PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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2 Tabla de contenido 1. PRESENTACIÓN GENERALIDADES Objeto y alcance del manual Documentos de referencia Términos y definiciones INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Misión Visión Localización Estructura organizacional SISTEMA INTEGRADO DE Alcance del Sistema Integrado de Gestión Exclusiones del Sistema Integrado de Gestión REQUISITOS GENERALES Enfoque basado en procesos Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos de apoyo Procesos de Evaluación, Control y Mejora Control de procesos subcontratados Gestión de Riesgos DOCUMENTAL RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ENFOQUE AL CLIENTE POLÍTICA DE CALIDAD PLANIFICACIÓN Objetivos de calidad Planificación del Sistema Integrado de Gestión RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Página 2 de 39

3 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Representante de la Dirección Comunicación Interna REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE RECURSOS PROVISIÓN DE RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DEL SERVICIO PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DISEÑO Y DESARROLLO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Control de la prestación del servicio Validación de los procesos de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto y/o servicio CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GENERALIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente Auditoría Interna Seguimiento y Medición a los procesos Seguimiento y Medición del producto y/o servicio CONTROL DE PRODUCTO Y/ SERVICIO NO CONFORME ANÁLISIS DE DATOS MEJORA Página 3 de 39

4 8.5.1 Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva ANEXOS Anexo 1. Alineación de estándares Anexo 2. Políticas de Operación Anexo 3. Caracterizaciones de proceso Página 4 de 39

5 1. PRESENTACIÓN La Agencia Nacional de Minería ANM desarrolló el Sistema Integrado de Gestión SIG-, con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestión de la ANM, tiene como finalidad: orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de la Norma del Sistema de Gestión de la Calidad, del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Desarrollo Administrativo, las demás normas que la entidad decida adoptar; con el Direccionamiento y la optimización de recursos y procesos. El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores públicos de la Entidad, éste permite observar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000:2009, MECI 1000:2005 y SISTEDA y orienta la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas, producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e indicadores de gestión. Es fundamental la participación y compromiso de todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad. 2. GENERALIDADES 2.1. Objeto y alcance del manual El presente manual describe el alcance del Sistema Integrado de Gestión, incluidos los detalles y la justificación de sus exclusiones; la referencia a los procedimientos documentados establecidos, una descripción de la interacción entre los procesos y la descripción de los requisitos aplicables al Sistema Integrado de Gestión Documentos de referencia Dentro del proceso de reorganización del Sector Minas y Energía se hizo necesario asignar nuevas funciones y redistribuir otras, con el fin de dar coherencia a su funcionamiento y lograr mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones asignadas, mediante la especialización de las instituciones que lo conforman y, en consecuencia, lograr un mejor uso de los recursos públicos y una mayor rentabilidad social. Página 5 de 39

6 En ese sentido, mediante Decreto 4131 de 2011 se cambia la naturaleza jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería (Ingeominas), que de ahora en adelante se denomina Servicio Geológico Colombiano, siendo la entidad que tendrá por objeto realizar la investigación científica básica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico; administrar la información del subsuelo y garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y radiactivos en el país. De igual manera, nace la Agencia Nacional de Minería mediante Decreto 4134 de 2011, como una entidad especializada encargada de los procesos de titulación, registro, asistencia técnica, fomento, promoción y vigilancia de las obligaciones emanadas de los títulos y solicitudes de áreas mineras. La Constitución Política en su artículo 209 establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley. Con base en el mandato constitucional, el Nacional reguló el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado mediante la Ley 87 de A su vez, la Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Para dar cumplimiento a la Ley 872 de 2003 es necesario implementar la Norma Técnica de Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la cual está adoptada mediante Decreto 4485 de Dicha norma establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de La Ley 489 de 1998 Artículo 15, hace una definición del Sistema de Desarrollo Administrativo: ( ) es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Nacional. Para dar cumplimiento al SISTEDA, se creó el Decreto 2482 de 2012, por medio del cual se actualizan las políticas de desarrollo administrativo, enfocándolas en el quehacer misional y en la parte administrativa y de apoyo. Además, dentro de la ANM se tiene la Resolución 0070 de 31 de Enero de 2013 por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, se delega el representante de la Alta Dirección, se crean los equipos de trabajo para su implementación y mantenimiento y se dictan otras disposiciones. Página 6 de 39

7 2.3. Términos y definiciones Para el propósito del presente Manual, son aplicables los términos y definiciones establecidos en las normas NTCGP 1000:2000 e ISO 9000: INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 3.1. Misión Administrar los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y transparente a través del fomento, la promoción, otorgamiento de títulos, seguimiento y control de la exploración y explotación minera, a fin de maximizar la contribución del sector al desarrollo integral y sostenible del país Visión Ser al 2019 referente nacional e internacional de autoridad minera especializada, con alto nivel tecnológico, ágil, efectivo y transparente que contribuye al crecimiento de la actividad minera y la industria del país, con responsabilidad social y ambiental Localización La Sede principal de la Agencia Nacional de Minería se encuentra ubicada en Bogotá y 11 sedes regionales. Así mismo, se cuenta con 9 estaciones de salvamento minero, de acuerdo como se define en los siguientes mapas: Página 7 de 39

