. Envío de Correspondencia Externa

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1 i!f ENVÍO Y RECEPCIÓN DE I.P.S.F.A. CÓDIGOo FECHA: CAPITULO: pag.: 1 DE 19 SUSTITUYE AL DE FECHA: AGOSm 2000 UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: ASUNTO: CONTENIDO CONTENIDO CAPITULO 1 11 III IV V VI ASUNTO Objetivo, Alcance y Base Legal Normas Generales Descripción del Procedimiento Recepción de Correspondencia Externa. Envío de Correspondencia Externa Formulario e instructivos Flujogramas Aprobación PÁGINA FIR PLOSF05 11 DIC 08 RERO SECRETARIA GENERAL FECHA JUN 20\2

2 m CÓDlGOo... CAPITULO, PAG., ENVÍO Y RECEPCIÓN DE 1 2 DE 19 I.P.S.F.A. SUSTITUYEAL DE AGOS'IO 2000 UNIDADADMINISTRATIVA r ADSCRITAA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ORJETIVO ALCANCE BASE LEGAL OBJETIVO: Establecer las normas y procedimientos que regirán el envío de la correspondencia del Instituto con destino externo, a través de las empresas de correos o con el mensajero externo del Instituto, así como para la recepción y distribución de la correspondencia que ingresa al Instituto a través de la Mesa de Parte. ALCANCE:. Todas las Gerencias del Instituto. BASE LEGAL:. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela... Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Normativa de clasificación tratamiento de la información en la administración publica Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo Gen rico de la Administración Central y Descentralizado Funcionalmente Estatuto Orgánico del Ins. uto d Previsión Social de las Fue zas Armadas. 'L ELABORADO POR: GERENCIA DE PLANIFICA OPT. DE ORGAN FIRMA SECRETARIA GENERAL b'chajun 201 PLOSF-051lDIC08

3 cómcn J!f... ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAC., 11 3 DE 19 I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADSCRITA A, NORMAS GENERALES 1. La Secretaría General será la dependencia responsable de ejercer el control y distribución del envío y recepción de las correspondencias de carácter externo del Instituto. 2. La Unidad de Correspondencia, adscrita a la Secretaría General, es la única dependencia autorizada para recibir, codificar y registrar toda la correspondencia externa que ingresa al Instituto. 3. Toda correspondencia que ingresa diariamente al Instituto a través de la Unidad de Correspondencia, se le asignará un código identificativo en orden consecutivo para el registro y control de la misma. 4. Toda la correspondencia que se envíe fuera del Instituto, deberá ser registrada y tramitada su salida a través de la Unidad de Correspondencia. 5. La Secretaría General dispondrá de un sello húmedo con formato de instrucciones, que se colocará en el reverso de la correspondencia recibida, como medio formal para que el Secretario General Defina la distribución e imparta s s instrucciones a las gerencias correspondientes. 6. La Secretaria General esta ec á control de gestión de toda las correspon encias externas. SECRETARIA GENERAL JUN 2012

4 CÓDIGO, FECHk ijt ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPTTULn PÁG., II 4 DE 19 CORRESPONDENCIA EXTERNA I.P.S.EA. SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVk ADSCRITA A, NORMAS GENERALES 7. Se establecerá un seguimiento especial en el control de gestión de la correspondencia externa, para aquellas comunicaciones que por disposición de la Presidencia de la Junta Administradora sean calificadas como prioritaria. 8. En los casos en que, por motivo especial sea recibida la correspondencia externa por otra dependencia del Instituto, la misma deberá enviarse inmediatamente a la Unidad de Correspondencia. 9. La correspondencia urgente, se recibirá con el mismo procedimiento de la correspondencia ordinaria, pero será tramitada con prioridad. 10. La correspondencia para entrega especial expresa (Instituciones de la EA.N.B) será recolectada por la empresa de correos, los días lunes, miércoles y viernes, la misma se tramitará a través del formulario "Solicitud de envió de correspondencia Externa" Codo SG- UC-F-05-l/0CTlO 11. Las gerencias del Instituto deberán llenar el formulario de "Solicitud de Envió de Correspondencia Externa" Codo SG-UC-F-05-1/0CT10 al momento de enviar una correspondencia con destino externo a la Unidad de Correspo dencia. siguiente manera: envío de la co respondencia xterna de la,~elaborado POR: GERENCIA DE PLAN ACIÓN Y PRESUPUES OPTO, DE o ZAcrÓN YEMAS FIR FECHA" JUN 2012

