PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Auditorias Internas de Medio Ambiente. Código PG-10 Edición 0. Índice:

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2 Índice: 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA REUNIÓN FINAL INFORME DE LA AUDITORÍA TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES CIERRE DE LA AUDITORÍA ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: COMPROBACIÓN DE QUE EL SGM FUE IMPLANTADO Y ES EFICAZ SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE LA AUDITORÍA TODOS, EN GENERAL GENERAL AUDITORÍA INTERNA DE MEDIO AMBIENTE AUDITOR JEFE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS RESPONSABLE: RESPONSABLE DE MEDIO AMBIENTE RESPONSABLE:EQUIPO AUDITOR 2. OBJETO Definir la metodología empleada en la organización, para llevar a cabo las auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental, con el fin de verificar que se ha implantado y qué es efectivo o, en caso contrario, para detectar las desviaciones que se produzcan y establecer las acciones necesarias para corregirlas. 3. ALCANCE Los requisitos de este procedimiento se aplican a todas las actividades, funciones, documentos, registros, etc., contemplados en el Sistema de Gestión de Ambiental de la Organización. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO: Todas las actividades. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Responsable Medio Ambiente - Elaborar el plan de auditorías internas. - Proponer a la Gerencia la realización de auditorías de carácter extraordinario. - Mantener en archivo los planes de auditorías internas, los informes de las auditorías internas, etc. - Participar en el análisis y propuesta de las acciones correctivas y preventivas. - Comunicar el programa de cada auditoría interna a las áreas auditadas. - Comunicar el resultado del informe de auditoría a los Responsables de área implicados. Responsables Áreas Auditadas Gerencia. - Colaborar en la realización de las auditorías. - Participar en el análisis y propuesta de acciones correctivas y preventivas. - Equipo Auditor - Elaborar y distribuir el programa de cada auditoría interna. - Elaborar el informe de la auditoría. - Enviar el informe de la auditoría a la Gerencia y al Responsable de Medio Ambiente. - Aprobar el plan de auditorías internas. - Nombrar el equipo auditor. - Asistir a las reuniones finales de las auditorías. 5. ENTRADAS El proceso da comienzo con la elaboración del Plan Anual de Auditorías por parte del Responsable de Medio Ambiente de la organización. 3

5 6. SALIDAS El proceso se termina con el Cierre de la Auditoría Interna, una vez abiertas la acciones correctoras/preventivas pertinentes y comprobada su eficacia, y con la realización del Informe de Auditoría por parte del equipo auditor. 7. PROCESOS RELACIONADOS "Revisión por la Dirección". "Acciones Correctivas y Preventivas". 4

6 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece. 5

7 9. DESARROLLO 9.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA A principio de cada año, el Responsable de Medio Ambiente efectúa la planificación de las auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental que afectan tanto a las distintas áreas de la organización como a las distintas actividades/funciones realizadas incluidas en el Sistema de Gestión Ambiental. El formato "Plan Anual de Auditorías" es cubierto y revisado por el Responsable de Medio Ambiente, que lo presentará a la Gerencia para su aprobación. Una vez aprobado, el Responsable de Medio Ambiente lo comunicará a las distintas áreas de la Organización para que estén informados de la realización de dichas auditorías. En dicho plan figura el calendario propuesto de las auditorías por áreas y el auditor encargado de llevarlas a cabo. A medida que éstas se vayan realizando se indicará en dicha hoja, y también si se han producido desviaciones. Además de las auditorías incluidas en el Plan anual, el Responsable de Medio Ambiente podrá proponer a la Gerencia la realización de auditorías extraordinarias en caso de que se hayan introducido modificaciones significativas en el Sistema de Gestión Ambiental, o bien si se sospeche o se tenga la certeza de que el nivel de gestión ambiental ha disminuido SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR El equipo auditor será nombrado por la Gerencia y estará formado por un número variable de personas, dependiendo de las características de la auditoría. Si son varios los auditores puede nombrarse a uno de ellos auditor jefe. El auditor jefe es la persona que organiza y dirige la auditoría, informando de los resultados de la misma. Será requisito imprescindible que el personal auditor no ejerza responsabilidad directa sobre el área auditada. Las personas propuestas para integrar un equipo auditor deberán tener la formación y experiencia adecuadas para ello. Cumplirán entre otros los siguientes requisitos: Tener conocimiento de la norma ISO 14001:2004 (mínimo 5 horas) y el Reglamento EMAS (mínimo 2 horas), así como de realización de auditorías (mínimo 2 auditorías), ya sea como observador o auditor. Experiencia profesional mínima en la organización de 1 año. Conocimiento del Sistema de Gestión Ambiental de la organización a través de la participación en la implantación y/o mantenimiento de dicho sistema. 6

