SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA MÓDULO WEB -

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1 SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA MÓDULO WEB - Agosto 09

2 PRESENTACIÓN El módulo web del sistema de control de asistencia ha sido modificado de su versión anterior con la finalidad de tener un registro confiable de la hora de entrada y salida de cada uno de los trabajadores, de tal manera que permita la generación de reportes a la medida, así como el resguardo de información de más de un semestre, todo esto respetando la normatividad vigente. El sistema de control de asistencias se divide en tres partes: Un reloj checador de huella digital, para el registro de entradas y salidas de los trabajadores. El programa reloj para la carga de trabajadores al checador, así como el envío de las checadas. El módulo web, para la captura de horarios e impresión de reportes. El primer paso es la carga de los trabajadores en el reloj, a través un programa denominado reloj y que cuando se instaló el checador, se debió instalar en una computadora designada por el director del plantel, (por lo general, los relojes ya tienen cargados a los trabajadores del plantel), el siguiente paso es el registro de las huellas digitales, (al menos 3) de cada trabajador, cada una de las checadas es enviada vía internet a un servidor en la Dirección General, este envío se debe realizar con el programa reloj, por lo menos cada quince días para su procesamiento; La información que se transmite solo contiene los datos de las checadas y un ID o número de identificación personal, la huellas permanecen todo el tiempo en el reloj checador. El proceso se complementa con la definición de horarios para administrativos, los horarios de los grupos, paraescolares y las horas de apoyo a la docencia, así como las incidencias, a través del módulo web. Una vez enviada la información a Dirección General es procesada y se encuentra disponible para que se puedan generar reportes y ser analizados tanto por personal de los planteles, como del departamento de recursos humanos. Es importante mencionar que no se pueden manipular los registros de asistencia, lo único que se puede hacer es justificarlos a través del módulo web, las justificaciones pueden ser de manera general o particulares, desde luego cada administrador del sistema tendrá permisos para realizar estas tareas y debe existir un documento que avale dicha justificación, sin olvidar que sólo aquellas justificaciones definidas en el Contrato Colectivo de Trabajo serán válidas. Agosto 2009

3 ÍNDICE PRESENTACIÓN... 1 TABLA DE IMÁGENES... 2 ACCESO AL MÓDULO... 3 PARÁMETROS... 4 TRABAJADOR DATOS DEL TRABAJADOR... 5 TRABAJADOR HORAS EXTRACURRICULARES... 6 TRABAJADOR INCIDENCIAS (INDIVIDUALES)... 7 TRABAJADOR REPORTES (INDIVIDUALES)... 8 DEFINICIÓN DE GRUPOS... 9 HORARIOS GRUPOS ADMINISTRATIVOS INCIDENCIAS (GENERALES) REPORTES ASISTENCIAS REPORTES HORARIOS DE GRUPOS, DE MAESTROS ESTRUCTURA PREFECTURA TABLA DE IMÁGENES Imagen 1. Acceso al sistema... 3 Imagen 2. Pantalla Principal... 4 Imagen 3. Definición del semestre Imagen 4. Datos del trabajador... 5 Imagen 5. Definición de horas extracurriculares Imagen 6. Incidencias de un trabajador... 7 Imagen 7. Reportes por persona... 8 Imagen 8. Definición de grupos... 9 Imagen 9. Listado de grupos Imagen 10. Detalle de horario Imagen 11. Asignar trabajador a grupo Imagen 12. Incidencias generales Imagen 13. Reportes de asistencia Imagen 14. Horarios de grupo o de maestros Imagen 15. Ejemplo de una estructura Imagen 16.Prefectura

4 MÓDULO WEB SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA ACCESO AL MÓDULO Es muy importante recalcar que para poder aprovechar al máximo las características del sistema es necesario abrirlo con Internet Explorer versión 6 en adelante ya que con cualquier otro navegador (firefox, netscape, opera, mozilla, etc.) no se visualizará el contenido al 100%. Imagen 1. Acceso al sistema A esta pantalla se accede a través de la dirección de Internet En los cuadros de texto de la imagen 1, el usuario teclea la matrícula, así como la contraseña previamente definida al departamento de Sistemas de la Dirección General del COBAED, después de teclear la contraseña, se da click sobre el botón entrar, en ese momento se habilita el plantel o planteles sobre el(los) cual(es) se puede trabajar, se selecciona el plantel deseado y se da click nuevamente sobre botón Entrar, en caso de existir algún error en el usuario o contraseña, así lo indicará el sistema. Si el sistema permanece sin uso durante un determinado tiempo, se corta la sesión y al tratar de ingresar a alguna opción, se muestra el mensaje: Error de inicio de sesión del usuario y será necesario reingresar al sistema, para ello se da click sobre la opción iniciar, del menú de control de personal