5 m SG-UC-P-Ol-l... I.P.S.F.A. CODIGO, MAYO 2012 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG.' 11 s DE 19 SUSTITUYEALDE AGOsm 2000 UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITAA NORMAS GENERALES. Sucursales IPSFA o instituciones de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana en el Interior: será recolectada por la empresa de correo, los días lunes, miércoles y viernes. La misma se tramitara a través del formato de la empresa de correo. Instituciones del Área Metropolitana: será distribuida por el motorizado de la Unidad de Correspondencia y se tramitara a través del formato "Solicitud de envió de correspondencia Externa" Codo SG-UC-F-05-1/0CT10. Habitacional a nivel nacional o tribunales en el Interior: serán tramitadas a través del formato de IPOSTEL y se enviarán a esa Institución de correos con el motorizado, acompañada de su respectiva comunicación solicitando ese servicio. u. REVISADO POR: 0":;~ ',;GSO~.»., DO OR: FECHA: JUN 2012

6 m SG-UC-P-Ol-l I.P.S.EA. UNIDAD ADMINISTRATIVAo PASO ~CÓDIGO, MAYO 2012 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., ni 6 DE 19 ADSCRITAAo SUSTITUYE AL DE AGOSlO 2000 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE RESPONSABLE ACCIÓN 1 REMITENTE 1.1. Se dirige a Mesa de Parte y entrega la correspondencia, con su respectiva comunicación en original y copia. 2 SECRETARÍA GENERAL Mesa de Parte Taquilla 2.1. Recibe correspondencia, firma, sella y coloca fecha a la copia de la comunicación y la devuelve al remitente como constancia de recepción Asigna a la correspondencia recibida código consecutivo de identificación y le coloca el sello fechador. 2.3 Registra en el libro de correspondencia cada una de la documentación recibida y la remite a la Gerencia de la Secretaria General. 3 SECRETARÍA GENERAL Gerencia Transcriptora 3.1 Recibe de la unidad Mesa de Parte el libro de correspondencia y las comunicaciones, verifica que la docum ntación descrita en el libro de correspondenci sea la que se esta recibiendo, firma en señal y devuelve el libro de idad de Mesa SECRETARIA GENERAL CHA:! JUN 2012

7 m I.P.S.F.A. UNIDAD ADMINISTRATIVA, CÓDIGO, ~ ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., DI 7 DE 19 ADSCRITA A, SUSTITUYE AL DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PASO RESPONSABLE ACCION de Parte. 3.2 Coloca el sello húmedo Formato de Instrucciones en la parte posterior de cada comunicación, clasifica la misma por Gerencia y la entrega al Secretario General para que indique las acciones a seguir, según sea el caso. 4 SECRETARÍA GENERAL Gerencia Secretario General 4.1 Recibe correspondencia sellada en la parte posterior, verifica el tipo de correspondencia, coloca las instrucciones para la distribución de la misma a las diferentes gerencias y la devuelve a la transcriptora. 5 SECRETARÍA GENERAL 5.1 Recibe las correspondencias con las Gerencia instrucciones por parte del Secretario General. Transcriptora / 5.2 La Transcriptora 'ncluye en el sistema toda la información de l correspondencia para llevar el control de gesti / / 5.3 La Transcriptora libro de HA JUN 201 /

