Procedimiento para el Control de las Garantías

Transcripción

1 1 OBJETIVO Describir las actividades necesarias que permitan administrar adecuadamente las garantías de Seriedad de la Oferta; de Fiel, Cabal y Oportuno Cumplimiento de Contrato; y de Anticipo, que el FOSIS solicita a terceros para el resguardo del patrimonio del Servicio cuando corresponda. 2 ALCANCE Estas disposiciones se aplican a las garantías de Seriedad de la Oferta; de Fiel, Cabal y Oportuno cumplimiento de contrato; y de Anticipo según corresponda y que sean constituidas por terceros a favor del FOSIS, en resguardo del patrimonio del Servicio, incluyendo las garantías correspondientes en el marco de la Ley N (compra y contrataciones del sector público) y a la ejecución de la oferta programática de la institución. Abarca desde la custodia de las garantías hasta la entrega de esta al Ejecutor/Proveedor. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Oficio N de 2005 de la Contraloría General de la República, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación. - Oficio N de 2011 de la Contraloría General de la República, modifica la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación - Ley N y su reglamento, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios - Ley N que establece un marco legal para la constitución y operación de Sociedades de Garantía Recíproca. Revisado por Aprobado por Cristian Reyes Espina Gestor Nacional de Ejecución (S) Luz María Olivares Toledo Jefe del Departamento de Procesos COPIA NO CONTROLADA CUANDO ESTE IMPRESA Y SIN TIMBRE ORIGINAL Página 1 de 12

2 4 DEFINICIONES Garantía de Seriedad de la Oferta: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene por objeto asegurar la seriedad del ofrecimiento que hace cada oferente y en especial, garantizar la formalización de la adjudicación y la suscripción del contrato. Garantía de Fiel, Cabal y Oportuno Cumplimiento del Contrato: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene por objeto caucionar el fiel, cabal y oportuno cumplimiento de un contrato, y de las obligaciones laborales y sociales del proveedor o ejecutor del proyecto, si corresponde. Garantía de Anticipo: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que debe constituirse toda vez que se estipule en las Bases de Licitación la modalidad de pago anticipado, de todo o de una parte del contrato. Esta garantía debe cubrir el monto total anticipado al proveedor o ejecutor del proyecto. Se entiende que el monto está anticipado mientras su rendición no se encuentre aprobada por el FOSIS. Procesos de Provisión de Bienes y Servicios: Procesos identificados en la cadena del valor del FOSIS, que permiten la entrega a los beneficiarios de los bienes y servicios comprometidos en los distintos proyectos de la oferta programática. Procesos de Soporte Institucional: Procesos que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos de provisión de bienes y servicios se puedan llevar a cabo. SAF: Subdirección de Administración y Finanzas. DAF/DAP: Departamento de Administración y Finanzas/Departamento de Administración y Procesos. 5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Macroproceso de Control de Garantías Página 2 de 12

3 5.1 Generalidades Todos los documentos que constituyan una garantía a favor del FOSIS, independiente de su naturaleza y tipo de documento, deberán ser recibidas y validadas según lo establezcan los procedimientos operativos que hacen exigible la constitución de garantías. (Ejemplo: La bases de licitación de compras públicas y/o la ley hacen exigibles la constitución de garantías, según corresponda. Lo mismo sucede, con las bases de licitación de la oferta programática que hace exigible la constitución de garantías, según corresponda). Cada Dirección Regional nombra mediante Resolución Exenta a un/a funcionario/a del DAP o DAF como Encargado/a de Garantías, quien tendrá la función de administrar y controlar las garantías que se constituyan para resguardar los intereses de la Institución. A nivel central esta función será desempeñada por el/la Jefe/a del Departamento de Finanzas, o por quien este/a designe mediante memorándum dirigido a todas las Subdirecciones del nivel central. 5.2 Registro y Custodia de Garantías Flujograma de Información Página 3 de 12

