PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS PROC-MP-AT-002 Página 1 de 11 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA 02-10-2009 20-05-2010 14-02-2011 Humberto Paz Encargado de Ticket y Allotment Valeska Teperino Gerente de Brasil Julia Mondaca Gerente Marketing y Productos
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 2 de 11 ÍNDICE 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. RESPONSABILIDADES... 3 3.1 Gerente de Marketing... 3 3.2 Encargado de Aéreos... 3 3.3 Ejecutivo de ventas- operaciones... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. MODO OPERATIVO... 4 6. INDICADOR... 4 7. REGISTROS... 5 8. REFERENCIAS... 5 9. ANEXOS... 5 10. CONTROL DE CAMBIOS... 6
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 3 de 11 1. OBJETIVO Disponer del servicio de emisión de tickets aéreos para los clientes que así lo requieran, principalmente en rutas nacionales 2. ALCANCE Se aplica a todas las reservas y emisión de tickets aéreos solicitado por el área de Operaciones y Personal de Comercial que realiza viajes de promoción. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Marketing Es responsable de: Supervisar que se cumplan procedimientos de acuerdo con las tarifas y las reglas de las líneas aéreas para rutas nacionales. 3.2 Encargado de Aéreos Es responsable de: Consultar tarifas según ruta e informar la tarifa. Reserva a través del sistema Amadeus los tickets aéreos solicitados por el área de operaciones o marketing Verificar que cada funcionario que viaja en comisión de servicios, tenga seguro de vida y accidentes (Assist Card). 3.3 Ejecutivo de ventas- operaciones Es responsable de: Solicitar cotización de ruta área. 4. DEFINICIONES AMADEUS: Sistema global de distribución de reservas áreas. DEADLINE O TIME LIMIT: Fecha limite para emisión de un ticket aéreo, sin aplicación de multas. BSP: Sistema de pago de tickets aéreos emitidos por una agencia de viajes SIGAV: Sistema aéreo para efectos contables. CUPON DE AGENTE: Print del ticket emitido que entrega el sistema Amadeus ASSIST- CARD: Seguro de asistencia en viaje para funcionarios de la empresa.
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS PROC-MP-AT-002 Página 4 de 11 5. MODO OPERATIVO Desde Operaciones Marketingo Asistente Comercial, se solicita la reserva o cotización de una ruta aérea por e-mail a la persona encargada de tickets aéreos. Se cotiza o reserva, según sea el caso de solicitud recibida por e-mail. Se envía la respuesta por e-mail a quien solicita, estipulando condiciones de la reserva o cotización Se indica el deadline para emisión del boleto aéreo. Una vez cumplida la fecha de deadline de la reserva, si no ha llegado la autorización de emisión de parte de quien solicita, se cae automáticamente dicha reserva. Se procede a la anulación a través de sistema Amadeus de dicha reserva para evitar así penalidades y multas con la compañía aérea. En el caso de recibir la orden de emisión de un boleto vía correo electrónico este debe ir respaldado mediante un Voucher electrónico e ingresada dicha reserva y compra en SOPTUR. Se requiere de la siguiente información del pasajero(s) para poder emitir un boleto aéreo: nombre completo y RUT o Número de Pasaporte. En caso que un funcionario del área Comercial o Gerencia solicite seguro, el encargado de Ticket Aéreo es responsable de gestionarlo ante la compañía Assist-Card. También existen Clientes que en forma directa solicitan tickets aéreos, en este caso el cliente envía su solicitud de cotización o reserva por e-mail a la persona encargada de tickets, se envía respuesta por misma a quien solicita indicando tarifa y condiciones de emisión. En el caso de emisión se requiere la autorización por escrito la gerencia de finanzas para el tema de facturación y pago. Todos los lunes se hace una rendición tickets emitidos en la semana para pago vía BSP adjuntando el cupón de agente junto con Voucher electrónico. Toda esta información esta disponible en SIGAV para rendición en contabilidad En caso de existir modificación de itinerario de vuelo, el ejecutivo de ventas debe informar por correo electrónico la modificación al encargado de tickets para calcular posibles diferencias de tarifas y multa por cambios en la reserva área 6. INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica
7. REGISTROS Identificación del Registro AMADEUS Mail con solicitud de cotizacion, reserva y emision aerea Emitidos SIGAV 8. REFERENCIAS Código No aplica No aplica No aplica No aplica PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Almacenamiento Responsa ble Protección Recuperación Retención Encargad o de aéreos Encargado Allotment y Encargado Allotment y Encargad o de aéreos Pc Encargado allotment y tickets Pc Encargado Allotment y Pc Encargado Allotment y Pc Encargado de Allotment NCH 3067, Sección 6.2 Reservas y Ventas Escritorio, acceso directo AMADEUS Outlook TKT RECIBIDOS 2011 Outlook TKT Aereos Escritorio, acceso directo SIGAV PROC-MP-AT-002 Página 5 de 11 Disposición final Soporte 3 años Eliminar Digital 1 Año 1 Año Se elimina Se elimina Digital Digital 3 años Eliminar Digital ISO 9001:2008, Sección 7.4.1 Proceso de Compra ; 7.4.2 Información de las Compras ; 7.4.3 Verificación de los Productos Comprados Procedimiento Pago a Proveedores (BSP) PROC-GF-CP-001 9. ANEXOS I. IMÁGEN RESERVA DEL TICKET Y DEL REPORTE ENVIADO A SIGAV II. TARIFICACIÓN RESERVA III. TICKET EMITIDO IV. TRASPASO INFORMACIÓN DEL RESERVA AÉREA Y VALORES AL SIGAV V. DETALLE DEL TICKET EN SIGAV
10. CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS VERSIÓN FECHA MODIFICACIONES PROC-MP-AT-002 Página 6 de 11 V1 30-12-2010 En el punto 5 se especificó que existen reservas aéreas las cuales son solicitadas directamente por clientes y no a través de Marketing o Gerencia. Se modifico la Tabla de Registros, sección de Protección V2 14-02-2011 Se agregó el termino Assist-Card al punto 3.2 Se modifico el 3º párrafo del punto 5. Se agregaron los Registros de Mail con solicitud de cotización, reserva y emisión aérea y emitidos al punto 7. Se eliminó el anexo Procedimiento Assit-Card
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 7 de 11 ANEXOS I. Reserva Aérea en Amadeus
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 8 de 11 II. Tarificaciòn Reserva
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 9 de 11 III. Ticket Emitido
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 10 de 11 IV. Traspaso Información de Reserva Aérea y Valores al Sigav
PROCEDIMIENTO DE TICKETS AÉREOS Página 11 de 11 V. Detalle del Ticket en Sigav