Manual de usuario. Aplicación de control de presencia que nos permite controlar todas las entradas y salidas de cada empleado, así como las

Transcripción

1 Manual de usuari Aplicación de cntrl de presencia que ns permite cntrlar tdas las entradas y salidas de cada emplead, así cm las distintas incidencias que se van prduciend llevand salds de tiemp y veces para cada cncept definid. Cntrl de presencia y acces.

2 Manual ZKTime Enterprise: Índice Pag. Pag. 0. Intrducción 1 9. Perfiles Puesta en marcha Redndes Prerrequisits Incidencias autmáticas Instalación Ausencia Mtr de la base de dats Salds de blsas Primera ejecución Interrupcines Creación de empresas Gestión de interrupcines Empresas Cstes Traspas entre empresas Cncepts de cste Terminales Líneas de cste Gestión de terminales Cmpensación de cstes Sirenas Empleads Días sin acces Dats Franjas Perfil Grups Calendari Cpiar cnfiguracines de acces Hras estándar Terminales a cmunicar Altas / bajas Estad del terminal Terminal Incidencias Gestión de huellas Incidencias del sistema Imprtación de empleads Históric y blsas Frmat del ficher de entrada Gestión de incidencias Nmbres de las clumnas Hraris Orden de las clumnas Gestión de hraris Clumnas bligatrias Variantes Dats duplicads Cstes Prces de imprtación de empleads Incidencias Cpias de seguridad Calendaris Cpia de seguridad manual Calendaris públics y persnales Cpia de seguridad cmpleta Tips de días Cpia de seguridad parcial Gestión de calendaris Generar cpia de seguridad Generación autmática de calendari Cpia de seguridad autmática Aplicar y asignar calendari Restaurar cpia de seguridad 43

3 ZKTime Enterprise: Prgrama de Cntrl de Presencia y/ Access. 0. Intrducción ZKTime Enterprise es una aplicación infrmática para el cntrl de presencia y acces, cn esta aplicación pdems cntrlar ls tiemps de trabaj de sus trabajadres. 1. Puesta en marcha 1.1. Prerrequisits Dependiend del sistema perativ sbre el que quiera instalar ZKTime Enterprise va a tener que instalar una serie de prerrequisits. - Windws Vista y Windws 7: Se puede prceder directamente a la instalación, n se requiere ninguna instalación previa. - Windws XP y Windws 2000: Es necesari instalar el Framewrk.NET 3.5 superir. - Windws Server: Es necesari instalar el MDAC 2.8 (Micrsft Data Access Cmpnents) Instalación Una vez que tenems td l necesari pdems pasar a instalar ZKTime Enterprise, el instaladr ns guiará a través de este prces. L primer será seleccinar el idima de instalación, nuestra decisión aquí determinará el idima que ZKTime Enterprise cgerá pr defect la primera vez que se ejecute. La siguiente decisión a tmar será si querems que el instaladr se cnecte a ls servidres de ZKSftware y se descargue la versión más reciente. Est se recmienda siempre y cuand esté realizand una instalación limpia del prgrama. 1

4 Ya para rematar seleccinams la ruta de instalación del prgrama e intrducims nuestra clave y el prces de instalación ns guiará hasta el final Mtr de base de dats Ahra que ya hems finalizad el prces de instalación del prgrama, prcedems a cnfigurar la cnexión a la base de dats. ZKTime Enterprise puede trabajar cntra ls siguientes servidres. 1) Oracle 2) MySQL 3) SQL Server 2

5 En cas de que estems utilizand SQL Server MySQL pdems utilizar ls siguientes métds de autentificación en el servidr: - Cnexión de cnfianza: N se necesita nmbre de usuari ni cntraseña. En cas de estar usand MySQL se necesita cnfigurar el servidr para que permita el acces para usuaris anónims. Si estams usand SQL Server, éste tiene que estar cnfigurad de md que acepte cnexines de cnfianza y nuestr equip debe estar dentr del mism dmini que el servidr. - Autentificación de usuari: Este es la pción recmendada cuand vayams a usar MySQL. Una vez que hems cnfigurad la cnexión a base de dats ya pdems cmenzar a trabajar cn el prgrama Primera ejecución La primera vez que ejecutams ZKTime Enterprise es un pc distinta al rest. L primer que ns encntrarems será el siguiente mensaje avisándns de la necesidad de crear un administradr. A cntinuación se ns abrirá la siguiente ventana en la que intrducirems el nmbre de usuari y la cntraseña para el administradr del prgrama. 3

6 Cm puede ver en la captura de pantalla la mayr parte de esta ventana aparece deshabilitada ya que sn innecesarias para la creación del administradr, más adelante entrarems en detalle sbre el rest de pcines que aparecen en esta ventana. Una vez que hems cread un administradr cerrams esta ventana y ns aparecerá la ventana de identificación. Aquí intrducims el nmbre de usuari y cntraseña del administradr que acabams de crear. 4

7 Una vez que ns hems identificad crrectamente ZKTime Enterprise ns preguntará si deseams crear una empresa; si seleccinams Sí pasarems a la ventana de gestión de empresas, si seleccinams N se cerrará la aplicación. A partir de aquí ya ns encntrems cn el funcinamient nrmal de ZKTime Enterprise Creación de empresas En la ventana de creación de empresas tenems las siguientes pcines: - Códig: Es un valr alfanuméric que identifica a la empresa, tiene que ser únic para cada empresa. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición de la empresa. ZKTime Enterprise ns prpne ds camps cnfigurables para rganizar a ls empleads de su empresa. Pr defect ests sn Departament y Centr. - Etiqueta para departament: Aquí pdems definir la etiqueta que le querems asignar al camp Departament. - Etiqueta para centr: Aquí pdems definir la etiqueta que le querems asignar al camp Centr. - Perids de presencia: Aquí definirems ls meses cntables, pr defect cincide cn el mes natural. 5