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9 3.4. Estructura organizacional La estructura organizacional de la Agencia Nacional de Minería se encuentra definido, de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto 4134 de 2011 y las resoluciones internas de conformación de grupos de trabajo. El organigrama actual de la Agencia nacional de Minería es el siguiente: Página 9 de 39

10 4. SISTEMA INTEGRADO DE El Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, tiene determinados los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado; la secuencia e interacción de estos procesos; los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes. Así mismo, la Agencia Nacional de Minería asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación, el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, con el fin de implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. A continuación se describen cada uno de los elementos del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería. Alcance del Sistema Integrado de Gestión El Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería aplica a nivel nacional, en la ejecución de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, que permiten la administración de los recursos minerales del Estado Colombiano; a través de la delimitación y declaración de áreas y zonas de interés, la gestión de la inversión minera, la generación de títulos mineros, la gestión integral para el seguimiento y control a los títulos mineros, la seguridad minera, la gestión integral de la información minera y la atención integral y servicios a grupos de interés. Exclusiones del Sistema Integrado de Gestión Dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, no existen exclusiones de requisitos de NTC GP 1000: REQUISITOS GENERALES La Agencia Nacional de Minería ha establecido los procesos que le permiten cumplir con la función que le ha sido asignada mediante un enfoque basado en procesos y representados en el Mapa de procesos de la organización; los cuales se describen a continuación junto con la secuencia e interacción de los mismos. Adicionalmente la Agencia Nacional de Minería cuenta con la descripción de los procedimientos en los cuales determina las actividades necesarias para la operación y los criterios y métodos necesarios para el control y seguimiento de los procesos de la Entidad. Página 10 de 39

11 4.1.1 Enfoque basado en procesos El modelo de operación de la Agencia Nacional de Minería está conformado por 17 procesos, agrupados en 4 tipos de procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación), los cuales interactúan entre sí, para atender y satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes. A su vez, cada uno de estos procesos cuenta con una caracterización, en la cual se describen los atributos tales como: objetivo, alcance, actividades, entradas, salidas, proveedores, clientes, procedimientos aplicables, entre otros. Se cuenta con el procedimiento APO6-P-003 Elaboración y actualización del normograma, en el cual se establecen los lineamientos para identificar los requisitos legales y normativos aplicables a los procesos Mapa de Procesos A continuación, se presenta el mapa de procesos de la Entidad: Secuencia e Interacción de los procesos de la Agencia Nacional de Minería Página 11 de 39

12 Procesos Estratégicos El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minería, en su nivel de direccionamiento estratégico, considera dos procesos que hacen referencia a: i) La planeación Estratégica y ii) Gestión Integral de las Comunicaciones y Relacionamiento. EST1-C-001 Planeación Estratégica En este proceso se incluye todas las actividades relacionadas con la definición y cumplimiento de la misión y visión de la entidad, a partir de la formulación y establecimiento de estrategias, políticas, lineamientos, objetivos, planes, programas, proyectos y estándares para la ejecución de los procesos de la ANM, considerando el Plan Nacional de Desarrollo , el Plan Nacional de Desarrollo Minero , y la normatividad aplicable. Asimismo, este proceso abarca todas las actividades a través de las cuales la Agencia Nacional de Minería impulsa y desarrolla el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos minerales de la nación fomentando la inversión nacional y extranjera, para lograr beneficios al país, en los ámbitos social, ambiental, tecnológico y económico, también incluye las estrategias a implementar para obtener la proyección de los ingresos del Sistema General de Regalías (SGR), todo esto de acuerdo con el plan nacional de desarrollo, los planes sectoriales y la normatividad vigente. EST1-C-002 Gestión integral de las comunicaciones y relacionamiento En este proceso se incluyen todas las actividades necesarias para garantizar el fortalecimiento de la imagen institucional de la entidad, con el propósito de posicionarla como autoridad minera actuando en el marco de las estrategias de comunicación que imparta el gobierno nacional, Igualmente el proceso incluye tanto los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna de los procesos Sistema Integrado de Gestión de la entidad, así como el de regular y asegurar la comunicación externa entre la Agencia y las partes interesadas. Quedan incluidos dentro de este proceso todas las actividades llevadas a cabo por parte de la Agencia Nacional de Minería relacionadas con la construcción de relaciones transversales entre instituciones de carácter gubernamental y no gubernamental con el fin de garantizar que las actividades misionales se lleven a cabo de manera eficaz Procesos Misionales El mapa de procesos desarrollado por la Agencia Nacional de Minería, en su nivel misional, tiene en cuenta aquellas actividades que conducen al cumplimiento de los objetivos de la entidad desde el punto de vista de las funciones asignadas a dicha entidad mediante el Decreto 4134 de 2011 y Resolución 0206 de Marzo de Se consideran las actividades que la entidad lleva acabo para cumplir su misión de manera oportuna y que se constituye en la razón de ser de la entidad. En este orden de ideas se cuenta con seis grandes procesos: i) delimitación y declaración de áreas y zonas de interés, ii) gestión de Página 12 de 39

