso. Envío de la rooming list a todos los hoteles. Preparación de las documentaciones. Montaje stands Envío de la documentación a los/as invitados/as. Todas estas actividades se van realizando sucesivamente en el tiempo Fase durante el congreso: La base de operaciones se sitúa normalmente en la sede principal de la reunión. Las principales funciones: Recepción de invitados/as. Entrega de documentaciones. Supervisión y cumplimiento del programa científico, social y el programa de los/as acompañantes según el plan previsto Fase post-congreso: Salida de participantes e invitados/as. El congreso ha finalizado. Las acciones pendientes de hacer son: Tours post congresos. Transcripción de las comunicaciones científicas. Confección de catálogos a modo de resumen. 20

22 Liquidación y pagos de facturas. Control de calidad del producto ofrecido. CHECK IN LIST DE UN CONGRESO 1. Organización general: Título de la manifestación Temas a debatir Lugar Fechas Ámbito Idiomas Entidad organizadora Comité organizador Contacto clave Historia previa 2. Imprenta: Logotipo Circulares Programas Papel de correspondencia Invitaciones Carteles 3. Documentación personal: Cartera Informes o comunicaciones Distintivo Block y bolígrafo Información turística de la ciudad 21

23 4. Salas de reunión: Auditórium principal para sesiones plenarias Salas para comisiones Salas para exposiciones Despacho para los/as organizadores/as Capacidad Colocación de los/as participantes Decoración Señalización en mesas, salas y pasillos Bebidas para los/as ponentes 5. Equipo técnico humano: Azafatos/as Secretarios/as Fotógrafo/a Intérpretes Traductores/as 6. Material técnico audivisual: Cabinas de interpretación simultánea. Proyectores Pantallas, puntero, reloj. Pizarra Megafonía Grabadoras Circuito cerrado de TV Vídeos Ordenadores Teléfono 7. Transporte: Traslados 22

24 Billetes 8. Hoteles: Hospitality desk Habitaciones Suites Manutención 9. Comidas: Almuerzos de trabajo Cofee-break en las sesiones Cenas 10. Actos sociales: Recepciones Cenas especiales Visitas a empresas Visitas turísticas Programa para los/as acompañantes Programa especial para invitados/as 11. Varios: Seguros Obsequios Promoción y publicidad Notas de prensa Tours pre y post congreso 23

25 IDEAS CLAVES Existen dos formas de viaje en la producción y venta de los mismos; el Viaje a la demanda, al que también se le llama Viaje a la medida o Forfait y el Viaje a la Oferta, llamado también Paquete Viaje Programado. El Viaje a la Oferta o Paquete se caracteriza por ser un producto que se crea para ofertarlo a un/a consumidor/a potencial, combinando una serie de servicios que el productor contrata en grandes cantidades, y ofertándolo con un precio global. El Viaje a la Demanda o Forfait, es un viaje organizado a petición del/de la cliente/a, a su medida, con el itinerario y los servicios que el/la cliente necesita, su venta es mucho más artesanal y laboriosa. Hoy día la mayoría de los viajes que se venden en las AAVV son viajes a la oferta, por lo que el/la agente de viajes ha pasado de ser productor/a a ser distribuidor/a de estos viajes. Los Paquetes turísticos, son para las AAVV más rentables, su venta es más fácil y rápida, las comisiones son más altas, y el riesgo es mínimo. Los Paquetes son creados por las AAVV mayoristas, si es verdad que las AAVV pueden también confeccionar este tipo de paquetes, con la diferencia que la mayorista lo comercializa a través de la minorista, sin poder vender directamente al/a la cliente/a final. Los Viajes Profesionales han despertado gran interés a las empresas del sector turístico, cuyo objetivo es su captación. Para ello han desarrollado unas estrategias y creado unos servicios especiales, como son productos y 24

26 ofertas diseñadas para este sector, departamentos especializados, etc. Los Viajes Profesionales regulan el mercado al viajar en temporada baja y media, y es por eso que las empresas del sector se esfuercen en captarlos. Las AAVV también se interesan por este mercado, capaz de regular la estacionalidad del mercado vacacional, por ello se esfuerzan en su captación, tanto de sus viajes individuales como de grupo, incrementando su acción comercial y creando departamentos específicos para Empresas, Congresos e Incentivos. 25

27 » AUTOEVALUACIÓN 1. Los tipos de viajes que comercializan las AAVV minoristas son: a. Los paquetes turísticos y los viajes a la oferta. b. Los paquetes turísticos y los viajes a la demanda. c. Los forfaits y los viajes a la medida. 2. Señala cuál de los siguientes bloques de clasificación no corresponde a la clasificación sobre los tipos de paquetes turísticos: a. Por la situación geográfica. b. Por el medio de transporte. c. Por el importe global de los servicios. 3. Las agencias de viajes que pueden producir y vender al/ a la consumidora final los paquetes turísticos que confeccione es: a. La agencia de viajes minorista, además que podrá vender los paquetes de las mayoristas. b. La agencia minorista. c. La mayorista, la minorista sólo puede vender los paquetes producidos por la mayorista. 4. El/la agente de viajes con la aparición y la comercialización de los paquetes turísticos ejercen la función de: a. Productores/as. b. Distribuidores/as. c. Informadores/as. 5. Señala de entre las que se relacionan a continuación, cuál es una de las razones por las que las agencias de viajes quieren captar el mercado de empresas y viajes profesionales: a. Porque se trata de un cliente muy elástico. 26

28 b. Porque regula la estacionalidad. c. Porque no efectúan cambios sobre sus viajes. 6. Cuáles son las fases para la organización de un congreso: a. Diseño, contratación y operación. b. Diseño y operación. c. Diseño, contratación, operación y fase de post congreso 7. El viaje profesional cuyo objeto es la investigación, el reciclaje y las relaciones profesionales y el elemento primordial es el programa científico, es: a. La Convención. b. Las Ferias. c. El Congreso 8. Los viajes profesionales que persiguen la motivación de los/as empleados/as, distribuidores/as, vendedores/as o consumidores a realizar un esfuerzo extra recibiendo a cambio un viaje, se llama: a. Viaje de vacaciones para grupos de empresa. b. Convención. c. Viaje de incentivo 9. Señala en cuál de los siguientes casos el/la agente de viajes debería ofrecer un forfait a su cliente/a: a. Cuando se trate de un viaje profesional, incentivos o congresos. b. Cuando se quiera obtener mayor beneficio por la venta. c. Cuando se quiera ahorrar en tiempo de preparación. 27

29 10. Cuando el /la agente de viajes entregue presupuesto de viaje a la medida a su cliente/a, deberá: a. No informar en que el presupuesto está sujeto a disponibilidad. b. Ofertar sin garantizar las plazas. c. Tomar sólo el depósito del/ de la cliente/a una vez queden confirmados todos los servicios reservados. 28

30 » SUPUESTO PRÁCTICO 1 Supón que trabajas en una agencia de viajes y tienes que organizar un congreso, sitúate en la fase de operación, e indica qué actividades principales deberás realizar y los aspectos mínimos que hay que tener en cuenta para la organización. 29

31 » SUPUESTO PRÁCTICO 2 Por lo que has aprendido en este módulo, señala cuál sería el perfil de los/as clientes/as profesionales en cuanto a viajes individuales se refiere, y enumera las razones más importantes por las que las AAVV persiguen la captación de este mercado. 30