Tel.: Guía de instalación y usuario ZKTime Enterprise

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1 Manual ZKTime Enterprise Guía de instalación y usuari ZKTime Enterprise Grup CAYP c/ Zaragza, 12 D Lra del Rí (Sevilla) Tel.: cmercial@grupcayp.es

2 Índice Manual de ZKTime Enterprise Pag. Pag. 0. Intrducción Empleads Puesta en marcha Dats Prerrequisits Perfil Instalación Calendari Mtr de la base de dats Hras estándar Primera ejecución Altas / bajas Creación de empresas Terminal Empresas Gestión de huellas Traspas entre empresas Imprtación de empleads Terminales Frmat del ficher de entrada Gestión de terminales Nmbres de las clumnas Sirenas Orden de las clumnas Días sin acces Clumnas bligatrias Franjas Dats duplicads Grups Prces de imprtación de empleads Cpiar cnfiguracines de acces Listads en ZKTime Enterprise Terminales a cmunicar Listads maestrs Estad del terminal Listads de empleads Incidencias Listads de ntas del emplead Incidencias del sistema Listads hras previstas del emplead Históric y blsas Listads de hraris Gestión de incidencias Listads de calendaris Hraris Listads de incidencias Gestión de hraris Listad de incidencias entre fechas Variantes Listad de cstes Cstes Listads de fichajes Incidencias Lis. históric general blsas de fichajes Calendaris Listad de absentism Calendaris públics y persnales Listad de fichajes de access Tips de días Listad de acces Gestión de calendaris Listads de tiemps y cstes Generación autmática de calendari Listad de tiemps y cstes Aplicar y asignar calendari Clumnas persnalizadas Perfiles Filtrad de dats mediante cndicines Redndes Listads de blsas Incidencias autmáticas Listad de hraris prevists y reales Ausencia Listad de persnas sbrepasan sus blsas Salds de blsas Históric de cambis en fichajes Interrupcines Fichajes del día Gestión de interrupcines Cpias de seguridad Cstes Cpia de seguridad manual Cncepts de cste Cpia de seguridad cmpleta Líneas de cste Cpia de seguridad parcial Cmpensación de cstes Generar cpia de seguridad Cpia de seguridad autmática Restaurar cpia de seguridad Fichajes Mantenimient de fichajes La tabla de fichajes Editar ls fichajes 63 1 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

3 ZKTime Enterprise: Prgrama de Cntrl de Presencia y/ Access. 0. Intrducción ZKTime Enterprise es una aplicación infrmática para el cntrl de presencia y acces, cn esta aplicación pdems cntrlar ls tiemps de trabaj de sus trabajadres. 1. Puesta en marcha 1.1. Prerrequisits Dependiend del sistema perativ sbre el que quiera instalar ZKTime Enterprise va a tener que instalar una serie de prerrequisits. - Windws Vista y Windws 7: Se puede prceder directamente a la instalación, n se requiere ninguna instalación previa. - Windws XP y Windws 2000: Es necesari instalar el Framewrk.NET 3.5 superir. - Windws Server: Es necesari instalar el MDAC 2.8 (Micrsft Data Access Cmpnents) Instalación Una vez que tenems td l necesari pdems pasar a instalar ZKTime Enterprise, el instaladr ns guiará a través de este prces. L primer será seleccinar el idima de instalación, nuestra decisión aquí determinará el idima que ZKTime Enterprise cgerá pr defect la primera vez que se ejecute. La siguiente decisión a tmar será si querems que el instaladr se cnecte a ls servidres y se descargue la versión más reciente. Est se recmienda siempre y cuand esté realizand una instalación limpia del prgrama. 2 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

4 Ya para rematar seleccinams la ruta de instalación del prgrama e intrducims nuestra clave y el prces de instalación ns guiará hasta el final. 3 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

5 1.3. Mtr de base de dats Ahra que ya hems finalizad el prces de instalación del prgrama, prcedems a cnfigurar la cnexión a la base de dats. ZKTime Enterprise puede trabajar cntra ls siguientes servidres. 1) Oracle 2) MySQL 3) SQL Server En cas de que estems utilizand SQL Server MySQL pdems utilizar ls siguientes métds de autentificación en el servidr: - Cnexión de cnfianza: N se necesita nmbre de usuari ni cntraseña. En cas de estar usand MySQL se necesita cnfigurar el servidr para que permita el acces para usuaris anónims. Si estams usand SQL Server, éste tiene que estar cnfigurad de md que acepte cnexines de cnfianza y nuestr equip debe estar dentr del mism dmini que el servidr. - Autentificación de usuari: Este es la pción recmendada cuand vayams a usar MySQL. 4 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

6 Una vez que hems cnfigurad la cnexión a base de dats ya pdems cmenzar a trabajar cn el prgrama Primera ejecución La primera vez que ejecutams ZKTime Enterprise es un pc distinta al rest. L primer que ns encntrarems será el siguiente mensaje avisándns de la necesidad de crear un administradr. A cntinuación se ns abrirá la siguiente ventana en la que intrducirems el nmbre de usuari y la cntraseña para el administradr del prgrama. 5 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

7 Cm puede ver en la captura de pantalla la mayr parte de esta ventana aparece deshabilitada ya que sn innecesarias para la creación del administradr, más adelante entrarems en detalle sbre el rest de pcines que aparecen en esta ventana. Una vez que hems cread un administradr cerrams esta ventana y ns aparecerá la ventana de identificación. Aquí intrducims el nmbre de usuari y cntraseña del administradr que acabams de crear. 6 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

8 Una vez que ns hems identificad crrectamente ZKTime Enterprise ns preguntará si deseams crear una empresa; si seleccinams Sí pasarems a la ventana de gestión de empresas, si seleccinams N se cerrará la aplicación. A partir de aquí ya ns encntrems cn el funcinamient nrmal de ZKTime Enterprise Creación de empresas En la ventana de creación de empresas tenems las siguientes pcines: - Códig: Es un valr alfanuméric que identifica a la empresa, tiene que ser únic para cada empresa. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición de la empresa. ZKTime Enterprise ns prpne ds camps cnfigurables para rganizar a ls empleads de su empresa. Pr defect ests sn Departament y Centr. - Etiqueta para departament: Aquí pdems definir la etiqueta que le querems asignar al camp Departament. - Etiqueta para centr: Aquí pdems definir la etiqueta que le querems asignar al camp Centr. - Perids de presencia: Aquí definirems ls meses cntables, pr defect cincide cn el mes natural. 7 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

9 Una vez que hems instalad el prgrama, cnfigurad la cnexión a la base de dats, definid un administradr y cread una empresa pdems empezar a trabajar nrmalmente cn el prgrama. ZKTime Enterprise Una vez dentr de ZKTime Enterprise ns encntrarems cn la pantalla principal, a partir de la cual ns mverems pr la aplicación. Dispnems de las siguientes pcines: - Empresas: Desde aquí pdrems gestinar td l relacinad cn empresas, crear nuevas empresas, eliminar editar las existentes traspasar infrmación de unas a tras. - Empleads: Desde aquí pdrems gestinar td l relacinad cn ls empleads y su rganización; pdrems añadir y eliminar editar empleads, ls calendaris de trabaj ls hraris de la empresa. También pdrems ver ls histórics de ls empleads, el rganigrama de la empresa reubicar a ls trabajadres en trs centrs departaments. - Terminales: Desde aquí pdrems gestinar nuestrs terminales, decidir aquells cn ls que querems cmunicar recabar infrmación sbre ells. - Cmunicacines: Desde aquí cmunicams cn ls terminales, pdems enviarles infrmación, recuperar infrmación de ells hacer cpias de seguridad de ls dats almacenads en ls terminales. - Fichajes: Desde aquí pdrems editar fichajes realizar cierres. - Listads: Desde aquí pdrems acceder a ls diferentes listads que frece ZKTime Enterprise. 8 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

10 - Cnfiguración: Desde aquí pdems cnfigurar el rest de csas de ZKTime Enterprise. - Ayuda: Desde aquí pdems cntactar cn el sprte técnic de Grup CAYP y btener infrmación general acerca del prgrama. - Ventanas: Ns muestra las ventanas que tenems abiertas en cada mment y ns permite traer al frente la que deseems. 2. Empresas Anterirmente en el punt 1.5 explicams cóm crear una empresa, per n entrams en detalle acerca de l que es una empresa. La empresa es el punt básic de ZKTime Enterprise, cada una tiene sus prpias tablas y funcinan cm cmpartiments estancs. 2.1 Traspas entre empresas En un mment dad ns puede interesar enviar dats de una empresa a tra, est l pdems hacer desde Traspas entre empresas. Para hacerl tenems las siguientes pcines: - Empresa de rigen: Esta es la empresa cuys dats vams a traspasar. - Empresa de destin: Esta es la empresa en la que vams a vlcar ls dats de la empresa de rigen. - Desde fecha y Hasta fecha: Aquí establecems un filtr sbre ls histórics que deseams traspasar. En cas de que n vayams a traspasar cierres fichajes. - Infrmación: Aquí seleccinams la infrmación que querems pasar de una empresa a la tra. 9 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

11 3. Terminales Ls terminales sn un de ls punts principales de cualquier cntrl de presencia y acces. Ells se encargan de identificar al trabajadr, bien sea mediante recncimient de huella dactilar, recncimient facial utilizand una tarjeta de prximidad; en ells el trabajadr accede a salas baj un cntrl de acces fichan sus entradas y salidas. 3.1 Gestión de terminales A la hra de dar de alta un terminal tenems las siguientes pcines: - Códig: Es un valr numéric que identifica al terminal, tiene que ser únic para cada terminal. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición del terminal. - Mdel de terminal: ZKTime Enterprise n tiene md de saber cn qué terminal está trabajand y cada terminal tiene unas necesidades distintas, así que necesitams especificar el tip de terminal cn el que está trabajand. Las pcines que tenems sn las siguientes. ZK Huella: Cualquier terminal cn pantalla en blanc y negr sin pantalla y cn lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK Tarjeta: Cualquier terminal cn pantalla en blanc y negr sin pantalla y sin lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK IClck huella: La mayría de ls terminales cn pantalla en clr y cn lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. 10 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