13 la inversión minera, iii) generación de títulos mineros iv) gestión Integral para el seguimiento y control a los títulos mineros v) seguridad minera vi) gestión del sistema integral de la información minera y vii) atención integral y servicios a grupos de interés. MIS1-C-001 Declaración de áreas y zonas mineras de interés En este proceso se incluyeron todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas estratégicas procedimiento que se lleva a cabo en cumplimiento de la función, propia dela autoridad minera, de delimitar áreas especiales con potencial de minerales estratégicos para el país, con el fin de otorgarlas en contratos de concesión mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios. Igualmente este proceso incluyó todas las actividades relacionadas con la declaración y delimitación de áreas de reserva especial y zonas mineras, procedimientos que tienen como objetivo garantizar que las comunidades mineras de explotación tradicional desarrollen proyectos mineros especiales de acuerdo con lo estipulado en el artículo 31 del Código de Minas y que las comunidades mineras indígenas, de negritudes y mixtas, ejerzan su derecho de prelación para que la autoridad minera les otorgue contratos de concesión como lo consagra el Código de Minas. MIS2-C-001 Gestión de la inversión minera En este proceso se tuvo en cuenta todas las actividades que son necesarias para cumplir con la planeación de la promoción e inversión minera, cuyo objetivo es el de otorgar contratos de concesión minera mediante procesos de selección objetiva de los concesionarios en las zonas delimitadas como estratégicas, al igual que establecer los procedimientos necesarios para garantizar la sostenibilidad de las inversiones mineras generadas por los contratos de concesión minera ya otorgados. MIS3-C-001 Generación de títulos mineros Este proceso incluye todas las actividades relacionadas con el otorgamiento de contratos de concesión para la exploración y explotación de los recursos mineros, con arreglo a lo establecido por la Ley 685 de 2001 y sus decretos reglamentarios. Este proceso comprende todos aquellos procedimientos que deben ser aplicados, desde el momento de recibo de la propuesta de contrato de concesión, por parte de la autoridad concedente, hasta la inscripción del contrato único de concesión para la exploración y explotación de un determinado mineral. MIS4-C-001 Gestión integral para el seguimiento y control a los títulos mineros En este proceso se incluyen todas las actividades que la Agencia Nacional de Minería desarrolla para controlar la actividad minera realizada por los titulares, con el fin que las operaciones mineras de particulares sean realizadas en forma segura, ambientalmente responsable, técnicamente viables y sostenibles y con el adecuado manejo de las contraprestaciones económicas derivadas de la explotación de los recursos minerales, de acuerdo con buenas prácticas y con la aplicación de la normatividad vigente. Por lo tanto, en de este proceso se incluyen las actividades de fiscalización y vigilancia que realiza la entidad en cumplimiento a lo estipulado en el artículo 318 del Código de Minas. En este proceso Página 13 de 39

14 también se consideran los procedimientos relacionados con la liquidación, recaudo y la transferencia de las obligaciones económicas (Pago de canon superficiario y regalías). MIS5-C-001 Seguridad Minera En este proceso se incluyen todas las actividades que la Agencia Nacional de Minería desarrolla para promover el mejoramiento de las prácticas mineras y la prevención de los accidentes, también abarca las actividades de entrenamiento y capacitación en materia de seguridad y salvamento minero, al igual que la atención de emergencias mineras. MIS6-C-001 Gestión integral de la información minera Este proceso abarca todas las actividades que están relacionadas con el registro y actualización de la información relacionada con la actividad minera, tales como la inscripción de los actos administrativos, contratos de concesión y explotación, títulos de propiedad privada y de todos aquellos actos o documentos que son susceptibles de inscribirse en el Registro Minero Nacional, al igual se incluyó las actividades relacionadas a la expedición de certificaciones de área libre, reportes gráficos y demás certificaciones que deba expedir el grupo interno de trabajo de oficio o a solicitud de un usuario minero. MIS7-C-001 Atención y Servicios a Mineros y a Grupos de Interés Este proceso agrupa a todas las actividades que permiten construir relaciones de confianza y mutuo beneficio con los mineros, comunidades, ciudadanos, entidades y organizaciones, con el fin de atender y satisfacer sus requisitos y necesidades, basados en la normatividad vigente y políticas de atención a grupos de interés. Dentro de este proceso encontramos actividades tales como la de suministrar información sobre los trámites mineros, brindar asesoría técnica y jurídica a los usuarios, suministrar los números PIN para la radicación de autorizaciones temporales y solicitudes de legalización, expedir constancias sobre el estado de los expedientes mineros, a solicitud de autoridades y de particulares y llevar el registro y control correspondientes, entre otros. Procesos de apoyo El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minería, en su nivel de apoyo tiene en cuenta aquellas actividades que gestionan los recursos de la entidad y soportan el desarrollo de la institución. Se consideran todas las actividades que la Entidad lleva acabo para que puedan cumplir su misión de manera oportuna, en este orden de ideas se consideran ocho grandes procesos: i) adquisición de bienes y servicios, ii) administración de bienes y servicios, iii) gestión Financiera, iv) administración de tecnologías e información, v) gestión del talento humano, vi) gestión jurídica, vii) gestión documental y viii) gestión de servicios e infraestructura física. Página 14 de 39