8 Una vez que hems instalad el prgrama, cnfigurad la cnexión a la base de dats, definid un administradr y cread una empresa pdems empezar a trabajar nrmalmente cn el prgrama. ZKTime Enterprise Una vez dentr de ZKTime Enterprise ns encntrarems cn la pantalla principal, a partir de la cual ns mverems pr la aplicación. Dispnems de las siguientes pcines: - Empresas: Desde aquí pdrems gestinar td l relacinad cn empresas, crear nuevas empresas, eliminar editar las existentes traspasar infrmación de unas a tras. - Empleads: Desde aquí pdrems gestinar td l relacinad cn ls empleads y su rganización; pdrems añadir y eliminar editar empleads, ls calendaris de trabaj ls hraris de la empresa. También pdrems ver ls histórics de ls empleads, el rganigrama de la empresa reubicar a ls trabajadres en trs centrs departaments. - Terminales: Desde aquí pdrems gestinar nuestrs terminales, decidir aquells cn ls que querems cmunicar recabar infrmación sbre ells. - Cmunicacines: Desde aquí cmunicams cn ls terminales, pdems enviarles infrmación, recuperar infrmación de ells hacer cpias de seguridad de ls dats almacenads en ls terminales. - Fichajes: Desde aquí pdrems editar fichajes realizar cierres. - Listads: Desde aquí pdrems acceder a ls diferentes listads que frece ZKTime Enterprise. 6

9 - Cnfiguración: Desde aquí pdems cnfigurar el rest de csas de ZKTime Enterprise. - Ayuda: Desde aquí pdems cntactar cn el sprte técnic de ZKSftware y btener infrmación general acerca del prgrama. - Ventanas: Ns muestra las ventanas que tenems abiertas en cada mment y ns permite traer al frente la que deseems. 2. Empresas Anterirmente en el punt 1.5 explicams cóm crear una empresa, per n entrams en detalle acerca de l que es una empresa. La empresa es el punt básic de ZKTime Enterprise, cada una tiene sus prpias tablas y funcinan cm cmpartiments estancs. 2.1 Traspas entre empresas En un mment dad ns puede interesar enviar dats de una empresa a tra, est l pdems hacer desde Traspas entre empresas. Para hacerl tenems las siguientes pcines: - Empresa de rigen: Esta es la empresa cuys dats vams a traspasar. - Empresa de destin: Esta es la empresa en la que vams a vlcar ls dats de la empresa de rigen. - Desde fecha y Hasta fecha: Aquí establecems un filtr sbre ls histórics que deseams traspasar. En cas de que n vayams a traspasar cierres fichajes. - Infrmación: Aquí seleccinams la infrmación que querems pasar de una empresa a la tra. 7

10 3. Terminales Ls terminales sn un de ls punts principales de cualquier cntrl de presencia y acces. Ells se encargan de identificar al trabajadr, bien sea mediante recncimient de huella dactilar, recncimient facial utilizand una tarjeta de prximidad; en ells el trabajadr accede a salas baj un cntrl de acces fichan sus entradas y salidas. 3.1 Gestión de terminales A la hra de dar de alta un terminal tenems las siguientes pcines: - Códig: Es un valr numéric que identifica al terminal, tiene que ser únic para cada terminal. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición del terminal. - Mdel de terminal: ZKTime Enterprise n tiene md de saber cn qué terminal está trabajand y cada terminal tiene unas necesidades distintas, así que necesitams especificar el tip de terminal cn el que está trabajand. Las pcines que tenems sn las siguientes. ZK Huella: Cualquier terminal cn pantalla en blanc y negr sin pantalla y cn lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK Tarjeta: Cualquier terminal cn pantalla en blanc y negr sin pantalla y sin lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK IClck huella: La mayría de ls terminales cn pantalla en clr y cn lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. 8

11 ZK IClck tarjeta: Cualquier terminal cn pantalla en clr y sin lectr de hulla incrprad se englba en esta categría. ZK IFace: Cualquier terminal cámara de recncimient facial queda englbad dentr de esta categría. ZK Serie C: Alguns terminales cn pantalla en clr cn tds ls mdels de la Serie C cm el FP85-C el FP-560C se englba en esta categría. NOTA: En cas de tener dudas respect al mdel de terminal del que dispne cnsulte cn su distribuidr y este sabrá ayudarle. - Tip de terminal: Dependiend de su funcinalidad ZKTime Enterprise distingue entre tres tips de terminal y ests generarán ds tips diferentes de fichajes: fichajes de presencia y fichajes de acces. Terminal sól de acces: Este terminal sprta cnfiguracines de acces, está cnectad a una puerta que se abrirá n dependiend de las primeras y tds sus fichajes sn cnsiderads fichajes de acces. Terminal de presencia y acces: Este terminal genera fichajes de presencia acces dependiend de la incidencia marcada pr el trabajadr. Igual que el terminal sól de access sprta cnfiguración de access y puede abrir puertas. Terminal sól de presencia: Este terminal n está cnectad a ninguna puerta, n sprta cnfiguración de access y sl genera fichajes de presencia. - Tip de cmunicación: ZKTime Enterprise puede cnectarse a ls terminales a través de una red (Ethernet) cnectand ls terminales directamente al rdenadr a través del puert serie, dependiend del tip de cmunicación que elijams tendrems varias pcines. Cmunicación Ethernet: Si escgems cnexión Ethernet tendrems que intrducir la dirección IP del terminal y el puert a través del que cmunicarems (el 4370 pr defect). Cmunicación serie: En este cas el tenems que indicar entnces el únicamente el puert serie al que está cnectad el terminal. Esta pción n es recmendable ya que cn este tip de cnexión está bsleta y es pc estable. Queda una última pción, marcar incidencias cn wrkcde cn tecla de función, per esta pción n se explicará ya que sl se mantiene pr cmpatibilidad cn versines anterires y debe dejarse cm aparece pr defect. 9

