PRINCIPIOS BÁSICOS EN LA ORGANIZACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN DE EVENTOS

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1 PRINCIPIOS BÁSICOS EN LA ORGANIZACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN DE EVENTOS Juan Antonio Elizarrarás Director de Relaciones Públicas MPI Mexico Chapter Director J&A meetings

2 Definición de Evento Del latín eventus Suceso importante y programado, de índole social, académico, artístico o deportivo. Fuente: Real Academia Española Concepto de evento: aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de su periodicidad.

3 Concepto de Organizadores de Eventos Son las entidades dedicadas a la organización de eventos que ofrecen un servicio, que cubren distintos aspectos de la presentación y el desarrollo de estos encuentros destinados a las celebraciones sociales, empresariales y gubernamentales. Requieren: Correcta producción Planificación de las acciones Aplicación del protocolo necesario en cada caso Control del mismo.

4 Perfil del Organizador de Eventos o Liderazgo y dirección o Relaciones interpersonales o Comunicación o Persuadir o Organización o Negociación o Responsabilidad o Procedimientos y métodos

5 Características de Eventos Religiosos Actividad turística en la cual las personas que la realizan pretenden alcanzar gracias espirituales, buscando la proximidad, la inmersión o el contacto con lo sagrado. Relacionado fundamentalmente con las creencias Específicamente los eventos religiosos buscan una experiencia personal Este turista busca vivir una experiencia religiosa

6

7 Turismo de Reuniones Congresos Convenciones Exposiciones Ferias Viajes de incentivos

8 Congreso Reunión o conferencia periódica en que los miembros de una asociación u organismo, se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances en determinadas materias, etc. Duración: de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso. De lo contrario se catalogaría como: conferencia, convención o asamblea.

9 Congreso. Características Discusión, difusión o intercambio de conocimientos Fines académicos o científicos Asociación gremial o una cámara Periodicidad fija Sede itinerante o fija Convocatoria abierta Cada quién paga su inscripción Alto riesgo financiero

10 Convención Toda reunión profesional, gremial o empresarial, cuyo objeto es tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial. Convocatoria es cerrada, limitada a un público personalizado y relacionado con el tema, la participación suele ser por invitación.

11 Convención - características Orientadas a la generación de negocio Convoca una empresa u organización privada Fecha variable Sede itinerante o fija Convocatoria cerrada La empresa u organización paga Rentable, bajo riesgo económico

12 Otros Eventos Exposición: eventos con alto nivel de especialización, de corta duración (de 3 a 4 días promedio), acotados a un público en particular, objetivo generar negocios. No hay venta al público. Ferias: instalación donde se exponen productos / servicios para su promoción y venta. Su convocatoria es abierta al público y se vende en piso. Viajes de Incentivos: estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje.

13 Elaboración de lista de actividades para la organización de un evento (Checklist )

14 BASADO EN LOS SIGUIENTES PUNTOS 1. Proceso de planificación para eventos 2. Administración financiera y contratos 3. Servicios e instalaciones 4. Programa del evento 5. Logística y operaciones

15 1. Proceso de planificación para eventos Determinar el propósito del evento Identificar la relación de la reunión con la industria o empresa Identificar personalidades claves, expectativas y resultados deseados Preparar programa: temas, contenido, ponentes, etc. Obtener y analizar información estadística, así como datos históricos Diseñar programa con detalles para conocer necesidades y participantes

16 1. Proceso de planificación para eventos Identificar criterios exitosos para una reunión de evaluación Preparar cronograma o ruta crítica Realizar una reunión de especificaciones Desarrollar plan de mercadotecnia Crear materiales de mercadotecnia: electrónicos, impresos o eventos de promoción Requerimientos tecnológicos Integrar el equipo del evento organigrama

17 2. Administración financiera y contratos Identificar fuentes de ingresos y oportunidades de ahorro Desarrollar de presupuesto, así como punto de equilibrio Determinar costo de inscripción (si lo hay) Desarrollar Solicitud de Propuesta (RFP Request for Proposals)

18 2. Administración financiera y contratos Negociación de contratos relación con proveedores Seguros y fianzas Manejo de los recursos basados en el presupuesto Procesos de pago y facturación

19 3. Servicios e instalaciones Determinar la mejor locación geográfica para el evento Determinar el mejor recinto para su realización (hotel, centro de convenciones, recinto histórico, etc.) Identificar los tipos de servicios para el desarrollo exitoso del evento: AV, F&B, escenario, artistas, etc. Realizar la visita de inspección para determinar si el lugar y recinto son los adecuados para el desarrollo del evento, incluyendo actividades fuera

20 3. Servicios e instalaciones Realizar junta pre-evento, instructivo, programa interno con proveedores y personal Coordinar procesos de seguridad con el recinto Planear, contratar y supervisar requerimientos tecnológicos Realizar una junta post- evento con proveedores y personal, para revisar alcances y límites realizados en el evento.

