1. Introducción. FPNC-PNC2018-Recomendaciones para a elaboración de la PAC PNCGI Hoja 1 de 5

Transcripción

1 PREMIO NACIONAL A LA CALIDAD en la Gestión de la Innvación 2018 RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN DE LA PRESENTACIÓN AL CONCURSO (PAC) 1. Intrducción La Presentación al Cncurs (PAC) es el cnjunt de dcuments que cntiene la infrmación que la rganización pstulante prprcina para ser evaluada cm candidata al Premi Nacinal a la Calidad, según ls Criteris de Evaluación descripts en el Mdel para una Gestión de Excelencia aplicable a la misma (cn sin fines de lucr). Está cmpuest pr cuatr dcuments: Carta presentación, suscripta pr representante autrizad de la rganización pstulante SA actualizada (sól en cas necesari) incluir sól en cas que se deba mdificar l infrmad de la Slicitud de Admisión y Categrización ya presentada. Características de la rganización y su cntext Infrme de Gestión (IG): Descripción de la gestión de la rganización según el Mdel de Gestión que crrespnda; esta infrmación permitirá a la Junta de Evaluadres realizar una apreciación rigursa de las prácticas y resultads btenids pr la rganización. El ejercici práctic de su preparación cnstituye una experiencia que trasciende el mer hech de elabrar un infrme para cncursar pr el Premi. Ya que la elabración del mism incluye la realización de una autevaluación sbre ls prcedimients invlucrads en la gestión de innvación, y es además, un valis dcument de gestión para cmpartir dentr de la rganización y mantener invlucrads a tds sus actres en el lgr de ls bjetivs clave. La Slicitud de Admisión (SA) y la Presentación al Cncurs (PAC) sn las únicas fuentes de infrmación utilizadas pr la Junta de Evaluadres en las primeras etapas del prces de selección y deberán estar sustentada en dats verificables. Sbre la base de esta infrmación se seleccinan las rganizacines que serán visitadas. N se debe agregar a esta infrmación ninguna dcumentación adicinal prveniente de la rganización. En el transcurs de la visita, el equip designad clarifica / verifica la infrmación allí vlcada, a fin determinar la verdadera dimensión de las Frtalezas y Oprtunidades de Mejra más relevantes para la rganización, la puntuación final a trgar a cada factr, y la puntuación glbal definitiva de la rganización. L que n se registre en el Infrme de Gestión será cnsiderad cm n efectuad pr la rganización y, pr l tant, pdrá disminuir el puntaje a asignar a la misma De allí la imprtancia del Infrme de Gestión y de vlcar en él td l que la rganización hace en relación a ls requerimients del Mdel, en frma clara y cncisa. La Presentación al Cncurs es, en sí misma, un indicadr valis de claridad cnceptual y cmprensión de ls principis de la Calidad y de ls factres clave del negci de la rganización pstulante. FPNC-PNC2018-Recmendacines para a elabración de la PAC PNCGI Hja 1 de 5