12 3.2 Sirenas Alguns terminales se pueden cnectar a una sirena industrial para llamar a ls trabajadres. Desde esta ventana pdems cnfigurar la hra a la que querems que suene la sirena, se ns permitirá definir hasta 12 tques de sirena pr día. 3.3 Días sin acces En tdas las empresas hay días en ls que la empresa permanece cerrada y nadie tiene que acceder a ella. Para es está la pción de Días sin acces, aquí definims un rang de fechas en el que ningun de ls usuaris registrads en el terminal pdrá acceder; el terminal recncerá al usuari y registrará el mvimient cm un fichaje cn acces denegad per n abrirá la puerta 3.4 Franjas Las franjas sn la base de la cnfiguración de access, cada franja almacena una franja hraria pr cada día de la semana en la que el trabajadr puede acceder al terminal. Cada terminal almacena sus prpias franjas y se definen desde la gestión de franjas, a la que se puede acceder desde este btón. 3.5 Grups Para explicar ls grups necesitams entrar un pc más en detalle sbre cóm funcina el cntrl de access: cada emplead tiene su prpia cnfiguración en la que se le permite tener hasta tres franjas de acces, imperand siempre la mens restrictiva. De este md, si cuánd el trabajadr intenta acceder a la sala cntrlada pr el terminal si ds de las franjas que tiene asignadas le impiden acceder en ese mment y la tercera se l permite, el trabajadr pdrá acceder a la sala. Para n tener que asignar a cada emplead tres franjas cuand ests tienen la misma cnfiguración se han cread ls grups, que englban tres franjas y se pueden asignar psterirmente a tants empleads cm necesitems. 3.6 Cpiar cnfiguracines de acces Si tenems varis terminales cn la misma cnfiguración y n querems intrducirla ds veces, tenems la pción Cpiar en la ventana de gestión de terminales. Una vez que hems pulsad el btón Cpiar se ns abre esta ventana en la que tenems las diferentes pcines: - Terminal de rigen: Es el terminal del que vams a cpiar las cnfiguracines de acces para enviárselas al rest de ls terminales. 10

13 - Dats a cpiar: Aquí seleccinams las cnfiguracines que deseams cpiar marcand desmarcand las diferentes pcines que se ns plantean. - Terminales dispnibles: Ests sn ls terminales que tenems a ls que pdems cpiar dats. 4. Terminales a cmunicar Desde esta ventana cnfigurams ls terminales cn ls que querems cmunicar, esta cnfiguración está atada a cada PC, ya que pdems tener varias instalacines en lcalizacines distintas que cnecten cn la misma base de dats. Per es n implica que puedan cnectar cn tds ls terminales definids para una empresa. 11

14 5. Estad del terminal Desde esta ventana pdems ver una serie de parámetrs del terminal. Pdems ver si el terminal cnecta n, el númer de fichajes que hay almacenads en él, ls empleads que están dads de alta y su versión de firmware. 6. Incidencias Las incidencias sn un de ls punts básics de ZKTime Enterprise. Sn identificadres que utilizams para cntrlar la histria del trabajadr en la empresa, cuánd está de vacacines, el tiemp que trabaja diariamente, si se retrasa cuand está haciend un servici especial fuera de la ficina. Pueden intrducirse a través de un fichaje pueden estar asciadas a un día en cncret en el calendari labral, inclus es psible que el sistema la intrduzca pr nstrs. Basándns en est últim pdems agruparlas en ds tips y un cas especial: - Incidencias de sistema: Estas incidencias se crean cn cada empresa y el usuari n las puede eliminar ni crear. El prgrama la asigna de frma autmática cuand se cumplen determinadas cndicines. - Incidencias de usuari: Estas incidencias las crea el usuari según las necesidades cncretas de la empresa y tiene que asignarlas de frma manual. - Incidencia 0000 : Esta incidencia es la incidencia que tiene cualquier fichaje cuand un emplead n especifica nada y se limita a identificarse en el terminal. 12

15 6.1. Incidencias del sistema Cuand iniciams pr primera vez ns encntrams cn 10 incidencias ya creadas que n pdems eliminar. Estas sn la incidencia 0000 y las incidencias de sistema, que pasarems a explicar más detalladamente: Incidencia 0000 : Esta incidencia es la incidencia pr defect cuand un trabajadr ficha, si n especifica nada intrduce una incidencia n válida el fichaje siempre tendrá esta incidencia asignada. Incidencias del sistema: - Incidencia S001 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el primer fichaje del día es anterir al inici de su hrari. - Incidencia S002 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el primer fichaje del día es psterir al inici de su hrari. - Incidencia S003 : Esta incidencia se genera autmáticamente en el históric del emplead cuand el emplead cmpleta mens hras trabajadas de las estipuladas en su hrari. - Incidencia S004 : Esta incidencia se genera autmáticamente cuand el trabajadr n se presenta en su puest de trabaj en un día labrable. - Incidencia S005 : Esta incidencia se genera autmáticamente cuand el emplead trabaja más hras de las estipuladas en su hrari. - Incidencias S006, S007, S008 y S009 : Estas incidencias se generan cuand se incumplen ls tiemps máxims mínims establecids en el hrari del emplead para tras incidencias. Se prfundizará más en est cuand pasems a explicar ls hraris. A excepción de la incidencia 0000 ninguna de las incidencias arriba explicadas puede ser intrducida ni pr el usuari de ZKTime Enterprise ni pr el emplead al fichar, siempre será la aplicación la que decide generarla en base a ls mvimients del emplead, su hrari y su calendari labral Histórics y blsas Antes hems hablad de que las incidencias pueden asignarse a un fichaje a un día del calendari labral, también hems hablad del cncept de históric. Per qué pdems hacer cn est? Para qué sirven exactamente las incidencias? Qué es el históric? Para explicar est primer tenems que explicar el cncept de blsa. Blsas Las blsas sn mers acumuladres, bien sea de tiemp del númer de veces que una incidencia se prduce. Cada incidencia puede actualizar una más blsas de frma que cuand una incidencia se genera, bien sea prque se intrduce manualmente mediante un fichaje, esté 13

16 en el calendari labral de un emplead ZKTime Enterprise la genera autmáticamente; se actualizan las blsas asignadas a esa incidencia. Históric El históric es la relación de incidencias que se prducen para cada emplead y las blsas que estas actualizan. Es un registr diari y agrupad pr emplead. A partir de aquí se harán tds ls cálculs que necesitems Gestión de incidencias Desde esta ventana darems de alta las incidencias y pdrems editar alguns detalles de las incidencias de sistema. - Códig: Es un valr numéric que identifica a la incidencia, tiene que ser únic para cada terminal. - Descripción: Es un text breve cn el nmbre una pequeña definición de la incidencia. - Tip de incidencia: Antes dijims que una incidencia puede intrducirse pr el emplead en el mment en que ficha, dependiend de est pdems diferenciar hasta cuatr tips de incidencias: Incidencias de entrada: Sól se pueden intrducir en fichajes de entrada, y se cntabilizan desde la entrada del emplead hasta que se prduzca un fichaje de salida. Incidencias mixtas: Se permiten tant en ls fichajes de entrada cm en ls fichajes de salida, en cualquiera de ls ds cass se cntabiliza el tiemp de ausencia sbre el hrari del emplead. Si se ficha cm entrada se justifica el tiemp que ha pasad desde el inici teóric de la sesión en curs, si se ficha cm salida se cntabiliza el tiemp de incidencia a partir 14