15 APO1-C-001 Adquisición de Bienes y Servicios En este proceso se incluyen todas aquellas actividades inherentes a la provisión de bienes y servicios necesarios para la operación de los procesos de la Entidad, que garanticen el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. APO2-C-001 Administración de Bienes y Servicios En este proceso se incluyó todas aquellas actividades inherentes a la administración de los bienes y servicios que la entidad adquiere para la operación de los procesos de la Entidad. APO3-C-001 Gestión Financiera En este proceso se incluyen todas las actividades relacionadas con administrar y ejecutar los recursos financieros de la Agencia, a través de registro de las operaciones y presentación de informes contables, financieros, presupuestales, de tesorería y recaudo de cartera. APO4-C-001 Administración de Tecnologías e Información En este proceso se agruparon todas las actividades relacionadas con la administración de los elementos de infraestructura tecnológica, los sistemas de información y el levantamiento, mantenimiento y control de bases de datos, de manera segura y oportuna. APO5-C-001 Gestión del Talento Humano En este proceso se agruparon todas las actividades realizadas por la Agencia Nacional de Minería que estuvieran relacionadas con el ingreso, administración, control disciplinario y retiro de los funcionarios de la Entidad, al igual que las actividades en pro del desarrollo y fortalecimiento de sus competencias laborales. APO6-C-001 Gestión Jurídica En este proceso se agrupan las actividades relacionadas con la atención, asesoría y apoyo jurídico oportuno en la defensa de los intereses de la Agencia Nacional de Minería, contra las disputas o litigios interpuestos por los clientes y/o usuarios, funcionarios o entes externos. APO7-C-001 Gestión Documental En este proceso se incluyen las actividades relacionadas con la administración de los documentos que produce y recibe la Entidad, incluyendo la conservación y custodia de los mismos. Procesos de Evaluación, Control y Mejora El proceso EVA1-C-001 Evaluación, Control y Mejora tiene en cuenta aquellas actividades permanentes y sistemáticas dirigidas a medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los resultados de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Página 15 de 39

16 4.1.2 Control de procesos subcontratados Existen procesos entregados a terceros, a los cuales se les realiza el control a través de procedimientos relacionados con la contratación pública, definidos en el proceso APO1-C-001 Adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con las disposiciones regulatorias aplicables Gestión de Riesgos Con el fin de establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad, la Agencia Nacional de Minería cuenta con el procedimiento de gestión de riesgo EST1-P-003, en la cual se establecen los lineamientos metodológicos para llevar a cabo la definición del contexto estratégico, la identificación, análisis, valoración y autoevaluación de riesgos por procesos, para generar el Mapa de Riesgos del Sistema Integral de Gestión y Control. Así mismo, se cuenta con el mapa de riesgos de corrupción, el cual se encuentra publicado en el sitio web de la Entidad. La gestión de riesgos en cada uno de los procesos, se evidencia en la herramienta ISOLUCION. 4.2 DOCUMENTAL La documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Minería, incluye: - Las declaraciones de la política de la calidad y de los objetivos de la calidad, - El manual del Sistema Integrado de Gestión - Los documentos tales como manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros, que se encuentran disponibles para consulta y uso en la herramienta ISOLUCION - Los registros que avalan el cumplimiento de los procedimientos establecidos Control de Documentos y Registros Para asegurar el control de los documentos y registros, la Agencia Nacional de Minería cuenta con los siguientes documentos: - APO Procedimiento para el control de documentos - APO Procedimiento para el control de registros - APO I-001 Instructivo para elaboración y codificación de documentos Página 16 de 39

17 Con el fin de garantizar el manejo adecuado de los documentos internos y externos de los procesos, se cuenta con el proceso de Gestión documental APO7-C-001, en el cual se cuenta con los siguientes documentos: - APO7-P-003 Procedimiento Préstamo de expedientes mineros - APO7-P-004 Procedimiento Organización archivos de gestión - APO7-P-005 Procedimiento Préstamo de documentos del archivo central - APO7-P-006 Procedimiento Correspondencia externa - APO7-P-007 Procedimiento Correspondencia interna - APO7-P-008 Procedimiento Transferencias documentales 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: a) la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, b) el establecimiento de la política de la calidad, c) la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad, d) la realización de las revisiones por la dirección, y e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos ENFOQUE AL CLIENTE La alta dirección de la ANM se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente. De acuerdo con el Decreto 4134 de 2011, el objeto de la Agencia Nacional de Minería, ANM, es administrar integralmente los recursos minerales de propiedad del Estado, promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes y en coordinación con las autoridades ambientales en los temas que lo requieran, lo mismo que hacer seguimiento a los títulos de propiedad privada del subsuelo cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la ley. Con el fin de desarrollar su objeto, la Agencia cuenta con los siguientes servicios y trámites establecidos: PROCESO NOMBRE DEL TRÁMITE Y/O SERVICIO Página 17 de 39

