Tema: CREACIÓN y FORMATEO DE HOJAS ELECTRONICAS EN EXCEL 2013.

Transcripción

1 Empremática, Guía 4 1 Tema: CREACIÓN y FORMATEO DE HOJAS ELECTRONICAS EN EXCEL Objetivos Identificar las herramientas de una hoja de cálculo. Diferenciar los elementos y objetos de una hoja de cálculo. Introducción s un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier tipo de operación matemática, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas más. E Excel no solo trabaja con herramientas de cálculos, también incluye una serie de gráficos mejorados para realizar estadísticas visuales. A diario, mientras utilicemos una computadora, muchos de nosotros hemos utilizado Excel alguna vez. Si eres un usuario normal, de seguro que has abierto Excel y has realizado un par de cálculos; pero si eres todo un profesional, Excel ha sido tu compañero inseparable por varios años. En esta versión, Excel 2013 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo con datos si antes creías que Excel era rápido, ahora te sorprenderás con las diversas cosas que puede hacer con tan solo un clic o un toque. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto Valores numéricos, fechas y datos horarios Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas. Además, un programa como Excel 2013 contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. Excel 2013 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del

2 2 Empremática, Guía 4 ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta filas y columnas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., XFD), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., ). Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)1. Como se ha apuntado, con Excel 2013 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones. Dependiendo de las necesidades del usuario La utilización de Excel 2013 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt. + La letra subrayada de cada menú o comando para seleccionar, etc. Conceptos claves: Hoja de trabajo. Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas. Cada Libro de Excel contiene 1, filas y 16,384 columnas. Cada columna está etiquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA, seguida por AB y así sucesivamente. La última columna en una hoja es XFD. Cada fila está etiquetada usando un número, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila 1, Celda. Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un único nombre llamado dirección de celda. Una dirección de celda es la designación formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en la intersección de la columna A y la fila 8 es llamado celda A8, y A8 es su dirección de celda. Puntero de celda. El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja. Celda Seleccionada Actualmente. Usted hace clic en una celda para seleccionarlo. Excel identifica la celda seleccionada actual, también llamada la Celda Activa, rodeándola con un

3 Empremática, Guía 4 3 borde verde grueso que contiene un pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha. Ese pequeño cuadrado verde es llamado Controlador de Relleno. Rango. El termino rango refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Para identificar un rango, usted utiliza una combinación de dos direcciones de celdas: las direcciones de la celda en la esquina superior izquierda del rango. Y la dirección de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Un signo dos puntos (:) separa las dos direcciones de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4. Procedimiento EJERCICIO NO.1: CÓMO CARGAR EL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL. a. Hacer clic en el botón de Iniciar ubicado en la barra de tareas. b. Elegir la opción Programas. c. Seleccionar Microsoft Office d. Dar clic en Excel e. dar un clic en Libro en blanco y después en Aceptar

4 4 Empremática, Guía 4 EJERCICIO NO.2: EDICIÓN DE DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Digitar la siguiente información: Grabar este archivo con el nombre de Guia6. Bueno ahora realizaremos varios ejercicios para mejorar la apariencia de nuestras hojas de trabajo, para ello haremos lo siguiente: EJERCICIO NO.3: MEJORAR APARIENCIA EN LAS CELDAS. 1. Nos ubicamos con el puntero de la celda en el dato que dice CODIGO, desde ese dato vamos a seleccionar toda esa fila hasta llegar al dato de TOTAL y después hacia abajo hasta sombrear todo los datos. Algo así: 2. Ahora nos vamos al menú de la opción Inicio y nos vamos al lado derecho y buscamos la opción de Dar formato como tabla, le damos clic a la flechita:

5 Empremática, Guía 4 5 De esta opción seleccionamos el formato que más le guste. Nos aparece otra ventanita y le damos Aceptar. Posiblemente los títulos de las columnas posean una flechita, para quitarla darle clic en la opción de Datos y un clic en el botón de Filtro. o 3. Ahora vamos a seleccionar todos los datos que es encuentran debajo de los encabezados y les vamos a colocar un borde alrededor de las celdas. Seleccionar las celdas, nos vamos a buscar el botón de Bordes, le damos un clic a la flechita y terminamos con un clic en la opción de Todos los bordes. 4. Haremos el mismo proceso de los BORDES pero a los datos que dicen lo siguiente: Hasta quedar todo con bordes.

