Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1. INTRODUCCION... 4 1.2 OBJETIVOS... 4 1.3 ALCANCE... 5 1.3.1 Definiciones... 6 1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO... 15 1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD... 16 1.5.1 Requerimientos Normativos... 16 1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales... 16 1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos... 20 1.5.2 Requerimientos Económicos... 21 1.5.3 Requerimientos Administrativos... 21 1.5.3.1 Requerimientos de personal... 21 1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos.... 22 1.5.3.3 Requerimientos de modernización... 22 1.5.4 Requerimientos Tecnológicos... 23 1.5.4.1 Requerimientos de hardware... 23 1.5.4.2 Requerimientos de software... 23 1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas.... 24 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL... 25 2.2 PLANEACION... 25 2.2 PRODUCCION... 27 2.3 GESTION Y TRÁMITE... 28 2.4 ORGANIZACIÓN... 29 2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES... 31 2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS... 31 2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO... 32 2.8 VALORACION... 33 3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD... 34 3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS... 34 4 PROGRAMAS ESPECIFICOS... 35 4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS... 35 4.1.1 Objetivo... 35 4.1.2 Justificación... 35 4.1.3 Alcance... 35 4.1.4 Cronograma... 35 4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES... 36 4.2.1 Objetivo... 36 4.2.2 JUSTIFICACIÓN... 36 4.2.3 Alcance... 36
4.2.4 Cronograma... 36 4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS... 37 4.3.1 Objetivo... 37 4.3.2 Justificación... 37 4.3.3 Alcance... 37 4.3.4 Cronograma... 38 4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS... 38 4.4.1 Objetivo... 38 4.4.2 Justificación... 38 4.4.3 Alcance... 38 4.4.4 Cronograma... 39 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA... 39 4.5.1 Objetivo... 39 4.5.2 Justificación... 39 4.5.3 Alcance... 39 4.5.4 Cronograma... 40 4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES... 40 4.6.1 Objetivo... 40 4.6.2 Justificación... 40 4.6.3 Alcance... 40 4.6.4 Cronograma... 41 4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION... 41 4.7.1 Objetivo... 41 4.7.2 Justificación... 41 4.7.3 Alcance... 41 4.7.4 Cronograma... 42 4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL... 42 4.8.1 Objetivo... 42 4.8.2 Justificación... 42 4.8.3 Alcance... 42 4.8.4 Cronograma... 43 5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI... 44 6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001... 45 7 ANEXOS... 46 7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC... 46 7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD... 46 7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD... 46 7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD... 46 8 BIBLIOGRAFIA... 47
1. ASPECTOS GENERALES 1.1. INTRODUCCION 1.2 OBJETIVOS
1.3 ALCANCE
1.3.1 Definiciones
1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO
1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.5.1 Requerimientos Normativos 1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales 1 Organigrama correspondiente a la estructura orgánico funcional de la CCC para el año 2015.
1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos
1.5.2 Requerimientos Económicos 1.5.3 Requerimientos Administrativos 1.5.3.1 Requerimientos de personal
REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: PERSONAL - PGD - CCC PERFIL PROFESIONAL AREA TITULAR/DELEGADO CODIGO NOMBRE PLAN/PROGRAMA/MODELO Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos vitales o escenciales. Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de gestion de documentos electrónicos. Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de archivos descentralizados. Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de reprografía. Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos especiales. Ing. Industrial 200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Plan institucional de capacitación. Administrador 320 CONTROL INTERNO Programa de auditoria y control. Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I para la CCC. Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I Confecamaras. Ing. Industrial 310 CALIDAD Armonización con el modelo SGC para la CCC. Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos estratégicos. Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos misionales. 1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos. RECURSO FISICO CARACTERISTICAS CANTIDAD X AÑO CODIGO CAJAS DE ARCHIVO CAJAS REF. X300. CAJAS REF. X200. LEGAJOS/CARPETAS CARPETAS CUATRO ALETAS TAPA LEGAJADORA X 2 ESTANTERIA PARA ESTANTES FIJOS ARCHIVO ESTANTES RODANTES BODEGA DE ARCHIVO REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: RECURSOS FISICOS - PGD - CCC MTS CUADRADOS SOLICITANTE NOMBRE 1.5.3.3 Requerimientos de modernización
1.5.4 Requerimientos Tecnológicos 1.5.4.1 Requerimientos de hardware 1.5.4.2 Requerimientos de software 2 Software de Gestión Documental MERCURIO. Aplicativo utilizado a la fecha. (Mayo de 2015).