4 5.2.2 Descripción de las actividades La Oficina de Partes o el funcionario que haga sus veces en provincias o territorios (en adelante Oficina de Partes) recibe la garantía y dentro del siguiente día hábil entrega el documento original al Gestor/a del Contrato (en adelante Gestor/a) o Supervisor/a del Proyecto (en adelante Supervisor/a). Alternativamente la oficina regional o la oficina central pueden establecer, recibir la garantía a través de la Oficina de Partes y entregar directamente al Asesor/a Jurídico. La decisión anterior, es determinada en regiones por el Jefe/a DAP en conjunto con el Asesor/a Jurídico y en el nivel central por el Jefe/a del Departamento de Finanzas en conjunto con la Fiscal. El Gestor/a, Supervisor/a o Asesor/a Jurídico prepara el Formulario de Custodia, Liberación y Entrega de Garantías (en adelante formulario ) completando la siguiente información: - Datos de la garantía o Identificación del proceso o materia a garantizar: Código del Proyecto o ID de la Licitación o de la Orden de Compra, número de resolución y, tipo de garantía según corresponda. o Identificación del documento entregado en garantía: Tipo de garantía, emisor de la garantía (banco, compañía de seguro, etc.), número del documento de garantía, fecha de vencimiento. o Identificación del Proveedor: Rut, nombre o razón social, dirección, teléfono, nombre del contacto y correo electrónico. Luego, el Gestor/a o Supervisor/a entrega dicho formulario junto con el documento original de la garantía al Asesor/a Jurídico con el objeto de revisar y validar el documento. La acción descrita en el párrafo anterior, no aplica, en el caso de que la garantía transite directamente desde la Oficina de Partes al Asesor/a Jurídico. En todos los casos, el Asesor/a Jurídico valida la garantía y evidencia su conformidad mediante la firma del formulario, en la sección Validación de la Garantía. Una vez validado envía al Encargado/a de Garantía el documento original, junto con la sección Completar para su Custodia del formulario completada y firmada para su custodia. En caso de rechazar la garantía, el Asesor/a Jurídico devuelve el formulario junto con la garantía al Supervisor/a o el Gestor/a, quien envía un correo electrónico al Ejecutor/Proveedor indicando las razones del rechazo y solicitando su reemplazo a la brevedad y coordinando la entrega física del documento para su regularización. Página 4 de 12

5 Nota: Las disposiciones anteriores serán incorporadas en los procedimientos operativos que hacen exigible la constitución de garantías, dentro de los 3 meses siguientes a la emisión de este procedimiento. El/la Encargado/a de Garantías almacena el original de la garantía junto con el formulario entregado, en el lugar dispuesto para su custodia. Si fuera un endoso, lo archiva anexado a la Póliza de Seguro original. Además, ingresa la información de las garantías recibidas en el Módulo de Garantías del Sistema SGI en el caso que la garantía provenga de un proyecto programático o en la planilla Excel Administración de Garantías para las restantes. Lo anterior se utilizará para monitorear, controlar las entradas, custodia y salidas de estos documentos. En caso de que el formulario se encuentre incompleto, el/la Encargado/a de Garantías deberá devolver toda la documentación al Gestor/a o Supervisor/a o Asesor/a Jurídico, según corresponda, para que este regularice. El/la Encargado/a de Garantías evidencia dicha devolución registrando una observación en el formulario. Opcionalmente, según el criterio definido por nivel regional o central, el/la Encargado/a de Garantías escanea el documento de garantía, y lo almacena en la carpeta \\ONA\\Comun\\Control_Garantias\[Nombre_Región]\Documentos. Esta decisión la realiza el Jefe/a DAP o DAF o el Jefe/a del Departamento de Finanzas. 5.3 Arqueo y Control Contable de Garantías Flujograma de Información Página 5 de 12

6 5.3.2 Descripción de Actividades Con motivo del cierre semestral, un funcionario designado por el Jefe/a DAP o DAF (distinto al Encargado/a de Garantía), deberá realizar un arqueo de las garantías mantenidas. Para ello: a) A partir de la planilla Excel Administración de Garantías, genera un listado con las garantías que debieran estar custodiadas, seleccionando las filas cuya columna Fecha de Liberación es igual a cero o vacío, es decir, garantías cuya custodia no ha finalizado. b) Genera un reporte ingresando al Módulo de Garantías > Consultas > Informe de Garantías del Sistema SGI y utilizado como filtro del reporte que el Tipo de Garantía sea Vigente. Finalmente se presiona el botón Excel para generar el reporte. Mediante el uso de una tabla dinámica, en ambas planillas, genera la estadística de las garantías registradas como sigue (modo de ejemplo): Etiquetas de fila ANTICIPO Pesos Suma de Monto Garantía Cuenta de Tipo Garantía Boleta Garantía ,00 1 UF Póliza ,00 51 FIEL CUMPLIMIENTO Pesos Boleta Garantía ,00 3 Pagaré ,00 3 Póliza 50,00 1 UF Póliza 1.943,00 15 Y completa la hoja Datos de Registros Auxiliares en la planilla Formulario de Arqueo de Garantía, con la información obtenida de la planilla Excel Administración de Garantías y del Módulo de Garantías del Sistema SGI, según corresponda. Posteriormente procede a contar físicamente los documentos de garantías en custodia y completa la hoja Datos de Custodia Física en la planilla Formulario de Arqueo de Garantía. Página 6 de 12