17 de la salida hasta que el emplead ficha una nueva entrada hasta que finaliza su hrari. Incidencias de de salida: Sól se pueden intrducir en fichajes de salida y se cntabiliza el tiemp de incidencia a partir de la salida, hasta que el emplead ficha una nueva entrada hasta que finaliza su hrari. Incidencias de acces: Se pueden fichar en cualquier y sus tiemps n se cntabilizan, tds ls fichajes realizads cn una incidencia de este tip se cmputará cn un fichaje de acces, sin ninguna incidencia en ls tiemps de presencia. Si querems registrar que un trabajadr ha pasad pr una ubicación cntrlada pr un terminal, per n querems que ese mvimient se vea reflejad en ls tiemps de presencia, usarems esta incidencia. - Permite fichar: Esta cnfiguración cntrlará si un fichaje puede tener esta incidencia asignada. Si est está desmarcad la incidencia n se cargará a ls terminales que permitan cargar la lista de incidencias, en ls terminales que n tienen lista de incidencias, si el emplead seleccina una incidencia que n se permite fichar el prgrama quitará esta incidencia y le asignará la incidencia Apertura de puerta: Esta cnfiguración cntrla si cuand se ficha esta incidencia se debe activar el relé de apertura de puerta en el terminal, para que esta cnfiguración sea efectiva será necesari cargar la incidencia al terminal. Aunque n tds ls terminales sprtan esta cnfiguración. - Incidencia valrada: Las incidencias valradas sn aquellas que se cntabilizan cm tiemp trabajad, suman tiemp al ttal de presencia y se cmputan a la hra de calcular cstes. Es imprtante hacer la distinción entre la blsa Trabaj y el Ttal de presencia que se muestra en alguns listads. La blsa Trabaj sl tiene en cuenta el tiemp ttal de tdas las incidencias que actualizan esta blsa, mientras que el Ttal de presencia se actualiza cn tdas las eventualidades que afectan a l que se cnsidera tiemp trabajad; bien sean las incidencias valradas a ls excess de tiemp en algunas incidencias que repercuten negativamente en el tiemp que se cnsidera trabajad pr la empresa. En cualquier cas est últim l explicarems más prfundamente cuand expliquems la cnfiguración de hraris. - Genera históric: Esta es una pción que sl se puede aplicar a las incidencias de sistema. Si desmarcams la casilla Genera históric para una incidencia, el prgrama la ignrará cuand esta se prduzca y n habrá ninguna cnstancia en base de dats ningun de ls listads cuand esta se prduzca. - Se descuenta de hras estándar: Cuand seleccinams esta pción, esta incidencia n sl justifica el tiemp en que esta se prduce. Si n que se descuenta de la hras previstas para la jrnada del emplead. Un buen ejempl de est sería una incidencia para las vacacines, ya que cuand se prduce en un día labrable, n sl se cntabiliza que el trabajadr está de vacacines; si n que td ese tiemp de vacacines se descuenta de la jrnada labral del emplead y si este está el día cmplet de vacacines sus hras previstas serían 0. - Incidencia extensible: Algunas incidencias n se justifican sl a l larg del día en que se prducen; es muy cmún en determinads trabajs, cm el de un cmercial un 15

18 instaladr, que se salga un día a un viaje de negcis y esta se extienda a l larg de varis días durante ls cuales el trabajadr n pdrá fichar en la ficina. Para cntrlar est, se creará una incidencia y esta se marcará cm extensible, de md que el emplead ficha al dejar la ficina el día en que la incidencia se inicia y esta se prlngará hasta que el emplead vuelva a fichar se agte el númer de días marcad en la casilla Máxim días. Si en Máxim días se han marcad 0 días se cnsidera que n hay tiemp máxim y la incidencia se extenderá hasta que el emplead vuelva a fichar. - Veces permitidas: Esta pción cntrla el númer de veces que pdems fichar una incidencia, si el valr de esta pción es 0 se asume que n hay límite de veces y esta incidencia pdrá ficharse tantas veces cm sea necesari. 7. Hraris Ls hraris definen la jrnada labral de ls trabajadres; definen a qué hra empieza su jrnada y a qué hra finaliza, regulan ls retrass el tip de turn que va a realizar el trabajadr. ZKTime Enterprise permite definir varis tips de hraris dependiend de una serie de circunstancias: si emplead realiza un únic turn pr el cntrari puede realizar varis turns, si ests turns están fijads en el calendari del trabajadr sn variables si el trabajadr trabaja de nche de día Gestión de hraris Desde esta ventana cnfigurams ls hraris, ahra pasarems explicar tdas las pcines - Tip de hrari: Hay tres tips de hrari, a saber: 16

19 Diurn: Un hrari es diurn cuand la fecha valr de la jrnada es la fecha del límite superir del hrari. Nrmalmente ls hraris de ficina cualquier turn de día es diurn. Ncturn: Un hrari es ncturn cuand la fecha valr de la jrnada es la fecha del límite inferir del hrari. Nrmalmente ls turns de nche las guardias serán turns ncturns. Rtativ: Este es un cas especial, ya que este tip de hrari n acepta ningún tip de cnfiguración. Simplemente cntiene hasta tres hraris diurns ncturns que se alternan según ls fichajes realizads pr el trabajadr. - Sesines: Una sesión es un espaci de tiemp ininterrumpid cmprendid entre ds hras que definen la jrnada de trabaj. ZKTime Enterprise permite que cada hrari tenga una ds sesines y partir de ellas se realizan tds ls cálculs del día. Tdas las sesines cnstan de: Inici entrada: Es la hra a partir de la cual n se cnsidera que el trabajadr ha llegad antes de su hra. Fin entrada: Es la hra a partir de la cual se cnsidera que el trabajadr llega tarde al inici de la sesión. Entrada teórica: La hra a la que cmienza la sesión, tds ls tiemps se justifican cntra esta hra; bien sean retrass adelants respect a la hra de entrada. Pr ejempl: si la entrada teórica de una sesión sn las 09:00 y el fin de entrada sn las 09:15, si el trabajadr llega a las 09:30 el prgrama cmputara 30 minuts de retras. Inici salida: Es la hra a partir de la cual un fichaje de salida da pr finalizada la sesión. Inici salida: Es la hra a partir de la cual ya n se cnsidera que un fichaje pertenece a la sesión. Si se prduce al final de la primera sesión y existe una segunda, se cnsidera que el trabajadr está en la segunda sesión, en cas cntrari cualquier fichaje se cnsidera fuera de hrari. Salida teórica: Es la hra a la que debería finalizar la sesión; cuand un emplead se ausenta cn alguna incidencia esta se cntabiliza hasta aquí. Ttal de hras: Aquí se define el ttal de hras que tiene que trabajar un emplead a l larg de la sesión, la suma de las ds sesines define el ttal de hras de la jrnada. Este ttal n tiene pr qué cincidir cn la diferencia de tiemp entre la entrada teórica de la primera y de la segunda sesión; n es difícil imaginar un hrari cn una hra de cmida de 8 a 18 cn un ttal de 8 hras, en el que se da una hra de descans de la que el emplead puede dispner a l larg de la jrnada. 17