1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas.
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 2.2 PLANEACION
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL MATRIZ DE RECOLECCION DE INFORMACION 1 PLANEACION 1.1 Identificación de los objetivos que se obtendrán en la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 1.1.1 1.1.2 1.2 Establecimiento de las fases en las cuales de desarrollará la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 1.2.1 1.2.2 1.3 Indicadores de Gestión que se utilizarán para la Gestión Documental en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. DESCRIPCION DE INDICADORES 1.3.1 1.3.2 2 PRODUCCION 2.1 2.2 2.3 2.4 6.1 7.1 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2 La producción de documentos físicos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA se crea por intermedio de: La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos electrónicos para usuarios internos: La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos electrónicos para usuarios externos: Identificación de mecanismos de reproducción de documentos CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS Identificación de procesos de disposición de documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 7 PRESERVACION A LARGO PLAZO Identificación de procesos de preservación a largo plazo de documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. Plantillas de documentos en MS Office, disponibles en una carpeta compartida. Formatos establecidos por el SGC disponibles a través de una intranet. Documentos elaborados por los empleados bajo sus propias reglas. A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web. En plantillas para documentos electrónicos compartidas. En formatos electrónicos definidos para cada área A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web. Formatos definidos por el área de Atención al Cliente. A través de links enviados a correos electrónicos. Impresión. (Descripción de mecanismo) Digitalización. (Descripción de mecanismo) Fotocopiado. (Descripción de mecanismo) 3 GESTION Y TRAMITE 3.1 Identificación de las actividades en el proceso de entrada y salida de documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 3.1.1 3.1.2 4 ORGANIZACIÓN 4.1 Identificación de las fases para el ciclo vital del documento en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA 4.1.1 4.1.2 4.2 Identificación de los valores primarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 4.2.1 4.2.2 4.3 Identificación de los valores secundarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. 4.3.1 4.3.2 5 TRANSFERENCIA 5.1 Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental primaria. 5.1.1 5.1.2 5.2 Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental secundaria. 5.2.1 5.2.2 Eliminación de documentos Selección de información y/o documentos Reprografía de documentos. Digitalización / Microfilmación Conservación de documentos en su formato original Conservación de documentos en su formato original Almacenamiento de documentos en lugares adecuados para los soportes documentales. Utilización de materiales / mobiliarios de archivo para la debida conservación de documentos. Planes y/o programas de migración de información electrónica. VALORACION Identificación de los mecanismos de auditoría y control en los procesos de Gestión Documental en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. Identificación de procesos internos para la valoración de los documentos en sus diferentes fases. EXISTE SI NO EXISTE SI NO EXISTE SI NO EXISTE SI NO
CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE 260 SISTEMAS LINEAMIENTOS DEL PGD - PLANEACION DOCUMENTAL ACTIVIDADES INDICADORES No. de formas y formularios electrónicos normalizados / Total de formas y formularios electrónicos a normalizar. 270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO. 260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO. 270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o escenciales. Programa de gestion de documentos electrónicos. Programa de archivos descentralizados. 260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO. Programa de reprografía. 270 CINDOCCC 1. Elaborar el plan de Elaborado: Si o NO. trabajo de acuerdo al 200 GERENCIA ADMINISTRATIVA cronograma de Elaborado: Si o NO. implementación del No. de actividades a auditar o PGD. (Anexo 2). controlar en GD / cantidad de 320 CONTROL INTERNO actividades auditadas o controladas en GD. 320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO. 320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO. 310 CALIDAD Elaborado: Si o NO. 300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO. 300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO. DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS - VINCULADOS Programa de documentos especiales. Plan institucional de capacitación. Programa de auditoria y control. Armonización con el modelo de C.I para la CCC. Armonización con el modelo de C.I Confecamaras. Armonización con el modelo SGC para la CCC. Armonización con los procesos estratégicos. Armonización con los procesos misionales. 2.2 PRODUCCION
CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE LINEAMIENTOS DEL PGD - PRODUCCION DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS 260 SISTEMAS Normalización de formatos y formularios electrónicos. Cuadro de Clasificación Documental 270 CINDOCCC Definición de tipologías documentales Cuadro de Clasificación Documental Definicio n de procedimientos para la recepción de documentos físicos y electrónicos. Procedimiento de Gestión Documental 310 CALIDAD Definición de políticas de adecuado uso de la reprografía Elaboración de instructivos para el diligenciamiento de plantillas, formatos y formularios de la CCC. Actualización de registros y documentos de los procedimientos Programa de reprografía. Listado maestro de documentos 2.3 GESTION Y TRÁMITE
CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE LINEAMIENTOS DEL PGD - GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR Establecer las directrices para la implementación de mecanismos que permitan la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos en la CCC. DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS Reglamento Interno de Archivos 270 CINDOCCC Crear las políticas de consulta de documentos en la CCC. 260 SISTEMAS Elaborar las Tablas de Control de Acceso a los documentos como instrumento archivístico. Definir los medios tecnológicos para la interacción con los usuarios en los soportes electrónicos. Programa de auditoria y control. Programa de gestión de documentos electrónicos. 2.4 ORGANIZACIÓN
CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE LINEAMIENTOS DEL PGD - ORGANIZACION DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR Establecer un cronograma de seguimiento y control a la aplicación de la TRD. DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS Elaborar los instructivos de organización de archivos de gestión. Tabla de Retención y Valoración. Documental 270 CINDOCCC Integrar los invenatrios documentales de todas las áreas de la CCC, establecidos bajo un mismo formato. Definir los metadatos de descripción de documentos para los niveles requeridos: Fondo, sección, serie, subserie, tipo descritos en la norma. NTC 4095 y documentos complementarios. 3 Cartilla ilustrativa emitida por el AGN en el año 2009, sobre el proceso de foliación. Este documento se puede consultar directamente en su página web www.archivogeneral.gov.co
2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AREA(S) RESPONSABLE(S) CODIGO NOMBRE 260 SISTEMAS LINEAMIENTOS DEL PGD - TRANSFERENCIA DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR Elaborar un plan y cronograma respectivo de migración de información de soportes electrónicos. DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS Programa de gestión de documentos electrónicos. Definir el cronograma de transferencias documentales para cada año. 270 CINDOCCC Verificar la existencia y diligenciamiento de los Inventarios documentales en cada una de las áreas periódicamente. Tabla de Retención Documental Establecer los parámetros para la entrega de documentos en las transferencias documentales que se realicen. Programa de auditoria y control. 2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS
CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE LINEAMIENTOS DEL PGD - DISPOSICION DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR Verificar los procedimientos de Conservación Total, Digitalización y Selección de documentos. DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS Establecer las tecnologías que se deben utilizar para la reproducción de documentos como la Digitalización, Microfilmación u otra. 270 CINDOCCC Verificar y documentar los procesos que incluyan eliminación de documentos. Tabla de Retención y Valoración Documental. Establecer la metodología para realizar la eliminación de documentos y avalarla con el comité de gestión documental de la CCC. Establecer los porcentajes o muestras para la selección de documentos que así se requiera. 2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO
CODIGO LINEAMIENTOS DEL PGD - PRESERVACION DOCUMENTAL A LARGO PLAZO AREA(S) RESPONSABLE(S) TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS NOMBRE 260 SISTEMAS 270 CINDOCCC Elaborar un modelo de requisitos para el manejo de los documentos electrónicos de archivo como instrumento archivístico. Diseñar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) para la CCC. Definir los mecanismos para la seguridad de la información electrónica y su preservación en el tiempo. Elaborar un modelo de Conservación Documental para los documentos físicos y/o análogos. Definir los mecanismos para la seguridad de la información contenida en soportes físicos y/o análogos y su preservación en e tiempo. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de gestión de documentos electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales. Programa de reprografía. Programa de documentos especiales. 2.8 VALORACION CODIGO AREA(S) RESPONSABLE(S) NOMBRE LINEAMIENTOS DEL PGD - VALORACION DOCUMENTAL TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS 270 CINDOCCC Registrar los procedimientos de valoración realizados por las áreas durante el ciclo vital de los documentos. Diseñar modelos de identificación de los documentos de archivo y documentos de apoyo a partir de su utilización administrativa, legal, fiscal o contable. (Valores primarios) Tabla de Retención y Valoración Documental.
