Herramientas Para el Registro y Obtención de datos Estadísticos

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1 Herramientas Para el Registro y Obtención de datos Estadísticos Manual Práctico de RAYEN Explicaciones paso a paso Aprendizaje visual e intuitivo Glosario de Términos 1

2 Contenido Introducción 3 Capítulo 1: Conceptos Generales RAYEN en pocas líneas 4 Como acceder al Programa 4 Menú del Subsistema Atención 5 Capítulo 2: Atención Individual La Interfaz 6 Registro de Atención Individual 8 Modificar una Atención Individual 12 Capítulo 3: Registro de Atención Grupal La Interfaz 15 Registro de Actividad Grupal Realizada y personas que Asistieron 16 Capítulo 4: Registro de Atención Comunitaria La Interfaz 19 Capítulo 5: Gestión y Estadística Introducción 22 REMS La Interfaz 23 Obtención del Resumen Estadístico Mensual y Semestral 24 Obtención de Informe de Casos GES 26 Informe de Enfermedades Respiratorias 28 Obtención de Monitoreo de Actividades 30 Obtención de Otros Informes Estadísticos 32 Instructivos REMS 33 Capítulo 6: Ejercicios Guiados Ejercicios Prácticos 34 Capítulo 7: Glosario Definición de Términos 35 Registro de Atención Comunitaria 20 2

3 Herramientas Para el Registro y Obtención De datos Estadísticos Introducción Uno de los elementos importantes para un establecimiento de salud, es el control de sus datos estadísticos. Para llevar a cabo esta tarea, RAYEN cuenta con un grupo de herramientas, que permiten a los encargados de estadística, tener un monitoreo de los datos ingresados en cada atención de salud, además de registrar atenciones de tipo grupal y comunitaria. El presente manual, tiene como objetivo indicar paso a paso, el procedimiento para registrar estos datos a través de un Subsistema denominado Atención. Entregar los conocimientos para poder monitorear estos datos, que llevarán al usuario finalmente a obtener los REM, y finalmente facilitar las herramientas existentes en RAYEN para la obtención de informes que contemplan diversa información tanto clínica como administrativa. 3

4 CAPÍTULO 1. CONCEPTOS GENERALES RAYEN en pocas líneas Es una aplicación web, que contiene diversos subsistemas creados para la gestión clínica y administrativa. Es una herramienta amigable y ágil, permitiendo al usuario trabajar de manera sencilla en las funcionalidades que le competen, según el área en la que se desempeña dentro del establecimiento. Cómo acceder al programa Luego de haber sido instalada la aplicación, para acceder a RAYEN, deberá realizar los siguientes pasos: 1) Haga dos clic sobre el ícono del programa 2) Ingrese el Login de Usuario, señalado por el Administrador del Sistema 3) Presione la tecla Enter 4) Ingrese su clave de usuario 5) Presione la tecla Enter o haga clic en el botón Entrar. 4

5 Menú del Subsistema Atención HERRAMIENTAS PARA EL REGISTRO Una vez dentro del Sistema RAYEN, si cuenta con los roles correspondientes, podrá acceder al menú del Subsistema, tal cual lo muestra la siguiente imagen: Opciones del Menú del Subsistema Atención Una vez conocidas las opciones de menú, ya podemos revisar en detalle cada una de las funcionalidades de este Subsistema 5

6 CAPÍTULO 2. ATENCION INDIVIDUAL La Interfaz Antes de comenzar a utilizar la opción para registrar Atenciones Individuales, debe conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuación podrá observarlos. Registro de Atención Individual Barra de Herramientas Listado de Pacientes por Tipo de Atención Registro de Diagnósticos Registro de Actividades Realizadas 6

7 Buscar Atenciones Individuales Registradas Barra de Herramientas Filtros para Búsqueda de Atenciones Registradas Listado de Atenciones Encontradas 7