8 Haber participado como observador al menos en una auditoría interna o externa. Las auditorías internas pueden ser también subcontratadas a empresas asesoras o auditoras, en cuyo caso se exigirá: Formación (mínimo 1 año en gestión ambiental) Formación en las normas de referencia y el reglamento EMAS mínimo 20 horas. Haber realizado o participado como mínimo en 3 auditorías de Medio Ambiente, basadas en la normas ISO 14001:2004 y Reglamento EMAS. Curriculum profesional Que se siga la sistemática descrita en este procedimiento PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA El equipo auditor, con la colaboración del Responsable de Medio Ambiente realizará las siguientes actividades para preparar la auditoría: A. Recopilación y análisis de la información disponible sobre: Documentación del Sistema de Gestión Ambiental. Datos sobre la evolución de los aspectos ambientales identificados por la organización (ver apartado de definiciones). Cumplimiento de requisitos legales identificados. Medidas de emergencia de carácter medioambiental establecidas Registros referentes a la gestión de residuos Registros de no conformidades. Resultados obtenidos en informes de anteriores auditorías. Registros de acciones correctivas, si las hubiera. Documentación sobre posibles problemas puntuales ambientales detectados desde la última auditoría o cualquier otra documentación que pueda ser de utilidad. B. Preparación del Programa de Auditoría: Se establecen los aspectos que se consideren más importantes para comprobar durante la auditoría. En dicho programa se especificarán, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditoría. Área a auditar. Equipo auditor. Desglose detallado y cronológico de las actividades a realizar. 7

9 En caso de que la auditoría se realice conforme a la Norma ISO 14001:04 "Sistemas de Gestión Medioambiental. Requisitos con orientación para su uso", los requisitos que deben ser tenidos en cuenta por el equipo auditor deben encontrarse detallados entre los de la siguiente lista: 4.-Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental 4.1.-Requisitos generales 4.2.-Política Ambiental 4.3.-Planificación Aspectos ambientales Requisitos legales y otros requisitos Objetivos, metas y programas 4.4.-Implementación y operación Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación Documentación Controlo de documentos Control operacional Preparación y respuesta ane emergencias 4.5.-Verificación Seguimiento y medición Evaluación del cumplimiento legal No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de los registros Auditoría Interna 4.6.-Revisión por la Dirección Finalmente se notifica y/o se acuerda la fecha definitiva de la auditoría y la distribución del programa de la auditoría entre las distintas áreas implicadas. Dicha notificación deberá hacerse con la suficiente antelación a la fecha programada. 8