3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD 3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS PROGRAMA ARTICULACION DEL PGD CON LOS PROGRAMAS DEFINIDOS POR LA CCC CRONOGRAMA FASE 1 FASE 2 FASE 3 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 TIEMPOS Articulación con los Programas de Capacitación Articulación con el Programa de Bienestar Social Articulación con el Programa de Formación Articulación con el Programa de Fortalecimiento Institucional Articulación con el Programa Comisión Regional de Competitividad Articulación con el Programa de la Unidad de Afiliados Articulación con el Programa de Promoción del Registro Articulación con el Programa Rutas Competitivas Articulación con el Programa Unidad de Emprendimiento Articulación con el Programa Gestión de la Innovación Articulación con el Programa de Internacionalización de Empresas Articulación con el Programa Nac. Emprendimiento Reg. Empresa D D D D D D D D D D D D CONVENCIONES: D = Tiempo para la armonización del PGD con los programas definidos por la CCC. S1 = Semestre 1
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS 4.1.1 Objetivo 4.1.2 Justificación 4.1.3 Alcance 4.1.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS CRONOGRAMA 2015 2016 2017 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación.
4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 4.2.1 Objetivo 4.2.2 Justificación 4.2.3 Alcance 4.2.4 Cronograma No. PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES CRONOGRAMA 2015 2016 ACTIVIDADES JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación.
4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 4.3.1 Objetivo 4.3.2 Justificación 4.3.3 Alcance
4.3.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS CRONOGRAMA 2015 2016 2017 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación. 4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS 4.4.1 Objetivo 4.4.2 Justificación 4.4.3 Alcance
4.4.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS CRONOGRAMA 2015 2016 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación. 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA 4.5.1 Objetivo 4.5.2 Justificación 4.5.3 Alcance
4.5.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: REPROGRAFIA CRONOGRAMA 2015 2016 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación. 4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 4.6.1 Objetivo 4.6.2 Justificación 4.6.3 Alcance
4.6.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS ESPECIALES CRONOGRAMA 2015 2016 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación. 4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 4.7.1 Objetivo 4.7.2 Justificación 4.7.3 Alcance
4.7.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION CRONOGRAMA 2015 JUL AGO SEP OCT NOV DIC 2016 2017 2018 2019 2020 2021 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación. 4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL 4.8.1 Objetivo 4.8.2 Justificación 4.8.3 Alcance
4.8.4 Cronograma No. ACTIVIDADES PROGRAMA ESPECIFICO: AUDITORIA Y CONTROL CRONOGRAMA 2015 2016 JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 Planificación. 2 Identificación de las necesidades. 3 Identificación de los recursos existentes. 4 Recopilación y análisis de información. 5 Prueba piloto. 6 Desarrollo y consolidación. 7 Elaboración de instrumentos de evaluación. 8 Aplicación de instrumentos de evaluación. 9 Registro y análisis de indicadores. 10 Acciones de mejora y retroalimentación.
5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI
6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001 4 Certificado SC 2120-1 con fecha de vigencia hasta 19/MAR/2016 otorgado por ICONTEC - IQNET para la CCC.
