MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

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1 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS TESORERÍA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZA MARZO 2010

2 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 66

3 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 3 de 66 ÍNDICE Página 1. Introducción 4 2. Objetivo del Manual 4 3. Marco Jurídico 5 4. Políticas Generales 6 5. Procedimientos 5.1. Facturación a Clientes en General por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. 5.2 Facturación a Crédito por los Servicios de Mensajería Acelerada Mexpost Proporcionados por las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. 5.3 Facturación de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. 5.4 Facturación de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. 5.5 Facturación a Crédito del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. 5.6 Facturación a Crédito del Servicio Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la República. 5.7 Facturación a Crédito del Servicio Mexpost Proporcionado a Clientes Corporativos Facturación a Clientes por Servicios Diversos Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito Emisión de Notas de Crédito Emisión de Recibos Anexos: Factura Vigencia 66

4 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN Como parte de las actividades que el Servicio Postal Mexicano ha emprendido en materia de Combate a la Corrupción dentro de la Administración Pública Federal, la Gerencia de Tesorería adscrita a la Subdirección de Finanzas, elaboró el Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza, con el propósito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeño de las diferentes áreas que participan en el proceso de facturación y cobranza, para lo cual se contó con la aportación de los servidores públicos que ejecutan directamente los procedimientos, aprovechando su experiencia y el conocimiento especializado que poseen en la materia. Por tal motivo, el Manual además de constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz para la capacitación, inducción y evaluación del personal. La utilidad de la información que comprende el manual depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la actualización de éste conforme a los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreas involucradas en este proceso administrativo. 2. OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades para la emisión de comprobantes fiscales en las oficinas postales a nivel nacional por los servicios que presta el Organismo, así como en las áreas dependientes de la Gerencia de Tesorería involucradas en la facturación y cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.

5 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 5 de MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Ley del Servicio Postal Mexicano. 3. Ley de Vías Generales de Comunicación. 4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 5. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento. 6. Ley Federal del Trabajo. 7. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su Reglamento. 8. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 9. Ley de Coordinación Fiscal. 10. Ley de Fiscalización y rendición de cuentas de la federación 11. Código Fiscal de la Federación. 12. Código Civil Federal. 13. Código Federal de Procedimientos Civiles. 14. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 15. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 17. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 18. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 19. Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. 20. Presupuesto de Egresos de la Federación. 21. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 22. Y demás disposiciones aplicables en la materia.

6 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 6 de POLÍTICAS GENERALES 1. La Gerencia de Tesorería es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretación de la normatividad establecida en el presente Manual. 2. La Gerencia de Tesorería tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de los formatos en su Almacén de Formas Valoradas, para la emisión de los comprobantes fiscales por los servicios prestados por el Organismo a sus clientes. 3. Las áreas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, serán responsables a través de sus Coordinaciones Administrativas Estatales de mantener el stock de comprobantes fiscales necesarios. 4. La Dirección Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuerdos comerciales, a través de los cuales se autorice la prestación de servicios a crédito a los clientes corporativos. 5. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus áreas facultadas, solo podrá solicitar facturas anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo con todos los requisitos de facturación establecidos. 6. Será responsabilidad de las Áreas Operativas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, verificar que el contrato se encuentre debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado. 7. Cuando la documentación soporte de las solicitudes de facturación, sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deberá estar validada con nombre y firma del personal facultado para tal efecto. 8. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Subdirección de Clientes Corporativos será la responsable de informar a las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Gerencia de Tesorería, sobre las cláusulas de los contratos y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud y emisión de los comprobantes fiscales por los servicios que presta el Organismo, las Gerencias de Administración de Ventas y Tesorería deberán mantener vigente un catálogo de firmas autorizadas con las facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso. 10. La Gerencia de Tesorería es responsable de revisar periódicamente el Manual, y en caso de que requiera ser modificado por la adición o adecuación de funciones, deberá solicitar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y mantener actualizado el presente documento. 11. La Gerencia de Organización por conducto y autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna del Organismo, está facultada para normar el contenido, registro y publicación del presente Manual.