12 ZK IClck tarjeta: Cualquier terminal cn pantalla en clr y sin lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK IFace: Cualquier terminal cámara de recncimient facial queda englbad dentr de esta categría. ZK Serie C: Alguns terminales cn pantalla en clr cn tds ls mdels de la Serie C cm el FP85-C el FP-560C se englba en esta categría. NOTA: En cas de tener dudas respect al mdel de terminal del que dispne cnsulte cn su distribuidr y este sabrá ayudarle. - Tip de terminal: Dependiend de su funcinalidad ZKTime Enterprise distingue entre tres tips de terminal y ests generarán ds tips diferentes de fichajes: fichajes de presencia y fichajes de acces. Terminal sól de acces: Este terminal sprta cnfiguracines de acces, está cnectad a una puerta que se abrirá n dependiend de las primeras y tds sus fichajes sn cnsiderads fichajes de acces. Terminal de presencia y acces: Este terminal genera fichajes de presencia acces dependiend de la incidencia marcada pr el trabajadr. Igual que el terminal sól de access sprta cnfiguración de access y puede abrir puertas. Terminal sól de presencia: Este terminal n está cnectad a ninguna puerta, n sprta cnfiguración de access y sl genera fichajes de presencia. - Tip de cmunicación: ZKTime Enterprise puede cnectarse a ls terminales a través de una red (Ethernet) cnectand ls terminales directamente al rdenadr a través del puert serie, dependiend del tip de cmunicación que elijams tendrems varias pcines. Cmunicación Ethernet: Si escgems cnexión Ethernet tendrems que intrducir la dirección IP del terminal y el puert a través del que cmunicarems (el 4370 pr defect). Cmunicación serie: En este cas el tenems que indicar entnces el únicamente el puert serie al que está cnectad el terminal. Esta pción n es recmendable ya que cn este tip de cnexión está bsleta y es pc estable. Queda una última pción, marcar incidencias cn wrkcde cn tecla de función, per esta pción n se explicará ya que sl se mantiene pr cmpatibilidad cn versines anterires y debe dejarse cm aparece pr defect. 11 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

13 3.2 Sirenas Alguns terminales se pueden cnectar a una sirena industrial para llamar a ls trabajadres. Desde esta ventana pdems cnfigurar la hra a la que querems que suene la sirena, se ns permitirá definir hasta 12 tques de sirena pr día. 3.3 Días sin acces En tdas las empresas hay días en ls que la empresa permanece cerrada y nadie tiene que acceder a ella. Para es está la pción de Días sin acces, aquí definims un rang de fechas en el que ningun de ls usuaris registrads en el terminal pdrá acceder; el terminal recncerá al usuari y registrará el mvimient cm un fichaje cn acces denegad per n abrirá la puerta 3.4 Franjas Las franjas sn la base de la cnfiguración de access, cada franja almacena una franja hraria pr cada día de la semana en la que el trabajadr puede acceder al terminal. Cada terminal almacena sus prpias franjas y se definen desde la gestión de franjas, a la que se puede acceder desde este btón. 3.5 Grups Para explicar ls grups necesitams entrar un pc más en detalle sbre cóm funcina el cntrl de access: cada emplead tiene su prpia cnfiguración en la que se le permite tener hasta tres franjas de acces, imperand siempre la mens restrictiva. De este md, si cuánd el trabajadr intenta acceder a la sala cntrlada pr el terminal si ds de las franjas que tiene asignadas le impiden acceder en ese mment y la tercera se l permite, el trabajadr pdrá acceder a la sala. Para n tener que asignar a cada emplead tres franjas cuand ests tienen la misma cnfiguración se han cread ls grups, que englban tres franjas y se pueden asignar psterirmente a tants empleads cm necesitems. 3.6 Cpiar cnfiguracines de acces Si tenems varis terminales cn la misma cnfiguración y n querems intrducirla ds veces, tenems la pción Cpiar en la ventana de gestión de terminales. Una vez que hems pulsad el btón Cpiar se ns abre esta ventana en la que tenems las diferentes pcines: - Terminal de rigen: Es el terminal del que vams a cpiar las cnfiguracines de acces para enviárselas al rest de ls terminales. 12 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

14 - Dats a cpiar: Aquí seleccinams las cnfiguracines que deseams cpiar marcand desmarcand las diferentes pcines que se ns plantean. - Terminales dispnibles: Ests sn ls terminales que tenems a ls que pdems cpiar dats. 4. Terminales a cmunicar Desde esta ventana cnfigurams ls terminales cn ls que querems cmunicar, esta cnfiguración está atada a cada PC, ya que pdems tener varias instalacines en lcalizacines distintas que cnecten cn la misma base de dats. Per es n implica que puedan cnectar cn tds ls terminales definids para una empresa. 13 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

15 5. Estad del terminal Desde esta ventana pdems ver una serie de parámetrs del terminal. Pdems ver si el terminal cnecta n, el númer de fichajes que hay almacenads en él, ls empleads que están dads de alta y su versión de firmware. 6. Incidencias Las incidencias sn un de ls punts básics de ZKTime Enterprise. Sn identificadres que utilizams para cntrlar la histria del trabajadr en la empresa, cuánd está de vacacines, el tiemp que trabaja diariamente, si se retrasa cuand está haciend un servici especial fuera de la ficina. Pueden intrducirse a través de un fichaje pueden estar asciadas a un día en cncret en el calendari labral, inclus es psible que el sistema la intrduzca pr nstrs. Basándns en est últim pdems agruparlas en ds tips y un cas especial: - Incidencias de sistema: Estas incidencias se crean cn cada empresa y el usuari n las puede eliminar ni crear. El prgrama la asigna de frma autmática cuand se cumplen determinadas cndicines. - Incidencias de usuari: Estas incidencias las crea el usuari según las necesidades cncretas de la empresa y tiene que asignarlas de frma manual. - Incidencia 0000 : Esta incidencia es la incidencia que tiene cualquier fichaje cuand un emplead n especifica nada y se limita a identificarse en el terminal. 14 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

16 6.1. Incidencias del sistema Cuand iniciams pr primera vez ns encntrams cn 10 incidencias ya creadas que n pdems eliminar. Estas sn la incidencia 0000 y las incidencias de sistema, que pasarems a explicar más detalladamente: Incidencia 0000 : Esta incidencia es la incidencia pr defect cuand un trabajadr ficha, si n especifica nada intrduce una incidencia n válida el fichaje siempre tendrá esta incidencia asignada. Incidencias del sistema: - Incidencia S001 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el primer fichaje del día es anterir al inici de su hrari. - Incidencia S002 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el primer fichaje del día es psterir al inici de su hrari. - Incidencia S003 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el emplead cmpleta mens hras trabajadas de las estipuladas en su hrari. - Incidencia S004 : Esta incidencia se genera autmáticamente cuand el trabajadr n se presenta en su puest de trabaj en un día labrable. - Incidencia S005 : Esta incidencia se genera autmáticamente cuand el emplead trabaja más hras de las estipuladas en su hrari. - Incidencias S006, S007, S008 y S009 : Estas incidencias se generan cuand se incumplen ls tiemps máxims mínims establecids en el hrari del emplead para tras incidencias. Se prfundizará más en est cuand pasems a explicar ls hraris. A excepción de la incidencia 0000 ninguna de las incidencias arriba explicadas puede ser intrducida ni pr el usuari de ZKTime Enterprise ni pr el emplead al fichar, siempre será la aplicación la que decide generarla en base a ls mvimients del emplead, su hrari y su calendari labral Histórics y blsas Antes hems hablad de que las incidencias pueden asignarse a un fichaje a un día del calendari labral, también hems hablad del cncept de históric. Per qué pdems hacer cn est? Para qué sirven exactamente las incidencias? Qué es el históric? Para explicar est primer tenems que explicar el cncept de blsa. Blsas Las blsas sn mers acumuladres, bien sea de tiemp del númer de veces que una incidencia se prduce. Cada incidencia puede actualizar una más blsas de frma que cuand una incidencia se genera, bien sea prque se intrduce manualmente mediante un fichaje, esté 15 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

17 en el calendari labral de un emplead ZKTime Enterprise la genera autmáticamente; se actualizan las blsas asignadas a esa incidencia. Históric El históric es la relación de incidencias que se prducen para cada emplead y las blsas que estas actualizan. Es un registr diari y agrupad pr emplead. A partir de aquí se harán tds ls cálculs que necesitems Gestión de incidencias Desde esta ventana darems de alta las incidencias y pdrems editar alguns detalles de las incidencias de sistema. - Códig: Es un valr numéric que identifica a la incidencia, tiene que ser únic para cada terminal. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición de la incidencia. - Tip de incidencia: Antes dijims que una incidencia puede intrducirse pr el emplead en el mment en que ficha, dependiend de est pdems diferenciar hasta cuatr tips de incidencias: Incidencias de entrada: Sól se pueden intrducir en fichajes de entrada, y se cntabilizan desde la entrada del emplead hasta que se prduzca un fichaje de salida. Incidencias mixtas: Se permiten tant en ls fichajes de entrada cm en ls fichajes de salida, en cualquiera de ls ds cass se cntabiliza el tiemp de ausencia sbre el hrari del emplead. Si se ficha cm entrada se justifica el tiemp que ha pasad desde el inici teóric de la sesión en curs, si se ficha cm salida se cntabiliza el tiemp de incidencia a partir 16 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

18 de la salida hasta que el emplead ficha una nueva entrada hasta que finaliza su hrari. Incidencias de de salida: Sól se pueden intrducir en fichajes de salida y se cntabiliza el tiemp de incidencia a partir de la salida, hasta que el emplead ficha una nueva entrada hasta que finaliza su hrari. Incidencias de acces: Se pueden fichar en cualquier y sus tiemps n se cntabilizan, tds ls fichajes realizads cn una incidencia de este tip se cmputará cn un fichaje de acces, sin ninguna incidencia en ls tiemps de presencia. Si querems registrar que un trabajadr ha pasad pr una ubicación cntrlada pr un terminal, per n querems que ese mvimient se vea reflejad en ls tiemps de presencia, usarems esta incidencia. - Permite fichar: Esta cnfiguración cntrlará si un fichaje puede tener esta incidencia asignada. Si est está desmarcad la incidencia n se cargará a ls terminales que permitan cargar la lista de incidencias, en ls terminales que n tienen lista de incidencias, si el emplead seleccina una incidencia que n se permite fichar el prgrama quitará esta incidencia y le asignará la incidencia Apertura de puerta: Esta cnfiguración cntrla si cuand se ficha esta incidencia se debe activar el relé de apertura de puerta en el terminal, para que esta cnfiguración sea efectiva será necesari cargar la incidencia al terminal. Aunque n tds ls terminales sprtan esta cnfiguración. - Incidencia valrada: Las incidencias valradas sn aquellas que se cntabilizan cm tiemp trabajad, suman tiemp al ttal de presencia y se cmputan a la hra de calcular cstes. Es imprtante hacer la distinción entre la blsa Trabaj y el Ttal de presencia que se muestra en alguns listads. La blsa Trabaj sl tiene en cuenta el tiemp ttal de tdas las incidencias que actualizan esta blsa, mientras que el Ttal de presencia se actualiza cn tdas las eventualidades que afectan a l que se cnsidera tiemp trabajad; bien sean las incidencias valradas a ls excess de tiemp en algunas incidencias que repercuten negativamente en el tiemp que se cnsidera trabajad pr la empresa. En cualquier cas est últim l explicarems más prfundamente cuand expliquems la cnfiguración de hraris. - Genera históric: Esta es una pción que sl se puede aplicar a las incidencias de sistema. Si desmarcams la casilla Genera históric para una incidencia, el prgrama la ignrará cuand esta se prduzca y n habrá ninguna cnstancia en base de dats ningun de ls listads cuand esta se prduzca. - Se descuenta de hras estándar: Cuand seleccinams esta pción, esta incidencia n sl justifica el tiemp en que esta se prduce. Si n que se descuenta de la hras previstas para la jrnada del emplead. Un buen ejempl de est sería una incidencia para las vacacines, ya que cuand se prduce en un día labrable, n sl se cntabiliza que el trabajadr está de vacacines; si n que td ese tiemp de vacacines se descuenta de la jrnada labral del emplead y si este está el día cmplet de vacacines sus hras previstas serían 0. - Incidencia extensible: Algunas incidencias n se justifican sl a l larg del día en que se prducen; es muy cmún en determinads trabajs, cm el de un cmercial un 17 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