8 m... I.P.S.F.A. CÓDIGO, ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., DI 8 DE 19 SUSTITUYE Al. DE UNIDAD ADMINISTRATIVA ADSCRITA A, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PASO RESPONSABLE ACCION correspondencia de la Secretaria General indicando el número de oficio, fecha, procedencias y breve descripción del asunto y las entrega al Mensajero para que la distribuya en las distintas Gerencias del Instituto. 6 SECRETARÍA GENERAL Gerencia Mensajero 6.1 Recibe libro de correspondencia de la Secretaria General, la documentación y procede a realizar la distribución, entregándola en las respectivas Gerencias. 7 TODAS LAS DEPENDENCIAS 7.1 Reciben el libro de correspondencias de la DEL IPSFA Secretaria General y la documentación en original. 7.2 Firman y sellan el libro de correspondencia y lo devuelven al Mensajero de Secretaría General, como constancia de recepción 8 SECRETARÍA GENERAL Mensajero /~ 8.1 El mensajero e trega a la transcriptora el libro de corresponde cia firmado sellado por las diferentes geren. as..revisado POR: SECRETARIA GENERA. [STRADORA OFL IPSFA RERO TCNEL. la

9 m I.P.S.F.A. CÓDIGO, FECHk ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG.' ni 9 DE 19 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADSCRITA A, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PASO RESPONSABLE ACCION 9 SECRETARÍA GENERAL 9.1 Recibe libro de correspondencia para su Transcriptora FIN DEL control. PROCEDIMH<:NTO ti. ELABORADO POR: GERENCIA DE PLAN DP.DEOR FmMA PLOSF05 11 DIC 08 u. REVISADO POR; FECHA GUERRERO o JUN 20 2

10 m CÓDIGO, SG-UC-P-0l-1 MAYO 2012 ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., I.P.S.F.A. III 10 DE 19 SUSTITUYEALDE UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITA A, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA I DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENVIÓ DE 1 DEPENDENCIA SOLICITANTE 1.1 Elabora formulario "Solicitud de Envío de correspondencia Externa" cód. SG-UC-F-05-1/0CT10 en original y copia, seleccionando la forma de envío según lo establecido en la norma general numero Introduce el original de la correspondencia con destino externo en un sobre donde debe indicarse el nombre completo y dirección del remitente y coloca copia de la correspondencia en la parte externa del sobre. 1.3 Remite el sobre de la correspondencia con destino externo y formulario de "Solicitud de Envío de Correspondencia Externa" cód. SG-UC-F-05-1/0CnO en original y copia. 2 SECRETARÍA GENERAL Mesa de Partes Taquilla 2.1. Recibe el sobre de la correspondencia con destino externo y el formulario "Solicitud de Envío de Correspondencia externa" cód. SG-UC-F-05-1/0CnO en original y copia. / 2.2 Revisa que el sobre este cerrado y que los datos (número del oficio, código, nombre y dirección del destinatario) se n los que están descritos en el formulario de "Solicitud de Envío de Correspondencia Externa" cód. SG-UC-F-05-1/0CT10 y que ntengan sus respectivos sellos. 11.REVISADO POR: \, SECRETARIA GENERAL FECHA CN AS GUERRERO

11 1ft CODIGn FECHAo - ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., I.P.S.F.A. 1Il 11 DE 19 SUSTITUYEALDE FECHA: AGOS'IU 2000 UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITAAo DESCRiPCIÓN DEL PROCEDIMlEN'IU: ENVIÓ DE Firma, sella y devuelve copia del formulario de "Solicitud de Envío de Correspondencia Externa" cód. SG-UC-F-05-l/0CT10 a la Gerencia solicitante para su archivo. 2.3 Determina la forma de envío: Sucursales IPSFA o Instituciones de la FANB en el interior Archiva para su control la original del formato de "Solicitud de Envío de Correspondencia Externa" cód. SG-UC-F-05-1/0CTlO. Selecciona por estado correspondencia y coloca sobre de manila. y/o Sucursal la cada grupo en un Llena la Nota de Entrega "IPOSTEL O DOMESA" en original y copia colocando la cantidad total de los sobres, direcciones de envió y código de cliente Prepara las valijas dirigidas al interior del país con los docu entos a enviar, le anexa original y tres copia del formato Nota de Entrega "IPOSTEL O Se realiza el rev sión de las valij as ~ 'F~CHk, 2 O JUN 201