10 9.4. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA La auditoría interna se llevará a cabo en las fechas previstas en el plan anual, o en las fechas acordadas si se trata de una auditoría de carácter extraordinario que deberá ser aprobada previamente por la Gerencia. El auditor documentará en sus anotaciones personales la identificación de los puntos comprobados (identificación del trabajo, personal, documento, etc.) con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones. Se registrarán todas las evidencias posibles derivadas de las entrevistas, examen de documentos, observaciones de las actividades desarrolladas y situaciones en las áreas implicadas. Cada desviación o no conformidad que se detecte se investigará en profundidad durante la auditoría, para tratar de averiguar: Causas que producen la desviación. Efectos o incidencias sobre la gestión ambiental. Si la desviación es fortuita y casual, o continua y sistemática. Si puede ser debida a falta de instrucciones o a defectos de algún documento del Sistema de Gestión ambiental. Se procurará que las desviaciones detectadas estén documentadas de forma precisa y concisa y se soporten en datos objetivos y no en impresiones subjetivas del auditor. Durante la auditoría se hará una comprobación y seguimiento de la implantación y efectividad de las acciones de mejora pendientes de anteriores auditorías y reuniones medio ambiente. Los resultados obtenidos en las auditorías internas se tendrán en cuenta cuando se realicen las revisiones del Sistema de Gestión Ambiental REUNIÓN FINAL Una vez finalizada la auditoría se realizará una reunión en la que además del equipo auditor asistirán el Responsable de Medio Ambiente y la Gerencia. El objeto de esta reunión es presentar las desviaciones o no conformidades observadas en la auditoría. Para ello, el equipo auditor expondrá el desarrollo e incidencias de la auditoría haciendo una breve descripción de las desviaciones detectadas y una valoración de los puntos fuertes y débiles del sistema de gestión. Al mismo tiempo se propondrán las posibles acciones correctivas. 9

11 9.6. INFORME DE LA AUDITORÍA Concluida la auditoría, el equipo auditor elaborará lo antes posible y como máximo en un plazo de 15 días a partir de la fecha de su realización, y según el formato "Informe de Auditoría" el informe, que contendrá, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditoría. Área auditado. Equipo auditor. Observadores, en el caso en que los hubiese. Puntos comprobados (referencia a cuestionario o checklist, a puntos de la Norma ISO 14001:2004, Reglamento EMAS, etc.). Desviaciones detectadas/no Conformidades, indicando con un nº correlativo dicha desviación, el punto de la norma a la que hace referencia, y describiéndola en forma precisa. Se indicará, si es posible, las evidencias contrastadas. Puntos fuertes Puntos débiles Conclusiones Firma auditores. El auditor jefe enviará copia del informe de la auditoría a la Gerencia y el original lo remitirá al Responsable de Medio Ambiente para su archivo. Éste se encargará de comunicar a los Responsables de Área implicados el resultado del mismo TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES Por cada desviación detectada o problema puestos en evidencia al realizar la auditoría, se actuará de acuerdo con lo establecido en el procedimiento "Acciones Correctivas y Preventivas". Asimismo, se tendrán en cuenta los puntos fuertes y débiles reflejados en dicho informe con objeto de valorar la posibilidad de establecer acciones de mejora y/o preventivas, según corresponda, siguiendo la sistemática reflejada en los procedimientos: "Objetivos, Metas y Programas de Mejora Continua" y "Acciones Correctivas y Preventivas" CIERRE DE LA AUDITORÍA Una vez determinadas las acciones correctivas y/o correctivas que procedan, y habiendo subsanado la deficiencia detectada, se considera cerrada la auditoría. 10

12 10. ARCHIVO El Plan Anual de Auditorías, Informes de Auditoría, así como todos los documentos generados por la aplicación de este procedimiento serán archivados por el Responsable de Medio Ambiente. 11. DEFINICIONES Medio Ambiente: Se define como el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales de naturaleza física, química, biológica, sociocultural y de sus interrelaciones, en permanente modificación por la acción humana o natural que rige o condiciona la existencia o desarrollo de la vida. Aspecto Medioambiental Directo: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puedan interactuar con el medio ambiente y sobre los que la organización tenga control de su gestión Aspecto Medioambiental Indirecto: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con medio ambiente y sobre los que la organización no tiene un pleno control de su gestión. Son aspectos medioambientales indirectos los derivados del mantenimiento de instalaciones y de la limpieza de instalaciones. Condiciones Normales de funcionamiento: Corresponden a las de rutina operativa. Condiciones Anómalas de funcionamiento: Son aquellas que no ocurren de forma continuada, aunque estén previstas, como es el caso de períodos de mantenimiento preventivo en las instalaciones y equipos, o realización de servicios en condiciones de semiavería Impacto Medioambiental: Cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, derivado de una actividad, producto o servicio de una organización, es decir, de los aspectos medioambientales de la organización. Gestión de Residuos: Recogida, almacenamiento, transporte, valorización y eliminación de estos residuos, incluida la vigilancia de estas actividades, así como la vigilancia de los lugares de depósito y vertido después de su cierre. Gestor Autorizado: Persona o entidad pública o privada que realice cualquier operación de gestión de residuos, sea o no su productor, sometida a autorización administrativa previa, como es la recogida y transporte de residuos urbanos, de residuos perigosos (cuando el transportista asuma la titularidad del residuo) y la valorización y eliminación de residuos. Requisitos Legales: La organización, según la Norma UNE-EN-ISO 14001:04, debe asegurarse de cumplir la legislación que le sea de aplicación, de manera que ha de identificarlos, tener acceso a ellos y determinar cómo se aplican. 11