19 instaladr, que se salga un día a un viaje de negcis y esta se extienda a l larg de varis días durante ls cuales el trabajadr n pdrá fichar en la ficina. Para cntrlar est, se creará una incidencia y esta se marcará cm extensible, de md que el emplead ficha al dejar la ficina el día en que la incidencia se inicia y esta se prlngará hasta que el emplead vuelva a fichar se agte el númer de días marcad en la casilla Máxim días. Si en Máxim días se han marcad 0 días se cnsidera que n hay tiemp máxim y la incidencia se extenderá hasta que el emplead vuelva a fichar. - Veces permitidas: Esta pción cntrla el númer de veces que pdems fichar una incidencia, si el valr de esta pción es 0 se asume que n hay límite de veces y esta incidencia pdrá ficharse tantas veces cm sea necesari. 7. Hraris Ls hraris definen la jrnada labral de ls trabajadres; definen a qué hra empieza su jrnada y a qué hra finaliza, regulan ls retrass el tip de turn que va a realizar el trabajadr. ZKTime Enterprise permite definir varis tips de hraris dependiend de una serie de circunstancias: si emplead realiza un únic turn pr el cntrari puede realizar varis turns, si ests turns están fijads en el calendari del trabajadr sn variables si el trabajadr trabaja de nche de día Gestión de hraris Desde esta ventana cnfigurams ls hraris, ahra pasarems explicar tdas las pcines - Tip de hrari: Hay tres tips de hrari, a saber: 18 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

20 Diurn: Un hrari es diurn cuand la fecha valr de la jrnada es la fecha del límite superir del hrari. Nrmalmente ls hraris de ficina cualquier turn de día es diurn. Ncturn: Un hrari es ncturn cuand la fecha valr de la jrnada es la fecha del límite inferir del hrari. Nrmalmente ls turns de nche las guardias serán turns ncturns. Rtativ: Este es un cas especial, ya que este tip de hrari n acepta ningún tip de cnfiguración. Simplemente cntiene hasta tres hraris diurns ncturns que se alternan según ls fichajes realizads pr el trabajadr. - Sesines: Una sesión es un espaci de tiemp ininterrumpid cmprendid entre ds hras que definen la jrnada de trabaj. ZKTime Enterprise permite que cada hrari tenga una ds sesines y partir de ellas se realizan tds ls cálculs del día. Tdas las sesines cnstan de: Inici entrada: Es la hra a partir de la cual n se cnsidera que el trabajadr ha llegad antes de su hra. Fin entrada: Es la hra a partir de la cual se cnsidera que el trabajadr llega tarde al inici de la sesión. Entrada teórica: La hra a la que cmienza la sesión, tds ls tiemps se justifican cntra esta hra; bien sean retrass adelants respect a la hra de entrada. Pr ejempl: si la entrada teórica de una sesión sn las 09:00 y el fin de entrada sn las 09:15, si el trabajadr llega a las 09:30 el prgrama cmputara 30 minuts de retras. Inici salida: Es la hra a partir de la cual un fichaje de salida da pr finalizada la sesión. Inici salida: Es la hra a partir de la cual ya n se cnsidera que un fichaje pertenece a la sesión. Si se prduce al final de la primera sesión y existe una segunda, se cnsidera que el trabajadr está en la segunda sesión, en cas cntrari cualquier fichaje se cnsidera fuera de hrari. Salida teórica: Es la hra a la que debería finalizar la sesión; cuand un emplead se ausenta cn alguna incidencia esta se cntabiliza hasta aquí. Ttal de hras: Aquí se define el ttal de hras que tiene que trabajar un emplead a l larg de la sesión, la suma de las ds sesines define el ttal de hras de la jrnada. Este ttal n tiene pr qué cincidir cn la diferencia de tiemp entre la entrada teórica de la primera y de la segunda sesión; n es difícil imaginar un hrari cn una hra de cmida de 8 a 18 cn un ttal de 8 hras, en el que se da una hra de descans de la que el emplead puede dispner a l larg de la jrnada. 19 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

21 - Limites hraris: Ests límites establecen el períd en el que se buscan fichajes que puedan pertenecer a una jrnada, n ya dentr de l que se cnsidera la jrnada nrmal si n teniend en cuenta cass excepcinales cm turns dbles pics de trabaj; ests límites nunca pdrán slaparse cn las sesines y nunca pueden cmprender rangs mayres a 24 hras. En un cas típic de hraris de ficina u hraris cmerciales se puede dejar las 00:00 cm límite inferir y las 23:59 cm límite superir; per en cass dónde existan turns rtativs dónde se puedan realizar turns de mañana, tarde y nche es cnveniente ajustar un pc ls límites al inici de entrada de la primera sesión y el límite superir ajustad a la última salida teórica. - Extender hrari hasta emparejar fichajes fuera de hrari: Esta pción ns permite tener hraris de más de 24 hras; cuand para un día tenems un númer impar de fichajes si tenems esta pción marcada el prgrama irá a buscar el fichaje que falta más allá de ls límites del hrari hasta cmpletar tdas las entradas y salidas Variantes Es bastante habitual que un emplead pueda tener varis hraris, cm pr ejempl: jrnada partida de lunes a jueves, jrnada intensiva ls viernes durante el inviern y tr hrari para ls meses de veran; pr es ls hraris en ZKTime Enterprise ns frece el cncept de variantes que cnsta de: - Códig: Este el identificadr de cada variante que definams para el hrari que estams editand. - Descripción: Aquí pdems intrducir un text breve describiend cada variante. - Hrari: En este camp se especifica el hrari alternativ al que hace referencia en la variante grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

22 ZKTime Enterprise ns permite definir hasta 9 variantes psibles para un hrari cn códigs del 1 al 9, estas variantes se pueden marcar en el calendari frzand un de ls hraris para un día en cncret se puede seleccinar la pción Buscar siempre la variante más aprpiada; cuand esta pción está marcada, el prgrama intentará calcular el hrari que mejr se ajuste, de entre tds ls psibles, basándse en ls fichajes del emplead. Ls criteris que ZKTime Enterprise utiliza para calcular el mejr ajuste sn, pr rden de priridad, ls siguientes: prximidad a la entrada teórica de cada sesión de ls fichajes que marcan el inici de la misma, prcentaje del ttal de hras de cada sesión cmpletadas entre la entrada teórica y la salida teórica de la misma y el ttal de hras cmpletadas entre la entrada teórica y la salida teórica de cada sesión Cstes Este punt está íntimamente relacinad cn perfiles así que l explicarems en el punt 8 de este manual, cuand expliquems el cncept de perfiles y tdas sus pcines Incidencias Cada hrari tiene varias frmas de tratar las incidencias, a cntinuación pasarems a explicar cada una de ellas: - Interrupción del hrari: Ver el punt 8 de este manual. - Justificar retrass cn incidencias de calendari extensibles: En el punt 6.2 de este manual explicams las incidencias extensibles y cm justifican las ausencias de un emplead, las incidencias de calendari (que explicarems más detalladamente en el punt 7 del manual) tienen la misma función. En cualquier cas cuand esta pción están marcada estas incidencias n justificarán sl las ausencias del emplead, si n 21 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

23 que justificarán también sus retrass. Pr pner un ejempl: si un cmercial sale el día anterir cn una incidencia extensible cm pudiera ser Visita cliente y llega el día siguiente cn tres hras de retras, el prgrama justificará el tiemp transcurrid desde el inici de su hrari hasta su llegada cm Visita cliente. - Justificar incidencias de entrada hasta fin de sesión si n hay fichaje de salida: Esta pción se utiliza para cass muy específics, en ls que el trabajadr ficha su entrada un día y n ficha la salida hasta varis días después, pr ejempl en un cuartel militar puede darse que el trabajadr fiche el lunes y pase la semana en el cuartel y n fiche la salida hasta el viernes. Si esta pción está activa y el trabajadr marca una incidencia que esté marcada cm de entrada y extensible, el prgrama justificará el tiemp desde que el trabajadr fiche hasta el fin del hrari cn la misma; a partir de ahí justificará las sucesivas ausencias siguiend las reglas de las incidencias extensibles explicadas en el punt Justificar incidencias sl dentr de ls límites de la sesión: Cuand esta pción está activa el prgrama n cntabilizará ningún tiemp más allá de las hras teóricas del hrari, de md que una incidencia nunca empezará a cmputar antes del inici de entrada de un hrari. - Las entradas salidas cn incidencia n justifican más allá del tiemp de sesión: Esta pción cntrla que las incidencias valradas n sumen más tiemp del estipulad para la sesión en que se prducen. Est tiene sentid pr ejempl cuand un trabajadr tiene un hrari flexible: si el trabajadr tiene media hra de flexibilidad, pudiend entrar entre las 8 y media de la mañana y las 9 y teniend que cmpletar 5 hras a l larg de la sesión. Nrmalmente si la salida teórica del hrari realizad fuese las 2 de la tarde, el trabajadr empieza a trabajar a las 8:45 y sale cn una incidencia valrada a media mañana el prgrama cntabilizaría 5 hras y 15 minuts de tiemp trabajad; si esta pción está activa el prgrama justificaría la incidencia de salida sl hasta cmpletar las 5 hras, cerrand la incidencia a las 13:45 en vez de a las 14 hras. - Justificar incidencias desde inici de sesión: Esta pción se debe marcar en cas de que querams que la hra a la que empiezan a justificar las incidencias sea la marcada inici entrada en vez de la hra de entrada teórica. Es muy útil cuand se dispne de flexibilidad en la entrada, per la incidencia ha de justificarse desde la hra de inici de sesión y n desde cuand se cuenta retras (hra teórica) Tiemp bligatri En alguns cass pdems querer cntrlar cuand un emplead se ausenta a determinadas hras, cincidan n cn ls límites de cada sesión. ZKTime Enterprise permite definir ds franjas de presencia bligatria en esta pestaña dentr de las cuales el trabajadr tendrá que estar bien presente fuera cn una incidencia marcada cm valrada. 22 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