7 Concluido lo anterior, revisa en la hoja Cuadratura de la planilla Formulario de Arqueo de Garantía, todos aquellos registros que indiquen Verificar Diferencias. Hace un análisis de las diferencias y fundamenta el ajuste necesario para cuadrar la información con el físico. Las diferencias que estos arqueos pudieran arrojar deberán ser corregidas por el/la Encargado/a de Garantías junto con el Jefe/a del Departamento de Finanzas en nivel central y a nivel regional por el/la Encargado/a de Garantías junto con el Jefe/a DAP/DAF. Una versión física, firmada por el funcionario designado, es almacenada en la carpeta Control de Garantías que se encuentra en poder del/ de la Encargado/a de Garantías y una versión digital es almacenada en la carpeta compartida \\ONA\\Comun\\Control_Garantias\[Nombre_Región]\Arqueo a modo de respaldo. Las actividades de arqueo y ajuste deben ser realizadas en un plazo no superior a 6 días corridos desde el inicio del periodo de arqueo. 5.4 Término de Custodia o Liberación de Garantías Flujograma de Información Página 7 de 12

8 5.4.2 Descripción de Actividades La decisión de término de custodia o liberación de una garantía, se debe realizar, según lo establezcan los procedimientos operativos que hacen exigible esta acción. El Gestor/a, Supervisor/a o Asesor Jurídico envía un correo electrónico al Encargado/a de Garantía solicitando la liberación de un documento de garantía, adjuntando la resolución u otro antecedente que autorice la liberación e indicando alguno de los siguientes motivos: - Por término normal del contrato - Por reemplazo de garantía - Por cobro de garantía - Por no adjudicación/por no Admisible - Por anticipo cuya rendición total fue aceptada Para formalizar la liberación, el Encargado/a de Garantías completa la sección Completar para Término de Custodia o Liberación del formulario, y requiere del solicitante (el Gestor/a, Supervisor/a o Asesor Jurídico) la firma de los recuadros correspondientes que autoricen el término de custodia o liberación. Además, mantiene la garantía en su poder hasta el retiro por parte del Proveedor/Ejecutor. En caso de reemplazo de garantía debe enviar simultáneamente el formulario junto con el nuevo documento de garantía. En caso de solicitar la liberación para hacer cobro de la garantía, el Encargado/a de Garantías, además, entrega la garantía original al solicitante para que proceda con el cobro, según el punto 5.5. En cualquier situación el Encargado/a actualiza la planilla Excel Administración de Garantías o el Módulo de Garantías del sistema SGI, con los datos de la liberación. Luego a través de un correo electrónico, dará aviso al Proveedor/Ejecutor de que la garantía está a disposición para su retiro. La devolución o entrega de la garantía es realizada directamente por el Encargado/a de Garantías, dicha entrega queda formalizada con la firma de quien retira en el formulario, sección Completar para Entregar Garantía o Devolver y se actualiza la planilla Excel Administración de Garantías o el Módulo de Garantías del sistema SGI, según corresponda. La persona que retira deberá acreditar la autorización (Por ejemplo, a través de un poder simple) otorgada por el Proveedor/Ejecutor. Si el Proveedor/Ejecutor no retira la garantía dentro de los siguientes 30 días corridos desde la notificación, el Encargado/a de Garantías devuelve la garantía por carta certificada al último domicilio conocido. Si en este último caso, el Proveedor/Ejecutor no recibe la garantía y es devuelta a FOSIS, esta no es archivada y será eliminada. Página 8 de 12

9 Sin embargo, una copia digital de la garantía la almacena en la carpeta \\ONA\\Comun\\Control_Garantias\[Nombre_Región]\Histórico. 5.5 Cobro de Garantías Flujograma de información Descripción de Actividades El/La Asesor/a Jurídico comunica al Ejecutor/Proveedor mediante carta certificada, la resolución que declare el incumplimiento de contrato y que autoriza para hacer efectiva la garantía. Esta carta es enviada con al menos 10 días hábiles antes del vencimiento de la póliza de garantía de anticipo o de fiel cumplimiento. Si el documento de garantía es un pagaré, letra de cambio o una póliza de seguro, hace directamente los trámites de cobranza prejudicial y judicial. Página 9 de 12