12 CÓDIGO, I!f ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITUL 0' PAG., I.P.S.EA. III 12 DE 19 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADSCRITAA, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENVIÓ DE verificando que cada una tenga su formato y se entregan al recolector de la Empresa de Correos. La casa de envió IPOSTEL O DOMESA recibe la valijas y firma original y tres copias del formato Nota de Entrega "IPOSTEL O DOMESA" como señal de recepción. Entrega copia de formato Nota de Entrega "IPOSTEL O DOMES A" a mesa de parte la cual se archiva para control posterior. 2.4 Instituciones del área metropolitana Fotocopia el formato de "Solicitud de Envío de Correspondencia" cód. SG-UC-F-05- l/ocno y registra en el libro de correspondencia la documentación enviada al área metropolitana. Entrega los sobres y formato de "Solicitud de Envío de Correspondencia" cód. SG-UC-F-05- l/oct10 al motorizado, quien firma el libro de correspondencia como señal de recepción. \ Cuando motorizado ha entregado la correspond ncia entrega al funcionario de mesa de pa e, copia del fa mato "Solicitud de FF.r:HA 2 O JUN 201

13 Jft... CODIGo, ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITIJLO, PAG.' I.P.S.F.A DE 19 SUSTITUYEALDEFECHA: AGOSm 2000 UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITAk DESCRIPCIÓN DEL PROCED1MIEN1U: ENVIÓ DE Envío de Correspondencia" cód. SG-UC-F-05-1/0CTlO y del oficio firmado y sellado por la institución receptora. Se archiva la copia del formato "Solicitud de Envío de Correspondencia" y oficio para control posterior. 2.5 Ipostel (Habitacionales a Nivel Nacional o Thibunales en el Interior) Archiva para su control la original del formato de "Solicitud de Envío de Correspondencia" cód. SG-UC-F-05-l/0CTlO. Selecciona por estado correspondencia y coloca sobre de manila. y/o sucursal la cada grupo en un / / / / Llena formato Nota de Entrega "IPOSTEL O DOMESA "en original y cuatro copia colocando la cantidad total de los sobres, direcciones de envió, código de cliente y elabora u oficio dirigido a IPOSTEL O original y copia, indicando la la correspondencia, la cual es ecretario General. It. ELABORADOPOR: GERENCIA DE PLAN OPTO. DE o FIRM ÓN y PRESUPUESTO CIÓ SIS u_ REVISADO POR: TRADORA DEL IPSFA FECHA, L 7 O JUH 20\ GUERRERO

14 m CÓDIGO, MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOS - ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, pag.' I.P.S.EA. 11I 14 DE 19 SUSTITUYEAl. DE AGOSlO 2000 UNIDADADMINISTRATIVk ADSCRITAA, UNIDAD DE CORRESPONDENClA I SECRETARlAGENERAL DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENVIÓ DE Secretario General revisa que la información descrita en el oficio y en el formato Nota de Entrega "IPOSTEL O DOMESA" y el físico estén correctas, firma y entrega a Mesa de Parte. Una vez que el Secretario General firma el oficio prepara los documentos a enviar anexándole original y cuatro copias del formato de "IPOSTEL O DOMESA "y oficio en original y copia. Anota en el libro de correspondencia la remisión de documentos que van a ser llevados por el mensajero externo a la Empresa de correos, quien firma en señal de recepción Cuando el mensajero externo regresa, entrega al funcionario de Mesa de Parte, copia del formato de "IPOSTEL O DOMESA" "Nota de Entrega" y copia del oficio firmado y sellado por la Empresa de Correos. Se archiva la copia del formato de "IPOSTEL O DOM SA" "Nota de Entrega" y copia del oficio par control posterior Recibe compr antes genera os por el envío de FlR FECHA 2 O JUN 201