24 Para la cnfiguración de Tiemp bligatri tenems ls siguientes camps: - Incidencia a actualizar: Aquí definims la incidencia que se genera cuand una persna se ausenta durante las franjas de presencia bligatria. - Límites de la primera sesión/límites de la segunda sesión: Desde: El inici de la franja de presencia bligatria, cualquier ausencia a partir de esta hra se cnsidera cm incumplimient del tiemp bligatri. Hasta: El fin de la franja de presencia bligatria, cualquier ausencia a entre la hra definida en el camp Desde y esta hra se cnsidera cm incumplimient del tiemp bligatri. Cpiar valres teórics de la sesión: Pulsand este btón se establecen la entrada y la salida teórica de la primera segunda sesión cm franjas de presencia bligatria. Ls valres establecids en ls límites de la primera sesión la segunda sesión tienen que estar dentr de sus respectivas sesines; ya que n tiene sentid que pdams establecer un perid de presencia bligatri desde las 8 de la mañana hasta las 2 de la tarde, en una sesión cuya entrada teórica es a las 9 de la mañana y su salida teórica es a las 2 de la tarde. 8. Calendaris A l larg de este manual hems hablad del calendari labral, cm se relacinaban cn las incidencias cm las hras estándar de un trabajadr dependían de éste, per n se entraba en detalle de qué es un calendari labral. El calendari labral es el calendari en el que se establecen anualmente ls días de trabaj y ls días festivs, así cm las incidencias que se vayan prduciend (vacacines, bajas pr enfermedad similares). 23 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

25 8.1. Calendaris públics y persnales En ZKTime Enterprise hay que distinguir entre ls calendaris públics y persnales. Ls calendaris públics se crean a nivel de empresa y servirán de plantilla para ls persnales, en alguns cass un será suficiente y en trs habrá varis, pr ejempl: en una empresa cn centrs en diferentes ciudades seguramente será necesari tener un calendari públic para cada centr cn ls diferentes festivs lcales; de este md cada emplead tendrá asignad el calendari públic que le crrespnda y esa será la plantilla de su calendari persnal, el calendari persnal irá recgiend ls cambis que se hacen sbre el calendari públic base; días de trabaj fuera de la ficina, cambis de turn, bajas pr enfermedad, vacacines cualquier tra eventualidad. Es imprtante entender que ls calendaris persnales sl recgen las diferencias cn respect al calendari públic base, y cualquier cambi realizad en un calendari públic se verá reflejad en tds ls empleads que l tengan cm base, siempre y cuand para ls días mdificads n tengan una cnfiguración distinta en su calendari persnal Tips de día Cuand hablams de calendaris hay un cncept íntimamente relacinad que es imprtante tener clar, se trata de ls tips de día. Cnstan de un códig únic, una descripción y se agrupan en tres tips: - Labrable: En ls días de este tip se cnsidera que el trabajadr debe presentarse a trabajar; se cntabilizan sus retrass, si cumple n su jrnada y si n se presenta se cnsidera ausencia injustificada. - Festiv: En ls días de este tip se cnsidera que el trabajar n tiene que trabajar, en cas de que l haga td el tiemp trabajad se cnsiderará exces de jrnada y n se cntabilizarán retrass ni faltas. - Opcinal: Ests días sn un cas especial, en cas de que el trabajadr fiche se cmprtará cm un día labrable y si n fichase se cnsiderará cm un festiv. Ls tips de día función a md de identificadres para agrupar días cn circunstancias similares, pr ejempl nrmalmente tds ls festivs sn iguales a nivel de empresa así que pdríams agrupar a tds ls festivs cm el tip de día Festiv cn códig 0 y tip Festiv. También pdríams distinguir entre ls días de lunes a jueves, en ls que se trabaja cn jrnada partida, y el viernes dónde se trabaja cn jrnada intensiva; agrupándls en ds tips de día marcads cm Labrable Gestión de calendaris Desde esta ventana se gestinan ls diferentes calendaris labrales de la empresa, desde aquí pdrems editar, crear eliminar cuánts calendaris sean necesaris. También será psible aplicar ls calendaris que creems a ls diferentes empleads. 24 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

26 A la hra de editar un calendari, l primer que tenems que saber es qué es l que pdems editar y qué psibilidades tenems para cada día. ZKTime Enterprise ns permite mdificar seis parámetrs para cada día: - Tip de día: Cada día del añ puede tener asignad un tip de día diferente, nrmalmente agruparems en el mism tip de día ls días cn circunstancias similares. Pr ejempl: pdems tener tds ls festivs asignads al tip de día 0, que pr defect ZKTime Enterprise define cm festiv. - Variante: En el punt 7.1 hablams de una pción de ls hraris a la que llamams Variantes, y explicábams que estas se pdían marcar en el calendari para frzar un hrari distint al habitual; cada día del añ del calendari labral puede tener asignad una variante hraria del 0 al 9 ninguna. Si seleccinams la variante 0, el prgrama interpretará que para ese día crrespnde el hrari principal y n ninguna de las variantes; en cas de que en el calendari esté seleccinada una variante que n exista en el hrari se cnsiderará que n hay ninguna variante seleccinada. Variante fuerza hrari: Esta pción sl está dispnible cuand tenems una variante seleccinada, si está activa el prgrama asigna la variante hraria marcada para este día independientemente de si la pción Buscar variante cn mejr ajuste está marcada en el hrari del trabajadr. En cas de que esta pción n esté activa simplemente se cnsiderará la variante cm el hrari previst y se tendrá en cuenta la pción Buscar variante cn mejr ajuste. - Incidencia: ZKTime Enterprise permite asignar una incidencia para un más días, de frma que si el emplead n se presenta en un día en cncret el prgrama justificará la ausencia del trabajadr cn ella. Hrari: En alguns cass querems que cuand se prduzca una incidencia en el calendari el prgrama n justifique la incidencia sbre las 25 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

27 hras del hrari nrmal, aquí se puede definir un hrari alternativ para cuand esta se prduce. - Cmentaris: En cas de que para algún día haya alg que reseñar se puede intrducir un breve text cm cmentari. Cuand editams un calendari tenems ds pcines: pdems mdificar el añ cmplet mediante el btón Generación autmática de calendari pdems editar varis días seleccinándls siguiend el ejempl de la imagen debaj Generación autmática de calendari Generar ls calendaris labrales puede llegar a ser una labr tedisa y repetitiva, ZKTime Enterprise facilita td el prces estableciend la generación autmática de calendari. Aquí definims un patrón que el prgrama utilizará para generar el calendari añ a añ, simplificand td el prces. 26 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

28 El calendari se generará siguiend un patrón establecid en esta ventana. Creams un cicl que se repetirá a l larg del añ asignand la cnfiguración para cada día; el prgrama tmará cm referencia l que hayams establecid en Tmar cm referencia para generar el calendari de md que el inici de un de ls cicls deberá cincidir cn el día seleccinad. Pr defect ZKTime Enterprise prpne un perid de una semana que cmenzará el primer lunes del añ: cn cinc días labrables, un día marcad cm el tip de día 3 (pr defect sábad) y tr día cn el tip de día 4 (pr defect dming). Es imprtante resaltar que si el añ n cmienza en el día seleccinad cm referencia, el cicl se reprduce también hacia atrás. Festivs: Aquí establecerems ls festivs que deseems, la única limitación es que ZKTime Enterprise sl gestina ls festivs fijs, y n aquells cm semana santa que necesiten ser calculads anualmente. Variantes: Es relativamente cmún que en algún perid del añ se aplique una variante hraria, pr ejempl durante ls perids de veran en muchas empresas se aplica un hrari diferente al habitual. En esta ventana pdems establecer una variante que se aplicará siempre en un rang de fechas fij cn las pcines habituales al establecer una variante. Incidencias: En alguns cass en una empresa existen incidencias previsibles que afectan a tda la empresa, cm pr ejempl: cierres de empresa en veran; eventualidades cm cierres pr refrma, fin de temprada, etc. Esta pción ns permite generar el calendari anual incluyend incidencias de este tip en un perid de tiemp determinad; estableciend si se aplicará a tds ls días que caigan dentr de este rang, sl a ls días labrables, ignrand ls festivs Aplicar y asignar calendari Una vez que tenems creads tds ls calendaris públics creads, pdems aplicar asignarls a ls empleads. Anterirmente explicams la diferencia entre calendaris públics y persnales, ambs cncepts sn decisivs entre las pcines Aplicar y Asignar: - Asignar calendari: Cuand se asigna un calendari públic a un persnal estams cambiand la plantilla sbre la que se cnstruye el calendari persnal del emplead. Tds ls valres ya existentes en el calendari persnal se respetarán. 27 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

29 -Aplicar calendari: Cuand se aplica un calendari públic se eliminan tdas las cnfiguracines del calendari persnal y se asigna el nuev calendari públic cm plantilla del calendari persnal del emplead. 9. Perfiles Ls perfiles de emplead englban una serie de cnfiguracines que pdems asignar a cada emplead, pdems definir tants perfiles generales cm deseems cn sus peculiaridades y asignarl a ls diferentes empleads 9.1. Redndes En alguns cass es psible que n ns interese la hra exacta de un fichaje, pr ejempl: Querems que tds ls fichajes entre las 8:45 y las 9:05 se redndeen hacia las 9:00 que es la hra de entrada nrmal. De este md que tds ls tiemps asciads a un fichaje entre las 8:45 y las 9:05 se calcularán cm si el fichaje hubiese sid a las 9:00. Cada rednde tiene las siguientes pcines: - Tip de día: Aquí definims a qué tip de día se aplica el rednde. - Desde: Hra límite inferir para la aplicación del rednde. - Hasta: Hra límite superir para la aplicación del rednde. - Rednde: Hra hacia la que se redndean ls fichajes dentr de ls límites. - Entrada/Salida: Define si se redndean ls fichajes de entrada ls de salida Incidencias autmáticas En alguns cass puede ser que a determinadas hras tds ls fichajes se cnsideren cn una incidencia, bien sea prque el terminal n tiene teclad y n permite fichar incidencia prque pr defect a esa hra la gente ficha siempre cn un mtiv en cncret; pr ejempl 28 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

30 pdems hacer que tds ls fichajes de salida entre las 14 y las 15 se cnsidere que tienen la incidencia cmida. En cualquier cas si el emplead ficha una incidencia en el perid de una incidencia autmática esta tendrá preferencia sbre la incidencia autmática. Las pcines que permite sn: - Tip de día: Aquí definims a qué tip de día se aplica la incidencia autmática. - Desde: Hra límite inferir para la aplicación de la incidencia autmática. - Hasta: Hra límite superir para la aplicación de la incidencia autmática. - Incidencia: La incidencia que querems que se asigne. - Entrada/Salida: Define si la incidencia autmática se aplica ls fichajes de entrada ls de salida Ausencia ZKTime Enterprise pr defect ascia la incidencia S004 Ausencia injustificada para cada día labrable en que un emplead n tiene fichajes incidencias extensibles de calendari activas. En alguns cass puede ser que n sea est l que deseems, pr ejempl puede ser que un grup de empleads pueda cmpensar sus hras extras cn días de descans. Para cntrlar est pdems decir que en cas de ausencia se asigne una incidencia que nstrs hayams definid Salds de blsas Esta pción ns permitirá establecer límites para cada blsa: bien sean límites en el ttal de tiemp, en el númer de veces ambas csas. Las pcines que ns permite definir sn: - Blsa: La blsa que querems cntrlar. - Veces permitidas: El númer de repeticines que permitims para una blsa en el perid establecid. Si n querems cntrlar el númer de veces pdems dejarl en blanc. - Tiemp permitid: El tiemp que permitims para una blsa en el perid establecid. Si n querems cntrlar el tiemp permitid pdems dejarl en blanc. - Perid: El perid sbre el que querems cntrlar el sald (semanal, mensual anualmente). Una vez que finaliza el perid el sald vuelve al valr inicial Interrupcines Las interrupcines sn fichajes autmátics de salida y entrada que pdems establecer para paradas que querems descntar en cualquier cas, pr ejempl: si tenems una ccina dentr de las ficinas y es psible que la gente n fiche a la hra de cmer, pdems establecer una interrupción para que autmáticamente el prgrama interprete que el trabajadr a salid a las 14:00 a cmer y ha vuelt a las 15:00; i el trabajadr tiene un fichaje de 29 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