20 - Limites hraris: Ests límites establecen el períd en el que se buscan fichajes que puedan pertenecer a una jrnada, n ya dentr de l que se cnsidera la jrnada nrmal si n teniend en cuenta cass excepcinales cm turns dbles pics de trabaj; ests límites nunca pdrán slaparse cn las sesines y nunca pueden cmprender rangs mayres a 24 hras. En un cas típic de hraris de ficina u hraris cmerciales se puede dejar las 00:00 cm límite inferir y las 23:59 cm límite superir; per en cass dónde existan turns rtativs dónde se puedan realizar turns de mañana, tarde y nche es cnveniente ajustar un pc ls límites al inici de entrada de la primera sesión y el límite superir ajustad a la última salida teórica. - Extender hrari hasta emparejar fichajes fuera de hrari: Esta pción ns permite tener hraris de más de 24 hras; cuand para un día tenems un númer impar de fichajes si tenems esta pción marcada el prgrama irá a buscar el fichaje que falta más allá de ls límites del hrari hasta cmpletar tdas las entradas y salidas Variantes Es bastante habitual que un emplead pueda tener varis hraris, cm pr ejempl: jrnada partida de lunes a jueves, jrnada intensiva ls viernes durante el inviern y tr hrari para ls meses de veran; pr es ls hraris en ZKTime Enterprise ns frece el cncept de variantes que cnsta de: - Códig: Este el identificadr de cada variante que definams para el hrari que estams editand. - Descripción: Aquí pdems intrducir un text breve describiend cada variante. - Hrari: En este camp se especifica el hrari alternativ al que hace referencia en la variante

21 ZKTime Enterprise ns permite definir hasta 9 variantes psibles para un hrari cn códigs del 1 al 9, estas variantes se pueden marcar en el calendari frzand un de ls hraris para un día en cncret se puede seleccinar la pción Buscar siempre la variante más aprpiada; cuand esta pción está marcada, el prgrama intentará calcular el hrari que mejr se ajuste, de entre tds ls psibles, basándse en ls fichajes del emplead. Ls criteris que ZKTime Enterprise utiliza para calcular el mejr ajuste sn, pr rden de priridad, ls siguientes: prximidad a la entrada teórica de cada sesión de ls fichajes que marcan el inici de la misma, prcentaje del ttal de hras de cada sesión cmpletadas entre la entrada teórica y la salida teórica de la misma y el ttal de hras cmpletadas entre la entrada teórica y la salida teórica de cada sesión Cstes Este punt está íntimamente relacinad cn perfiles así que l explicarems en el punt 8 de este manual, cuand expliquems el cncept de perfiles y tdas sus pcines Incidencias Cada hrari tiene varias frmas de tratar las incidencias, a cntinuación pasarems a explicar cada una de ellas: - Interrupción del hrari: Ver el punt 8 de este manual. - Justificar retrass cn incidencias de calendari extensibles: En el punt 6.2 de este manual explicams las incidencias extensibles y cm justifican las ausencias de un emplead, las incidencias de calendari (que explicarems más detalladamente en el punt 7 del manual) tienen la misma función. En cualquier cas cuand esta pción están marcada estas incidencias n justificarán sl las ausencias del emplead, si n 19

22 que justificarán también sus retrass. Pr pner un ejempl: si un cmercial sale el día anterir cn una incidencia extensible cm pudiera ser Visita cliente y llega el día siguiente cn tres hras de retras, el prgrama justificará el tiemp transcurrid desde el inici de su hrari hasta su llegada cm Visita cliente. - Justificar incidencias de entrada hasta fin de sesión si n hay fichaje de salida: Esta pción se utiliza para cass muy específics, en ls que el trabajadr ficha su entrada un día y n ficha la salida hasta varis días después, pr ejempl en un cuartel militar puede darse que el trabajadr fiche el lunes y pase la semana en el cuartel y n fiche la salida hasta el viernes. Si esta pción está activa y el trabajadr marca una incidencia que esté marcada cm de entrada y extensible, el prgrama justificará el tiemp desde que el trabajadr fiche hasta el fin del hrari cn la misma; a partir de ahí justificará las sucesivas ausencias siguiend las reglas de las incidencias extensibles explicadas en el punt Justificar incidencias sl dentr de ls límites de la sesión: Cuand esta pción está activa el prgrama n cntabilizará ningún tiemp más allá de las hras teóricas del hrari, de md que una incidencia nunca empezará a cmputar antes del inici de entrada de un hrari. - Las entradas salidas cn incidencia n justifican más allá del tiemp de sesión: Esta pción cntrla que las incidencias valradas n sumen más tiemp del estipulad para la sesión en que se prducen. Est tiene sentid pr ejempl cuand un trabajadr tiene un hrari flexible: si el trabajadr tiene media hra de flexibilidad, pudiend entrar entre las 8 y media de la mañana y las 9 y teniend que cmpletar 5 hras a l larg de la sesión. Nrmalmente si la salida teórica del hrari realizad fuese las 2 de la tarde, el trabajadr empieza a trabajar a las 8:45 y sale cn una incidencia valrada a media mañana el prgrama cntabilizaría 5 hras y 15 minuts de tiemp trabajad; si esta pción está activa el prgrama justificaría la incidencia de salida sl hasta cmpletar las 5 hras, cerrand la incidencia a las 13:45 en vez de a las 14 hras. - Justificar incidencias desde inici de sesión: Esta pción se debe marcar en cas de que querams que la hra a la que empiezan a justificar las incidencias sea la marcada inici entrada en vez de la hra de entrada teórica. Es muy útil cuand se dispne de flexibilidad en la entrada, per la incidencia ha de justificarse desde la hra de inici de sesión y n desde cuand se cuenta retras (hra teórica) Tiemp bligatri En alguns cass pdems querer cntrlar cuand un emplead se ausenta a determinadas hras, cincidan n cn ls límites de cada sesión. ZKTime Enterprise permite definir ds franjas de presencia bligatria en esta pestaña dentr de las cuales el trabajadr tendrá que estar bien presente fuera cn una incidencia marcada cm valrada. 20

