GESTIÓN POR PROCESOS INTEGRANTES: DIANA SALAZAR BERMUDEZ DANIELA ROMERO ALVARADO INGRID YINETH AMORTEGUI GRUPO: DOCENTE: MARIO HIGUERA

Transcripción

1 GESTIÓN POR PROCESOS INTEGRANTES: DIANA SALAZAR BERMUDEZ DANIELA ROMERO ALVARADO INGRID YINETH AMORTEGUI GRUPO: DOCENTE: MARIO HIGUERA BOGOTA D.C NOVIEMBRE 15 DEL 2017

2 DIAGRAMA DE FLUJO HISTORIA El uso de los diagramas de flujo para documentar procesos de negocios se inició entre las décadas de 1920 y En 1921, los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron el "diagrama de flujo de procesos" en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME American Society of Mechanical Engineers). A principios de la década de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Morgensen empleó las herramientas de Gilbreth para presentar conferencias sobre cómo aumentar la eficiencia en el trabajo a personas de negocios en su empresa. En la década de 1940, dos estudiantes de Morgensen, Art Spinanger y Ben S. Graham, difundieron los métodos más ampliamente. Spinanger introdujo los métodos de simplificación del trabajo en Procter & Gamble. Graham, director de Standard Register Industrial, adaptó los diagramas de flujo de procesos al procesamiento de información. En 1947, ASME adoptó un sistema de símbolos para los diagramas de flujo de procesos derivado del trabajo original de Gilbreth. Además, a fines de la década de 1940, Herman Goldstine y John Van Neumann usaron diagramas de flujo para desarrollar programas informáticos. Pronto la creación de diagramas se volvió cada vez más popular para los programas informáticos y algoritmos de todo tipo. Los diagramas de flujo se continúan usando para la programación hoy en día. Sin embargo, el pseudocódigo, una combinación de palabras y lenguaje de codificación pensado para lectura humana, a menudo se usa para representar niveles más específicos de detalle y para tener una versión más cercana al producto final. En Japón, Kaoru Ishikawa ( ), una personalidad clave en las iniciativas de calidad en manufactura, afirmó que los diagramas de flujo eran una de las herramientas fundamentales en el área de control de calidad, junto a otras complementarias, como el histograma, la ficha de control y el diagrama de causa-efecto, también llamado Diagrama de Ishikawa.

3 QUE ES? Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales Facilita también la selección de indicadores de proceso. BENEFICIOS En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos. Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas. Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles. Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación. Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso. Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo. Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia. Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.

4 Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales. Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades. La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este último sentido cabe hacer una precisión: no todas las actividades que no aportan valor añadido han de ser innecesarias. Éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control. O por razones de seguridad, motivos normativos y de legislación FASES 1. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final ) 2. Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual) 3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente 4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado. 5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones 6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual. METODOLOGIA PARA SU ELABORACIÓN El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.

5 Determinar el proceso a diagramar. Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso. Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo. Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura Conector de proceso es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI). Revisar el diagrama de flujo del proceso. Asegurando su corrección y validez.

6 SIMBOLOS UTILIZADOS

7 BIBLIOGRAFIA

8 Herramienta que permite Planificar Hacer Dicho Sistema de Gestión de Calidad posee un enfoque basado en procesos asegurando la prestación de un servicio de calidad Esta norma Internacional promueve la adopción de un enfoque a procesos al desarrollar, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente Coomeva EPS está fundamentado en la norma internacional ISO 9001 versión 2008 Verificar Actuar La aplicación del enfoque de procesos Principios

9 C Trabajo en Equipo Servicio Cumplimiento de Honestidad Solidaridad Confianza 1. Lograr efectividad operacional con la mejora de los procesos críticos del negocio. 2. Aumentar la Satisfacción de nuestros usuarios mediante la prestación de un servicio humanizado. OBJETIVOS DE CALIDAD

10 Representantes A nivel Nacional Dra. Ana María Paz Coordinadora Sénior de Calidad A nivel Regional Dra. Patricia Charry López Directora Regional Operativa y Financiera TIENE Qué es un Sistema de Calidad? ES Un conjunto de responsabilidades, procedimientos, proce y recursos que se establecen para llevar cabo la gestión de la calidad. Sistema de Gestión de Calidad 2008 Sistema de Gestión de Calidad 2015 Producto No Conforme Incumplimiento de un requisito de cara al cliente. Una auditoria sirve Para determinar la conformidad de los procesos que interactúan en el S.G.C. No Conformidad Se entiende como el incumplimiento de un requisito específico NO CONFORMIDAD PASOS Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa raizal para que no se vuelva a presentar el incumplimiento. Acción Preventiva Acción tomada para evitar que se presente un incumplimiento real o a futuro POR MEDIO DE AUDITORIAS

11 DARUMA 4 CALIDAD Cualidad o característica que posee un servicio que Satisface un usuario PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que brindan resultados BIEN Productos tangibles que pueden consumirse o utilizarse. EXPECTATIVAS Esperanza o posibilidad de conseguir algo o de recibir un buen servicio MANUAL DE CALIDAD Documento estratégico donde se encuentran establecidos los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y su aplicación SISTEMA Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan, y que convierte entradas en productos. OBJETIVO Resultado a lograr QUE ES? SATISFACCIÓN Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus EFICIENCIA Se trata de la capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando de esta forma su optimización. FORMATO RIESGO Posibilidad de que ocurra un evento Documento diseñado para recolectar datos, resultados de un proceso o actividad.