SIIGO Pyme Elaboración Recibos de Caja Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es un Recibo de Caja? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar un Recibo de Caja? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar un Recibo de Caja? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Recibo de Caja?
Presentación Este instructivo es una guía para explicar al lector el proceso de recaudo en una compañía mediante la elaboración de recibos de caja y su correspondiente tipo de contabilización.
ELABORACIÓN RECIBOS DE CAJA Qué es un Recibo de Caja? Un Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Este documento contabiliza un debito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con el concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los anticipos, abonos o pagos que realizan los clientes a la empresa por conceptos diferentes de ventas al contado. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar un Recibo de Caja? Para elaborar un Recibo de Caja se debe conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Recibo a utilizar de los definidos en el programa (Ejemplo. R 001 / R 002). Conocer la fecha correspondiente en que se causara el ingreso de dinero. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero Confirmar el tipo de contabilización a realizar (Pago, Abono o Anticipo). En SIIGO se utiliza el Documento Tipo R como Recibo de Caja, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos. Cuál es la Ruta para Elaborar un Recibo de Caja? Para elaborar un Recibo de Caja se debe ingresar a la ruta: Documentos Recibo de Caja.
Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Recibo de Caja? Al momento de elaborar un Recibo de Caja el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Recibo a elaborar: Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:
Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Cuenta: El sistema trae automáticamente la cuenta contable digitada en la definición del documento en el campo, de igual forma este dato puede ser modificado cambiando o creando la cuenta contable al momento de elaborar el documento Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos
Documento Cruce: En caso que se vaya a realizar el recaudo de una sola factura y se conozca el número del documento se digita la información en estos campos En caso de no tener los datos de la factura a cancelar, o cuando el tipo de contabilización será un anticipo la ventada de documento cruce se pasa con enter. NOTA: En caso de haber digitado el Tipo y Número de Factura de Venta el programa traerá los siguientes datos pasando con enter. Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la
Sucursal: Este campo se habilitara únicamente si el tercero en su apertura se marcó que maneja sucursales Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación Zona: El sistema trae en forma automática la zona que se asignó a ese vendedor en su creación Saldo en Cartera: El sistema muestra el valor que el tercero (Cliente) le debe a la empresa
SIIGO en el recibo de caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: 1. Contabilización Tipo A 2. Contabilización Tipo O 1. Contabilización Tipo A: La contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar. Se puede realizar la búsqueda de las facturas de dos formas diferentes a. Si se quieren conocer todas las facturas pendientes de cancelar se puede hacer con el icono que se habilita en la parte superior de la ventana. Allí se puede seleccionar una o varias facturas que se quieran cancelar y se graba con la tecla de función F1 o el icono.
b. Dar enter para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte del cliente. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente. En cada una de las facturas que trae el sistema al dar enter, en la parte inferior el sistema habilita un dato informativo con la cifra de los Días de Elaborada y Vencida la factura. Cada vez que se da enter va mostrando una factura más, hasta mostrar todas las facturas pendientes por cancelar luego. Al terminar el sistema muestra el mensaje: No hay más facturas Pendientes
Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra sin contabilizarla, ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas. 2. Contabilización Tipo O: La contabilización Tipo O aplica con o sin el Módulo de Cuentas por Cobrar. Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos, anticipos, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con el ícono F3 (Búsqueda numérica). o con las teclas de función F2 (Búsqueda Alfabética) Anticipos: Para realizar la contabilización de un anticipo es necesario manejar la Contabilización Tipo O y utilizar la cuenta contable creada con anterioridad y asociada a una forma de pago denominada Anticipo Clientes Quedará de la siguiente forma una combinación de Contabilización Tipo A (Abono) primer registro y Contabilización Tipo O (Otro) segundo registro
En el detalle del documento NO se debe incluir la cuenta de caja el sistema la toma del encabezado del documento para realizar la contabilización del documento, en caso de incluir la cuenta de caja con el movimiento Debito, el sistema al momento de grabar el documento indicara que se encuentra descuadrado. AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS FACTURAS O CUENTAS CONTABLES, EL RECIBO DE CAJA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CONEL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta si el documento está correcto
El programa traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo. De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento se puede enviar a vista preliminar, impresora o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.