31 salida y n ha vuelt a entrar antes de la hra de inici de la interrupción, esta n tendrá ningún efect. Las pcines que tenems sn: - Tip de día: El tip de día en el que se aplica la incidencia. - Interrupción: La interrupción que querems aplicar, estas se definen en el menú Cnfiguración->Interrupcines (ver imagen abaj) Gestión de interrupcines En esta ventana definims las interrupcines que lueg pdrems asignar en Perfiles, cada interrupción se divide en ds paradas cn las siguientes pcines: - Desde: La hra de inici de la interrupción, si la interrupción se aplica el fichaje de salida cincidirá cn la hra establecida aquí. - Hasta: La hra de fin de la interrupción, si la interrupción se aplica el fichaje de entrada cincidirá cn la hra establecida aquí. - Incidencia: La incidencia que se aplicará al fichaje de salida cread pr la interrupción. Aunque se ns dé la pción de establecer hasta ds paradas, pdems limitarns a establecer la primera y dejar la segunda en blanc. 30 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

32 9.6. Cstes Anterirmente mencinábams ls cstes cuand explicábams ls hraris, y decíams que estaba íntimamente relacinad cn ls perfiles. Esta es una pción un tant especial ya que se relacina tant cn hraris cm cn perfiles y puede depender de la cnfiguración de ambs. A grandes rasgs, ls cstes de presencia sn una frma de dividir las hras en diferentes cncepts tales cm: Hras nrmales, hras extras, hras ncturnas, etc. Primer especificarems las pcines que se ns frecen tant en perfiles cm en hraris, más tarde entrarems en ls detalles del funcinamient de ls cstes; pr el mment ns basta cn saber que pdems definir diferentes líneas de cstes que dividen las hras trabajadas en diferentes cncepts. L primer que ns encntrams en la pestaña Cstes es la pción de seleccinar el métd de asignación de cstes, se ns presentan ds pcines: - Emplead y tip de día: Si seleccinams esta pción ls cstes se asignarán siempre a cada emplead en base a su cnfiguración persnal y a su calendari. - Hrari y tip de día: Si seleccinams esta pción ls cstes se asignarán siempre a cada emplead en base al hrari realizad en cada día y a su calendari persnal. Si seleccinams la pción de Hrari y tip de día verems que la lista que pdems ver en la imagen inferir se deshabilitará, ya que esta cnfiguración n tendrá efect y la asignación de cstes dependerá de l que haya definid en el hrari del emplead. En cualquier cas el funcinamient en ambs cass es igual, tenems ds pcines: - Cste: Representa la línea de cste que querems seguir. - Tip de día: Representa el tip de día al que se aplica el cste. Una vez aclarad cm asignams las líneas de cste, pasems a detallar el funcinamient de ls cstes. 31 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

33 9.6.1 Cncepts de cste Ls cncepts de cste sn unidades de rganización de hras. Se cnfiguran en la ventana de cnfiguración de cncepts de cste, a la cual accedems desde el menú principal. Las pcines que se ns frecen sn: - Tiemp mínim: Aquí indicams el tiemp mínim al que se tiene que llegar en un día para que un cncept se tenga en cuenta, pr ejempl si creams un cncept: Hras extra y le establecems un tiemp mínim de 30 minuts, en cas de que al final del día el trabajadr haya sumad 29 minuts mens en ese cncept, el tiemp asignad a ese cncept se descartará y el trabajadr tendrá 0 minuts trabajads en ese cncept. En cas de que n querems aplicar un tiemp mínim debems dejar la casilla de tiemp mínim desmarcada. - Redndes: Dependiend de cóm querams cntabilizar ls tiemps asignads a un cncept se ns presentan varias pcines. Asignar tiemp real: En este cas se cntabilizará el tiemp real que debería crrespnder al cste que estams editand. Redndear tiemps: En este cas el tiemp crrespndiente al cncept de cste que estams editand se redndeará según la cnfiguración seleccinada. Las pcines sn las siguientes: Redndear hacia abaj: Se eliminará el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp. Redndear hacia arriba: Se sumará el tiemp necesari para que el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp sea 0; de frma que si se redndea hacía arriba cada 30 minuts y el trabajadr tiene 45 minuts asignads al cncept de cste, el prgrama le sumará 15 minuts al cncept de cste hasta sumar 60 minuts. 32 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

34 9.6.2 Líneas de cste Redndear según valr: En este cas si el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp es distint de 0, se redndeará hacia abaj si el rest es mayr que el tiemp establecid en el camp Valr y se redndeará hacia arriba si es menr. Las líneas de cste cnstan de un más cncepts de cste que distribuyen el tiemp de la jrnada labral en diferentes cncepts de cste. Se cnfiguran en la ventana de cnfiguración de cstes, a la cual accedems desde el menú principal. Para definir cada línea de cstes se ns presentan las siguientes pcines: - Métd de cálcul: Hay ds métds de calcular un cste, pr ttal de hras pr franjas hrarias. En el primer cas las hras van asciadas pr vlumen, pr ejempl: las primeras 8 hras, sn hras nrmales; a partir de las 8 hras y hasta las 10 hras se cnsideran hras extras y a partir de 10 hras se cnsideran hras extras dbles; en el segund cas dependerá de la hra del día en que el emplead esté trabajand de md que tdas las hras entre las 9 de la mañana y las 6 de la tarde. 33 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

35 - Aplicar redndes: Si esta casilla está marcada se aplicarán ls redndes asciads a cada cncept de cste, en cas cntrari ls redndes se asignarán. - Cncept de cste: La última pción que se ns presenta es una lista cn 5 clumnas, aquí se define cada cncept de cste y cm se distribuye. Desde\Hasta: Ests ds camps establecen el límite inferir y superir de cada cncept de cste respectivamente, dependiend del métd de cálcul representarán un ttal de hras una hra del día Cncept de cste: Este camp representa el cncept de cste que querems asciar al perid establecid. Tip de preci: Aquí pdems establecer el preci que le querems asignar a cada hra, pdems asignar un de ls 5 cstes de hra que tiene cada emplead, un prcentaje de ls misms un preci manual. Preci: Esta camp cambiará su significad dependiend de l que hayams seleccinad en el camp Tip de preci; si se ha seleccinad Manual entnces aquí intrducirems el preci en eurs pr hra, si se ha seleccinar un prcentaje de un de ls cstes del emplead aquí se espera que establezca un valr representand el prcentaje del cste pr hra. El prgrama ns presentará la pción de definir tants cncepts de cste cm deseems dentr de una misma línea de cste, cn ds limitacines que se aplican tant si el cste se calcula en base a franjas hrarias al ttal de tiemp: sl se puede cubrir el espectr entre las 00:00 y las 23:59 y éste debe estar siempre cubiert en su ttalidad, n puede haber una franja de tiemp vacía entre las 00:00 y 23:59. En cualquier cas el prgrama se encargará de que cumplams estas limitacines; si tenems un sl cncept definid para una línea de cste estarems bligads a que el camp Desde tenga el valr 00:00 y el camp Hasta tenga el valr 23:59, en cas de que el cste tenga varis cncepts establecids, y eliminems un de ells, el prgrama extenderá el cncept siguiente hasta el inici del eliminad Cmpensación de cstes Hay una pción en la pestaña Cstes dentr de la cnfiguración de perfiles que habíams mitid hasta ahra: Definir cmpensación de cstes. Una vez que ya hems explicad cm cnfigurar diferentes líneas de cste para distints tips días día cn sus crrespndientes cncepts, pdems explicar l que es la cmpensación de cstes. 34 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

36 Ls cstes tal y cm se han explicad hasta ahra funcinan diariamente, est en casines se puede quedar crt; ya que si un trabajadr excede su jrnada un día per a l larg de la semana n cumple cn el ttal de la jrnada, es psible que n querams tener tiemp asignad al cncept que cntabilice las hras extra. Cn este prpósit ZKTime Enterprise incluye el cncept de Cmpensación de cstes, que maneja ds cncepts principalmente: las hras estándar que sn las hras que tienen que alcanzar un valr mínim y las hras extra que sn aquellas que se cntabilizan una vez que las hras estándar han alcanzad el tiemp mínim. Para pder cnfigurar la cmpensación de cstes se ns presentan las siguientes pcines: - Cmpensar: Aquí establecems el perid de tiemp sbre el que querems aplicar la cmpensación. Si n querems establecer una cmpensación seleccinarems Nunca, en cas cntrari establecerems una cmpensación semanal, mensual anual. - Las hras estándar deben sumar: Para pder establecer una cmpensación de cstes es necesari establecer el tiemp mínim las hras estándar deben alcanzar y, en cas de n alcanzar dich tiemp aplicar la cmpensación. Para establecer este tiemp mínim tenems ds pcines: definir manualmente un ttal de hras, independientemente del hrari realizad pr trabajadr y su calendari; que ZKTime Enterprise establezca dentr de cada perid el mínim de hras en base al hrari y al calendari del trabajadr. 35 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

37 - Cncepts cnsiderads hras estándar: L que cnsiderems hras estándar n tiene necesariamente pr que ajustarse a un sl cncept de cste, pr ejempl pdems tener definids ds cncepts: Hras nrmales y hras ncturnas, que tienen que sumar 40 hras semanales antes de cnsiderar algún tip hras extra; aquí pdems añadir tants cncepts cm deseems a la lista de aquellas que cmputarán cm hras estándar. - Tabla de cmpensacines: Aquí tenems una lista de cóm se cmpensarán ls cstes Cmpensar tiemp del cncept: Establece el cncept que recibe el tiemp cmpensad. Cn el cncept: Establece el cncept del que se resta el tiemp hasta llegar a las hras estándar establecidas. Tiemp mínim: Establece el tiemp mínim que tiene quedar en el cncept cnsiderad hra extra después de la cmpensación, si n se alcanza el tiemp mínim se descartará el tiemp restante en el cncept en cuestión. 10. Empleads Td l explicad hasta ahra se aplica finalmente al emplead, que es en trn a quién gira td el prgrama en última estancia Dats Tds ls empleads tienen una serie de dats persnales que n vams a enumerar, aunque hay alguns dats que en realidad afectan a la cnfiguración al funcinamient del prgrama que sí vams a detallar: 36 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