7 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 7 de PROCEDIMIENTOS Unidad Responsable: 5.1 Procedimiento: Oficinas Prestadoras de Servicios Facturación a Clientes en general por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a Nivel Nacional. Propósito Que las oficinas prestadoras de servicios a lo largo del territorio nacional, emitan los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de servicios propios. Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en las Oficinas Postales prestadoras de servicios del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del ámbito de sus respectivas competencias. Políticas de operación, normas y lineamientos 1. El personal de las Oficinas Postales estará obligado a expedir factura por los servicios prestados a los clientes del Organismo, cuando estos así lo soliciten, como lo indica el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación. 2. Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, como son: Lugar y fecha de expedición. Razón Social del cliente. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Domicilio Fiscal del cliente. Descripción del servicio prestado por el Organismo. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos. El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades. Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión. Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su correcta emisión. 3. Los datos facturados serán responsabilidad del personal de la Oficina Postal que emita la factura. 4. La emisión de los comprobantes fiscales deberá ser incluida en el reporte de la cuenta comprobada de la Oficina Postal respectiva.

8 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 8 de 66 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL 1 Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas 2 Revisa que la información registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente. 3 Realiza el cobro de los servicios prestados. 4 Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes como sigue: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinación Administrativa Estatal para su control, la que será responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

9 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 9 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN A CLIENTES EN GENERAL POR LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL INICIO 1. Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo 2. Revisa que la información registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente. 3. Realiza el cobro de los servicios prestados. 4. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinación Administrativa Estatal para su control, la que será responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal. FIN

10 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 10 de 66 CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a clientes en general por los servicios proporcionados en las oficinas postales del organismo a nivel nacional. Documentos de referencia DOCUMENTO CÓDIGO Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurídico. No aplica Registros Factura REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACIÓN 10 años RESPONSABLE DE CONSERVARLO Coordinaciones Administrativas Estatales CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA No aplica Glosario Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales deben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Estos comprobantes permiten la disminución de un gasto sobre los ingresos (deducción) y la disminución de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar el ingreso percibido por esa operación. Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercancía expedida. En algunos casos sirve, además, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben señalarse claramente las partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, teléfonos y teles, la descripción de los productos de acuerdo con la descripción exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos expedidos, con sus marcas y contraseñas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedición, etc. Cambios en esta versión No Aplica NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

11 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 11 de 66 PROCEDIMIENTOS (CONTINÚA) Unidad Responsable: 5.2 Procedimiento: OFICINAS PRESTADORAS DE SERVICIOS / ADMINISTRACIÓN DE VENTAS / TESORERÍA FACTURACIÓN A CRÉDITO POR LOS SERVICIOS DE MENSAJERÍA ACELERADA MEXPOST PROPORCIONADOS POR LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL. Propósito Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturación Mexpost de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajería Acelerada en las Coordinaciones Administrativas Estatales y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial en Oficinas Centrales del Organismo, dentro del que se establezca que el pago se realizará en oficinas centrales posteriormente a la entrega de la factura. Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del país y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del ámbito de sus respectivas competencias. Políticas de operación, normas y lineamientos 1. Las Coordinaciones Administrativas Estatales emitirán las facturas por servicios prestados en el interior de la República las que deberán cumplir con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación en sus Art. 29 y 29-A, como son: Lugar y fecha de expedición Razón Social del cliente Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Domicilio Fiscal del Cliente. Descripción del servicio prestado por el Organismo. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos. El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades. Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión. Así como todos los datos necesarios para su correcta emisión. 2. La Gerencia de Tesorería es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturación Mexpost, los documentos fiscales que emitieron las Coordinaciones Administrativas Estatales, que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por la Gerencia de Tesorería, si cumple con lo establecido en la política 1 y 4.