5 Al tener acceso correcto, aparece la pantalla como se muestra en la imagen 2, aquí es necesario dar click sobre el botón Control de Personal del menú superior de la pantalla, para que se habiliten la opción en el menú del lado izquierdo de la pantalla. Opción Control de Personal Imagen 2. Pantalla Principal PARÁMETROS Lo primero que hay que hacer para comenzar a trabajar con un semestre es ir a la opción de parámetros, para ello en el menú de la izquierda se localiza la opción parámetros, se abre entonces la siguiente pantalla: Imagen 3. Definición del semestre

6 En la Imagen 3 se selecciona de la lista, el semestre con el cual se va a trabajar, ésta es una de las modificaciones que se realizaron, para mantener el historial de los horarios de los trabajadores. Si se desea trabajar y aún no se define el semestre, el sistema, genera un aviso e impide continuar trabajando hasta que se haga esta definición. Este proceso se realiza al iniciar un semestre o bien para consultar información de semestres anteriores. El siguiente paso es definir los horarios de los grupos clase, para esto ver la sección de horarios grupos administrativos en la hoja 10. A continuación se analizarán cada una de las opciones del menú del sistema de control de personal. TRABAJADOR DATOS DEL TRABAJADOR Imagen 4. Datos del trabajador Esta ventana de la imagen 4 se utiliza para consultar los datos trabajador, se teclea la matrícula y al presionar el botón Buscar, el sistema llenará las casillas donde tenga información. Se pueden modificar todos, excepto los referentes a el(los) plantel(es) donde labora, aquí es importante verificar que la casilla de vigente se encuentre seleccionada, ya que de lo contrario, no se generarán reportes de esa persona

7 TRABAJADOR HORAS EXTRACURRICULARES Listado de trabajadores Definición de horario Tipos: Paraescolares Asesorías Tutorías Academias Proyecto Listado de horas extracurriculares Imagen 5. Definición de horas extracurriculares. La imagen 5 muestra la pantalla que permite capturar las horas paraescolares, asesorías, tutorías, academia o proyecto, el primer paso es poner la hora de entrada en formato de 24 hrs., el numero de módulos y la duración de cada módulo, se selecciona el día, el turno, el tipo (si es paraescolar, se habilitará la lista para escoger la paraescolar deseada), alguna observación y la plaza, en caso de existir una sustitución (sólo en paraescolares), habrá que marcar la casilla correspondiente, y seleccionar a la persona que cubrirá su lugar, al dar click en agregar el horario será agregado en el listado de la parte inferior, si por alguna situación, hay que eliminar cualquier horario extracurricular, bastará con seleccionarlo de la lista de horario de entradas y salidas y dar click sobre el botón eliminar

8 TRABAJADOR INCIDENCIAS (INDIVIDUALES) Listado de trabajadores Listado de incidencias Botón eliminar incidencia Imagen 6. Incidencias de un trabajador En el módulo de la imagen 6, se dan de alta las incidencias por trabajador, primero se selecciona al trabajador de la lista, de teclea una breve descripción, la fecha inicial y final, la hora de inicio y fin y el tipo de incidencia individual, para terminar basta con dar click sobre el botón agregar, hecho esto, se agregará al listado de incidencias, en caso de existir algún error, se debe eliminar dando click sobre el botón borrar. Si se desea consultar las incidencias de un trabajador, basta con seleccionarlo de la lista y en la parte inferior se mostrarán sus incidencias capturadas. Es necesario recalcar, que las incidencias disponibles son aquellas que se encuentran definidas en el Contrato Colectivo de Trabajo, y que cada incidencia que se dé de alta debe tener un respaldo en papel que la avale