38 - Calendari: Representa el calendari públic en base al cual el emplead btiene su calendari persnal. - Hrari: Representa el hrari base que tiene un emplead, nótese que dich hrari base puede tener hasta 9 variantes distintas que también crrespnden al emplead. - Perfil: El perfil públic en base al cual el emplead btiene su cnfiguración persnal. - Departament/Centr: Departament y centr sn camps que sirven para agrupar al emplead en base a su psición en la empresa. - Emplead respnsable: Aquí pdems establecer un emplead cm respnsable direct de tr Perfil En el punt 9 explicams el significad de tdas las cnfiguracines de perfiles, así que n vams a entrar a detallarlas aquí. Simplemente recrdarems que la cnfiguración del perfil públic del emplead se aplican pr defect, per aquí pdrems editarlas; bien sea añadiend nuevas cnfiguracines eliminand editand las existentes. Tdas las cnfiguracines del perfil públic que n estén en us aquí se verán marcadas en un clr grisáce, a diferencia de las cnfiguracines que el emplead tiene aplicadas que se verán en habitual clr negr Calendari Aquí vems el calendari persnal del emplead, pr defect será una cpia del calendari públic que este tenga asignad e irá almacenand las mdificacines que hayams realizad en el mism. Tdas las pcines que se presentan en esta ventana sn las mismas que se ns presentan en la ventana Gestión de calendari que habíams explicad anterirmente en el punt 8, así que n entrarems en más detalles Hras estándar Las hras estándar sn una estimación de las hras que debería trabajar un emplead en base a su calendari. Es imprtante ntar que l que se muestra en esta pantalla es meramente infrmativ y n tiene prque ser fiable, ya que en cass cm días tip Opcinal en el calendari que el emplead tenga un hrari rtativ cn variantes, impsibilita calcular cn precisión este dat hasta que n se hayan recgid tds ls fichajes y se haya realizad el cierre. 37 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

39 10.5 Altas\Bajas Aquí definims cuand el trabajadr se da de alta en la empresa y cuand se da de baja. Pr defect se asigna siempre la fecha de creación del emplead cm la fecha de alta, aunque pdems editar est e inclus un trabajadr puede ser dad de alta y de baja varias veces (cm pdría ser el cas de un trabajadr eventual) Terminal En esta ventana pdems editar alguns dats que después se cargarán al terminal: - Alias: El nmbre que se cargará al terminal y que se mstrará cuand el emplead fiche, puede tener una lngitud de hasta 8 caracteres. - Cntraseña: La cntraseña que puede usar el emplead para identificarse en el terminal. - Privilegis: Aquí se define el nivel de privilegis que tiene el emplead dentr del terminal. - Brrar cara: En cas de que haya una plantilla de huella almacenada en la base de dats, aquí se puede marcar para eliminar de frma que la próxima vez que enviams dats al terminal se eliminará también del terminal. - Mantenimient de huellas: Este punt l explicarems pr separad en el siguiente punt Gestión de huellas Esta pción ns permite btener las huellas del usuari a través de un lectr de huella USB, ZKTime Enterprise sprta hasta almacenar hasta 10 huellas para cada usuari que después pdrems cargar a cada terminal. En la pción huellas registradas se ns marcará en rj las huellas de aquells deds que estén almacenads en la base de dats. 38 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

40 10.7 Imprtación de empleads Esta pción ns permite imprtar empleads en nuestr sistema prcedentes de un ficher generad a man pr una aplicación de tercers Frmat del ficher de entrada El frmat que debe seguir el ficher es CSV. Ls fichers CSV (del inglés cmma separated values) sn un tip de dcument en frmat abiert sencill para representar dats en frma de tabla, en las que las clumnas se separan pr cmas ( punt y cma en dnde la cma es el separadr decimal: España, Francia, Italia...) y las filas pr salts de línea. Ls camps que cntengan una cma, un salt de línea una cmilla dble deben ser encerrads entre cmillas dbles Nmbres de las clumnas Para que la imprtación de dats se realice crrectamente es necesari que ls nmbres de las clumnas cincidan cn ls que se expndrán a cntinuación: - Cdig: Este es el códig que el emplead tendrá en el sistema. Debe ser únic. - Nmbre, Apellids, Dirección, Pblación, CP, Prvincia, Telefn, Mvil, NIF, Mail, FechaNacimient, Ft: Dats persnales del emplead. - Tarjeta: númer de tarjeta que utiliza el emplead (si existe la tiene asignada) en la empresa. - Alias: El nmbre que se muestra cuand ficha el emplead en ls terminales. - Privilegis: Ls privilegis del emplead en el terminal - Activ: Este camp indica si el emplead está dad de alta baja en la empresa - IdPerfil, IdCalendari, IdHrari, IdRespnsable, IdUbicación, IdCentr: Ests camps se crrespnden cn ls ID de ls distints perfiles, hraris, ubicacines a ls que está asciad el emplead. - Cste1, 2, 3, 4, 5: Distints cstes a ls que está asciad el emplead. NOTA: El prgrama n es sensible a las mayúsculas/minúsculas, est quiere decir que si querems pdems almacenar el nmbre de la clumna cm CODIGO/cdig en el ficher que el prgrama l leerá cm si fuese Cdig. Además ls nmbres de las clumnas están tds escrits sin tildes. Si en el ficher la clumna Cdig está escrita cm Códig, el sistema n la recncerá cm tal y pr tant n se imprtaran ls dats de esa clumna Orden de las clumnas Para generar este ficher las clumnas n deben guardar ningún tip de rden específic, es decir, da l mism recibir un ficher cuy rden de clumnas sea 39 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

41 Cdig;Nmbre;Direccin que recibir tr cuy rden sea Direccin;Nmbre;Cdig, el sistema ls cargará autmáticamente en la base de dats Clumnas bligatrias Las clumnas bligatrias para que la imprtación de empleads pueda realizarse sn CODIGO y NOMBRE. Las demás n sn bligatrias ya que durante la ejecución de esta tarea ns saldrá una ventana para aut-rellenar ls camps que sean necesaris para mantener la integridad de la base de dats. Est quiere decir que si querems pdems imprtar, pr ejempl, un ficher que cntenga única y exclusivamente las clumnas Nmbre y Cdig Dats duplicads Siguiend la lógica del prgrama hay cierts dats que n se permitirá insertar duplicads. Ests dats sn: Cdig y Tarjeta. Si el prgrama detecta que se puede incurrir en una situación en la que algun de ests ds camps acaben cn dats duplicads ns mstrará una pantalla (ver figura 3) mstrándns la lista de camps que requieren ser mdificads en el ficher para que la imprtación se realice cn éxit. Ejempl de un ficher generad crrectamente Aquí mstrarems un ejempl de un ficher que ha sid generad crrectamente y pr tant sus dats serán imprtads en el sistema siempre y cuand tant el códig cm las tarjetas n existan en el sistema: Cdig;TARJETA;Nmbre;apellids;Direccin 00001;060;Rbert;Iglesias Lema;C/ Pamplna 00003;070;Juan;García López;C/ Valencia Prces de imprtación de empleads Una vez que dispngams del ficher cn el frmat y ls dats de ls empleads pdems prceder a imprtar ls dats en nuestr sistema. Para cmenzar cn el prces basta cn hacer clic en Imprtar empleads, que se encuentra en la ventana principal en el menú desplegable Gestión de empleads. 40 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

42 Ns saldrá una ventana cm la que se puede bservar en la imagen inferir, en la cual se ns dará la pción de escger ls valres pr defect para alguns camps necesaris para cnservar la integridad de la base de dats, que se utilizarán en cas de que la clumna n exista en el ficher cntenga un valr n válid. Una vez seleccinads ls dats pr defect hay que seleccinar el ficher que hems cread anterirmente, para ell hacems clic en Imprtar, se abrirá un frmulari de selección de ficher para su apertura. Una vez seleccinad el sistema prcederá a imprtar ls dats del ficher en nuestr sistema autmáticamente. Al finalizar se mstrará un diálg infrmándns del resultad del prces. 41 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

43 11. Listads en ZKTime Enterprise Ls dats cn ls que trabaja ZKTime Enterprise se ns muestran en muchs cass en un frmat del que en pcas casines pdems extraer la infrmación que necesitams. El listad es la herramienta que ns permite visualizar dichs dats de una manera fácil y amigable para el j human. Se dividen en varis grups: 1.1 Listads Maestrs. 1.2 Listads de Fichajes. 1.3 Listads de tiemps y cstes 1.4 Históric de cambis. Fichajes del día Listads Maestrs Este tip de listads ns muestra dats básics sin prcesar. Algunas de sus aplicacines prácticas se crrespnden cn btener una relación de ls empleads de la empresa filtrads pr un determinad departament ls distints tips de cstes que existen en el sistema. Ls listads maestrs se dividen a su vez en 8 sub-categrías: Listads de empleads Listads ntas del emplead Listads de hras previstas del emplead Listads de hraris Listads de calendari Listads de incidencias Listads de incidencias entre fechas Listads de cstes Listads de empleads Ests listads ns muestran una relación de ls empleads almacenads en el sistema. Se pueden filtrar ls dats pr departament y/ centr, pr códig, crear un rang de empleads a mstrar una cmbinación de tds ls anterires. Además de ls dats básics que sn: Códig, Nmbre y Apellids. Pdems agregar hasta 8 clumnas cn cualquiera de ls dats persnales del emplead. Figura 1. Listads Maestrs listad de empleads. 42 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

44 Listads de ntas del emplead Ests listads ns muestran las ntas asciadas a ls empleads. Cm en el cas anterir se puede hacer una selección de ls dats a mstrar. Figura 2 - listad de ntas del emplead Listad de hras previstas del emplead Este listad ns muestra una estimación de las hras que hará el emplead basándse tant en su hrari cm en su calendari. Una vez más pdems hacer un filtrad de ls dats a mstrar. Figura 3 - listad de hras previstas del emplead 43 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

45 Listad de hraris Este listad ns muestra una relación de ls hraris existentes en el sistema. Cm ls anterires, ns permite realizar una filtración de ls dats a mstrar. Figura 4 - listad de hraris Listad de calendaris Este listad ns muestra una relación de ls calendaris existentes. En este listad pdems filtrar ls dats pr añ, tip y rang. Figura 5 - listad de calendaris 44 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

46 Listad de incidencias Este listad ns muestra las incidencias almacenadas en el sistema. Aquí pdems filtrarlas pr rang. Figura 6 - listad de incidencias Listad de incidencias entre fechas Este listad ns muestra una relación de las incidencias de calendari existentes. Figura 7 - listad de incidencias entre fechas 45 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