23 Para la cnfiguración de Tiemp bligatri tenems ls siguientes camps: - Incidencia a actualizar: Aquí definims la incidencia que se genera cuand una persna se ausenta durante las franjas de presencia bligatria. - Límites de la primera sesión/límites de la segunda sesión: Desde: El inici de la franja de presencia bligatria, cualquier ausencia a partir de esta hra se cnsidera cm incumplimient del tiemp bligatri. Hasta: El fin de la franja de presencia bligatria, cualquier ausencia a entre la hra definida en el camp Desde y esta hra se cnsidera cm incumplimient del tiemp bligatri. Cpiar valres teórics de la sesión: Pulsand este btón se establecen la entrada y la salida teórica de la primera segunda sesión cm franjas de presencia bligatria. Ls valres establecids en ls límites de la primera sesión la segunda sesión tienen que estar dentr de sus respectivas sesines; ya que n tiene sentid que pdams establecer un perid de presencia bligatri desde las 8 de la mañana hasta las 2 de la tarde, en una sesión cuya entrada teórica es a las 9 de la mañana y su salida teórica es a las 2 de la tarde. 8. Calendaris A l larg de este manual hems hablad del calendari labral, cm se relacinaban cn las incidencias cm las hras estándar de un trabajadr dependían de éste, per n se entraba en detalle de qué es un calendari labral. El calendari labral es el calendari en el que se establecen anualmente ls días de trabaj y ls días festivs, así cm las incidencias que se vayan prduciend (vacacines, bajas pr enfermedad similares). 21

24 8.1. Calendaris públics y persnales En ZKTime Enterprise hay que distinguir entre ls calendaris públics y persnales. Ls calendaris públics se crean a nivel de empresa y servirán de plantilla para ls persnales, en alguns cass un será suficiente y en trs habrá varis, pr ejempl: en una empresa cn centrs en diferentes ciudades seguramente será necesari tener un calendari públic para cada centr cn ls diferentes festivs lcales; de este md cada emplead tendrá asignad el calendari públic que le crrespnda y esa será la plantilla de su calendari persnal, el calendari persnal irá recgiend ls cambis que se hacen sbre el calendari públic base; días de trabaj fuera de la ficina, cambis de turn, bajas pr enfermedad, vacacines cualquier tra eventualidad. Es imprtante entender que ls calendaris persnales sl recgen las diferencias cn respect al calendari públic base, y cualquier cambi realizad en un calendari públic se verá reflejad en tds ls empleads que l tengan cm base, siempre y cuand para ls días mdificads n tengan una cnfiguración distinta en su calendari persnal Tips de día Cuand hablams de calendaris hay un cncept íntimamente relacinad que es imprtante tener clar, se trata de ls tips de día. Cnstan de un códig únic, una descripción y se agrupan en tres tips: - Labrable: En ls días de este tip se cnsidera que el trabajadr debe presentarse a trabajar; se cntabilizan sus retrass, si cumple n su jrnada y si n se presenta se cnsidera ausencia injustificada. - Festiv: En ls días de este tip se cnsidera que el trabajar n tiene que trabajar, en cas de que l haga td el tiemp trabajad se cnsiderará exces de jrnada y n se cntabilizarán retrass ni faltas. - Opcinal: Ests días sn un cas especial, en cas de que el trabajadr fiche se cmprtará cm un día labrable y si n fichase se cnsiderará cm un festiv. Ls tips de día función a md de identificadres para agrupar días cn circunstancias similares, pr ejempl nrmalmente tds ls festivs sn iguales a nivel de empresa así que pdríams agrupar a tds ls festivs cm el tip de día Festiv cn códig 0 y tip Festiv. También pdríams distinguir entre ls días de lunes a jueves, en ls que se trabaja cn jrnada partida, y el viernes dónde se trabaja cn jrnada intensiva; agrupándls en ds tips de día marcads cm Labrable Gestión de calendaris Desde esta ventana se gestinan ls diferentes calendaris labrales de la empresa, desde aquí pdrems editar, crear eliminar cuánts calendaris sean necesaris. También será psible aplicar ls calendaris que creems a ls diferentes empleads. 22

25 A la hra de editar un calendari, l primer que tenems que saber es qué es l que pdems editar y qué psibilidades tenems para cada día. ZKTime Enterprise ns permite mdificar seis parámetrs para cada día: - Tip de día: Cada día del añ puede tener asignad un tip de día diferente, nrmalmente agruparems en el mism tip de día ls días cn circunstancias similares. Pr ejempl: pdems tener tds ls festivs asignads al tip de día 0, que pr defect ZKTime Enterprise define cm festiv. - Variante: En el punt 7.1 hablams de una pción de ls hraris a la que llamams Variantes, y explicábams que estas se pdían marcar en el calendari para frzar un hrari distint al habitual; cada día del añ del calendari labral puede tener asignad una variante hraria del 0 al 9 ninguna. Si seleccinams la variante 0, el prgrama interpretará que para ese día crrespnde el hrari principal y n ninguna de las variantes; en cas de que en el calendari esté seleccinada una variante que n exista en el hrari se cnsiderará que n hay ninguna variante seleccinada. Variante fuerza hrari: Esta pción sl está dispnible cuand tenems una variante seleccinada, si está activa el prgrama asigna la variante hraria marcada para este día independientemente de si la pción Buscar variante cn mejr ajuste está marcada en el hrari del trabajadr. En cas de que esta pción n esté activa simplemente se cnsiderará la variante cm el hrari previst y se tendrá en cuenta la pción Buscar variante cn mejr ajuste. - Incidencia: ZKTime Enterprise permite asignar una incidencia para un más días, de frma que si el emplead n se presenta en un día en cncret el prgrama justificará la ausencia del trabajadr cn ella. Hrari: En alguns cass querems que cuand se prduzca una incidencia en el calendari el prgrama n justifique la incidencia sbre las 23

