PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 7

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1 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer los requisitos que permitan la elaboración sistemática y estandarizada de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Fundación cademia de Dibujo Profesional, que faciliten la búsqueda, gestión y circulación de la información. 2. LCNCE Y CMPO DE PLICCIÓN Este procedimiento aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación cademia de Dibujo Profesional, y personas responsables o comprometidas con la elaboración, revisión, aprobación, control y actualización de la documentación relativa al Sistema de Gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 SISTEM DE GESTIÓN DE CLIDD (SGC): La estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad. 3.2 MNUL DE CLIDD: Es un documento que enuncia la política de calidad y que describe el Sistema de Gestión de Calidad de la institución. 3.3 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, videos, fotografías, etc.) 3.4 PROCEDIMIENTO: Según el numeral de la Norma ISO 9000:2000 es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. La nota 1 del mismo numeral indica que los procedimientos pueden estar documentados o no. También se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Gestión de Calidad. 3.5 NORMLIZCIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. 3.6 REVISIÓN: ctividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace. 3.7 FORMTO: Es un documento prestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o proceso. 3.8 INSTRUCTIVO: Es un documento que explica como se debe realizar una tarea con un alto nivel de detalle. Ej.: Explicación para diligenciar un formato. 3.9 Vo.Bo.: Visto Bueno.

2 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 2 de 7 4. DESRROLLO 4.1 DOCUMENTOS DEL SISTEM DE GESTIÓN DE CLIDD: Las siguientes características se aplicarán a los siguientes tipos de documentos del Sistema de Gestión de la calidad: Manual de Calidad (obligatorio), Procedimientos documentados obligatorios (Control de documentos y registros, tratamiento de producto o servicio no conforme, auditorias internas, acciones correctivas y acciones preventivas, revisión por la dirección), otros Manuales, Planes, Procesos, Procedimientos requeridos en cada proceso o dependencia, Formatos, Registros, Instructivos, Guías y actas entre otros documentos que establecen requisitos. 4.2 SPECTOS GENERLES: Están definidos los siguientes aspectos Los documentos de procesos y procedimientos del SGC deben describir acciones y actividades reales y no ideales. Tipo de letra: rial 12 para código, versión, fecha y página de los encabezados, rial 10 para el cuerpo del documento, títulos y subtítulos (en negrilla). Tamaño de papel: Carta (216 x 279mm) Márgenes: Superior 2.5 cm, Inferior 2.5 cm, Lado izquierdo 2.5 cm, Lado derecho 2 cm, Encabezado y Pie de pagina desde el borde 1.25 cm. Las divisiones y subdivisiones de títulos y subtítulos se manejarán con nomencladores numéricos. Ejemplo: 1.0, 1.1, y ESTRUCTUR DE LOS DOCUMENTOS ENCBEZDO Y PIE DE PÁGIN: Los documentos a excepción de los formatos que conforman el sistema de gestión de calidad de la Fundación cademia de Dibujo Profesional, deben conservar la siguiente presentación: ENCBEZDO B C D E F. LOGOTIPO: Logo y nombre completo de la Fundación cademia de Dibujo Profesional. B. TITULO: Nombre del documento que se va a tratar.

3 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 3 de 7 C. DEL DOCUMENTO: Según la estructura de codificación para los documentos del sistema de gestión de calidad descrita en el D. VERSIÓN: Indica el número de veces que el documento ha tenido modificaciones. E. REF. ISO: Indica la norma con la cual se implementa el sistema de Gestión de Calidad. F. PGINCIÓN: Indica la numeración consecutiva y total del documento desarrollado PIE DE PÁGIN B C D E B C D E B C D E. CMPO: Presenta a las personas, cargos y fechas que intervienen el documento B. ELBORO: Presenta la firma, cargo de quien elabora el documento y fecha de elaboración. C. REVISO: Firma de aprobación luego de la revisión y consenso del jefe inmediato de la dependencia a la que aplica el documento y el comité de calidad. D. Vo.Bo.: Firma de aprobación del sesor de Calidad. E. PROBÓ: Firma del Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional quien con su firma aprueba el documento SPECTOS DE ORDEN EN LOS DOCUMENTOS La estructura de la documentación debe seguir el formato de acuerdo al siguiente cuadro: CPÍTULO Manuales Procedimientos Instructivos Registros 1. OBJETIVO X X O O 2. LCNCE Y CMPO DE PLICCIÓN X X O O 3. DEFINICIONES X O O O 4. DESRROLLO X X X O 5. DOCUMENTOS RELCIONDOS X X O O 6. REGISTROS RELCIONDOS X O O O X= Requerido O= Opcional

4 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 4 de 7 1. OBJETIVO: Precisa sin ambigüedad los aspectos que trata el documento y amplía la información del título del documento. Describe la finalidad del documento, el fin, para qué. Para la redacción de este capítulo se recomienda utilizar expresiones como: Coordinar, ejecutar, cumplir, desarrollar, promover, mantener, etc. 2. LCNCE Y CMPO DE PLICCIÓN: Define la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento. Para la redacción de este capítulo se pueden utilizar las siguientes expresiones: plica para el área Ej.: Este documento es de aplicación para el área académica y administrativa. 3. DEFINICIONES: Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. En este capítulo se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren. Se debe evitar definir términos que se encuentren en el diccionario de la Real cademia de la lengua Española o en diccionarios técnicos, a menos que tengan un significado específico en el documento. l elegir un término para un concepto, es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el mismo concepto en otro documento. 4. DESRROLLO: Describe el desarrollo de cada procedimiento en la institución, se utiliza texto corrido, diagrama de flujo, y diagrama matricial dependiendo de la necesidad del área y/o dependencia. Se describen las acciones manteniendo una secuencia lógica, indicando puntos claves. Si se requiere mayor apoyo metodológico se utilizan flujogramas o se hace referencia a los procedimientos asociados. Si se deben tener en cuenta riesgos, excepciones, controles u observaciones se utilizan notas numeradas. 5. DOCUMENTOS RELCIONDOS: Relación de documentos internos y externos que se deban consultar como apoyo. B. En este espacio va el nombre del documento. B. En este espacio se enumera el código del documento.