8 Registro de Atención Individual Es muy importante destacar que esta opción está creada con la exclusiva finalidad de incorporar las actividades realizadas en una atención en los siguientes casos: Que un Box no cuente con computador y por lo tanto el Funcionario Prestador no puede trabajar con la Ficha Clínica Electrónica. Que el Centro de Salud aún no tenga implementado en ningún Box, el trabajo con dicho Subsistema. Que se requiera registrar algún procedimiento realizado a un paciente tal como una Toma de Muestras o Curaciones. Para incorporar actividades individuales, se deberán seguir los siguientes pasos: 1.- Primero deberá ingresar a la opción correspondiente. Para ello deberá entrar al menú del subsistema y posteriormente hacer clic en la primera opción. 2.- Una vez dentro de la ventana, deberá indicar la fecha de atención, nombre del profesional y tipo de atención, para que el sistema busque y visualice la lista de personas citadas, según los criterios ingresados. 3.- Una vez visualizada la lista, usted deberá seleccionar el nombre de la persona a la cual desea registrar los datos mínimos de su atención (Diagnósticos y Actividades Realizadas). 8

9 4.- Posteriormente deberá indicar los datos correspondientes a: Incidencia del Diagnóstico Descripción o código de Diagnóstico Diagnóstico con sus propias palabras Estado del Diagnóstico (Sospecha, Confirmado, Cierre de Caso o Alta, Alta GES) En caso de tratarse de una mujer, deberá indicar la Edad Gestacional (Si se encuentra embarazada), además del Ciclo Vital Femenino. En caso de tratarse de un Diagnóstico AUGE, el sistema lo alertará con una cruz roja y aparecerá con un ticket en el check box: GES. 5.- Una vez ingresados los datos antes mencionados, deberá seleccionar el botón: Agregar. Es importante destacar que Cuando se agrega un diagnóstico de tipo ENO (Enfermedad de Notificación Obligatoria), el sistema lo alertará con la imagen de una bandera roja. 9

10 6.- El sistema traspasará automáticamente los datos a una lista de Diagnósticos de la Atención. 7.- Si requiere eliminar un diagnóstico de la lista, deberá seleccionarlo y posteriormente presionar el botón: Eliminar. 8.- Si necesita incorporar más diagnósticos a la lista, bastará con repetir todos los pasos antes mencionados. 9.- Ya indicados todos los diagnósticos, podrá registrar las actividades realizadas al paciente en su atención, para esto deberá registrar os siguientes datos: Código o Nombre de la Actividad y Cantidad de veces realizadas (Exclusivo para Actividades Dentales). 10. Para incorporar la actividad seleccionada en la lista, deberá presionar el botón: Agregar El sistema traspasará automáticamente los datos a una lista de Actividades Realizadas en la Atención. 10

11 12.- Si requiere eliminar una Actividad de la lista, deberá seleccionarla y posteriormente presionar el botón: Eliminar Una vez incorporados todos los datos de la Atención, referentes a diagnósticos y Actividades, podrá grabarlos presionando el botón: Guardar Atención, ubicado en la barra de herramientas El sistema desplegará un mensaje, alertando que la operación fue exitosa. 11

12 Modificar una Atención Individual Es muy importante destacar que esta opción está creada con la finalidad de modificar sólo la actividad o diagnóstico de atenciones ya guardadas a través de la opción de Registro de Atención Individual. Para modificar una atención, debe seguir los siguientes pasos: 1.- Primero deberá ingresar a la opción correspondiente. Para ello deberá entrar al menú del subsistema y posteriormente hacer clic en la primera opción. 2.- Una vez dentro de la ventana, deberá seleccionar la pestaña: Buscar Atenciones Individuales Registradas. 3.- Posteriormente debe seleccionar los filtros por los que desea que el sistema, busque las atenciones registradas y presionar el botón: Buscar. Los filtros no son obligatorios y las opciones disponibles son: Rango de Fechas Funcionario Prestador Tipo Atención Usuario. 12

