INFORME DE CERTIFICACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA CERTFOR. Información del Resumen Público

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1 Nº de doc.: LV-CC LISTA DE VERIFICACIÓN versión: 01 Septiembre de 2014 Página: 1 de 11 CERTFOR CADENA DE CUSTODIA Aprobado por: mog INFORME DE CERTIFICACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA CERTFOR Información del Resumen Público Número de proyecto: Cliente: País: CL CARTULINAS CMPC S.A. CHILE Alcance: Compra de rollizos y Celulosa de Pino y Eucalipto certificada PEFC (Porcentaje), para la producción y venta de cartulinas estucadas en la Planta Maule y Planta Valdivia, de Cartulinas CMPC S.A. bajo sistema de créditos de volumen con Oficina comercial en Santiago de Chile. Tipo de certificado: Multisitio Cantidad de sitios: 3 Número de certificado: Código de la licencia PEFC Cargo de los contactos: Nombre: CL09/ PEFC/ emisión: 21 Abril 2014 vencimiento: Jefe de Departamento de sistema de gestión Integrado José Cerda Sandoval Domicilio físico: 20 Abril 2019 Domicilio: Calle y número: Pueblo/Ciudad Estado/País Código postal País Planta Maule Ruta L-25 N , Yerbas Buenas, Chile Planta Valdivia Avda Balmaceda 8500 Sector Chumpullo, Valdivia Domicilio Postal: Ruta L-25 N , Yerbas Buenas, Chile Ambas plantas Teléfono: (56 71) Celular: - Fax: - Oficina Comercial Agustinas 1343, piso 5 Santiago, Chile Dirección de sitio web: Correo electrónico: la última actualización del informe: jcerda@maule.cmpc.cl 10 Julio 2015 Los servicios de SGS se brindan de acuerdo con las Condiciones Generales de los servicios de SGS correspondientes que se encuentran disponibles en SGS Chile Ltda. Puerto Madero 130 Pudahuel Santiago - Chile t (56-2) f (56-2) Miembro del grupo SGS (Societé Générale de Surveillance)

2 LV-CC Página 2 de 11 El Auditor confirma que la información reflejada en el presente informe fue verificada con el cliente como correcta para ser utilizada en el certificado y en los sitios web relevantes: SÍ NO X Estándares aplicables La compañía se evaluó según los siguientes estándares: ESTANDAR CERTFOR DE CADENA DE CUSTODIA SEPTIEMBRE 2007 ENMIENDA NOV Estándar para la certificación Multisitio de operaciones y lineamientos de Cadena de custodia para planes grupales. Ver Informe LV-MS-2013 Marcar los estándares pertinentes con una x X X INFORMACIÓN BÁSICA DE EVALUACIÓN Antecedentes de la auditoría: Auditoría: Fecha: Jefe de equipo/equipo: Auditoría Re-evaluación Febrero 2014 Mario O Ryan Auditor Líder Cadena de Custodia 1 a visita de vigilancia 30 Marzo al 3 de Abril, 2015 Mario O Ryan Auditor Líder Cadena de Custodia Mauricio Saldaña, Auditor en entrenamiento. 2 a visita de vigilancia 3 a visita de vigilancia 4 a visita de vigilancia Revisión: Gerente de proyecto de la filial: Andrés Chappuzeau Fecha: 13 Julio 2015 Reporte Aprobado Por: Fernando Tapia Fecha: 13 Julio 2015 Certificado Aprobado por: Andrés Chappuzeau Fecha: 13 Julio 2015 Base de datos registrada por: FTC Fecha: 13 Julio 2015 Información de Empresa Categoría Modalidad de Contabilización Cantidad aproximada de empleados Procesador Primario Control de Inventario, Crédito de Volumen Ver Lista de Multisitio CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 2 of 11

3 LV-CC Página 3 de 11 Información de productos Certificados Nombre de Producto Código de categoría de producto Descripción Código de Especie Volúmenes anuales vendidos Paperboard N/A Cartulina Estucada N/A (Ton) CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 3 of 11

4 LV-CC Página 4 de 11 ÍNDICE 1. RESUMEN SISTEMA EN REVISIÓN IDENTIFICACION DE CONTROLES Y PUNTOS CRITICOS DE CONTROL Planta Maule y Valdivia 8 4. cambios en los productos producidos o suministros de materia prima cambios en el estándar CERTFOR la evaluación... 9 Apéndice A Solicitudes de acción correctiva Apéndice B Observaciones APÉNDICES Apéndice A Apéndice B Registro de Solicitudes de acción correctiva Registro de Observaciones DOCUMENTOS ASOCIADOS Marcar los documentos pertinentes con una x AD 20 Itinerario x AD 21 Registro de asistencia de las reuniones de apertura y de cierre x LV-CC Lista de verificación de SGS de certificación de Cadena de custodia Vigente y evaluación de la compañía para DDS x CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 4 of 11