7 ANEXOS 7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC 7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD 7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD 7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD
8 BIBLIOGRAFIA
No. CODIGO AREA DEPENDENCIA 1 1-100 PRESIDENCIA EJECUTIVA 2 1-130 SECRETARIA GENERAL PERSONA(S) ENTREVISTADA(S) RUBIELA CEBALLOS, NORAPEREZ LUZ MARY HERNANDEZ, LINA PEÑARANDA CARGO(S) FECHA HORA INICIAL HORA FINAL ASISTENTE, ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30 PROFESIONAL JURIDICO, 25-nov 08:30 09:30 ASISTENTE JURIDICA ANEXO 1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES Utilizar las herramientas de office, no se utilizan control de cambios, refuerzo en capacitación de mercurio. Plantillas Proformas listas para los documentos. automatizadas para la elaboración de contratos y convenios. Manejo completo del mercurio 3 1-110 COMUNICACIONES ASISTENTE, ASISTENTE MYRIAM GOMEZ, INGRID COMUNICACIONES Y REDES SANCHEZ, EFRAIN 25-nov 09:30 10:30 SOCIALES, ASESOR DE VASQUEZ COMUNICACIONES. No todos los afiliados pueden tener acceso a la información. Los empresarios no están capacitados. Se va construir una revista. Falta unificar las bases de datos que manejan las demás gerencias. Las redes sociales no están parametrizados, Emite toda la información oficial de la CCC Redes sociales. Mensualmente sale un registro de esta información; otra parte entra a gestión de calidad. Las herramientas tecnológicas están dadas. Se pagan servicios adicionales por redes sociales. Manual de marca en construcción para dic de 2014. Manual de imagen corporativa esta en proceso dinámico de cambios. Se guarda copia de todas las piezas publicitarias. Se utiliza en un 50% el mercurio. No se tiene acceso a la información que se digitalizo y que se encuentra en la biblioteca. No hay copia de seguridad con el servidor de piezas y redes. 4 1-250 TESORERIA MIREYA OROZCO, JOHANA AYALA PROF. SENIOR, AUXILIAR DE TESORERIA 25-nov 10:30 11:30 Mercurio tiene pero no maneja las alertas. El mercurio es una herramienta que se utiliza constantemente. Se manejan físicamente los ingresos, reembolsos de cajas y comprobantes. Los títulos valores se manejan en caja fuerte, no hay empresa de seguridad que lo maneje. El tiempo es corto para tramitar todos los pagos. Se debe comprobar que el nuevo software JSP7 pueda interactuar con Mercurio. La migración de los datos y la utilización del nuevo ERP puede presentar dificultades para su entendimiento. 5 1-220 PRESUPUESTO LILIANA VELANDIA 6 1-230 COMPRAS 7 1-210 RELACIONES INDUSTRIALES 8 1-240 CONTABILIDAD MARTHA AYALA, JENNY LOPEZ PROF. SENIOR, AUX, DE PRESUPUESTO PROF. SENIOR, ASISTENTE JUNIOR 25-nov 14:00 15:00 25-nov 15:00 16:00 ANDREA ROBAYO, MARIA PROF. SENIOR, PROF. SISO y FERNANDA RAMIREZ, BIENESTAR SOCIAL, AUX. DE 25-nov 16:00 17:00 INGRID BARBOSA. PERSONAL NUBIA VILLAMIZAR, SANDRA CONTRERAS PROF. SENIOR, ASISTENTE JUNIOR 25-nov 17:00 18:00 Solicitar copia de los formatos No se tiene formación completa en diligenciados en presupuesto por parte de programas como Excel, teniendo en cuenta las áreas para verificar dinero que se empezara a trabajar en ambientes presupuestado para la parte de corporativos como en office 365 documentación. El documento electrónico no hace parte de lo estipulado en el nuevo sistema JSP7 Documentos se pueden encontrar duplicados en dos o más expedientes. El SII esta desde marzo de 2014, pero aún esta en Excel. Se presenta en todas las áreas que los documentos del SGC se imprimen, se firman y se digitalizan. Para todas las áreas, MERCURIO debería vincular los correos electrónicos y el web service. La administración documental deberá realizarse en los dos esquemas de trabajo. No se maneja firma electrónica a la fecha. Formularios web. Las transferencias documentales físicas se La CCC deberá cumplir las normas que se realizan mensualmente. darán con la NIIF. Se debe tener en cuenta el acuerdo 002 de 2014 para el expediente de Historia Laboral. Las plantillas, rutas y comentarios establecidos en Mercurio permiten llevar un registro completo de la HL. Administración de la información por el archivo central. Implementar el proceso JSP7 en reemplazo de mercurio, puede generar inconvenientes en el procedimiento. En la actualización de información se deberá realizar para los dos programas Mercurio y JSP7 El funcionamiento de los dos sistemas a la vez. El nombre de la dependencia es Talento Humano. 