13 4.- Una vez que el sistema despliega las atenciones encontradas, según los filtros indicados. Usted podrá revisar la lista de atenciones. Además al seleccionar una atención, haciendo doble clic sobre el nombre de la persona, en el lado derecho de la ventana se mostrará la información detallada de la atención registrada. 5.- Si desea modificar los datos de la atención seleccionada, debe hacer clic sobre el botón: Modificar Atención, ubicado en la barra de herramientas. 6.- El sistema tomará los datos de la atención y los desplegará en la ventana de Registro de Atención Individual, dejándolos en un estado de edición, en el que permite modificar los datos deseados. 13

14 7- En el ejemplo anterior podemos ver que la atención registrada, tiene un diagnóstico de Bronquitis Aguda y una actividad de Morbilidad. Por lo tanto si se desea modificar en este caso, la actividad de Morbilidad, debe seleccionar el nombre de la actividad y presionar el botón: Eliminar. 8.- Posteriormente debe incorporar la nueva actividad. Para esto debe seleccionarla, por ejemplo: Consulta Otras Respiratorias. 9.- Luego, para incorporar la actividad en la lista, debe presionar el botón: Agregar Para registrar la modificación de los datos, debe presionar el botón: Guardar Atención Finalmente el sistema arrojará un mensaje, señalando el éxito de la modificación realizada. 14

15 CAPÍTULO 3. REGISTRO DE ATENCION GRUPAL La Interfaz Antes de comenzar a utilizar la opción para Entregar Alimentos, deberá conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuación podrá observarlos. Registro de Atención Grupal Barra de Herramientas Filtros para Buscar Atenciones Actividad a Registrar como Realizada Listado de Citas Grupales Listado de Usuarios Citados 15

16 Registro de Actividad Grupal Realizada y personas que asistieron Para llevar un registro de las Educaciones Grupales realizadas, usted cuenta con la opción de Registro de Atención Grupal, que le permite identificar la actividad específica que se llevó a cabo, indicando las personas que asistieron a ella. 1.- Para ingresar a la opción de Registro de Atención Grupal, debe seleccionar el módulo Atención y luego hacer clic en la segunda alternativa. 2.- Una vez dentro de la opción, debe seleccionar la fecha en que se agendó la Atención Grupal, y el nombre del funcionario a cargo de la Atención. 3.- Posteriormente debe indicar el nombre del Tipo de Atención y luego hacer clic en el botón: Buscar. Con esta acción el sistema buscará y luego desplegará los datos de la Atención que se desea registrar. 16

17 4.- El siguiente paso es marcar con un ticket, a las personas que asistieron a la Educación Grupal. Es importante destacar que este dato debe haber sido chequeado en el momento de la atención, utilizando la hoja de asistentes emitida por Some, al momento de efectuar la cita de los pacientes. La Hoja emitida y que debe ser utilizada es la siguiente: 5.- En la ventana de registro debe marcar las personas asistentes a la atención, pinchando el casillero ubicado al lado izquierdo del nombre de cada paciente. De esta forma aparecerá un ticket. Es importante Recordar que Los asistentes deben haber sido chequeados en el momento de la atención, utilizando la hoja de asistentes emitida por Some, al momento de efectuar la cita de los pacientes. 17

18 6.- Una vez marcados los asistentes, debe ingresar la actividad realizada y presionar el botón: Agregar, de esta forma quedará ingresada la actividad específica realizada en la atención grupal. 7.- Para registrar los datos, debe presionar el botón: Guardar Atención, ubicado en la barra de herramientas. 8.- Finalmente el sistema arrojará un mensaje, confirmando la acción realizada. 18

19 CAPÍTULO 4. REGISTRO DE ATENCION COMUNITARIA La Interfaz Antes de comenzar a utilizar la opción para el Registro de Atención Comunitaria, deberá conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuación podrá observarlos. Registro de Atención Comunitaria Barra de Herramientas Filtro para Buscar Atenciones Listado de Actividades Comunitarias Ingresadas 19