2 2. Recmendacines Generales 1. Realice una lectura general de ls criteris antes de desarrllar las respuestas detalladas, de md de lgrar una visión integral del trabaj a realizar. 2. Siga estrictamente el rden del Mdel de Gestión que aplique en cada cas, respetand la secuencia de Cmpnentes, Criteris y Factres. 3. Pr raznes de cnfidencialidad se recmienda n utilizar papel membretad. 4. Respnda en frma breve y cncisa, tratand de ptimizar el espaci dispnible. Para est se debe respetar el frmat definid para la autevaluación. 5. Utilice un estil direct, desarrlland estrictamente l slicitad. 6. Evite cmentaris anecdótics. 7. Desarrlle las respuestas en frma autsuficiente, de md que n dependa de infrmación dada en trs factres. Sin embarg, si est curre y dicha infrmación sustenta la respuesta y al mism tiemp evita duplicacines, prvea la referencia del criteri/factr que cntiene la infrmación referida. 8. Mencine las plíticas principales, ls bjetivs estratégics y las estrategias empleadas para mantener el liderazg en su mercad sectr, y las metas a crt y larg plaz. 9. En Resultads, asegure que ls dats y/ indicadres presentads sean relevantes a ls efects de medir ls distints requerimients planteads pr el Mdel crrespndiente. Utilice gráfics y tablas indicand las variables y valres presentads, de manera que se visualicen claramente tant ls niveles prpis, cm ls de la cmpetencia, sectr u rganizacines tmadas cm ejempl. Al mstrar las tendencias, incluya tres añs cm mínim. Demuestre que las tendencias favrables y ls buens resultads sn debids a las metdlgías efectivamente aplicadas y n a causas externas n cntrlables pr la rganización. Explique las causas de las variacines prducidas. Muestre la mayr cantidad de indicadres relevantes psible, especialmente aquells asciads a sus prcess clave. Evite presentar indicadres de menr relevancia frente a trs más relevantes, pues dificultan la evaluación y muestran dificultad de enfque pr parte del pstulante. 10. Cnsidere la relación y cnsistencia de la infrmación entre criteris relacinads 11. Aun cuand sean varias las persnas invlucradas en la redacción del Infrme de Gestión, el text debe presentar un estil de redacción unificad. 12. Al encarar la redacción del mism tener en cuenta la integración: FPNC-PNC2018-Recmendacines para a elabración de la PAC PNCGI Hja 2 de 5

3 Mdel Organización Resultads Sistema de Gestión Liderazg Cultura Orientada a la Innvación 3. Preparación del Infrme de Gestión 1. N existe una sla frma para realizar la Presentación al Cncurs: cada rganización y cada Presentación sn únicas, y es pr ell que la elabración de este dcument dependerá de distintas variables que deberán tenerse en cuenta, si se pretende cnfeccinar un infrme capaz de reflejar la gestión de excelencia que lleva a cab la rganización. 2. Las premisas que debe cmprender tda rganización pstulante sn: La calidad de la Presentación al Cncurs está directamente relacinada cn el md en que se encare su cnfección. La calidad percibida de la rganización pstulante dependerá, en primera instancia, de l que refleje la dcumentación en cuant a cntenids, desarrll e integración. 3. Planifique el desarrll del Infrme de Gestión crrectamente para evitar errres que habitualmente se cmeten, cm pr ejempl: N cntemplar pass / hits clave en su desarrll. N respetar ls tiemps de elabración y ls plazs de entrega. Caer en las urgencias de hacer td a últim mment. N ptimizar el espaci dispnible, incluyend cmentaris anecdótics resultads n relevantes. 4. Administre cnvenientemente la cantidad de infrmación a incluir cn la finalidad de hacer más cmprensible / significativ el dcument a evaluar. 5. Distribuya en frma adecuada el espaci asignad a cada criteri, en función de la imprtancia cuantitativa dada pr el puntaje: asignar más espaci a ls factres cn mayr puntaje. 6. Evite errres en la redacción del Infrme de Gestión y redacte en frma clara, cmpleta y cnsistente cmprendiend que: La rganización se evalúa a través del infrme, junt cn la SA y las Características de la rganización y su cntext. Ls examinadres n tienen una visión clara de la empresa u rganización pr dentr, hasta el mment de la visita. Ls examinadres pueden n estar cnsustanciads plenamente cn la industria actividad que la rganización desarrlla. El infrme es analizad pr distints examinadres en frma individual. 4. Extensión, frmat, tipgrafía y cpias de la PAC a entregar (bligatri) Carta presentación FPNC-PNC2018-Recmendacines para a elabración de la PAC PNCGI Hja 3 de 5