10 Si el documento de garantía es un documento bancario (boleta de garantía, vale vista o depósito a plazo), envía el documento al Jefe/a del Departamento de Finanzas en nivel central o Jefe/a DAP/DAF en nivel regional para que proceda con el cobro del mismo. Copia de los antecedentes que respalden el cobro de la garantía deberán permanecer en la carpeta del proyecto o contrato. 5.6 Prórrogas de vencimiento o cambio de información en los documentos de garantía vigentes Para los documentos de garantía tipo Letra de Cambio, Boleta de Garantía Bancaria, Depósito a la Vista, Pagaré y Vale Vista sólo se pueden modificar mediante el reemplazo de un documento de igual naturaleza que refleje los cambios, para lo cual se aplican las disposiciones del numeral 5.2 (para el registro y custodia del nuevo documento) y 5.4 (para la liberación del documento que está siendo reemplazado). Para los documentos de garantía tipo Póliza de Seguro, se pueden modificar mediante la emisión de un documento llamado Endoso, donde se especifiquen los cambios al documento original. En este caso, no es necesario devolver la póliza sino que sólo se le adjunta el endoso al documento original, por lo tanto, sólo se aplican las disposiciones del numeral 5.2 (para el registro y custodia del endoso). 5.7 Gestión de documentos por vencer El/la Encargado/a de Garantías o Encargado de Control de Gestión Regional, informa mensualmente a los Gestores/as o Supervisores que corresponda, aquellos documentos de garantía que estén en custodia y se encuentren próximos a vencer en los siguientes 30 días corridos y de aquellos que se encuentren vencidos, en base a los datos registrados en la planilla Administración de Garantías o el Módulo de control de garantías del sistema SGI. En caso de detectar documentos de garantías vencidas el Encargado/a de Garantía o Encargado de Control de Gestión Regional debe informar al Asesor/a Jurídico para tomar las medidas administrativas del caso. Junto con lo anterior, el Encargado/a de Garantía levanta un informe de no conformidad según el procedimiento de Acción Correctiva (PR- SGC ). En ambos casos le corresponderá al/a la Gestor/a o Superviso/a iniciar las gestiones para obtener del Ejecutor/Proveedor la renovación de la garantía o solicitar la devolución del documento según lo señalado en el punto 5.4 Liberación de Garantías. Página 10 de 12

11 6 CONTROL DE REGISTROS Identificación del registro Documento de Garantía y sus endosos (según tipo) Formulario Custodia, Liberación y Entrega de Garantías Planilla Excel Administración de Garantías Formulario de Arqueo de Garantía con listados de control Almacenamiento Protección Recuperación Físico: En carpetas por proyecto o por fecha de vencimiento, en kardex o caja de fondos, ubicada en las dependencias del DAP/DAF Digital: Carpeta compartida \\ONA\\Comun\\Con trol_garantias\[no mbre_región]\docu mentos Anexado al Documento de Garantía físico Carpeta compartida \\ONA\\Comun\\Con trol_garantias\[no mbre_región]\ Físico: Archivador o Carpeta Arqueos de Garantías, ordenado por fecha ascendente, ubicada en oficina de Encargado/a de Garantías Digital: Carpeta compartida \\ONA\\Comun\\Con trol_garantias\[no mbre_región]\arqu eos Llave del kardex o llave y/o claves de combinación de la caja de fondos Password de acceso según perfil de usuarios Encargado/a de Garantías y/o responsable de las llaves o claves de combinación Encargado/a de Garantías Tiempo retención y disposición Hasta su liberación, entregar a cobro o devolver al proveedor Hasta su liberación, copiar a carpeta compartida \\ONA\\Comun\\Cont rol_garantias\[nomb re_región]\histótico Ver registro Documento de Garantía y sus endosos (según tipo) Password de acceso según perfil de usuarios Acceso restringido a los funcionarios Password de acceso según perfil de usuarios Encargado/a de Garantías Encargado/a de Garantías Permanente, actualizar Año actual y dos años anteriores, después eliminar Página 11 de 12

12 7 TABLA DE MODIFICACIONES Versión Nº Pág. Modificada Motivo del cambio Fecha Aprobación 8 ANEXOS Anexo 1: Formulario de Custodia, Liberación y Entrega de Garantías Anexo 2: Planilla Excel Administración de Garantías Anexo 3: Formulario de Arqueo de Garantía Página 12 de 12