9 TRABAJADOR REPORTES (INDIVIDUALES) Mediante esta opción, se agiliza el manejo de reportes ya que se muestran de manera individual, el listado de checadas, el horario de grupo, asistencias de horario docente/administrativo, así como las incidencias. Es necesario hacer mención que para imprimir las asistencias, primero hay que generar los reportes respectivos en las fechas deseadas, en el módulo de reportes de asistencia de la página 13. En la imagen 7 se muestra la pantalla con un listado de los trabajadores, así como las fechas inicial y final del periodo que se desea consultar, al posicionar el ratón sobre el botón reportes, se muestran las opciones de reportes que se tienen, al dar click sobre cualquiera de ellas, se mostrará en la parte inferior el respectivo reporte, obviamente a los docentes no les aparecerá horario administrativo ni a los administrativos horario docente. Todos los reportes se pueden exportar a otros programas como Excel, Word o Acrobat Reader (pdf), por si es necesario. Imagen 7. Reportes por persona - 8 -

10 DEFINICIÓN DE GRUPOS Previo a la definición de grupos es necesario tener definidos los módulos en el área de horarios grupos administrativos - horario de grupos, ver imagen 9. Para capturar los horarios, se selecciona el semestre, turno y grupo a capturar, posteriormente, la materia, el profesor y su plaza, en caso de existir alguna sustitución, se marca el cuadro correspondiente, y se selecciona al sustituto, al dar click sobre el botón buscar, aparece una matriz de horas (en caso que la columna HORA se encuentre vacía o tenga datos incorrectos será necesario verificar la información capturada en el detalle del horario de grupos ) y días, donde se localiza la hora inicial del módulo y el día de la semana en que el maestro va a impartir la clase a ese grupo, se da un click sobre el botón correspondiente, en lugar de la leyenda libre va a aparecer el nombre de la materia, el nombre del profesor, la clave de la materia, la matrícula del profesor, la categoría, y los datos del sustituto si hubiera, así se hace hasta terminar los horarios de todos los grupos. Para cambiar de profesor, plaza o materia, se da click en grabar, si por alguna situación, algún dato está mal, con dar un click sobre el botón correspondiente, se limpiarán los datos de ese módulo. Si no se presiona el botón grabar, o se presiona el botón regresar los cambios se perderán. Datos del grupo Materias Plazas Botones para asignar/eliminar clase Trabajadores Imagen 8. Definición de grupos - 9 -

11 HORARIOS GRUPOS ADMINISTRATIVOS Una vez definido el semestre, lo que se debe hacer a continuación, es la creación de grupos de horarios, para ello en la opción de Horarios - Grupos administrativos, aparece la pantalla de listado de grupos, se recomienda tener un grupo para todo el personal que comparte el mismo horario, no hay límite de grupos ni de integrantes de grupo, lo que sí es importante recalcar es que no debe haber una persona en 2 grupos o más. Botón Ver, permite modificar los datos del grupo Botón ver permite asignar trabajadores a un grupo Imagen 9. Listado de grupos De inicio, sólo se encuentra el grupo Horario de Grupos, si se da click sobre el botón modificar solo se podrá cambiar los minutos de Retardo A para tolerancia y Retardo B para falta, si en la columna detalle horario se da click sobre el botón ver se habilita una nueva ventana:

12 Imagen 10. Detalle de horario Se definen los minutos de tolerancia así como los minutos para la falta; para la hora de entrada, ésta se teclea en formato de 24 hrs., es decir teclear 14:00 en caso de ser a las 2 de la tarde, la salida se actualiza de forma automática, dependiendo del número de módulos y la duración de estos, se debe escoger el día de la semana, así como el turno por cada bloque y darle click sobre el botón agregar, para aceptar ese bloque. De existir algún receso, se define un bloque con el número de módulos previos al receso, la entrada del siguiente módulo será cuando termine el receso y el numero de módulos necesarios hasta la hora de salida, esto se debe hacer por cada día de la semana, y por cada turno (donde aplique), al finalizar se debe dar click sobre el botón grabar para finalizar. Para crear grupos administrativos, en la pantalla de la imagen 9, en la parte superior se teclean los datos del grupo (nombre, retardo a para tolerancia y retardo b para falta), se da click en agregar y deberá aparecer en la lista de grupos, a continuación se definen sus horas de entrada y salida (dando click sobre el botón ver de la columna detalle de horario ) y a continuación se deben agregar los trabajadores que pertenecen a ese grupo, en el botón ver de la columna asignar trabajador, aparece la siguiente ventana: Imagen 11. Asignar trabajador a grupo