6 6 Empremática, Guía 4 EJERCICIO NO.4: INSERTAR COMENTARIOS A UNA CELDA. Ahora aprenderemos a colocarle comentarios a algunas celdas que serán muy importantes en nuestras tareas cotidianas: 1. Ubicar el puntero de celda en la celda donde posee el dato de MAXIMO 2. Darle un clic derecho a esa celda, para que nos aparezca un menú rápido. 3. Le damos un clic a la opción de Insertar comentario 4. Y nos aparece un recuadro, en el cual digitaremos lo siguiente: Se refiere al valor máximo de cada columna. 5. Y damos un clic fuera del recuadro 6. Ahora aparece un seña de color rojo dentro de la celda, que al acercar el mouse nos aparece lo que hemos escrito. COLOCARLES UN SIMBOLO MONETARIO A UNAS CELDAS NUMERICAS: Ahora aprenderemos a colocarle un símbolo monetario a una serie de números, para ello seleccionaremos los números que se encuentran debajo de la celda SALARIO X HORA, los cuales son varios números. Después nos vamos al menú de iconos de la parte superior de la pantalla y buscamos el botón que posee un símbolo monetario que en este caso es el dólar. Allí nos aparecen varios números tendrán otro formato. formatos pero nosotros ocuparemos el del dólar y con esto los COMO INSERTAR UNA COLUMNA: Revisando la información de la Hoja1, nos hemos dado cuenta que nos falta insertar una columna antes de la última que es TOTAL, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda que posee ese dato.

7 Empremática, Guía 4 7 Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un menú desplegable, buscamos la opción de INSERTAR y le damos un clic. Seleccionamos la opción de Insertar toda una columna a la izquierda y Aceptar y listo. Ahora esa columna se llamara BONO. COMO INSERTAR UNA FILA: Revisando la información de la Hoja1, nos hemos dado cuenta que nos falta insertar una fila arriba del dato del nombre de ANGELICA, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda que posee ese dato. Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un menú desplegable, buscamos la opción de INSERTAR y le damos un clic en Filas de la tabla arriba. Ahora esa fila tendrá estos datos: RT56, COMPRAS, Tu Apellido, Tu Nombre, 30, respectivamente en cada columna. COMO INSERTAR UNA IMAGEN DECORATIVA A LA HOJA DE TRABAJO: Con sus conocimientos de Internet y de inserción de imágenes, necesitamos buscar con la ayuda del el logotipo de la empresa FERRARI, buscar la imagen, descargarla, grabarla en MIS DOCUMENTOS y después pegarla en nuestro archivo en la posición que se nos presenta a continuación. INSERTAR UNA TEXTO WORDART DECORATIVO A LA HOJA DE TRABAJO: Para mayor vistosidad a nuestra hoja de trabajo, necesitamos insertar un texto tipo WordArt a la izquierda de la imagen de FERRARI, y su texto seria la palabra FERRARI.COM utilizando el botón de WORDART ubicado en el menú de INSERTAR. Ver el siguiente ejemplo:

8 8 Empremática, Guía 4 INSERTAR HOJAS NUEVAS A NUESTRO ARCHIVO: En la parte inferior de nuestra pantalla tenemos únicamente la Hoja1 y necesitamos 3 hojas nuevas más. Para ello le daremos tres veces clic al símbolo hoja1 e irán apareciendo las demás hojas. Hasta quedar así: que se encuentra a la par de la A cada una le podemos cambiar el nombre que poseen dándole doble clic en él, hacerlo para que queden así: Ahora copiaremos todo el contenido de la hoja de FEBRERO a las otras 3 hojas, siguiendo los pasos a continuación: Estando en la hoja de FEBRERO le damos un clic al botón de SELECCIONAR TODO que es este: Y en este momento se sombrean todos los datos Ahora damos CTRL + C o la otra manera de COPIAR, clic en INICIO y después clic en COPIAR. Con el mouse le damos un clic a la hoja de MARZO y movemos el puntero de celda a la celda A1 y aquí damos CTRL + V o la otra manera de PEGAR, es clic en INICIO y después PEGAR. Repetimos este paso anterior en las hojas de ABRIL y MAYO. Ahora a las otras 3 hojas cambiarles el aspecto para que se vean diferentes. OK Actualizar el archivo

9 Empremática, Guía 4 9 Y por último cerrar este archivo de la guia6 y abrir en pantalla el archivo extra llamado TAREA DE EXCEL que posee 3 hojas. A las primeras 2 darle el aspecto que ustedes desean. A partir de hoy a las siguientes prácticas de Empremática se estarán utilizando estos 2 archivos así que no olvidarlos para los siguientes días. La práctica ha finalizado, nos podemos ir.