26 hras del hrari nrmal, aquí se puede definir un hrari alternativ para cuand esta se prduce. - Cmentaris: En cas de que para algún día haya alg que reseñar se puede intrducir un breve text cm cmentari. Cuand editams un calendari tenems ds pcines: pdems mdificar el añ cmplet mediante el btón Generación autmática de calendari pdems editar varis días seleccinándls siguiend el ejempl de la imagen debaj Generación autmática de calendari Generar ls calendaris labrales puede llegar a ser una labr tedisa y repetitiva, ZKTime Enterprise facilita td el prces estableciend la generación autmática de calendari. Aquí definims un patrón que el prgrama utilizará para generar el calendari añ a añ, simplificand td el prces. 24

27 El calendari se generará siguiend un patrón establecid en esta ventana. Creams un cicl que se repetirá a l larg del añ asignand la cnfiguración para cada día; el prgrama tmará cm referencia l que hayams establecid en Tmar cm referencia para generar el calendari de md que el inici de un de ls cicls deberá cincidir cn el día seleccinad. Pr defect ZKTime Enterprise prpne un perid de una semana que cmenzará el primer lunes del añ: cn cinc días labrables, un día marcad cm el tip de día 3 (pr defect sábad) y tr día cn el tip de día 4 (pr defect dming). Es imprtante resaltar que si el añ n cmienza en el día seleccinad cm referencia, el cicl se reprduce también hacia atrás. Festivs: Aquí establecerems ls festivs que deseems, la única limitación es que ZKTime Enterprise sl gestina ls festivs fijs, y n aquells cm semana santa que necesiten ser calculads anualmente. Variantes: Es relativamente cmún que en algún perid del añ se aplique una variante hraria, pr ejempl durante ls perids de veran en muchas empresas se aplica un hrari diferente al habitual. En esta ventana pdems establecer una variante que se aplicará siempre en un rang de fechas fij cn las pcines habituales al establecer una variante. Incidencias: En alguns cass en una empresa existen incidencias previsibles que afectan a tda la empresa, cm pr ejempl: cierres de empresa en veran; eventualidades cm cierres pr refrma, fin de temprada, etc. Esta pción ns permite generar el calendari anual incluyend incidencias de este tip en un perid de tiemp determinad; estableciend si se aplicará a tds ls días que caigan dentr de este rang, sl a ls días labrables, ignrand ls festivs Aplicar y asignar calendari Una vez que tenems creads tds ls calendaris públics creads, pdems aplicar asignarls a ls empleads. Anterirmente explicams la diferencia entre calendaris públics y persnales, ambs cncepts sn decisivs entre las pcines Aplicar y Asignar: - Asignar calendari: Cuand se asigna un calendari públic a un persnal estams cambiand la plantilla sbre la que se cnstruye el calendari persnal del emplead. Tds ls valres ya existentes en el calendari persnal se respetarán. 25

28 -Aplicar calendari: Cuand se aplica un calendari públic se eliminan tdas las cnfiguracines del calendari persnal y se asigna el nuev calendari públic cm plantilla del calendari persnal del emplead. 9. Perfiles Ls perfiles de emplead englban una serie de cnfiguracines que pdems asignar a cada emplead, pdems definir tants perfiles generales cm deseems cn sus peculiaridades y asignarl a ls diferentes empleads 9.1. Redndes En alguns cass es psible que n ns interese la hra exacta de un fichaje, pr ejempl: Querems que tds ls fichajes entre las 8:45 y las 9:05 se redndeen hacia las 9:00 que es la hra de entrada nrmal. De este md que tds ls tiemps asciads a un fichaje entre las 8:45 y las 9:05 se calcularán cm si el fichaje hubiese sid a las 9:00. Cada rednde tiene las siguientes pcines: - Tip de día: Aquí definims a qué tip de día se aplica el rednde. - Desde: Hra límite inferir para la aplicación del rednde. - Hasta: Hra límite superir para la aplicación del rednde. - Rednde: Hra hacia la que se redndean ls fichajes dentr de ls límites. - Entrada/Salida: Define si se redndean ls fichajes de entrada ls de salida Incidencias autmáticas En alguns cass puede ser que a determinadas hras tds ls fichajes se cnsideren cn una incidencia, bien sea prque el terminal n tiene teclad y n permite fichar incidencia prque pr defect a esa hra la gente ficha siempre cn un mtiv en cncret; pr ejempl 26

29 pdems hacer que tds ls fichajes de salida entre las 14 y las 15 se cnsidere que tienen la incidencia cmida. En cualquier cas si el emplead ficha una incidencia en el perid de una incidencia autmática esta tendrá preferencia sbre la incidencia autmática. Las pcines que permite sn: - Tip de día: Aquí definims a qué tip de día se aplica la incidencia autmática. - Desde: Hra límite inferir para la aplicación de la incidencia autmática. - Hasta: Hra límite superir para la aplicación de la incidencia autmática. - Incidencia: La incidencia que querems que se asigne. - Entrada/Salida: Define si la incidencia autmática se aplica ls fichajes de entrada ls de salida Ausencia ZKTime Enterprise pr defect ascia la incidencia S004 Ausencia injustificada para cada día labrable en que un emplead n tiene fichajes incidencias extensibles de calendari activas. En alguns cass puede ser que n sea est l que deseems, pr ejempl puede ser que un grup de empleads pueda cmpensar sus hras extras cn días de descans. Para cntrlar est pdems decir que en cas de ausencia se asigne una incidencia que nstrs hayams definid Salds de blsas Esta pción ns permitirá establecer límites para cada blsa: bien sean límites en el ttal de tiemp, en el númer de veces ambas csas. Las pcines que ns permite definir sn: - Blsa: La blsa que querems cntrlar. - Veces permitidas: El númer de repeticines que permitims para una blsa en el perid establecid. Si n querems cntrlar el númer de veces pdems dejarl en blanc. - Tiemp permitid: El tiemp que permitims para una blsa en el perid establecid. Si n querems cntrlar el tiemp permitid pdems dejarl en blanc. - Perid: El perid sbre el que querems cntrlar el sald (semanal, mensual anualmente). Una vez que finaliza el perid el sald vuelve al valr inicial Interrupcines Las interrupcines sn fichajes autmátics de salida y entrada que pdems establecer para paradas que querems descntar en cualquier cas, pr ejempl: si tenems una ccina dentr de las ficinas y es psible que la gente n fiche a la hra de cmer, pdems establecer una interrupción para que autmáticamente el prgrama interprete que el trabajadr a salid a las 14:00 a cmer y ha vuelt a las 15:00; i el trabajadr tiene un fichaje de 27