20 Registro de Atención Comunitaria Esta opción permite registrar a través de un breve proceso, las actividades de tipo comunitarias que haya realizado algún funcionario fuera del establecimiento de salud. Para llevar a cabo esta operación, debe realizar los siguientes pasos: 1.- Para ingresar a la opción, debe seleccionar en el menú Atención, la tercera alternativa disponible: Registro de Atención Comunitaria. 2.- Una vez dentro de la ventana de registro, debe seleccionar los filtros necesarios, y luego el botón: Buscar, para que el sistema realice la búsqueda de los Tipos de Atención, programados como Atenciones Comunitarias. 3.- Posteriormente deberá indicar la Entidad a la cual se le realizó el Tipo de Atención seleccionado. Es importante mencionar que Si en el listado, no aparece una entidad deseada, ésta se puede crear directamente desde la ventana. Para esto debe escribir el nombre de la Entidad y luego mantener presionada la tecla Ctrl, mientras aprieta una vez la tecla Enter. (Ctrl + Enter). 20

21 4.- Una vez seleccionada la Entidad, debe indicar la actividad realizada y posteriormente presionar el botón: Agregar. 5.- El sistema mostrará una lista con las actividades agregadas. 6.- Para grabar las atenciones comunitarias, debe hacer clic en el botón: Guardar. 7.- Finalmente, el sistema arrojará un mensaje, indicando el éxito de la operación. 21

22 CAPÍTULO 5. GESTION Y ESTADISTICA Introducción Una de las grandes ventajas presentes en el sistema RAYEN, es la posibilidad de obtener en forma automática los diferentes datos estadísticos solicitados por el Ministerio de Salud. Es así como gracias a la alimentación de datos proveniente de los diferentes módulos contenidos en RAYEN, el obtener estos informes es muy ágil y amigable, logrando un ahorro en tiempo y recursos, permitiendo también una redistribución de las labores de los funcionarios que se dedicaban exclusivamente al conteo de los datos en forma manual. Los informes de tipo estadístico que entrega RAYEN son: REMS Informe Casos GES Informe Enfermedades Respiratorias Centinelas Enfermedades de Notificación Obligatoria Consolidado Enfermedades de Notificación Obligatoria Detalle Enfermedades Respiratorias con EPOC y Otras Extensión Horaria Medicamentos Distribuidos por Patologías con GES Informe Semanal Extensión Horaria Monitoreo Epidemiológico en Centros Centinelas IRA Monitoreo Epidemiológico en Centros Centinelas ERA Monitoreo Influenza Monitoreo Influenza Casos Confirmados Monitoreo Fila Monitoreo Garantía Sistema Vigilancia Alimentario Nutricional Vigilancia de Diarrea Vigilancia Epidemiológica de Enfermedades Monitoreo de Actividades Monitoreo de Inasistentes Monitoreo de Vacunas Índice de Actividad de Atención 22

23 REMS La Interfaz Antes de comenzar a utilizar la opción para obtener los REMS, deberá conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuación podrá observarlos. Generación de REMS Establecimiento al que está Conectado Lista de REMS Disponibles a Obtener Botones para Generar REM o Cerrar Ventana Filtros para realizar una Obtención de Datos Personalizada 23

24 Obtención del Resumen Estadístico Mensual y Semestral Para poder obtener los datos solicitados en los REM, por el Ministerio de Salud. Deberá realizar pasos simples y explicados a continuación: 1.- El primer paso es ingresar al módulo de herramientas, y una vez ahí, debe seleccionar la tercera opción denominada: Rems. 2.- Una vez dentro de la ventana, el sistema tiene seleccionado por defecto el año y mes actual. Si usted desea cambiar estos datos, debe simplemente seleccionar los filtros que requiera según los datos que necesita obtener. Si desea obtener información de acuerdo a un rango de fechas personalizado, debe sacar el ticket de Elegir Mes y posteriormente seleccionar el rango de fechas requerido. 3.- El tercer paso es seleccionar el REM que requiere, tickeando el check point correspondiente. 24

25 4.- Finalmente para pedirle al sistema que genere la información, debe seleccionar el botón: Agregar. 5.- De acuerdo a los filtros seleccionados y según la información registrada a través de la Ficha Clínica y Atención Individual, el sistema contabilizará los datos y generará el REM seleccionado, mostrándolo por pantalla. Es importante destacar que Los datos arrojados en los REM y REM P, son obtenidos exclusivamente de la información registrada a través de la Ficha Clínica, por lo tanto, la veracidad de los datos depende directamente de que la información registrada por los funcionarios, sea fidedigna. 25