47 Listad de cstes Este listad ns muestra una relación de ls cstes almacenads existentes en el sistema. Figura 8 - listad de cstes 11.2 Listads de Fichajes Esta categría de listads ns muestra distints dats sbre ls fichajes. encntrar desde listads generales de blsas hasta absentism labral. Se divide en 4 sub-categrías: Listad de históric general de blsas de fichajes. Listad de absentism. Listad de access. Listad de fichajes de acces. En ella pdems Listad de históric general de blsas de fichajes Este listad ns muestra un históric en ls plazs y para ls empleads que nstrs definims de tdas aquellas blsas que han tenid fichajes desglsad pr días. Cm se puede apreciar en la figura 9 hay una serie de pcines que ns permiten filtrar y rdenar ls dats para que su visualización sea más clara. Figura 9 - listad de históric general de blsas cn fichajes 46 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

48 Listad de absentism Este listad ns muestra una relación de días indicándns la situación del emplead para cada un de ess días. En el ejempl de la Figura 10 hems utilizad una cnfiguración estándar, es decir, la que viene pr defect en cuant seleccinams este tip de listad (Figura 11). Figura 10 - listad de absentism Figura 11 - cnfiguración de listad de absentism 47 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

49 Listad de fichajes de access En este listad se ns mstrará una lista cn ls fichajes que han id realizand ls empleads durante ls días seleccinads. Se ns mstrará además el terminal y si ha sid denegad n cada un de ls fichajes. En la Figura 12 pdems bservar un ejempl de un listad cnfigurad para tds ls empleads, desde el hasta el desde las 00:00 hasta las 23:59 para tds ls departaments, tds ls centrs, tds ls terminales y tdas las incidencias. Figura 12 - listad de fichajes de acces Figura 13 - cnfiguración de listads de fichajes de acces 48 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

50 Listad de acces Este listad ns muestra la cantidad de fichajes que se han realizad en ls distints terminales, así cm el númer de access denegads y permitids. Pdems hacer filtrad de dats pr empleads, fecha, departament y centr y agrupar ls dats bien pr emplead pr terminal. La Figura 14 ns muestra un listad cn tdas las pcines psibles seleccinadas. Figura 14 - listad de acces Figura 15 - cnfiguración de listads de acces 49 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

51 11.3 Listads de tiemps y cstes Este tip de listads, cm su prpi nmbre indica, prcesará y ns mstrará la infrmación relativa a ls tiemps y ls cstes. En esta categría ns encntrams 4 listads que sn: Listad de tiemps y cstes Listad de blsas Listad de hraris prevists y hraris reales Persnas que han sbrepasad sus salds de blsas permitidas Listad de tiemps y cstes La principal utilidad de este listad es mstrarns, cm bien indica su nmbre, una relación de ls tiemps y de ls cstes desglsads y presentads en un frmat entendible pr el usuari. Aunque el nmbre indica que este listad es de ambs (tiemps y cstes) n tiene pr qué ser así necesariamente, pdems tener cnfigurad un listad slamente de tiemps un en que se ns muestren slamente ls cstes. Este es, quizás, el listad que el usuari encntrará más útil de tds ls psibles. Es el listad más cnfigurable, en el pdems seleccinar las clumnas a mstrar y hasta definir nuestras prpias fórmulas. Además pdrems definir una serie de cndicines para aquells dats que inclus cumpliend cn ls filtrs n querems que se ns muestren (Pr ejempl, tenems una cnfiguración para que se ns muestren desde el emplead 4 al 16 per slamente querems ver aquells que hayan sbrepasad su límite de tiemp para cmer). La Figura 16 ns muestra un ejempl de las pcines de cnfiguración dispnibles en este tip de listad. Irems repasand una pr una. Figura 16 - Cnfiguración de tiemps y cstes Para realizar un filtrad básic de empleads, pdems seleccinar el rang de empleads que querems que se muestren. Est se hace seleccinand en el menú desplegable Desde emplead y Hasta emplead. Además pdems filtrar también pr Departament y Centr. Para cntinuar cnfigurand el listad, tenems que seleccinar el períd de tiemp que querems mstrar en el listad. Est se hace desde ls menús desplegables Desde fecha y Hasta fecha. 50 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

52 En ls listads de tiemps y cstes pdems seleccinar el tip de desglse que se ns mstrará. Hay varias pcines, Diari, Semanal y mensual. Dependiend del tip de desglse seleccinad, tendrems la pción de calcular ls ttales de cada tiemp y/ cste tant semanalmente cm mensualmente, además también tendrems la pción de mstrar ls ttales de cada clumna para cada emplead relativs al períd de tiemp seleccinad Clumnas persnalizadas Ls listads de tiemps y cstes ns dan la pción de seleccinar qué dats querems mstrar en cada clumna, para ell hacems click en el btón Clumnas persnalizadas, se ns abrirá una ventana cm la que se ns muestra en la figura 17 Figura 17 Selección de clumnas Añadir nueva clumna Para añadir una nueva clumna basta cn hacer click en el icn Nueva clumna tal y cm se ns muestra en la figura 18. Act seguid, se ns abrirá una ventana cm la de la figura 19. Figura 18 Agregar clumna Figura 19 Añadir clumna 51 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

53 Para agregar una clumna basta cn seleccinar el tip de clumna deseada del menú desplegable, est sacará un listad cn tdas las clumnas dispnibles de ese tip. Seleccinams la clumna, le dams un nmbre y pulsams aceptar. Para agregar una nueva fórmula, seleccinams el tip fórmula y lueg seleccinams <<Nueva fórmula>> y pulsams Aceptar, bien hacems dble click. Est ns abrirá una nueva ventana, que se crrespnde cn la figura 20. Figura 20 Ventana de selección de fórmulas. Para agregar una fórmula, basta cn agregar a la selección las clumnas que querems intrducir en la citada fórmula seleccinand en el menú de la izquierda y agregándlas a la selección de la derecha. Cm pdems bservar aparece un alias, este será el distintiv de la clumna en la fórmula. En la figura 20 pdems bservar que el recuadr que aparece en la fórmula está en verde. Est quiere decir que la fórmula está crrectamente escrita. Si apareciese en rj (figura 21), significaría que la fórmula n está escrita crrectamente y pr tant habría que crregirla. Pdems incluir fórmulas dentr de tras fórmulas aumentand las psibilidades y capacidades de este sistema, disminuyend al mism tiemp la cmplejidad de la interpretación. Figura 21 - Frmula n válida 52 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

54 Editar clumnas Para editar clumnas que ya se han agregad, hay que pulsar el icn Editar cm se muestra en la figura 22 bien hacer dble click encima de la clumna que deseams editar. Figura 22 - Editar clumna En el cas de querer editar una fórmula, se ns abrirá una ventana cm la de la figura 23 Figura 23 - Editar clumna 53 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

55 Filtrad de dats mediante cndicinales Además del filtrad básic de dats, el listad de tiemps y cstes ns da la pción de filtrar ls dats mstrads mediante la definición de una regla cndicinal. Para agregar una cndición hay que hacer click en el btón Definir cndición, la figura 16 ns muestra la pantalla desde la que pdems acceder a esta pción. Para agregar una cndición, hay que prceder cm en el cas de las fórmulas. Seleccinams las clumnas en el menú de la izquierda y las vams añadiend a la selección de la derecha. En este cas ls peradres aceptads varían cn respect a ls de una fórmula nrmal, ya que ests sn peradres cndicinales. Ls peradres aceptads sn: AND Lógic: & OR Lógic: NOT Lógic: Distint: = Igual: == Mayr que: >= Menr que: <= Ls tiemps deben ir definids en minuts, y ls precis en eurs. Una vez escrita deberems escger qué empleads querems que se ns muestren, ls que cumplan la cndición para tds ls registrs, ls que la cumplan para al mens un registr, ls que la cumplan sl en ls ttales. La figura 24 ns muestra un ejempl de una cndicinal definida para que se muestren slamente ls empleads que tienen más de 10 minuts de hras extra en tds ls desglses. Figura 24 Ejempl de cndición 54 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

56 Listad de blsas EL frmat de este listad cnsiste en mstrar una lista cn las blsas escgidas para cada emplead y para la cual se muestran ls tiemps y las veces que se ha utilizad cada blsa. En la figura 25 se ns muestra un ejempl de este tip de listads. Figura 25 - Listad de blsas Tenems la pción de seleccinar qué blsas querems mstrar así cm las pcines típicas que aparecen en ls trs listads Listad de hraris prevists y hraris reales Este listad ns muestra una relación de ls hraris que debería hacer cada emplead en función de ls calendaris y el hrari que se ha realizad realmente Listad de persnas que han sbrepasad sus blsas Este tip de listads ns muestra una relación de las persnas que han sbrepasad ls límites de sus blsas permitidas. Entre las pcines de filtrad de dats que btenems, destacar que pdems mstrar esta relación en 3 períds, semanal, mensual y anual. Dependiend del tip de de períd seleccinad, pdrems seleccinar la semana inici y fin, el mes de inici y de fin y también el añ. En la figura 26 se ns muestra un ejempl. 55 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

57 Figura 26 - Listad de persnas que han sbrepasad sus salds de blsas permitids 11.4 Históric de cambis en fichajes Este listad ns muestra un desglse de tds ls fichajes que se han mdificad dentr del rang que especificams. Se ns mstrarán tant ls fichajes agregads (en azul) cm ls fichajes en ls que se ha mdificad alg, mstrándns en este cas, el valr del fichaje antigu (en gris) y el valr pr el cual se ha mdificad (amarill). Tant si el fichaje ha sid mdificad cm agregad, se ns mstrará el usuari que ha realizad ls cambis Fichajes del día Esta ventana ns mstrará ls fichajes deseads para un día en cncret. En este listad se ns da la pción de seleccinar que tip de dats querems mstrar, pudiend filtrar ests dats pr ls empleads que están fuera, dentr, cn ausencia, ls que han llegad cn retras. En la figura 27 se ns muestra un ejempl de este tip de listads. 56 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

58 12. Cpias de seguridad Las cpias de seguridad generan fichers que cntienen ls dats de la aplicación para pder exprtarls guardarls en un sistema de almacenamient segur y utilizarl en cas de que hayams perdid ls dats de nuestr sistema. Para acceder al menú desplegable de selección de tip de cpia de seguridad debems ir al menú Cnfiguración -> Cpia de seguridad, que se encuentra en la ventana principal de nuestr prgrama. En este mment ns encntrams cn 3 psibles pcines: - Cpia de seguridad manual. - Cpia de seguridad autmática - Restaurar cpia de seguridad 12.1 Cpia de seguridad manual En cas de seleccinar esta pción se ns mstrará una ventana (ver imagen abaj) en la que se ns dará la pción de seleccinar la ubicación del ficher y realizar una cpia de seguridad cmpleta parcial Cpia de seguridad cmpleta La cpia de seguridad cmpleta realiza una cpia cmpleta de la base de dats, incluids ls usuaris del sistema y tdas las empresas existentes Cpia de seguridad parcial Si escgems la pción de una cpia de seguridad parcial se activará el btón Preferencias, al hacer click en dich btón se ns abrirá de selección parcial de tablas. En el mment de 57 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