12 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 12 de La Dirección Corporativa Comercial a través de sus Subdirecciones y por medio de los ejecutivos de cuenta adscritos a éstas, serán los responsables de informar a los Coordinadores Administrativos Estatales, sobre las condiciones establecidas en las cláusulas de los contratos, tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 4. Las Coordinaciones Administrativas Estatales deberán anexar copia de las Guías de Depósito a las facturas que éstas emitan, para llevar a cabo el trámite de cobranza. 5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la emisión de formatos de validación a efecto de llevar a cabo la cobranza, estos deberán ser enviados a la Gerencia de Administración de Ventas dependiente de la Dirección Corporativa Comercial, para su conciliación, la cual será la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia de Tesorería las facturas de los servicios que en estos se amparen.

13 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 13 de 66 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL 1 Elabora el comprobante Fiscal conforme a lo establecido en la política 1 de este procedimiento, en cuatro tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas GERENCIA TESORERÍA DE 2 Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. 3 Rubrica y estampa en la factura el sello del área responsable de su elaboración. 4 Realiza la distribución correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal.- Lo conserva en la Coordinación Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o área que elaboró la factura. 5 Envía en los primeros tres días hábiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas a la Gerencia de Tesorería, para su trámite de cobro, los cuales deberán incluir los servicios prestados en el mes anterior. 6 Recibe la facturación 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención. COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 7 Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso. INFORMACIÓN INCORRECTA 8 Devuelve facturas y documentación soporte a la Coordinación Administrativa Estatal para su corrección o cobro en su localidad. INFOMACIÓN CORRECTA 9 Registra en el Sistema de Facturación Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la República. 10 Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación Lista de Facturas Régimen Foráneas e integra a la facturación. 11 Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería: 1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del Detalle de Guías 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Régimen Foráneas b. Gerencia de Contabilidad: Oficio con la Lista de Facturas Régimen Foráneas

14 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 14 de 66 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FACTURACIÓN CON FORMATOS DE VALIDACIÓN COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA 12 Elaboran los formatos de validación (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados a la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación. GERENCIA ADMINISTRACIÓN VENTAS GERENCIA TESORERÍA DE DE DE 13 Recibe Formatos de Validación y realiza conciliación elaborando reporte total de guías y reporte detallado por estado y Coordinación Administrativa Estatal para solicitar la facturación. 14 Envía solicitud de autorización de facturación a la Gerencia de Tesorería, anexando debidamente validada la documentación soporte como son: el reporte total de guías, reporte detallado por Estado y Coordinación Administrativa Estatal y Formatos de Validación originales. 15 Recibe oficio de autorización en el que se solicita la facturación, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención. COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 16 Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturación. GERENCIA ADMINISTRACIÓN VENTAS DE DE INFORMACIÓN INCORRECTA 17 Devuelve documentación a la Gerencia de Administración de Ventas para su corrección. 18 Corrige documentación y reenvía a la Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos de la Gerencia de Tesorería, para su facturación. INFOMACIÓN CORRECTA COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 19 Registra solicitudes de autorización de facturación en el sistema de facturación Mexpost y procede a la emisión de la factura por los servicios prestados. 20 Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinación de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorería: 1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del reporte total de guías y reporte detallado por Estado y formatos de validación originales. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas b. Gerencia de Contabilidad: 2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal copia del reporte detallado por Estado. c. Unidad de Facturación de la Coordinación de Ingresos de la Gerencia de Tesorería: 3er. tanto de la factura denominado Área Emisora y reporte detallado por Estado. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