21 4. Programa Revisar los objetivos del evento y si se están alcanzando Conformación de ponentes Asegurar entretenimiento de los eventos: artistas, músicos, etc. Determinar programa de alimentos y bebidas

22 4. Programa Determinar actividades para los medios Revisión de los tiempos del programa

23 4. Logística y operación Establecer forma de registro de los participantes Asesoría en cuestiones de administración de riesgos para determinar necesidades de seguros y su operación Realizar el plano de la exposición, tipos de stand y proceso de montaje Asegurar transportación aérea y terrestre de los asistentes Proceso de reservación de habitaciones Identificar medidas de seguridad para cada evento

24 4. Logística y operación Organización del viaje de cada uno de los participantes Manejo de alimentos y bebidas Preparar y dar seguimiento al minuto a minuto Determinar el montaje para cada sala, incluyendo: tipo de montaje, audiovisual, escenografía Coordinar el traslado de los materiales Supervisar y grabar las conferencias

25 Operaciones Programas del meeting planner Programa interno Minuto a Minuto Programa del evento

26 Programa Interno - Instructivo Es utilizado por el Comité Organizador (CO) para dar guía a todas las actividades del evento y para las juntas pre-convención, incluye: Responsables por áreas: electrónicos, radios, etc. teléfonos, correos Proveedores Montaje, evento y desmontaje, por tiempos, lugares Programa del evento Pre y post tour (cuando aplique) Actividades sociales

27 Minuto a Minuto Es utilizado exclusivamente por el Comité Organizador, para dar guía a todas las actividades del evento, incluyendo responsables, de una manera resumida y práctica.

28 Programa del Evento Es una estructura en donde se muestran la ejecución de los programas, como van determinados por los sucesos que ocurran en el evento, definidos por el organizador, con tiempos y lugares específicos para cada actividad. Dirigido al asistente

29 Manifiesto de llegadas Control de llegadas y salidas de los participantes de un evento (incluyendo staff y asistentes), que arriban a un destino, ya sea de manera individual o en grupo. Objetivo es integrar los registros de pasajeros y servicios que vayamos a prestar con la finalidad de tener concentrados en un listado todos los movimientos antes, durante y después del evento.

30 Manifiesto de llegadas Quienes están involucrados: Asistente Meeting planner DMC Destination Management Company y/o compañía transportadora Hotel Líneas aéreas

31 Manifiesto de llegadas Doble check del manifiesto Personal en aeropuerto: DMC-Transporte y/o meeting planner, con señalización Recibimiento Acompañar a la persona a la transportación Ofrecer agua y toallas húmedas Si es en grupo confirmar que todos estén en la transportación Avisar a la mesa de hospitalidad de salida del aeropuerto

32 Método de la Ruta Crítica organizar tareas y tiempos Definición: secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto.

33 Método de la Ruta Crítica Organizar tareas y tiempos La duración de la ruta crítica determina la duración de todo el evento. Cualquier retraso en una de las actividades, impacta la planeación y organización del proyecto. Identificar todas las actividades que involucra el proyecto.

34 E V E N T O Método de la Ruta Crítica organizar tareas y tiempos Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Estudio de Mercado Establecer Objetivos Elaboración de Esqueleto Concepto Rector Búsqueda de Sede y Site B S Elaboración Presupuestos C Publicidad Creación Campaña Impresión Mailing Radio/TV Prensa

35 Sustentabilidad Equilibrio existente entre una especie con los recursos del entorno al cual pertenece Propone satisfacer las necesidades de la actual generación, sin que se vean sacrificadas las capacidades futuras de las siguientes generaciones de satisfacer sus propias necesidades Un ejemplo es el equilibrio entre especie y uso de recursos que la sustentabilidad busca y propone, es el referente a la madera proveniente de la tala de árboles en bosques.

36 Responsabilidad Social Es la responsabilidad de una organización por los impactos de sus decisiones y actividades en la sociedad y en el medio ambiente, a través de una conducta transparente y ética que: Contribuya con el desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad;

37 Responsabilidad Social Cumpla con las leyes y sea compatible con las normas internacionales de conducta; Sea integrada en la totalidad de la organización y puesta en práctica en todas sus relaciones."

38 MUCHAS GRACIAS!!! Juan Antonio Elizarrarás

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