26 Obtención de Informe de Casos GES La ventaja que presenta poder contar con un informe de estas características, es que permite al funcionario encargado de traspasar los datos a SIGGES, obtener un informe diario, sin la necesidad de trabajar con los formularios en papel, ya que RAYEN, a través de este informe, entrega todos los datos que se requieren para registrar los casos a través de SIGGES. Para poder obtener un informe con los casos GES atendidos, debe realizar una serie de pasos simples y explicados a continuación: 1.- El primer paso es ingresar al módulo de herramientas, y una vez ahí, debe seleccionar la cuarta opción denominada: Informe Casos Ges. 2.- Una vez dentro de la ventana, debe seleccionar el rango de fechas por el cual desea obtener el informe y además puede indicar una serie de filtros que le permitirán buscar datos en forma específica. Estos filtros son: Funcionario Problema de Salud Sector Instrumento Rangos de Edad. 3.- Ya ingresados los filtros, debe presionar el botón: Buscar. 26

27 4.- El sistema desplegará una lista con la información encontrada, de acuerdo a los filtros especificados. 5.- Para imprimir en papel el listado de la información obtenida, debe presionar el botón: Imprimir. 6.- El sistema arrojará la información primero por pantalla, a través de una presentación preliminar. 7.- Para enviar finalmente esta presentación preliminar, a una impresora, debe presionar el botón: Imprimir Directamente, ubicado en la barra de herramientas. 27

28 Informe de Enfermedades Respiratorias Este informe permite obtener todas las enfermedades atendidas en el establecimiento, agrupándolas en: Neumonía, SBO, Asma, IRA Alta, y el total por grupo etario, de acuerdo a un rango de fechas. 1.- El primer paso para obtener el informe, es ingresar al menú Herramientas y seleccionar la sexta opción: Informe Enfermedades Respiratorias. 2.- Una vez dentro de la opción correspondiente, debe seleccionar el rango de fechas que desea consultar. 3.- Posteriormente, para que el sistema obtenga el informe, debe presionar el botón: Buscar. 4.- El sistema busca la información y la muestra en la ventana, dividiendo los datos por grupo etario y patología. 28

29 5.- Si se requiere imprimir esta información, debe presionar el botón: Imprimir. 6.- El sistema arrojará el informe por pantalla, a través de una presentación preliminar: 7.- Para enviar finalmente esta presentación preliminar, a una impresora, debe presionar el botón: Imprimir Directamente, ubicado en la barra de herramientas. 29

30 Obtención de Monitoreo de Actividades Este informe permite al encargado de estadística, revisar en forma constante el ingreso de información referente a las actividades y diagnósticos cargados en el sistema, por parte de los funcionarios Clínicos, convirtiéndose en una excelente herramienta de monitoreo que puede ser utilizada diaria o semanalmente, según la metodología de trabajo coordinada con la Dirección. 1.- El primer paso para obtener el informe es ingresar al menú Herramientas y seleccionar la última opción: Informes Estadísticos. 2.- Una vez que ingresó a la ventana, debe seleccionar el rango de fechas en que desea obtener el informe. 3.- Posteriormente debe escoger el informe, haciendo clic sobre el check point: Monitoreo de Actividades. 30

31 4.- El sistema desplegará al lado izquierdo de la ventana, una lista con tres filtros que usted puede seleccionar si desea realizar una búsqueda detallada de datos. Es importante recomendar por lo menos la selección del nombre del Funcionario Prestador: 5.- Ya seleccionado los datos, debe presionar el botón: Generar. 6.- El sistema arrojará en una ventana, la información encontrada de acuerdo a los criterios seleccionados. 31