15 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 15 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA TESORERÍA COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN ADMINISTRACIÓN DE VENTAS INICIO 1. Elabora el comprobante Fiscal en 4 tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente, 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora, 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. Rubrica y estampa el sello del área responsable de su elaboración. 6. Recibe la facturación 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso. NO Información correcta? 8. Devuelve facturas y documentación soporte a la Coordinación Administrativa Estatal para su corrección o cobro en su localidad. 9. Registra en el Sistema de Facturación Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la República. SI Recibe Formatos de Validación, realiza conciliación elaborando reporte total de guías y reporte detallado por estado y Coordinación Administrativa Estatal para solicitar la facturación. 14. Envía solicitud de autorización de facturación a la Gerencia de Tesorería, anexando validada documentación soporte: reporte total de guías, reporte detallado por Estado y Coordinación Administrativa Estatal y Formatos de Validación originales. 4. Realiza la distribución correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal.- Lo conserva en la Coordinación Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o área que elaboró la factura. 5. Envía en los primeros tres días hábiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas a la Gerencia de Tesorería, para su trámite de cobro, los cuales deberán incluir los servicios prestados en el mes anterior. 1 Facturación con Formato de Validación 15. Recibe oficio de autorización en el que se solicita la facturación, estampa sello y hora y turna a la Coordinación de Ingresos para su atención. SI 10. Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación Lista de Facturas Régimen Foráneas e integra a la facturación. 11. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza: 1er tanto original de la factura Cliente y original del Detalle de Guías. 4to. tanto de la factura Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Régimen Foráneas. Gerencia de Contabilidad: Oficio con la Lista de Facturas Régimen Foráneas 16. Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturación Elaboran los formatos de validación por servicios prestados a los clientes y los envían a la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación. NO Información correcta? 17. Devuelve documentación a la Gerencia de Administración de Ventas para su corrección. 18. Corrige documentación y reenvía a la Unidad de Facturación para su facturación Registra solicitudes de autorización de facturación en el sistema de facturación Mexpost y emite la factura por los servicios prestados. FIN 20. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo.

16 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 16 de 66 CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Facturación a crédito por los servicios de mensajería acelerada Mexpost proporcionados por las oficinas postales del Organismo a nivel nacional. Documentos de referencia DOCUMENTO CÓDIGO Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurídico. No aplica Registros Factura REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACIÓN 10 años RESPONSABLE DE CONSERVARLO Coordinación Administrativa Estatal CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA No aplica Glosario Cobranza: Es la acción inmediata por la cual se pretende obtener la satisfacción de una obligación cualquiera que fuere esta Conciliación: Proceso sistemático de comparación entre los ajustes contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas. Cambios en esta versión No Aplica NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

17 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 17 de 66 PROCEDIMIENTOS (CONTINÚA) Unidad Responsable: 5.3 Procedimiento: ADMINISTRACIÓN DE VENTAS / TESORERÍA FACTURACIÓN DE CONTADO DEL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA Y FRANQUEO DE CLIENTES CORPORATIVOS. Propósito Alcance Políticas de operación, normas y lineamientos Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Periódicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetería entre otros. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturación en la Gerencia de Tesorería, como de la Gerencia de Administración de Ventas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias. 1. Para la emisión de la factura, el cliente debe realizar el pago de los servicios en relación a los lineamientos emitidos en el Manual de Normas y Políticas, Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, fracción VI Políticas Específicas apartado 1 Pago. 2. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Gerencia de Administración de Ventas debe enviar a la Gerencia de Tesorería la solicitud de autorización de facturación por servicios prestados por el Organismo, la cual debe contener los siguientes datos y/o documentación. Razón Social. Registro Federal de Contribuyentes. Domicilio Fiscal del Cliente. Tipo de servicio prestado por el Organismo (Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Periódicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetería, Franqueo, Franqueo Remoto, Servicio de Mensajería Mexpost, entre otros). Lugar y fecha en donde el Organismo proporcionó el servicio al Cliente. Número de Cliente. Número de Registro Postal. Piezas, peso y porte unitario, por número de registro. Total de piezas e importe a facturar. En caso de otorgar servicios adicionales como los que se establecen en la fracción 7.1 del Manual de Normas y Políticas Comerciales para Depósitos Masivos y Aplicación de la Tarifa Postal, deberán indicar por registro postal este servicio.