5 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 5 de 7 6. REGISTROS RELCIONDOS: Todos los registros que se generen como prueba de aplicación de un procedimiento. B. En este espacio va el nombre del registro. B. En este espacio se enumera el código del registro CODIFICCION PR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEM DE GESTION DE CLIDD: La documentación perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad se codificara de la siguiente manera: MNULES DE FUNCIONES Y PERFILES DE CRGOS: Constan de 9 dígitos de la siguiente manera. PRIMEROS DOS DÍGITOS: Nombra el tipo de documento MF PC Manual de funciones (Descripción de las Funciones de cada cargo) Perfil del cargo por competencias (Descripción del perfil para cada cargo) TERCER Y SEPTIMO DIGITO: Es un guión (-) que separa los caracteres alfanuméricos CURTO, QUINTO Y SEXTO DIGITO: Se toman las 3 primeras letras que identifican el nombre de la dependencia que origina o al cual pertenece el documento OCTVO Y NOVENO DIGITO: Numero consecutivo que se inicia en 01 para cada dependencia.

6 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 6 de 7 Los demás documentos pertenecientes al SGC, se codificaran de la siguiente manera: DESCRPCION DEL TIPO DE DOCUMENTO GUÍ = GUÍ FORMTO = FORMTO PROCEDIMIENTO = PROCEDIMIENTO LISTDO = LISTDO INSTRUCTIVO = INSTRUCTIVO La descripción del tipo de documento se separara por un guion seguido del número consecutivo de dos dígitos. 4.4 CONTROL DE VERSIÓN Y DISTRIBUCIÓN: Todo documento perteneciente al sistema de gestión de calidad, tiene un registro llamado CONTROL DE VERSION Y DISTRIBUCION (FORMTO-12), en el cual se evidencia la historia del documento ELBORCIÓN, REVISIÓN, PROBCIÓN, MODIFICCIÓN, ENTRENMIENTO Y DIVULGCIÓN DE DOCUMENTOS: Cualquier empleado que considere necesario un nuevo documento o modificación de uno ya existente elabora un borrador de acuerdo con el presente procedimiento y luego diligencia y presenta el formato de SOLICITUD DE CRECION, MODIFICCION O ELIMINCION DE DOCUMENTOS Y/O FORMTOS (FORMTO-08), el cual evalúa con su jefe inmediato, quien con su firma aprueba dicho requerimiento. Luego es enviado al Comité de Gestión de Calidad. El Comité de Gestión de Calidad nuevamente evalúa y valida la solicitud recibida. En caso de tener alguna sugerencia al borrador, lo entregara nuevamente al jefe inmediato del solicitante para que este realice la re-evaluación teniendo en cuenta los criterios que le han sido dados por el comité y lo presente nuevamente. Si el borrador y la solicitud son aceptadas por el comité de gestión de calidad, se procede a realizar su edición, inclusión y divulgación como documento oficial del Sistema de Gestión de Calidad DOCUMENTOS OBSOLETOS: El comité de gestión de calidad realiza la disposición de los documentos obsoletos cuando se hace la publicación de nuevas versiones recogiendo la anterior, se destruyen todas las copias excepto el original que se archiva con sello de OBSOLETO (usando tinta de color rojo).

7 PROCEDIMIENTO-01 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 7 de DOCUMENTOS CONTROLDOS: Son aquellos documentos para los cuales tanto su distribución como su actualización, deben ser registrados en el LISTDO MESTRO DE DOCUMENTOS (LISTDO-03) por parte del responsable por el control de la documentación. Estos documentos se identifican con un sello en la primera pagina, donde se anuncia la leyenda CONTROLDO (tinta verde). Los documentos externos que se consideren parte del Sistema de Gestión de Calidad se controlaran mediante el LISTDO MESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS (LISTDO-04) que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad DOCUMENTOS NO CONTROLDOS: Son aquellos documentos de carácter perecedero que no requieren actualización permanente, por lo tanto no tienen identificación con sello ni se incluyen en los listados maestros. 5. DOCUMENTOS RELCIONDOS N/ N/ 6. REGISTROS RELCIONDOS Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos y/o formatos Control de versión y distribución Listado maestro de documentos Listado maestro de documentos externos FORMTO-08 FORMTO-12 LISTDO-03 LISTDO-04 ELBORO: REVISO: Vo.Bo. PROBÓ: FIRM: CRGO: Tatiana Moreno Representante por la dirección para el SGC dalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional lejandro Larrahondo sesor de Calidad dalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional FECH: Marzo 18 de 2013 Marzo 20 de 2013 Marzo 20 de 2013 bril 2 de 2013