4 SA, si crrespnde, SA actualizada Características de la rganización y su cntext: máxim 10 páginas Infrme de Gestión: De acuerd al frmat definid para la autevaluación Papel: frmat IRAM A4. Tipgrafía del text: n mens de 10 punts e interlinead simple. Tipgrafía de gráfics tablas: n menr de 8 punts. Cpias a entregar: 3 (tres) cpias impresas y 1 (una) cpia en pen-drive cn ls dcuments en frmat PDF. 5. Recmendacines referidas a la descripción de las Metdlgías aplicables a Liderazg, Sistema de Gestión y Cultura Orientada a la Innvación 1. Describir las prácticas y metdlgías requeridas pr el Mdel que aplique en cada cas, que la rganización pstulante utiliza y aplica en la práctica. N deben describirse metdlgías pasadas futuras. N bstante, las metdlgías pasadas, utilizadas en ls últims tres a cinc añs, pueden citarse para demstrar evaluación y mejra. 2. Explicar l más claramente psible, dentr del espaci dispnible: Cóm es la práctica metdlgía baj análisis. Una metdlgía de excelencia debe: Estar claramente definida. Ser pertinente (es decir, aprpiada a ls fines perseguids). Ser sistemática. Cntener elements preventivs. Eventualmente ser innvadra, tmand en cuenta el tamañ y las características de la rganización baj estudi en cada mment. Se recmienda describir las metdlgías factr pr factr per n necesariamente aspect pr aspect. Al describir las metdlgías se debe señalar claramente el víncul cn cada aspect, en cada parte del text, según crrespnda, cuidand de cntemplar tds ls aspects de cada factr dentr las metdlgías descriptas. Cóm es el despliegue de cada metdlgía cnsiderada, es decir, si la misma se ha implementad, y se ejecuta en frma cntinuada, cn las características previstas, indicand tds aquells ámbits de la rganización (departaments, lcalizacines gegráficas, segments de clientes, prducts, grups de interés, unidades de negci, etc.) dnde se aplica. Cóm es la integración de las metdlgías aplicadas, es decir, en qué medida las mismas están alineadas cn ls bjetivs y estrategias de la rganización, cn ls trs requerimients del Factr, y cn ls requerimients de trs Factres cn ls que pudieran crrelacinarse. Asimism, tma en cuenta el grad de clabración y sinergia entre las distintas áreas de la rganización, y cn ls principales Grups de Interés pertinentes. Cóm se evalúa y mejra cada metdlgía aplicada en cada Factr, su despliegue y su integración, a l larg del tiemp. Incluye: FPNC-PNC2018-Recmendacines para a elabración de la PAC PNCGI Hja 4 de 5

5 Existencia de cicls de evaluación y mejra periódics: las metdlgías aplicadas deben ser evaluadas en frma periódica, y deben ser mejradas, describiend cn claridad ls resultads btenids en cada cicl de mejra. Es recmendable que las metdlgías sean evaluadas y mejradas frente a la mayría de ls aspects del factr en frma periódica, demstrand cicls de mejra frente a tds ls aspects del factr en períds n mayres a cinc añs. 6. Recmendacines referidas a la descripción de ls Resultads Para la presentación de ls Resultads la rganización debe asegurarse: 1. La relevancia de ls dats (indicadres) mstrads. Ls misms deben ser medidres adecuads / significativs / cmplets de ls distints requerimients planteads pr el Mdel de Gestión en cada Factr de acuerd cn ls enfques y las características de la rganización y su cntext. 2. La existencia de cmparacines relevantes de ls resultads btenids cn ls bjetivs planteads (ls que deben ser cada vez más desafiantes a l larg del tiemp) y cn resultads similares de rganizacines que puedan tmarse cm referentes mdels de cada tema analizad, y que dichas cmparacines resulten favrables. 3. La existencia de tendencias relevantes favrables (es decir, en el sentid desead pr la rganización) en la evlución de ls resultads de pr l mens ls últims 3 añs (idealmente, ls últims 5 añs), justificándse dicha evlución a partir de ls cambis intrducids pr la rganización en su Liderazg y/ Sistema de Gestión (es decir, n debe cntemplarse en la valración de tendencias el impact favrable desfavrable prducid pr factres externs, n cntrlables pr la rganización). 4. Recmendacines referidas a ls gráfics: Deben ser clars y simples. Referirse a bjetivs, metas estándares. Explicarse brevemente y en frma rdenada. indicar cn claridad el sentid de la tendencia favrable; est es especialmente imprtante cuand el parámetr presentad refleja ls mejramients cn líneas descendentes y ls desmejramients cn líneas ascendentes. Se sugiere indicar cn flechas el sentid de la tendencia favrable. FPNC-PNC2018-Recmendacines para a elabración de la PAC PNCGI Hja 5 de 5