18 PROCESO DELIMITACIÓN Y DECLARACIÓN DE ÁREAS Y ZONAS DE INTERÉS GENERACIÓN DE TITULOS MINEROS NOMBRE DEL TRÁMITE Y/O SERVICIO Visita técnica Delimitación y declaración de áreas de reserva especial (Minería Tradicional) Delimitación de zonas mineras indígenas, de comunidades negras y mixtas Delimitación y declaración de áreas estratégicas mineras en áreas de títulos mineros terminados Elaboración de estudios geológico mineros Propuesta de contrato de concesión y/o autorización temporal INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN MINERA INTEGRAL PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LOS TÍTULOS MINEROS Inscripciones en el registro e incorporaciones de coberturas en el Catastro Minero Colombiano Certificado de Libertad de Área Hoja de reporte Certificado de Reporte Gráfico Liquidación del contrato Reversión de bienes dentro de los títulos mineros. Terminación del título minero Declaración de obligaciones Prenda minera Autorización de operaciones conjuntas Suspensión o disminución de producción Suspensión de obligaciones Desistimiento de trámites Amparo administrativo Multa Adición de minerales Modificación del volumen de producción de autorizaciones temporales Modificación de etapas contractuales Cesión de Derechos Cesión de Áreas Pago de Contraprestaciones económicas Certificado de uso de explosivos RUCOM SEGURIDAD MINERA ATENCIÓN INTEGRAL Y SERVICIOS A GRUPOS DE INTERÉS Capacitación en seguridad minera Atención de emergencias mineras Solicitud de PIN Solicitud certificación estado de trámite Atención de PQRS Página 18 de 39

19 PROCESO DE LA INVERSIÓN MINERA NOMBRE DEL TRÁMITE Y/O SERVICIO Información suministrada durante la feria y/o evento Atención de público objetivo durante la feria y/o evento Gestión de ferias y eventos Los clientes de la Agencia Nacional de Minería, se clasifican en destinatarios, usuarios o beneficiarios. A continuación se presenta la lista general de clientes o público objetivo: - Comunidad minera (Titulares Mineros, Mineros Tradicionales, Mineros). - Inversionistas Mineros (Grandes, Medianos y Pequeños Inversionistas, a nivel nacional e internacional). - Entidades Estatales relacionadas con la actividad de la ANM (Ministerio de Minas y Energía, Unidad de Planeación Minero Energética, Ministerio del Interior, Ministerio de Ambiente, Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, entre otros) - Entidades Territoriales (Municipios y Gobernaciones) - Entidades de Vigilancia y Control (Contraloría, Procuraduría, Veeduría Ciudadana, entre otros) - Comunidad en general POLÍTICA DE CALIDAD / POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE Todo el personal comprometido con: de la Agencia Nacional de Minería liderado por la Alta Dirección está - Lograr el mayor beneficio económico para el país, a través del desarrollo de la actividad minera segura, con responsabilidad social y ambiental, y contribuyendo a los fines esenciales del Estado y a las metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo. - Enfocar nuestras acciones dentro de un marco ético y responsable, atendiendo a las necesidades y requerimientos de los clientes y demás interesados en la gestión de la Agencia. - Mejorar continuamente nuestros procesos y recursos humanos, financieros y tecnológicos, de manera eficaz, eficiente y efectiva, fortaleciendo la promoción, fomento, otorgamiento, seguimiento, control y aprovechamiento de los recursos minerales del país PLANIFICACIÓN Objetivos de calidad / Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Los objetivos de calidad de la Agencia Nacional de Minería estratégicos de la Entidad. corresponden a los objetivos Página 19 de 39