18 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 18 de 66 La forma de Pago: Efectivo. Cheque Certificado o de Caja. Tarjeta de debito o crédito. Transferencia Electrónica Bancaria (especificar banco, número de cuenta, fecha de depósito y referencia). Notas de Crédito y/o Recibos (especificar número, fecha e importe). 3. Cuando la Gerencia de Administración de Ventas requiera facturación con fecha del último día hábil del mes (por cierre mensual), deberá enviar la solicitud de las mismas a la Gerencia de Tesorería a más tardar el segundo día hábil del mes siguiente. 4. Anexo a la solicitud de facturación, la Gerencia de Administración de Ventas debe integrar comprobante de la forma de pago (en caso de pagar los servicios con nota de crédito y/o recibo, se debe anexar el original de este documento). 5. En caso de existir excedente de pago, la Gerencia de Administración de Ventas debe indicar el importe del remanente, para la emisión del recibo correspondiente. 6. Se debe incluir la firma, nombre y cargo de la persona responsable de la Autorización de facturación emitida por la Gerencia de Administración de Ventas. 7. Si existen descuentos autorizados al cliente, deben especificar el porcentaje y monto del mismo, así como el fundamento legal para hacerse acreedores a ese descuento. 8. La Gerencia de Tesorería debe entregar a la Gerencia de Administración de Ventas los tantos denominados Cliente y Cobranzas de las facturas expedidas por servicios pagados de contado, para su distribución correspondiente.

19 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 19 de 66 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN ADMINISTRACIÓN DE VENTAS TESORERÍA COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 1 Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan detallados en las políticas de este procedimiento y demás políticas de su ámbito de competencia aplicables de este Manual. 2 Recibe la solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos. 3 Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las políticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIÓN INCORRECTA 4 Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas. ADMINISTRACIÓN DE VENTAS TESORERÍA / COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN 5 Envía debidamente corregida la información de la facturación a la Gerencia de Tesorería. INFORMACIÓN CORRECTA 6 Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1, como sigue: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado Área Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas 7 Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturación. 8 Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a. Gerencia de Administración de Ventas.- 1er y 4to. Tanto de la factura denominados Cliente y Cobranzas. b. Gerencia de Contabilidad.- 2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo del Organismo se anexará el original. c. Unidad de Facturación.- 3er. tanto de la factura denominado Área Emisora, se archiva en el consecutivo del área anexando autorización original de la solicitud de facturación y copia de forma de pago; en caso de que el pago se realice con Nota de Crédito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administración de Ventas. TERMINA PROCEDIMIENTO

20 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 20 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO ADMINISTRACIÓN DE VENTAS TESORERÍA COORDINACIÓN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIÓN INICIO 1. Elabora y envía a la Gerencia de Tesorería la solicitud autorizando la facturación, especificando en ella los datos que correspondan. 2. Recibe la solicitud de Facturación, estampa sello de recepción y hora, turnándolo a la Coordinación de Ingresos. 3. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las políticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisión de la factura, conforme lo establecido. Información correcta? SI NO 5. Envía debidamente corregida la información de la facturación a la Gerencia de Tesorería. 4. Regresa la documentación a la Gerencia de Administración de Ventas. 6. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administración de Ventas: 1er. tanto original color blanco Cliente, 2do. tanto copia color azul Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo Área Emisora, 4to. tanto copia color verde Cobranzas 7. Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturación. 8. Entrega facturas recabando acuse de recibo: Gerencia de Administración de Ventas.- 1er y 4to. Tanto de la factura Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.- 2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo se anexará el original. Unidad de Facturación.-3er. tanto de la factura Área Emisora, se archiva anexando autorización original de la solicitud de facturación y copia de forma de pago; en caso de pago con Nota de Crédito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administración de Ventas. FIN