30 salida y n ha vuelt a entrar antes de la hra de inici de la interrupción, esta n tendrá ningún efect. Las pcines que tenems sn: - Tip de día: El tip de día en el que se aplica la incidencia. - Interrupción: La interrupción que querems aplicar, estas se definen en el menú Cnfiguración->Interrupcines (ver imagen abaj) Gestión de interrupcines En esta ventana definims las interrupcines que lueg pdrems asignar en Perfiles, cada interrupción se divide en ds paradas cn las siguientes pcines: - Desde: La hra de inici de la interrupción, si la interrupción se aplica el fichaje de salida cincidirá cn la hra establecida aquí. - Hasta: La hra de fin de la interrupción, si la interrupción se aplica el fichaje de entrada cincidirá cn la hra establecida aquí. - Incidencia: La incidencia que se aplicará al fichaje de salida cread pr la interrupción. Aunque se ns dé la pción de establecer hasta ds paradas, pdems limitarns a establecer la primera y dejar la segunda en blanc. 28

31 9.6. Cstes Anterirmente mencinábams ls cstes cuand explicábams ls hraris, y decíams que estaba íntimamente relacinad cn ls perfiles. Esta es una pción un tant especial ya que se relacina tant cn hraris cm cn perfiles y puede depender de la cnfiguración de ambs. A grandes rasgs, ls cstes de presencia sn una frma de dividir las hras en diferentes cncepts tales cm: Hras nrmales, hras extras, hras ncturnas, etc. Primer especificarems las pcines que se ns frecen tant en perfiles cm en hraris, más tarde entrarems en ls detalles del funcinamient de ls cstes; pr el mment ns basta cn saber que pdems definir diferentes líneas de cstes que dividen las hras trabajadas en diferentes cncepts. L primer que ns encntrams en la pestaña Cstes es la pción de seleccinar el métd de asignación de cstes, se ns presentan ds pcines: - Emplead y tip de día: Si seleccinams esta pción ls cstes se asignarán siempre a cada emplead en base a su cnfiguración persnal y a su calendari. - Hrari y tip de día: Si seleccinams esta pción ls cstes se asignarán siempre a cada emplead en base al hrari realizad en cada día y a su calendari persnal. Si seleccinams la pción de Hrari y tip de día verems que la lista que pdems ver en la imagen inferir se deshabilitará, ya que esta cnfiguración n tendrá efect y la asignación de cstes dependerá de l que haya definid en el hrari del emplead. En cualquier cas el funcinamient en ambs cass es igual, tenems ds pcines: - Cste: Representa la línea de cste que querems seguir. - Tip de día: Representa el tip de día al que se aplica el cste. Una vez aclarad cm asignams las líneas de cste, pasems a detallar el funcinamient de ls cstes. 29

32 9.6.1 Cncepts de cste Ls cncepts de cste sn unidades de rganización de hras. Se cnfiguran en la ventana de cnfiguración de cncepts de cste, a la cual accedems desde el menú principal. Las pcines que se ns frecen sn: - Tiemp mínim: Aquí indicams el tiemp mínim al que se tiene que llegar en un día para que un cncept se tenga en cuenta, pr ejempl si creams un cncept: Hras extra y le establecems un tiemp mínim de 30 minuts, en cas de que al final del día el trabajadr haya sumad 29 minuts mens en ese cncept, el tiemp asignad a ese cncept se descartará y el trabajadr tendrá 0 minuts trabajads en ese cncept. En cas de que n querems aplicar un tiemp mínim debems dejar la casilla de tiemp mínim desmarcada. - Redndes: Dependiend de cóm querams cntabilizar ls tiemps asignads a un cncept se ns presentan varias pcines. Asignar tiemp real: En este cas se cntabilizará el tiemp real que debería crrespnder al cste que estams editand. Redndear tiemps: En este cas el tiemp crrespndiente al cncept de cste que estams editand se redndeará según la cnfiguración seleccinada. Las pcines sn las siguientes: Redndear hacia abaj: Se eliminará el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp. Redndear hacia arriba: Se sumará el tiemp necesari para que el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp sea 0; de frma que si se redndea hacía arriba cada 30 minuts y el trabajadr tiene 45 minuts asignads al cncept de cste, el prgrama le sumará 15 minuts al cncept de cste hasta sumar 60 minuts. 30

33 9.6.2 Líneas de cste Redndear según valr: En este cas si el rest de la división entre el tiemp asignad al cncept de cste y el tiemp establecid en el camp Tiemp es distint de 0, se redndeará hacia abaj si el rest es mayr que el tiemp establecid en el camp Valr y se redndeará hacia arriba si es menr. Las líneas de cste cnstan de un más cncepts de cste que distribuyen el tiemp de la jrnada labral en diferentes cncepts de cste. Se cnfiguran en la ventana de cnfiguración de cstes, a la cual accedems desde el menú principal. Para definir cada línea de cstes se ns presentan las siguientes pcines: - Métd de cálcul: Hay ds métds de calcular un cste, pr ttal de hras pr franjas hrarias. En el primer cas las hras van asciadas pr vlumen, pr ejempl: las primeras 8 hras, sn hras nrmales; a partir de las 8 hras y hasta las 10 hras se cnsideran hras extras y a partir de 10 hras se cnsideran hras extras dbles; en el segund cas dependerá de la hra del día en que el emplead esté trabajand de md que tdas las hras entre las 9 de la mañana y las 6 de la tarde. 31