20 PERSPECTIVA Sector Minero / Nación Procesos internos Desarrollo OBJETIVOS ESTRATÉGICOS / OBJETIVOS DE CALIDAD/ OBJETIVOS DEL SIG Contribuir al desarrollo integral y sostenible del sector y del país, promoviendo el incremento de los estándares sociales y ambientales. Cumplir estándares óptimos de satisfacción con los servicios ofrecidos a los usuarios. Fortalecer el seguimiento integral y control de los títulos mineros en los aspectos económicos, técnicos, jurídicos y de seguridad minera. Optimizar la gestión de concesión de títulos y los trámites asociados a la titularidad. Fortalecer el posicionamiento de la actividad minera a nivel nacional e internacional. Estructurar e implementar el sistema integral de gestión minera. Consolidar el fortalecimiento institucional. Fortalecer la articulación interinstitucional. Estructurar e implementar el sistema de gestión documental efectivo Planificación del Sistema Integrado de Gestión Para lograr el cumplimiento de los procesos asociados con las actividades de planificación del Sistema Integrado de Gestión, se cuenta con los siguientes documentos: - EST1-P-001 Procedimiento para la planeación estratégica y operativa - EST1-P-002 Procedimiento elaboración presupuestal - EST1-P-004 Procedimiento de la gestión y control - EST1-P-005 Procedimiento para gestión del cambio 5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Responsabilidad y autoridad La alta dirección de la Agencia Nacional de Minería está compuesta por la Presidencia, los Vicepresidentes de las diferentes áreas y los Jefes de Oficina. La alta dirección de la ANM proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: - La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, - El establecimiento de la política de la calidad, Página 20 de 39

21 - La seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad, - La realización de las revisiones por la dirección, - El aseguramiento de la disponibilidad de recursos, - El aseguramiento que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente. - El establecimiento de los objetivos de calidad, en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. - El mantenimiento de la integridad del Sistema Integrado de Gestión, cuando se planifican e implementan cambios en éste. - El aseguramiento que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad. - El establecimiento de los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad, con el fin de garantizar que la comunicación se efectúa considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad del Sistema Integrado de Gestión. - El nombramiento del Representante de la Dirección Representante de la Dirección El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Planeación actuará como Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión. De acuerdo con la Resolución 070 del 31 de enero de 2013, las responsabilidades del Representante de la Alta Dirección son las siguientes: - Ser el soporte principal del Presidente de la Agencia Nacional de Minería y del Equipo Directivo para el impulso, diseño, construcción, consolidación, implementación, mejora y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión. - Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG. - Asegurar que se establezcan y mantengan procesos necesarios para la implementación, mejora y mantenimiento del SIG. - Someter a consideración del equipo Directivo del SIG, las propuestas del diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y mantenimiento del SIG, para su correspondiente aprobación. - Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejora y mantenimiento del SIG. - Coordinar y dirigir las actividades del equipo operativo del SIG. - Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la Entidad. - Representar a la ANM frente a los organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión. - Citar a las reuniones que considere necesarias para el adecuado desarrollo y mantenimiento del SIG. Página 21 de 39

22 5.5.3 Comunicación Interna La comunicación interna de la Entidad, se realiza considerando los objetivos de la Entidad, para lograr que los grupos de interés la reconozcan como una Organización sólida, transparente y comprometida con el desarrollo del país. Se cuenta con el procedimiento EST2-P-001 Comunicación Estratégica, como lineamiento para promover las acciones y mecanismos a través de los cuales se garantizará la comunicación, tanto interna como externa en las áreas y/o procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión. 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La alta dirección de la Agencia Nacional de Minería revisa el Sistema Integrado de Gestión de la entidad, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. En la siguiente tabla se especifica los intervalos de revisión de cada uno de los temas: TEMA Resultados de auditorías internas Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos, niveles de satisfacción) Desempeño de los procesos La conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y preventivas Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión Recomendaciones para la mejora Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la ANM Anual Semestral FRECUENCIA De acuerdo con periodicidad de indicadores establecidos en BSC y revisión trimestral a los resultados. Semestral Semestral Anual Semestral Anual En cada revisión, se debe incluir las acciones de seguimiento de revisiones previas, de acuerdo con la temática correspondiente. Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestión, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad. Así mismo, incluye todas las decisiones y acciones relacionadas con: - La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y sus procesos; - La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y Página 22 de 39

23 - Las necesidades de recursos. 6. DE RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS La planificación de recursos para el Sistema Integrado de Gestión, se realiza anualmente de acuerdo con la elaboración del presupuesto de la Agencia Nacional de Minería. Se cuenta con el proceso Gestión Financiera APO3-C-001, con el cual se administran y ejecutan lo recursos financieros de la Agencia. Se cuenta con los siguientes procedimientos: - APO3-P-001 Ejecución del presupuesto - APO3-P-002 Ejecución presupuestal Sistema General de Regalías - APO3-P-003 Tesorería - APO3-P-004 Cartera - APO3-P-005 Cobro coactivo - APO3-P-006 Administración contable - APO3-P-007 Modificaciones presupuestales - APO3-P-008 Comisiones y legalizaciones 6.2 TALENTO HUMANO La gestión del talento humano en la ANM, busca suministrarle a la Entidad, servidores públicos bien entrenados y motivados, administrar el cambio y establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables, por lo tanto, incluye todas las actividades relacionadas con el desarrollo e incorporación de nuevos integrantes a la fuerza laboral, el desarrollo y retención del talento humano existente. Para la gestión del talento humano en la Agencia Nacional de Minería se cuenta con los siguientes procedimientos: - APO5-P-001 Vinculación y retiro laboral - APO5-P-002 Capacitación - APO5-P-005 Nómina y prestaciones laborales - APO5-P-006 Evaluación de desempeño - APO5-P-007 Gestión de situaciones administrativas - APO5-P-008 Disciplinario Ordinario - APO5-P-009 Disciplinario Verbal - APO5-P-010 Segunda Instancia Página 23 de 39