32 Obtención de Otros Informes Estadísticos Esta opción permite al encargado, seleccionar desde una lista, varios informes que ayudan al establecimiento a obtener datos estadísticos solicitados por el Ministerio o los Servicios de Salud. 1.- El primer paso para obtener el informe es ingresar al menú Herramientas y seleccionar la última opción: Informes Estadísticos. 2.- Una vez que ingresó a la ventana, debe seleccionar el rango de fechas en que desea obtener el informe. 3.- Posteriormente debe seleccionar el informe que desea obtener. Es importante mencionar que en algunos informes, el sistema desplegará una lista de filtros que permiten obtener datos específicos. 32

33 Instructivos REMS Al momento de realizar la puesta en marcha de RAYEN en los establecimientos, el equipo de Asesores entrega un archivo de los REM en formato Excel, que contiene comentarios indicando la forma en que RAYEN cuenta en cada celda, los datos solicitados por el DEIS. El objetivo de mencionar la existencia de estos archivos, es con el fin de que sean utilizados como una herramienta de apoyo y asesoría, para registrar en forma correcta los datos referentes a las actividades y diagnósticos realizados en cada atención: 1.- Para acceder a los instructivos, basta con hacer clic sobre el ícono y entrar como a cualquier archivo en Excel. 2.- Una vez dentro del archivo, basta con posicionar el mouse (sin hacer clic) sobre la celda que tenga incorporado un triángulo rojo en la esquina superior derecha, y el sistema desplegará un comentario en el que indica las actividades y/o criterios utilizados por RAYEN para contabilizar los datos. Es importante señalar que Los instructivos REM, prestan mucha ayuda cuando se tienen dudas sobre la actividad que se debe registrar en el sistema. De esta forma se puede consultar la información, sirviendo de orientación para cargar en la Ficha Clínica, la actividad correcta que es solicitada por cada REM, permitiendo obtener información fidedigna. 33

34 CAPÍTULO 6. EJERCICIOS GUIADOS 1. De acuerdo a una lista de pacientes citados, registre a través de Atención Individual, las actividades y diagnósticos de a lo menos tres pacientes. 2. Busque las atenciones anteriormente registradas y modifique la actividad y diagnóstico de un paciente. 3. De acuerdo a una lista de pacientes citados, registre a lo menos dos actividades grupales para toda la lista. 4. Registre dos actividades comunitarias a una entidad creada por usted, con un total de 20 hombres y 20 mujeres, como asistentes. 5. Obtenga el Informe de Casos GES de a lo menos una semana. 6. Obtenga el Informe de Enfermedades Respiratorias de a lo menos una semana. 7. Obtenga el Monitoreo de Actividades del día actual. 8. Obtenga y revise los diferentes Informes Estadísticos, observando en detalle la información que entrega cada uno. 9. Revise los instructivos REM y observe la información que entregan. 34

35 CAPÍTULO 7. GLOSARIO A continuación se definen algunos términos que se mencionan en este manual, o que suelen aparecer en el software RAYEN en general. Icono Corresponde generalmente al logo del software. Se encuentra en el escritorio del computador y al hacer doble clic sobre él, se accede al sistema. Administrador de Sistema Es la persona dedicada a responder preguntas y aclarar dudas a los usuarios del sistema. Además debe hacerse cargo de la creación de Funcionarios en el software. Login de Usuario Es el nombre con el cual el sistema reconoce a una persona como usuaria. Interfaz Corresponde a las pantallas y ventanas que posee el sistema, para hacer más amigable el trabajo llevado a cabo. Actividades de Salud Acción preventiva, curativa o diagnóstica que puede ser realizada por Funcionarios Prestadores, a usuarios. Filtros de Búsqueda Corresponde a criterios o parámetros que usted puede utilizar en las diversas funcionalidades que le permiten obtener informes. Monitoreo de Actividades Informe que permite al encargado de estadística, revisar en forma constante, la fidelidad del registro de información, por parte de los Funcionarios Clínicos. Instructivos REM Son archivos en Excel con el formato REM que permiten revisar en comentarios, las indicaciones de los criterios que utiliza RAYEN para contabilizar los datos estadísticos. Funcionario Prestador Es aquel funcionario del consultorio que realiza Actividades de Salud. 35

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