Página 1 8 1.0 Propósito Asegurar la disponibilidad actualizados don sean requeridos y establecer los mecanismos necesarios para mantener el control todos los que estén finidos en el sistema y que impacten en la calidad los productos y/o servicios. 2.0 Alcance 2.1 El control electrónico aplica al registro, a la distribución, a la modificación vigentes y a la prevención uso no intencionado obsoletos así como a todos los internos y externos que estén finidos en el sistema incluyendo el control manuales administrativos, procedimientos operativos e instructivos trabajo, procedimientos gobernadores y Diagramas Tortuga. 2.2 Este documento aplica a todas las áreas finidas el alcance l Sistema Gestión la Calidad 3.0 Políticas operación 3.1 Las actividas elaboración, revisión, autorización y modificación controlados internos, se finen en el procedimiento para elaboración procedimientos. 3.2 El Representante la Dirección berá signar al responsable l control. 3.3 Se berán controlar los origen externo que afecten al sistema y a la calidad l producto y/o servicio. 3.4 Todo el personal que elabore o utilice (internos y/o externos) que afecten el sistema gestión calidad berá registrarlos con el responsable l control. 3.5 El responsable l control berá administrar los registros controlados, los cuales tienen como fin registrar los y/o procedimientos y mantener el número consecutivo en cada una las áreas responsables. 3.6 Los l sistema, controlados en forma electrónica, que se presenten en forma impresa en cualquier área, serán consirados como solo para información los cuales únicamente servirán como referencia, no podrán ser utilizados para realizar actividas ntro los procesos incluidos en el alcance l Sistema. 3.7 Los solo para información berán contener la leyenda impresa DOCUMENTO NO CONTROLADO SOLO PARA INFORMACIÓN en todas sus páginas, asegurando con ello la no utilización como oficiales ntro l Sistema. 3.8 Únicamente los coordinadores y/o directores podrán autorizar la emisión Solo Para Información, y solo podrán autorizarse para ser utilizados: Como información para proveedores Por solicitud l cliente o usuario Para información a otras áreas fuera l alcance l sistema. Para efectos modificación dichos, acuerdo a lo estipulado en el procedimiento para la elaboración procedimientos BCENOG-CAL-PG-001.
Página 2 8 3.9 En los casos altas y bajas controlados internos o externos en el sistema electrónico el responsable l área berá notificar al responsable l control la alta o baja por medio electrónico o físico. 3.10 En el caso baja controlados internos, no podrá utilizarse su código para otro documento controlado nuevo registrados por control, el responsable l área berá notificar por el medio acuado (electrónico o físico) al responsable l control la baja l mismo, 3.11 Los obsoletos serán retenidos en la bóveda stinada para tal fin y/o en medios magnéticos o externos conservando el histórico durante el tiempo establecido en el procedimiento. 3.12 En el caso los formatos internos utilizados en la BCENOG se berán registrar en la lista maestra formatos -03.
Página 3 8 4.0 Diagrama proceso
Página 4 8 5.0 Descripción l procedimiento Secuencia Etapas Actividad Responsable 1.0 Integración y control 2.0 Elaboración origen interno y/o implantación los origen externo. 3.0 Gestión revisión y autorización 1.1 Recibe autorización por parte l Representante la Dirección para Integrar y controlar los, internos y externos, en el sistema electrónico. 1.2 Elabora listas los Se requiere actualización? No, no es actualización, es documento nuevo pasa al punto 2.0 Si, es actualización, pasa al punto 7.0 2.1 Cuando se requiera elaborar por primera vez un documento controlado interno (manual, Procedimiento gestión, procedimiento operativo, instructivo trabajo, etc.), acu con el responsable l control para que le asigne el número consecutivo al código l documento (últimos tres dígitos l código l documento). 2.2 Elabora procedimiento acuerdo al procedimiento gestión para elaborar procedimientos (BCENOG- CAL-PG-001) 2.3 Imprime el documento electrónico. 3.1 Gestiona con el responsable la unidad la firma revisión y/o autorización l documento nuevo o modificado y acu con el responsable l control para entregarle el original en papel ya firmado revisado y autorizado y una copia electrónica l mismo. En caso faltar alguno estos, no se dará alta en el sistema electrónico. 3.2 En el caso controlados origen externo, notificar al responsable l control con el fin que sea registrado en la lista controlados externos (Anexo 9.2); Cuando exista un cambio en la versión estos, cada área será responsable notificar el cambio o baja los mismos al responsable l control Responsable l control Responsable l área /Responsables la elaboración Responsable l área /Responsables la elaboración