24 6.3 INFRAESTRUCTURA La ANM determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Para la gestión de la Infraestructura física en la Agencia Nacional de Minería se cuenta con el procedimiento APO5-P-006 Mantenimiento y adecuación de infraestructura y administración de espacios. Para la gestión de la infraestructura tecnológica, se cuenta con los siguientes procedimientos: - APO4-P-001 Soporte, mantenimiento y atención a usuarios - APO4-P-002 Administración de infraestructura tecnológica - APO4-P-003 Gestión de proyectos tecnológicos - APO4-P-004 Seguridad de sistemas de información y bases de datos - APO4-P-006 Continuidad del servicio tecnológico - APO4-P-005 Administración de bases de datos y aplicaciones Para la gestión de servicios de apoyo, se cuenta con los siguientes procedimientos: - APO2-P-001 Manejo de Almacén e inventarios - APO2-P-002 Administración de Vehículos - APO2-P-005 Administración de servicios públicos e impuestos - APO2-P-007 Administración de aseo, vigilancia y cafetería 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO Las instalaciones de la ANM cuentan con condiciones adecuadas de trabajo, en las que se incluyen factores sicosociales, factores físicos, ambientales, ergonómicos, control de ruido, temperatura, humedad e iluminación, que permiten desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo, así como la gestión del ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio Para gestionar el ambiente de trabajo en la ANM, se cuenta con los siguientes procedimientos: APO5-P-003 Salud ocupacional APO5-P-004 Bienestar social e incentivos APO-P-006 Mantenimiento y adecuación de infraestructura y administración de espacios APO-P-007 Administración de Aseo, Vigilancia y Cafetería Página 24 de 39

25 7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO La planificación de la prestación del servicio se realiza, de acuerdo con los Planes Operativos Anuales, así como con el establecimiento de procedimientos e instructivos de trabajo para lograr el cumplimiento de los objetivos. En las caracterizaciones de procesos se identifican los procedimientos, en los cuales se definen las directrices para la prestación del servicio y se alinean con: - Los objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio; - Los recursos específicos para los servicios y trámites; - Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo / prueba específicas para los servicios, así como los criterios para la aceptación de éstos; y - Los registros que proporcionan evidencia a de que los procesos misionales asociados con prestación de los servicios resultantes cumplen los requisitos. Para la prestación de servicios de la Agencia Nacional de Minería, se cuenta con los siguientes procedimientos documentados: MIS1-P-001 MIS1-P-002 MIS1-P-003 MIS2-P-001 MIS2-P-002 MIS3-P-001 MIS3-P-002 MIS3-P-003 MIS3-P-004 MIS4-P-001 MIS4-P-002 MIS4-P-003 MIS4-P-004 MIS4-P-005 MIS5-P-001 MIS5-P-002 MIS5-P-003 MIS6-P-001 MIS6-P-002 MIS6-P-003 Delimitación y Declaración de Áreas Estratégicas mineras en áreas de títulos mineros terminados Delimitación y Declaración de Zonas Mineras Delimitación y Declaración de Áreas de Reserva Especial Gestión de Ferias y Eventos Selección Objetiva Evaluación de Propuestas de Contrato de Concesión Minera Otorgamiento de Autorizaciones Temporales Formalización de Minería Tradicional Legalización de Minería de Hecho Seguimiento A las Obligaciones del Título Minero Inspecciones de Campo Liquidación, Recaudo y Transferencia de Regalías Liquidación y Recaudo de Canon Superficiario Modificación A Títulos Mineros Atención de Emergencias Mineras Capacitación y Formación en Seguridad Minera Mantenimiento de Equipos de Salvamento Incorporación y Actualización de Áreas en las Coberturas Geográficas Inscripciones y Anotaciones de Actos Administrativos y Judiciales en el RMN Desanotación de Actos Sujetos a RMN Página 25 de 39