5 LV-CC Página 5 de 11 LV-MS-2013 Información de los miembros del Grupo o Multisitio y Observaciones del sistema de manejo x CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 5 of 11

6 LV-CC Página 6 de RESUMEN 1.1 Descripción del tenedor del certificado Este informe presenta los resultados de una evaluación del control de la cadena de custodia de Cartulinas CMPC S.A. en Chile, llevada a cabo por SGS el al El objetivo era evaluar las operaciones según los requisitos CERTFOR Cadena de Custodia, el Programa de Certificación Forestal de SGS acreditado por INN. Cartulinas CMPC S.A., es una empresa perteneciente a CMPC Papeles S.A., filial de Empresas CMPC S.A. Cartulinas CMPC S.A., es una empresa privada chilena que produce cartulina, fabricada en sus plantas de Maule y Valdivia, principalmente con fibras vírgenes obtenidas de Pino Radiata y de Eucalipto Spp. Cartulinas CMPC-Planta Maule, tiene a la fecha una capacidad de producción de aproximadamente toneladas anuales (2014) de cartulina con proyecciones de t/año para el año Cartulinas CMPC-Planta Valdivia, tiene a la fecha una capacidad de producción de aproximadamente toneladas anuales (2014) de cartulina. La producción está orientada principalmente a los mercados internacionales y una parte para el consumo local. 1.2 Cambios en el alcance del Certificado, información de contacto, sistema de manejo o persona de contacto Cambios Cambio en el alcance, cambio a Multisitio, ingreso de Planta Valdivia. 1.3 Resultados La tabla a continuación brinda un resumen progresivo de las conclusiones alcanzadas en cada evaluación. Ver el Apéndice A para un registro completo de las Acciones correctivas declaradas. Visita de vigilancia nº: Breve descripción de los asuntos que fueron difíciles de evaluar 1ra Visita de Vigilancia La auditoría comenzó con una reunión de inicio con el cliente en Oficina Comercial de Santiago, la cual fue dirigida por el Auditor en entrenamiento (se presentan en el Anexo las Hojas de Asistencia AD 21). En dicha reunión se explicó el proceso de auditoría, el tratamiento de las no conformidades y se confirmó el alcance de la certificación. Se examinaron los procedimientos operativos de todas las etapas del proceso productivo poniendo especial atención en los puntos críticos de control (compra de materia prima y venta de producto elaborado). Se visitaron los siguientes sitios: Oficina Comercial en Santiago Planta Maule. Planta Valdivia Cantidad de SAC levantadas Cantidad de SAC que aún continúan sin ser resueltas Nuevas SAC declaradas Recomendación: En dichos sitios se visitaron las diferentes divisiones, se entrevistó personal y se observaron las operaciones e instalaciones para recoger evidencias que permitan verificar concordancia con los requisitos del estándar CERTFOR y cumplimiento de los procedimientos de la empresa. 1 SAC nueva declarada 0 SAC sin ser Resueltas 0 SAC Levantadas La Cadena de custodia de Cartulinas CMPC S.A debe permanecer certifica y cambiar a Multisitio dado que: El sistema de manejo es capaz de asegurar que todos los requisitos del(los) estándar(es) correspondiente(s) ha(n) sido cumplido(s) en todas las áreas abarcadas por el alcance de la evaluación; y El tenedor del certificado ha demostrado, sujeto a las acciones correctivas específicas, que el sistema de manejo descrito está siendo implementado de modo coherente en todas las áreas incluidas en el alcance del certificado. CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 6 of 11