13 Medidas de Emergencia: Acciones a tomar siguiendo un procedimiento para responder en aquellos casos en que se identifique una situación potencial de emergencia o un accidente potencial. Para tener el procedimiento a punto, se deben realizar periódicamente pruebas, revisiones del procedimiento y adoptar las modificaciones oportunas, en especial tras un accidente. Reglamento EMAS: Denominación abreviada del Reglamento Europeo de Ecogestión y Ecoauditoría 761/2001 CE. La organización registrada con EMAS (Eco-Management and Audit Écheme) cumple dicho Reglamento, que es más exigente que la norma ISO 14001:04, y voluntario. Las organizaciones registradas lo utilizan para evaluar y mejorar su comportamiento medioambiental y difundir la información pertinente relacionada con su gestión medioambiental, al público y otras partes interesadas. Uno de los requisitos a destacar del reglamento EMAS es la obligación de presentar la Declaración Medioambiental ante la Consellería de Medio Ambiente y ponerla a disposición del público. Declaración Medioambiental: Documento mediante el cual las organizaciones que implantan un Sistema de Gestión Medioambiental de acuerdo con el Reglamento EMAS, dan a conocer al público y a todas las partes interesadas información medioambiental de la organización. Contenido mínimo: - Descripción clara e inequívoca del registro de la organización en EMAS y un resumen de sus actividades/productos/servicios. - Política Medioambiental. - Descripción de los Aspectos Medioambientales directos e indirectos significativos. - Descripción de los objetivos y metas medioambientales. - Resumen de la información disponible sobre la evolución del comportamiento medioambiental de la organización. - Cumplimiento con la legislación medioambiental. - Nombre, número de acreditación del verificador medioambiental y fecha de validación. La Declaración Medioambiental y la información actualizada de la misma deben estar a disposición del público y de las partes interesadas. La organización debe actualizar la información de la Declaración cada año. Esta información debe ser validada por un verificador. Verificar: Examinar por una entidad reconocida (verificador medioambiental acreditado), el Sistema de Gestión si cumple con los requisitos del Reglamento EMAS. 12

14 12. FORMATOS Y REFERENCIAS "Plan Anual de Auditoría". "Programa de Auditoría". "Informe de Auditorías Internas". PLAN ANUAL DE AUDITORÍA AÑO: EQUIPO AUDITOR MES ÁREA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Aprobado por: Data: Edición: 13

15 PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Nº FECHA DE LA AUDITORÍA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES PREVISTAS DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA OTROS (CITAR BREVEMENTE) ALCANCE DE LA AUDITORÍA (INDICAR ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS O ÁREAS DE LA EMPRESA) SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE NORMA UNE-EN/ISO 9001:2000 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES O ÁREAS AUDITADAS AUDITOR(ES) OBSERVADOR (ES) AGENDA DE LA AUDITORÍA HORA AUDITOR INTERLOCUTOR 1.- Reunión inicial Reunión equipo auditor Reunión final de la auditoría. Comunicación de resultados Fin de la auditoría 14

16 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA INFORME DE AUDITORÍA AMBIENTAL Nº MODIFICACIONES AL PLAN DE AUDITORÍA ALLAZGOS DESCRIPCIÓN EVIDENCIAS Nº APDO.UNE/EN ISO 14001:2004 N.C. OBS EL AUDITOR FECHA PÁGINA DE 15