26 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE Los requisitos relacionados con los servicios y trámites de la Agencia Nacional de Minería se encuentran establecidos en la Ley 685 del Código de Minas, Decreto 4134 de 2011 Creación de la Agencia Nacional de Minería, Resoluciones Internas y en los procedimientos de ANM; y las características de calidad de los servicios y trámites se encuentran definidas en la matriz de control de producto no conforme. Los requisitos de los servicios y trámites se encuentran publicados en la página web de la Entidad, así como en las diferentes carteleras de los Puntos de Atención (Principal y Regionales). La comunicación con los clientes se realiza a través de la página web; de forma presencial en el Grupo de Información y Atención al Minero ubicado en la Avenida Calle 26 No torre 3, Local 107 y, Puntos de Atención Regional. Así como, a través de medios telefónicos: (1) extensión 6000, línea gratuita: Para la comunicación e interacción con partes interesadas externas, se cuenta con los siguientes procedimientos: - EST2-P-001 Comunicación estratégica - EST2-P-002 Rendición de Cuentas - EST2-P-003 Relacionamiento y Articulación Institucional - MIS7-P-001 Atención Al Usuario Minero - MIS7-P-002 Gestión de PQRS - MIS7-P-003 Evaluación de la Percepción en la Satisfacción de Usuarios Mineros - MIS7-P-004 Notificación de Actos Administrativos - MIS7-P-005 Atención Público Objetivo - MIS7-P-006 Participación y Apoyo A Comunidades 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO De acuerdo con lo establecido en la norma NTCGP1000 en la cual se indica que para las entidades el Diseño y Desarrollo no se limita al aspecto de tecnológico (software), sino también a aquellos programas y proyectos y todo aquello que se oriente a la realización del producto o prestación del servicio; en la Agencia Nacional de Minería, el diseño y desarrollo se aplica para la generación de programas y proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad; de acuerdo con lo establecido en la Metodología General Ajustada del Departamento Nacional de Planeación Planificación del diseño y desarrollo La entidad planifica y controla el diseño y desarrollo del producto y/o servicio a través de las siguientes etapas de diseño y desarrollo con la metodología en referencia: ELEMENTOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO ETAPAS PROYECTOS PREINVERSION Página 26 de 39

27 PLANIFICACION REVISION VERIFICACION INVERSION EJECUCION SEGUIMIENTO VALIDACION OPERACION EVALUACION EXPOST CONTROL DE CAMBIOS ELEMENTO DEL DISEÑO Y DESARROLLO Planificación Revisión Verificación Validación Control de cambios ETAPA METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA Pre inversión Inversión y Ejecución Seguimiento Operación Evaluación expost Es decir, cuando se transforman en forma completa los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio; por ejemplo en la automatización de un proceso como el Sistema de Información Minera. Página 27 de 39

28 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo Los elementos de entrada para los proyectos que se desarrollan en la Agencia Nacional de Minería, están definidos en la etapa de Preinversión de acuerdo con la formulación del mismo, estableciendo los elementos de entrada en la Identificación, justificación del proyecto y su preparación. Los registros específicos se definen la Justificación del proyecto y la definición que se realiza en aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación mediante la Metodología General Ajustada MGA y el adecuado diligenciamiento de los formatos que hacen parte de la metodología diseñada por el DNP para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública Resultados del diseño y desarrollo Los Resultados del Diseño y Desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada, proporciona la información apropiada para la adquisición de bienes y servicios, la producción y la prestación del servicio, de acuerdo con el desarrollo del proyecto definido Revisión del diseño y desarrollo y Verificación del diseño y desarrollo La Agencia Nacional de Minería realiza la revisión y verificación del diseño y desarrollo a través de la etapa de Inversión, durante la Ejecución y Seguimiento de proyectos de inversiones y finanzas Página 28 de 39

29 públicas., para esto se apoya en el aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeación y la metodología diseñada para el reporte correspondiente de los proyectos de inversión utilizada por el DNP. Los registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria se realizan a través del reporte en el SUIFP - Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas Validación del diseño y desarrollo La Agencia Nacional de Minería realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse que los productos y/o servicios resultantes son capaces de satisfacer los requisitos para su aplicación especificado., de acuerdo con la operación y evaluación Expost de los proyectos asociados al logro de la misión de la Entidad y mediante la generación del beneficio a través de los bienes y servicios generados. Adicionalmente cada proyecto en su operación presenta los avances correspondientes que permiten realizar el análisis correspondiente de impacto del mismo Control de los cambios del diseño y desarrollo Los cambios en el diseño y desarrollo se identifican y de acuerdo con cada una de las etapas que se desarrollan en el proyecto; se revisan, verifican, validan y aprueban según aplique. Es decir, si el proyecto en la etapa de planificación al realizar la formulación y preparación del mismo tiene algún cambio., estos se revisan, se verifican y aprueban por las instancias correspondientes en las Vicepresidencias de la Agencia Nacional de Minería y Grupo de Planeación, para que el proyecto pueda continuar en sus etapas de desarrollo y operación. 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS La Agencia Nacional de Minería se asegura que los productos y/o servicios adquiridos cumplen los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Así mismo, cuenta con una metodología para evaluar, seleccionar y re-evaluar (evaluar el desempeño) de los proveedores y contratistas. En los contratos se detallan las especificaciones técnicas, administrativas, financieras, entre otras aplicables al objeto contractual, ya sea de bienes o servicios. En los contratos también se detallan los requisitos de seguimiento y control aplicables al servicio y/o producto adquirido. En el procedimiento precontractual APO1-P-001 y sus instructivos asociados, se especifican las actividades de adquisición, control, seguimiento, supervisión, modificación y liquidación de bienes y servicios de la ANM. Página 29 de 39