9 1-420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL XIOMARA BOTIA, VIVIANA PROFESIONAL, CARDENAS, TATIANA PROFESIONAL, ASISTENTE SILVA, PABLO CLAVIJO SENIOR, ASISTENTE 26-nov 08:00 09:00 No se tiene una Base de Datos consolidada. Se requiere una persona o sistema para No se tienen procesos establecidos para el documentar el proceso. área. Se esta construyendo una página para los Trabajo con diferentes programas. No existe una clasificación o seguimiento clúster. Se incluye los convenios en Mercurio. de empresarios. Se esta gestionando un CRM para el área. No se tienen unificados los sistemas o Verificar la cámara de comercio de informes que se requieren para diferentes Bucaramanga con el CRM. asuntos. Se deben formalizar la utilización de las redes sociales como el Whastapp. Solicitar plan de metas por la La ausencia de procesos no permite medir áreas. de forma concreta los resultados. 10 1-400 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL AYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:00 09:30 Conectividad remota es de gran utilidad. Firma digital.
No. CODIGO AREA 11 1-440 DEPENDENCIA COMISION REGIONAL COMPETITIVIDAD DE PERSONA(S) ENTREVISTADA(S) CARGO(S) FECHA HORA INICIAL HORA FINAL AYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:30 10:00 ANEXO 1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES Organización tripartita, gobernación, cámara y alcaldía donde la cámara maneja los recursos. 12 1-430 INTERNACIONALIZACION CAROLINA CABEZA COORDINADORA CICE 26-nov 10:00 11:00 No se tiene una Base de Datos consolidada. Se registran los resultados mas no el contenido de los documentos. No hay seguimiento de afiliados por el servicio. CRM de proexport registra la información adelantada por el área. Adoptar los mimos formatos de calidad que maneja proexport. 13 1-600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS CAROLINA HERNANDEZ, JOHANA CADENA, SHIRLEY, ADRIANA GERENTE, PROFESIONAL 26-nov 11:00 12:00 La documentación se registra en mercurio, sin embargo el gran cumulo de información, lo que no permite hacer la actividad. No se tiene una Base de Datos consolidada. La documentación no esta centralizada en un solo expediente. La clasificación de los documentos se Se debe estudiar dentro del proceso el requiere que sean por proyecto para esta diseño de las rutas. área, por ejemplo que los pagos estén Adoptar los formatos que están identificados para el proyecto. propuestos por las entidades que realizan los proyectos, tratando de colocar todos los formatos en un solo grupo. Se requieren metadatos que identifique los documentos por proyecto y los reúna. Requerimiento de factura electrónica. 14 1-410 EMPRENDIMIENTO GABRIEL SILVA, ANGELINA ROPERO, BLANCA KELIN CONTRERAS PROF. SENIOR, ASISTENTE JUNIOR, PERS. TEMPORAL 26-nov 14:00 15:00 No se tiene una Base de Datos consolidada. Requerimiento de un CRM para el registro de datos que tiene el área. Conocer para que se registra toda la información en el sistema mercurio. Anexos masivos de información, están comprimidos. 15 1-500 GERENCIA OBSERVATORIO CARLOS GAMBOA, CESAR E INFOMEDIACION MUÑOZ, ISABEL RAMIREZ GERENTE, ASISTENTE JUNIOR, TEMPORAL 26-nov 15:00 16:00 Pagina web DataCúcuta. Venta de bases de datos. Realizar la valoración de los documentos que se encuentra en la Biblioteca Pública, correspondiente al Centro de Documentación. Se debe proteger la información de las tendencias. No existe un backup que permita resguardar la información. 