59 apertura de la ventana hay que escger entre activar la pción autcmpletar que se encargará de mantener la integridad referencial de las tablas n. El cncept de integridad referencial se refiere a la garantía de que cada registr siempre se relacina cn trs registrs válids, es decir, que existen en la base de dats; implica que en td mment dichs dats sean crrects, sin repeticines innecesarias, dats perdids y relacines mal resueltas. Pr ejempl: si deseams realizar la cpia de seguridad de la tabla Empleads cn la pción autcmpletar activada, además de la tabla de empleads también se agregarán a la selección las tablas Departaments, Centrs y Hraris entre tras, debid a que hay dats en dichas tablas de ls que depende la tabla Empleads. Dich de tr md: si activams la pción autcmpletar ns asegurams de que ls dats se restauren crrectamente en el sistema en el cas de que sea necesari. Para añadir una tabla a la selección de tablas a ser incluidas en la cpia de seguridad basta cn seleccinar la empresa de la cual deseams realizar la cpia de seguridad, seleccinar las tablas y pulsar el btón añadir; autmáticamente la tabla pasará a frmar parte de la selección de la derecha mstrand su nmbre y la empresa a la que pertenece. Si deseams añadir tdas las tablas relativas a una empresa basta cn pulsar el btón Añadir td. 58 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

60 Si pr el cntrari deseams eliminar tablas debems hacer l mism per cn ls btnes Eliminar y Eliminar td; en este cas pdrems bservar (siguiend el ejempl anterir), que manteniend la integridad referencial al eliminar la tabla de Empleads de la selección n se eliminan las mismas tablas que se agregarn a la selección, si n que se elimina slamente la tabla de Perfiles. Est n se debe a un mal funcinamient del prgrama, si n que a pesar de que la tabla de empleads depende de varias tablas más dichas tablas n tienen pr qué depender de empleads. Si deseams eliminarlas de la cpia de seguridad sería necesari eliminarlas de la selección manualmente. NOTA: AL SELECCIONAR LA TABLA SISTEMA EN UNA EMPRESA, ESTAMOS INDICANDO AL PROGRAMA QUE QUEREMOS INCLUIR EN LA COPIA DE SEGURIDAD LOS DATOS RELATIVOS A DICHA EMPRESA PARA PODER RESTAURARLA SIN LA NECESIDAD DE HABERLA CREADO CON ANTERIORIDAD (para más infrmación cnsulte el punt ) Generar cpia de seguridad Para empezar el prces de generación de la cpia de seguridad pulsams el btón de Generar, la duración de este prces dependerá de la maquina y del tamañ de la base de dats sbre las que se está ejecutand el prgrama Cpia de seguridad autmática El sistema de gestión de cpias de seguridad autmáticas se encarga de gestinar las cpias de seguridad que querems que se ejecuten autmáticamente. Al seleccinar esta pción se ns mstrará una ventana cm la que se puede bservar en la en la cual se dan las pcines necesarias para el cntrl de las cpias de seguridad autmáticas. 59 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

61 Las pcines que tenems para generar la cpia de seguridad sn las siguientes: - Opcines de generación de cpia de seguridad: De este grup de pcines se explicará únicamente el camp Nmbre: que se crrespnde cn el identificadr que se le quiere dar a la cpia de seguridad autmática, este identificadr debe ser únic. El rest de las pcines dispnibles se crrespnden cn las explicadas para las cpias de seguridad manuales en el punt Opcines de autmatización de la cpia de seguridad: En este grup se encuentran tdas las pcines de autmatización de la cpia de seguridad. - Btón Nuev: Al pulsar este btón se brran tds ls camps y se prepara la ventana para la intrducción de una cpia de seguridad autmática nueva. - Btón Eliminar: Este btón ns elimina de la lista la cpia de seguridad autmática seleccinada Restaurar cpia de seguridad Al seleccinar esta pción l primer que ns pregunta es si querems mantener la integridad referencial (ver apartad ), una vez elegid si querems n mantener la integridad referencial ns saldrá una ventana cm la que se muestra en la imagen. 60 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

62 Una vez seleccinad el ficher de cpia de seguridad que deseams restaurar se activarán n las pcines dependiend del tip de cpia que se haya hech, en este punt tenems ds psibles pcines: - Restauración cmpleta: En el cas de que la cpia de seguridad que hayams escgid sea una cpia cmpleta del sistema, se ns activará esta pción. Al seleccinarla pdems bservar que se desactivan tdas las pcines y slamente queda utilizable el btón Restaurar. Al realizar una restauración cmpleta sustituirems en su ttalidad ls dats del sistema pr ls de la cpia de seguridad; incluids ls usuaris del sistema y las empresas creadas. Pr l que es acnsejable utilizar slamente esta pción en ls cass en ls que estems cmpletamente segurs de que es l que deseams hacer. - Restauración parcial: Si seleccinams esta pción se activarán el rest de las pcines. Vams a ir explicand una pr una: Empresa a restaurar: Aquí se ns mstrarán las empresas almacenadas en la cpia de seguridad. Restaurar cn ls dats de la empresa riginal: Esta pción slamente se ns activará en el cas de que en la cpia de seguridad se hayan almacenad las tablas de sistema relativas a la empresa en cuestión. En el cas de que el códig de la empresa que estams intentand restaurar ya exista en el sistema ns saldrá un avis diciéndns que ese códig ya existe en la base de dats, y tendrems la pción de sbrescribirl bien de intrducir un nuev códig y n sbrescribir ninguna empresa de las existentes en la base de dats. Restaurar en la empresa: Aquí ns saldrá una lista cn las empresas existentes en el sistema para que escjams en cual querems restaurar ls dats. Tant si seleccinams la pción de Restaurar cn ls dats de la empresa riginal cm Restaurar en la empresa l únic que estams haciend es decidir cuál es la empresa en la que querems restaurar ls dats. Para seleccinar qué dats querems restaurar deberems seleccinar las tablas de la lista y agregarlas a la selección. Si deseams sbrescribir una empresa existente en el sistema cn ls dats de una empresa existente en la cpia de seguridad deberems seleccinar la pción Restaurar en la empresa y asegurarns de que intrducims en la selección las tablas de sistema (ver imagen abaj). 61 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

63 13 Fichajes Ls fichajes sn la base de cualquier cntrl de presencia; a través de ells el emplead indica cuánd entra a trabajar y cuánd sale, junt cn las psibles incidencias que puedan currir a l larg de su jrnada labral tales cm salidas a cmer fumar retrass justificads. En el menú principal de la aplicación verems una pción etiquetada cm 'Fichajes', en ella pdrems realizar las siguientes pcines 13.1 Mantenimient de fichajes N es extrañ que a l larg del tiemp vayan presentándse alguns prblemas relacinads cn ls fichajes y el cntrl de presencia; alguns trabajadres se lvidarán de fichar a la entrada de su jrnada labral, trs ficharán ds veces cnsecutivas pr errr se lvidarán de fichar la incidencia adecuada para ese mment, para slucinar ests incnvenientes y que ZkTime Enterprise pueda calcular ls tiemps de trabaj de frma adecuada pdems utilizar esta pción. 62 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

64 Una vez que estams dentr de la ventana de mantenimient de fichajes l primer que verems serán las pcines de selección de fichajes que ns permitirán filtrar ls fichajes que se ns mtrarán para su edición. Las pcines que tenems sn: - Emplead: El emplead cuys fichajes vams a editar. - Desde fecha/hasta fecha: El rang de fechas que querems editar, nótese que este filtr se aplicará sbre la fecha valr y n sbre la fecha real de ls fichajes, en un turn ncturn es psible que un fichaje de salida después de la media nche esté incluid aunque el valr indicad en 'Hasta fecha' sea la fecha del día anterir a dich fichaje. - Mstrar días cn fichajes impares: Si esta pción está seleccinada se mstrarán ls fichajes crrespndientes al emplead y las fechas seleccinads que presenten un númer de fichajes impar. Est es una anmalía que debe de ser crregida ya que para cada día tiene que haber un númer par de fichajes crrespndientes a las distintas entradas y salidas del trabajadr. - Mstrar días sin circunstancias especiales: Si esta pción está marcada se mstrarán ls fichajes crrespndientes a ls días en ls que el emplead tiene un númer par de fichajes y tds ls fichajes han sid crrectamente prcesads. - Mstrar días sin fichajes: Si esta pción está marcada se mstraran ls días que n tengan ningún fichaje, permitiéndns a nstrs añadirls si fuese necesari. - Mstrar días cn fichajes sin prcesar: Esta pción ns mstrará ls días que tengan fichajes que n hayan pdid ser prcesads pr algún mtiv, l más habituales serán que ls fichajes estén fuera de ls límites del hrari del trabajadr que el emplead esté de baja en la empresa el día en el que se prduj el fichaje. Ahra que ya tenems clars ls filtrs que pdems aplicar para definir ls fichajes que deseams ver, pasems a explicar la tabla de fichajes y cm tenems que trabajar para pder editar ls fichajes de un trabajadr La tabla de fichajes. Cm pdems ver en la imagen superir, ls fichajes se ns presentan cm una tabla de dats cn sus crrespndientes filas y clumnas, siend cada fila una fecha valr que puede cntener hasta seis fichajes y una última clumna indicand el hrari asignad. Si n hubiese ningun en vez del hrari se mstrará el text 'Sin prcesar' indicand que n se ha asignad para esta fecha valr. Si para una fecha valr un emplead realiza más de seis fichajes se creará una nueva fila sin ningún valr definid en la clumna 'Fecha valr' indicand que esta es la misma que la de la fila anterir. Esta lógica se mantendría si fuesen necesarias más líneas para una fecha valr. 63 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es

65 En la imagen superir también pdems ver una recuadr sbreimpres sbre la tabla, este se muestra cuand mantenems el cursr uns instantes sbre la celda de un fichaje y ns mstrará alguns detalles sbre el fichaje: su fecha real, la hra a la que se prduj, la descripción del terminal en el que se realizó, si ha sid prcesad y la descripción de la incidencia asignada al fichaje Editar ls fichajes Cóm añadir, eliminar editar fichajes Llegads a este punt ya deberíams tener una imagen más mens clara de l que significa la infrmación que se ns presenta en pantalla, pasems ahra a explicar cóm manipularla. Habrá tres accines que querrems realizar sbre ls fichajes: eliminar un fichaje, añadir un fichaje mdificar un existente. Td est se hará a través de un menú cntextual que pdems mstrar pulsand el btón derech del ratón sbre una celda crrespndiente a un fichaje. En la imagen abaj pdems verl junt cn una breve explicación de las pcines que ns frece. Cuand editams creams un fichaje pdems decidir la fecha real del fichaje, la hra del mism y la incidencia asignada tal y cm aparece en la imagen inferir. Si pulsams el btón 'Aceptar' ls cambis que hayams hech pasarán a la tabla de fichajes, si pulsams el btón de 'Cerrar' se descartarán autmáticamente. Es imprtante que ls fichajes que mdifiquems trasladems de día aparecerán en un tn anaranjad indicand que están pendientes de guardad, est n currirá hasta que pulsems el btón de aceptar en la esquina inferir derecha de la pantalla. Mdificar el hrari asignad a una fecha valr 64 grupcayp.es - grupcayp@grupcayp.es