7 LV-CC Página 7 de SISTEMA EN REVISIÓN La Recepción de materias primas fibrosas comienza con la llegada del transporte a la planta, en ese momento es recibido por el personal de recepción. Para el caso de Celulosa se solicita la guía de despacho y se adjunta una orden de compra emitida por Cartulinas CMPC, conjuntamente se registra la hora de llegada del transporte y el número de patente del camión. Para el caso de recepción de madera se solicita la guía de despacho y se adjunta la orden de compra emitida por Cartulinas CMPC, se registra la hora de llegada del transporte y el número de patente del camión. Todos los datos registrados y verificados son ingresados al Sistema de Información madera (SIM), generándose una interface con el sistema SAP, el cual crea automáticamente un parte de entrada de mercancía. El transporte autorizado para ingresar, es destinado hacia cancha madera con guía de despacho. La pulpa Termo mecánica se obtiene del procesamiento de las astillas en el proceso BTMP. La pulpa que se obtiene aquí puede pasar directamente a preparación para la máquina papelera o ser almacenada en pilas en el patio de materias primas fibrosas, donde alimenta posteriormente a la máquina papelera. La cartulina consiste en cuatro capas que son integradas para formar el producto final. Cada una de las capas cumple una función específica y está hecha en base a distintas combinaciones de materias primas. Una vez que todas las capas se encuentran en los distintos cajones de entrada, se pasa a la máquina papelera propiamente tal. Aquí se produce la integración y adherencia de las distintas capas. Los consumos y producción de fibras preparadas se registran mensualmente en el Informe de Fibras y Servicios de cierre mensual, que es enviado por la unidad de costos. Cada una de las unidades producidas en las plantas de Cartulinas CMPC S.A., rollos y pilas, son debidamente etiquetadas, en el proceso final de embalado. Las etiquetas por producto pueden ser 1 ó 2, dependiendo de la necesidad del cliente. Las etiquetas tienen una serie de datos tales como: cliente, Nº de pedido, orden de compra, tipo de producto y su código interno, país de procedencia, gramaje estándar, calibre, formato en mm, metros lineales, peso, etc. Todas las etiquetas incluyen el código de la unidad (caracteres y código de barra), el cual permite hacer la trazabilidad del producto, y de esta manera poder saber cuándo se fabricó, en que máquina y que día. El código de la unidad consiste en 12 caracteres, norma TAPPI. Además, existe un concepto de TRACK, que corresponde a una identificación simplificada (6 dígitos) de cada unidad y asociada al código TAPPI correspondiente. Este se asigna a la unidad, una vez creada en cualquiera de las máquinas productivas (bobinadora, cortadoras, etc.). Previo al uso del logo en producto y fuera de producto se solicitará previamente una autorización escrita por parte de SGS, la casa certificadora. El cálculo del factor de conversión asociado al proceso se realiza considerando los ingresos de materias primas fibrosas y la producción vendible. La información de ingreso se obtiene desde el sistema SAP (detalle), posteriormente esta información alimenta el Cierre Mensual Depto. Fibras y Servicios. El producto final vendible se obtiene desde el Reporte de Producción Máquina Papelera. CMPC Celulosa Recepción Planta Valdivia Bobinadora Cancha de acopio Materias primas Fibrosas -Madera -Celulosas -Recorte - Pulpa BTMP - Recorte - Celulosas Blancas - Celulosas Café Estuco Aditivos Máquina Papelera Vapor Agua Aire Sala de Conversión Rollos Pilas BP (GC) Ventas Planta Efluentes (Tto. 1 y 2º). Bodega Semielaborados CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 7 of 11

8 LV-CC Página 8 de IDENTIFICACION DE CONTROLES Y PUNTOS CRITICOS DE CONTROL PLANTA MAULE Y VALDIVIA PCC Riesgo de mezcla Controles Compra de materia prima Recepción Etiquetado Riesgo Bajo Se dispone de dos proveedores ( empresas certificadas del mismo grupo del grupo) con experiencia en temas de cadena de custodia FSC Riesgo Bajo Toda la madera viene con guías de despacho que especifica el tipo de madera Riesgo Bajo Las etiquetas se generan automáticamente. Controles altos Se especifica en las compras el tipo de material solicitado. Se verifica el proveedor previa compra de material en forma periódica, considerando que el proveedor es una compañía del mismo holding. Controles altos Se dispone de personal de recepción debidamente capacitado y experiencia en controles de guías de despacho. Si la guía de despacho del camión no tiene relacionada una orden de compra o no evidencia tener los códigos de certificación, la materia prima no puede ingresar a la planta. Controles altos El sistema Optivisión asigna a cada pedido el atributo si es certificado y que certificado dispone. A partir de esta orden se activa la identificación en las etiquetas, las cuales disponen entre otra información la orden de compra, número de pedido, orden de producción Numero de Embarque y atributo de certificación. Despacho Riesgo Bajo La declaración y códigos de certificados se encuentran predefinidos en el sistema por lo cual el despachador debe corroborar la información respecto a los requisitos del estándar. Ventas Cuenta de Créditos Riesgo Bajo Existen cupos asignados mensualmente por mercado en función a la planilla de créditos generada. Cada Agente puede vender como máximo la cantidad de crédito disponible para el mes entrante. Riesgo Bajo La cuenta de crédito es gestionada por personal de planta Maule y Valdivia competente y con experiencia Control alto El sistema Optivision: asigna a cada pedido si es certificado y que certificado dispone. El pedido generado descuenta el cupo disponible para el mercado y país. El pedido lleva una pro-forma o confirmación del cliente. La confirmación identifica si el material es certificado. La cuenta de créditos es administrada por personal competente quien asegura las cantidades. 4. CAMBIOS EN LOS PRODUCTOS PRODUCIDOS O SUMINISTROS DE MATERIA PRIMA No hay cambios 5. CAMBIOS EN EL ESTÁNDAR CERTFOR Tema Checklist de auditoría Hallazgo Se aplica la nueva versión de Reporte LV-CC que incluye la nueva enmienda 2013 del estándar CERTFOR ratificada por Certfor Chile CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 8 of 11