16 1-260 SISTEMAS TODO EL GRUPO. ELIZABETH SUAREZ, ANDREA CARDENAS, CAROLINA DUARTE, JENNY SALAZAR, MAYERLY RIVEROS COORDINADORA TIC, ASISTENTE SENIOR, ASISTENTE SENIOR, PROFESIONAL, ING. TEMPORAL 27-nov 10:30 12:00 No se cuenta con un programa de seguridad de la información. El área de TIC no cuenta con el presupuesto suficiente para el desarrollo de sus funciones. Desde la dirección no se da la importancia al proceso de tecnología. No se ha involucrado al área de TIC en la vinculación de los nuevos sistemas que requieren las otras áreas. Siempre debe estar una visita para los casos de éxito. El programa Office 365 ya se instalo, sin embargo no cumplió las expectativas el proveedor. Generar una política de seguridad de la información para la empresa. Docuware es el sistema de digitalización de documentos, esta versión esta en 5 Averiguar sobre el SIPREF 17 1-320 CONTROL INTERNO JUAN AMAYA, ADRIANA AUDITOR INFORMACION DATA) DE (HABEAS 27-nov 07:30 08:30 No se cierran las actividades mensualmente o periódicamente. Control interno se encarga de protección Realizar el programa de Auditoria y de datos. Control. No existen roles claramente definidos. Se tiene un formato estándar para evaluar todos los procesos de la empresa. Se tiene SCCI que fue una adaptación del MECI a las cámaras de comercio. 18 1-310 CALIDAD LEDYS QUINTERO ASESOR ESPECIALIZADO DES. ESTRATEGICO, TEMPORAL 27-nov 08:30 09:30 MERCURIO: Las rutas para las acciones y mejora. Hacer la operación de bajar el archivo al equipo y volverla a subir al programa. No hay algo que avise sobre los comentarios y se pueden pasar con barra espaciadora.
No. CODIGO AREA 19 1-300 20 1-820 21 1-200 DEPENDENCIA GERENCIA DESARROLLO ESTRATEGICO DE CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y PERSONA(S) ENTREVISTADA(S) CARGO(S) FECHA HORA INICIAL HORA FINAL MARICELA CASTILLO GERENTE 27-nov 09:30 10:30 SILVIA ALVAREZ, CRISTIAN GOYENECHE PROFESIONAL, AUXILIAR 27-nov 15:00 16:00 ESPERANZA RANGEL GERENTE 28-nov 11:00 12:00 22 1-270 CINDOCCC TODO EL GRUPO. 26-nov 16:00 18:00 23 1-120 CIECCC 24 1-140 INVEST IN CUCUTA ANEXO 1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES Los comentarios en Mercurio no son tomados en cuenta dentro del desarrollo del proceso. Esta por ser un área de planeación, se necesita que Mercurio ofreciera indicadores cuantitativos, que consolide la información de gestión no solo documental. No hay privacidad de la información, con la búsqueda avanzada. Los temas no han permitido manejar de forma integral los datos, que agilicen los procesos. Mercurio se utiliza para temas de funcionamiento. El soporte de Servisoft (Mercurio) no ha sido el esperado. Los documentos que se tienen en custodia no tiene un tiempo determinado. Docuware y workflow ya no estarán para el tiempo futuro. La migración se debe planear en el tiempo. Los documentos de RNT y reportes de las diferentes estatales no son responsabilidad de la CCC, pero la responsabilidad de los registros si. Trabajar en línea y de manera integrada con los 7 procesos que se ejecutan principalmente. Permite una trazabilidad del proceso. El acceso y consulta a la información es Los archivos de calidad no están clara, aunque se debe fortalecer la centralizados en una sola compartida. actualización de los documentos por parte del personal. El área empezará a trabajar con un CRM Se realiza inscripción de programas a que identificará la trazabilidad del proceso través de las redes sociales, donde se hace de registro, control, seguimiento y a partir de formularios electrónicos para evaluación del personal que ingresa a los las inscripciones. programas. Espacio físico en la biblioteca publica a cargo de comunicaciones. Área conformada cuando se realizaron los temas estratégicos de la entidad, donde rediseñó el organigrama de la CCC. 25 1-700 GERENCIA FORMALIZACION DE EDILMA CORREDOR, GERENTE, ASISTENTE, DISNEY ANGARITA, DORIS ASISTENTE JUNIOR NIÑO 04-feb 08:00 10:00 En los servidores de la CCC se tienen los registros Mercantil, RUP y ESAL. La información de las registros están quedando en diferentes sistemas, unos en Docuware, otros en SII y otros en SIREP. Se debe involucrar la seguridad informática para todos los servicios. Se debe parametrizar las características de las imágenes que envían los usuarios. Imágenes del RUES; los usuarios tienen un token para su verificación. 