13 En esta sección se da un click sobre el trabajador y al darle click en agregar, aparece en la lista de asignados, si por alguna razón, el trabajador ya no debe checar con ese horario, al seleccionarlo en la lista de asignados y darle click en eliminar el trabajador ya no pertenecerá a ese grupo; se debe dar un click en agregar por cada trabajador, aquí los cambios son automáticos y al darle click en regresar aparecerá la pantalla de la sección grupos. A manera de observación, en el grupo Horario de grupos no debe existir ningún trabajador asignado. Hay casos especiales en los cuales es necesario crear un grupo donde solo se tenga un trabajador. Y recordarles que no debe haber un trabajador en 2 o más grupos. INCIDENCIAS (GENERALES) Para dar de alta justificaciones por inasistencia general o cualquier situación por la cual no exista la checada los trabajadores, se debe hacer a través de la opción incidencias del menú de control de personal, donde se abrirá la siguiente pantalla: Imagen 12. Incidencias generales En esta ventana se teclea una breve descripción de la incidencia, por ejemplo, fallo de la corriente eléctrica, periodo vacacional, etc., recordando que éste módulo sólo se utiliza cuando la incidencia sea general o bien afecte a algún grupo de los que se definieron en los horarios de grupo, por ejemplo sólo a docentes, a administrativos, a veladores, etc., después de la descripción, de la lista se escoge la incidencia a dar de alta, para estos casos solo hay 4 consideradas en el Contrato Colectivo de Trabajo (día festivo, caída del reloj, suspensión oficial y suspensión no programada), ahora hay que definir a quien se le va a aplicar, ya sea a todo el personal o bien a solo un grupo, posteriormente, la fecha inicial y final, la hora de inicio y el número de horas, si es por un día se pondrá de las 0 a las 24 hrs

14 En caso de ser incidencias individuales, estas se realizan en la opción trabajador incidencias del menú de control de personal, ver la imagen de la hoja 6. REPORTES ASISTENCIAS Sección de Docentes Sección de Administrativos De realizar cambios en el horario de algún docente, se debe ejecutar este proceso Imagen 13. Reportes de asistencia Primeramente, se les recuerda que en caso de haber realizado cambios en el horario de algún maestro, es necesario, dar click en el botón ejecutar, el que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de la imagen 13, esto con la finalidad de ajustar sus bloques y no tenga que checar en cada clase u hora extra curricular. Se puede definir un periodo para docentes y otro para administrativos, esto porque son procesos diferentes, para ambos casos, primero se teclea la fecha inicial, luego la final, se da click en el botón ejecutar según sea al caso (docentes o administrativos), aquí el tiempo de espera dependerá de las condiciones del internet, así como la carga de trabajo del servidor, al final mostrará una ventana de aviso, donde informa que el proceso ha concluido, para ver el reporte se selecciona el objeto del reporte: individual o general, (en caso de ser individual, se escoge el trabajador), se determina qué tipo de reporte se necesita (solo faltas y retardos, solo justificaciones o bien ver todo) se da click en imprimir también según sea el caso, en la parte inferior de la ventana se mostrará el reporte, el cual podrá ser exportado a Excel, Word o.pdf, según se desee. REPORTES HORARIOS DE GRUPOS, DE MAESTROS Imagen 14. Horarios de grupo o de maestros

15 Aquí se pueden imprimir los horarios de los grupos, seleccionando el semestre y turno, o bien los horarios de maestros, dando click en el botón imprimir respectivo. ESTRUCTURA Botón Actualizar Botón para agregar indicaciones, sobre el trabajador Botón para agregar observaciones Imagen 15. Ejemplo de una estructura En la imagen 15, es necesario dar click sobre el botón actualizar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, para obtener la estructura del plantel, se mostrará un listado de los trabajadores con su plaza, un desglose de horas asignadas, totales y diferencias con respecto al semestre anterior. Las columnas de indicación y observaciones se encuentran disponibles para captura, basta con dar click en el área correspondiente a cada trabajador, como se muestra en la imagen

16 PREFECTURA Imagen 16.Prefectura La pantalla de la imagen 16 permite a los prefectos capturar las ausencias de los maestros, para ello, se selecciona la fecha, de manera automática se despliega la del día actual, se escoge el turno, el modulo y el semestre, se da click en buscar y de la lista desplegable, seleccionar el grupo (donde además aparece el nombre del maestro asignado), y dar click en agregar, en la parte inferior aparecerá el listado de faltas de ese turno, modulo y semestre. Si por alguna situación se desea eliminar una falta, con darle click sobre el botón de la columna borrar, esta desaparecerá de manera definitiva. Este documento se encuentra para su consulta a través del modulo web y es posible que sea modificado según las necesidades del sistema

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