15 CÓDIGO, - ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG.' III 15 DE 19 1ft I.P.S.EA. SUSTITUYEALDE UNIDADADMINISTRATIVk ADSCRITAA, UNIDAD DE CORRESPONDENCiA I DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENVIÓ DE Unidad de Correspondencia Taquilla FIN DEL PROCEDIMIENTO valija para que se tramite el pago a la Empresa de correo IV AS GUERRERO 2 O JUN 201

16 CÓDIGO, f!f ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., IV 16 DE 19 I.P.S.EA. SUSTITUYEALDE UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITAAo FORMULARIO E INTRUCTIVO SOLICITUD DE ENVÍO DE : Código SG-UC-F-OS-l/OCTlO OBJETIVO: ente externo. Llevar el control de la distribución y envió de la correspondencia del Instituto a cualquier ESPECIFICACIONES: CARACTERISTICAS: Tamaño Carta PREPARADO: Solicitante OPORTUNIDAD DE PREPARACION: Cada vez que se requiera enviar una correspondencia a una dependencia externa. DISTRIBUCION: ORIGINAL: Secretaria General. COPIA: Solicitante INFORMACION A INDICAR: 1. Pág.: Coloque el numero de pagina. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se llena el formulario. 3. Sucursales IPSFA o Instituciones de la FAND en el Interior / Instituciones del área Metropolitana / IPOSTEL (Habitacionales a nivel Nacio al o tribunales en el Interior): Seleccionar la opción correspo. ente a la forma de envió d la correspondencia. 4. Gerencia u Oficina: Indica el no bre de la dependencia so citante. 11. EV SADO POR: SUPUESlD ISIRADORA FlR FlR FECHA DEL IPSFA fllosf051jdic 08 E S GUERRERO 2 O JUN 2D1

17 lit CÓDIGO, I.P.S.EA. ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPrTULO, pag., IV 17 DE 19 SUSTITUYEAL DE AGOSro 2000 UNIDAD ADMIN[STRATIVk ADSCRITAk FORMULARIO E INTRUCTIVO 5. Documento: Describir el documento a enviar.. 6. Destinatario: Colocar el nombre del destinatario. 7. Lugar: Indicar la dirección exacta donde se va a realizar la entrega de la correspondencia. 8. Elaborado por: Colocar el nombre de la persona que llena el formulario. 9. Entregado por: Colocar el nombre de la persona que entrega la documentación. 10. Recibido por: Indicar el nombre del funcionario de la Unidad de Correspondencia que recibe la correspondencia. SECRETARIA GENERAL r FECHA a JUN 2UI2

18 CÓDIGO, SG-UC-P-01-1 MAYO 2012 jif ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO, PAG., V I.P.S.F.A. 18 DE 19 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADSCRITAk FLUJOGRAMAS 11. REVISADO POR: F1..0SF05 1/ DIC 08 o JUN 20\2

19 m ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CAPITULO,!'AG.' I.P.S.F.A. VI 19 DE 19 CÓDIGO, ~ SUSTITUYEAL DE UNIDADADMINISTRATIVA, ADSCRITAA, APROBACIÓN APROBACIÓN: Considerado por el General de Brigada Presidente de la Junta Administradora, previa coordinación con las dependencias involucradas. El presente procedimiento deroga cualquier disposición o directiva que existiera sobre la materia. Se sugiere dar fiel cumplimiento al presente documento y notificar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto - epartamento de Organización y Sistemas, cualquier bservación y/o cambio, a fin de mantenerlo debidamente tualizado. FECHA DE APROBACIÓN: 2 O JUN 2012.NO./.~'I,.i>;/ GRAL. BGD. " EX PRESIDENTE DE LA JUNT