26 1-800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES GONZALO ARENAS, VIANNEY HERNANDEZ GERENTE, AUXILIAR 27-nov 14:00 15:00 El CRM estará para esta gerencia Hay restricciones de la información a nivel comercial se debe hacer una capacitación Los procesos están afectando por su sobre la información cameral y comercial. demora los procesos. Prioridadesen el sistema depagos y lo que Hay restricciones para el manejo de las BD. se debe dar para cada proceso. En la formación se verificará que es mas rentable. 27 1-810 AFILIADOS OLGA LUCIA OJEDA PROFESIONAL 27-nov 16:00 17:00 Ley 1727 del 11 de julio de 2014. donde se Crear los expedientes para los afiliados en definen nuevos parámetros. Se hacer la Mercurio. averiguación correspondiente.
No. CODIGO AREA 28 1-830 DEPENDENCIA CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACION PERSONA(S) ENTREVISTADA(S) INGRID MARTINEZ RINCON, YULI GARCIA CARGO(S) FECHA HORA INICIAL HORA FINAL DIRECTORA, TEMPORAL 27-nov 17:00 18:00 29 1-840 LOGISTICA NORA PEREZ ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30 ANEXO 1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES Arbitraje y conciliación funciona como un juzgado, del cual se paga. La firma de los documentos por parte de los tribunales. Posibilidad de tener licencias de mercurio Los expedientes físicos no se encuentran para los árbitros. foliados correctamente. El centro forma a árbitros y conciliadores. Los correos electrónicos no están quedando en Mercurio. Se necesita incluir a los abogados externos o actores independientes en Mercurio.
DESCRIPCION PROGRAMAS ESPECIFICOS Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales. Programa de gestión de documentos electrónicos. Programa de archivos descentralizados. Programa de reprografía. Programa de documentos especiales. Plan institucional de capacitación. Programa de auditoria y control. ARMONIZACION DEL PGD CON MECI Armonización con el modelo de C.I para la CCC. Armonización con el modelo de C.I Confecamaras. TIEMPO S T E I E I E I E I E I E I E I E I T E I E I ANEXO 2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC FASE 1 FASE 2 FASE 3 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 OBSERVACIONES Cada programa será elaborado e implementado en su propio tiempo y de manera simultanea si así se requiere. Los recursos presupuestados por la CCC para cada uno de éstos, deberán ser estimados para su logro individual. Modelo que será elaborado e implementado en el tiempo establecido; sin embargo estará en constante evaluación y mejoramiento.
DESCRIPCION ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001 Armonización con el modelo SGC para la CCC. Armonización con los procesos estratégicos. Armonización con los procesos misionales. Armonización con los procesos administrativos. Armonización con los procesos de evaluación. TIEMPO S T E I E I E I E I E I ANEXO 2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC FASE 1 FASE 2 FASE 3 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 OBSERVACIONES Modelo que será elaborado e implementado en el tiempo establecido. Se rediseñará y evaluará simultáneamente con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). CONVENCIONES: T = Tiempo total para la Elaboración e Implementación. E = Tiempo para la elaboración. I = Tiempo para Implementación. S1 = Semestre 1
MAPA DE PROCESOS REQUISITOS DEL CLIENTE / NORMATIVOS Misionales Gerenciales Soporte ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS (GP) DESARROLLO ESTRATEGICO (DE) OBSERVATORIO ECONÓMICO E INFOMEDIACIÓN (OI) GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (AF) FORMALIZACIÓN (FO) REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL (RI) COMPETITIVIDAD (CM) COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA (CP) SERVICIOS EMPRESARIALES (SE) CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Evaluación CONTROL INTERNO (CI) A V P H