9 LV-CC Página 9 de LA EVALUACIÓN 6.1 Proceso La Evaluación se llevó a cabo siguiendo los pasos descriptos a continuación: Reunión de apertura Tuvo lugar una reunión de apertura en la que se explicó el alcance de la evaluación, se establecieron los calendarios y se completó el registro de asistencia (AD-21). El tiempo de la auditoría se calculó según el PI Determinación Días de Auditoría. 6.2 Asignación de tiempo Días hombre 5 Días Metodología y base teórica Se evalúa la compañía respecto del estándar Certfor 2007 enmienda Se visitó el sitio Planta Maule, Planta Valdivia y oficina Comercial. El tiempo es suficiente para el desarrollo exitoso del proceso de auditoría 6.3 Metodología de muestreo de sitio (para grupos, multi sitio y tercerización) Metodología de muestreo y base teórica Se visitan todos los sitios incluidos en el alcance de cadena de custodia es decir: Planta Maule, Planta Valdivia y Oficina Comercial Santiago No existen servicios tercerizados Resumen y Reunión de cierre Una vez finalizada la evaluación de campo, los hallazgos se presentaron a la compañía durante la reunión de cierre. Se declaran todas las áreas de no conformidad según dos tipos de Solicitudes de Acción Correctiva (SAC): SAC mayores: que deben ser atendidas y reevaluadas antes de que se proceda a la certificación; y SAC menores: que no impiden la certificación, pero que deben ser atendidas dentro de un tiempo límite acordado y que serán evaluadas durante la primera visita de vigilancia. Referirse al Apéndice A para ver los registros completos de todas las SAC. Referirse al Apéndice B para ver un registro completo de todas las Observaciones registradas. CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 9 of 11

10 LV-CC Página 10 de 11 APÉNDICE A 7. SOLICITUDES DE ACCIÓN CORRECTIVA SAC Nº Indicador Detalles de la SAC Registrada con fecha> vencimiento> levantamiento> No conformidad: La organización tiene un programa de capacitación pero no siempre asegura que todas las personas que tienen responsabilidades en la Cadena de Custodia han recibido oportunamente instrucción relacionada con su área de responsabilidad. Evidencia objetiva: Planta Valdivia y Maule La compañía presenta debilidad en cuanto a la comprensión y conocimiento de las responsabilidades específicas de cada punto de control crítico. No todo el personal demuestra conocer los procedimientos aplicables contenidos en el manual de cadena de custodia bajo su responsabilidad Evidencia del levantamiento: Registrada con fecha> vencimiento> levantamiento> No conformidad: Evidencia objetiva: Evidencia del levantamiento: Registrada con fecha> vencimiento> levantamiento> No conformidad: Evidencia objetiva: Evidencia del levantamiento: CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 10 of 11

11 LV-CC Página 11 de 11 APÉNDICE B 8. OBSERVACIONES Nota de guía: Las observaciones manifestadas para el período completo de certificación debe mantenerse en cada informe. Incluir los números de las listas de verificación y la referencia a las cláusulas correspondientes en la columna de indicadores. La fecha de cierre solamente se completará una vez que se haya levantado la observación. OBS Nº Indicador Detalles de la observación Registrada con fecha> dd mm aa levantamiento> dd mm aa Observación: Evidencia de seguimiento: Registrada con fecha> dd mm aa levantamiento> dd mm aa Observación: Evidencia de seguimiento: Registrada con fecha> dd mm aa levantamiento> dd mm aa Observación: Evidencia de seguimiento: Fin del Resumen Público CONFIDENTIAL Document: Issue n : Page n : 11 of 11