Página 5 8 4.0 Registro en el sistema electrónico y actualización la lista maestra. 5.0 Difusión en las áreas correspondientes 4.1 Recibe original firmado en papel y archivo electrónico, elabora la ficha e incorpora el archivo electrónico l documento controlado interno en el Sistema Electrónico control. 4.2 Registra en la lista maestra controlados internos (Anexo 9.1). el número revisión y la fecha aplicación l documento controlado interno (esta fecha será la misma que se presente en la sección Cambios a esta versión los y en la columna correspondiente l anexo 9.1). 4.3 Archiva la última versión l documento físico original firmado en una carpeta que contenga todos los controlados internos (ya autorizados) en su última versión. Esta carpeta berá contener: La última versión la Lista maestra controlados internos El original la última versión los controlados internos. 5. 5.1 Informa a todas las áreas a través correo electrónico o por medio físico la adición l nuevo documento o la modificación realizada a ya incorporados. 5.2 5.2 Revisa y verifica en conjunto con los usuarios la implantación l nuevo documento o las modificaciones incorporadas, con el fin que el personal trabaje con la última versión l documento. Responsable Control Responsable Control l l 6.0 Retiro y conservación obsoletos 7.0 Revisión para actualización y/o modificación 6.1 Retira y guarda el archivo electrónico la versión inmediata anterior l documento controlado interno (obsoleto) acuerdo a los lineamientos establecidos por el sistema electrónico control y lo sustituye por la nueva versión. 6.2 Retira el documento físico controlado interno la carpeta, lo marca como obsoleto y lo guarda la carpeta obsoletos acuerdo a los lineamientos establecidos en el procedimiento control físicos. Fin procedimiento 7.1 Revisa internos para actualización y modificación y externos únicamente para actualización. Responsable Control l Responsable la actualización y modificación
Página 6 8 8.0 Intificación, documentación cambios. 8.1 Intifica los aspectos para actualización tanto en internos como externos. 8.2 Intifica las modificaciones en los internos y documentarlas en el formato para cambios y modificaciones. Es Procedimiento gestión? Si, es Procedimiento gestión, pasa al punto 9. No, no es Procedimiento gestión, pasa al punto 3.0 Responsables la actualización y modificación 9.0 Remisión al Representante la Dirección 9.1 Remite al Representante la Dirección el formato requisitado para cambios y modificaciones mediante documento autorizado por el responsable l área o la unidad Responsables la actualización y modificación 10.0 Revisión l procedimiento 10.1 Revisa la modificación solicitada consirando el impacto en los sistemas. Representante la Dirección Se autoriza la modificación? Si, se autoriza la modificación, pasa al punto 3.0 11.0 Comunicación l resultado la modificación. No, No se autoriza la modificación, pasa al punto 11.0 11 1 Comunica al área el resultado la revisión por los medios acuados. Representante la Dirección Fin procedimiento 6.0 referencia Manual Calidad Norma ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas gestión la calidad- Requisitos Norma. ISO 9000:2005 / NMX-CC-9000-IMNC-2008 Sistemas gestión la calidad- Fundamentos y vocabulario Procedimiento para la elaborar procedimientos Procedimiento para el control registros Código (cuando aplique) BCENOG-CAL-MC-001 N/A N/A BCENOG-CAL-PG-001 BCENOG-CAL-PG-003
Página 7 8 7.0 Registros Registros Lista Maestra Controlados Internos Registro Controlados Externos Lista Maestra formatos Tiempo conservación Responsable conservarlo 3 años Responsable l Control 3 años Responsable l Control 3 años Responsable l Control Código registro o intificación única BCENOG-CA-PG-002-01 BCENOG-CA-PG-002-02 -03 8.0 Glosario 8.1 Documento Controlado: Es todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad los productos o servicios proporcionados. 8.2 Documento Controlado Interno: Documento l sistema sarrollado por el personal los diferentes procesos incluidos en el alcance l mismo. 8.3 Documento Controlado Externo: Documento que sirve para apoyar el sarrollo las actividas y funciones l sistema y que no es elaborado manera interna. 8.4 Lista maestra controlados internos: Es la lista en don se registran todos los internos que integran el sistema. 8.5 Registro controlados externos: Documento en el que se registran todos aquellos externos que afecten a las actividas incluidas en el sistema. 8.6 MC: Manual Calidad. 9.0 Anexos 9.1 Lista maestra controlados (-01) 9.2 Registro Controlados Externos (-02) 9.3 Lista Maestra formatos ( -03)
Página 8 8 10.0 Cambios a esta versión Número Revisión Fecha la actualización Descripción l cambio N/A N/A N/A CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lic. Ma. Enriqueta Gómez Zepeda C.P. Adán Sánchez Sánchez Mtra. Martha Fabiola Carrillo Pérez Firma Fecha 19 noviembre 2013 20 noviembre 2013 20 noviembre 2013