MODULO DE FACTURACION DE VENTAS

MODULO DE FACTURACION DE VENTAS Manual del Usuario Página 1

Tabla De Contenido Introducción... 4 1. Modulo de Facturación De Venta... 5 2. Menú Administración... 5 2.1 Menú Tablas Básicas... 6 2.1.1 Menú Bancos... 6 2.1.2 Menú Ubicación Geográfica... 7 2.1.3 Menú Zonas... 9 2.1.4 Menú Directorio Nits... 10 2.1.5 Menú Vendedores... 12 2.1.6 Menú Formas D e Pago... 13 2.1.7 Menú Tipos Facturas... 15 2.1.8 Menú Línea Referencia... 16 2.1.9 Menú Clases Referencias... 18 2.1.10 Menú Referencias... 20 2.1.11 Menú Marcas Vehículo... 22 2.1.12 Menú Tipos Vehículos... 23 2.1.13 Menú Clases Vehículo... 24 2.1.14 Menú Vehículos... 26 2.1.15 Menú Consultar Referencia... 27 2.1.16 Menú Exportar Excel Nit... 29 2.2 Menú Cambio De Clave... 31 2.3 Menú Auditorio... 31 3 Menú Factura... 32 3.1 Menú Facturar... 33 3.1.1 Menú Nueva Factura... 33 3.1.2 Menú Facturar Ordenes Servicio... 34 3.1.3 Menú Facturar Cotización... 36 3.1.4 Menú Facturar Pedido... 37 Manual del Usuario Página 2

3.2 Menú Devolución... 39 3.3 Menú Edición Ordenes Servicio... 40 3.3.1 Menú Edición Cotización... 41 3.4 Menú Edición Pedido... 43 3.5 Menú Nueva Factura Vehículo... 44 4 Menú Reportes... 46 4.1 Menú Resumen Facturas... 46 4.2 Menú Facturas Por Tipo... 47 4.3 Menú Reporte Devolución Por Fecha... 48 4.4 Menú Historial Vehículo... 50 4.5 Menú Ventas... 52 4.5.1 Menú Referencia... 52 4.5.2 Menú Punto Venta... 53 4.5.3 Menú Vendedor... 55 4.5.4 Menú Clase De Referencia... 56 4.5.5 Menú Costo Clase Referencia... 57 4.6 Menú Procesos... 59 4.6.1 Menú Cierres... 59 4.6.1.1 Menú Cerrar Jornada... 60 4.6.1.2 Menú Cerrar Periodo... 60 4.6.2 Menú Reaperturas... 61 4.6.2.1 Menú Reabrir Jornada... 62 4.6.2.2 Menú Reabrir Mes... 63 Manual del Usuario Página 3

Introducción La Facturación De Ventas es una herramienta que se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario Hoy ante la necesidad de tener información rápida, segura, detallada y con los nuevos desarrollos tecnológicos, surge la tendencia de sistematizar los procesos contables que satisfagan las necesidades en el manejo de los datos que mediante operaciones automáticas, y para cubrir todas estas expectativas surge SINCO El sistema más sencillo, flexible y completo para el manejo de Facturación De Ventas. El manual describe las principales funciones y modo de operación del Sistema Integrado de Facturación De Ventas SINCO. Manual del Usuario Página 4

1. Modulo de Facturación De Venta 2. Menú Administración El menú de ADMINISTRACION, desplegara la ventana que contiene Tablas básicas, Cambio de clave y Auditoria. Manual del Usuario Página 5

2.1 Menú Tablas Básicas Permite configurar inicialmente la información mínima requerida para el adecuado funcionamiento del módulo. 2.1.1 Menú Bancos Le permite crear códigos con los cuales usted pueda identificar los bancos que tenga o que desee registrar Manual del Usuario Página 6

2.1.2 Menú Ubicación Geográfica Si tiene más de un negocio, podrá diligenciar las siguientes casillas, lo cual le permitirá un mayor orden en el cual usted sabrá en que lugares tiene sus demás negocio, para saber a cuales debe crearle facturación. Manual del Usuario Página 7

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2.1.3 Menú Zonas En esta tabla están ya las zonas que manejara, si no llega a manejar algunas zonas pues puede eliminarlas para que no se complique tanto y será de la siguiente forma Puede dar clic sobre la zona que desee eliminar y en la parte inferior de la pantalla en el botón ELIMINAR Manual del Usuario Página 9

2.1.4 Menú Directorio Nits Tiene las diferentes opciones con las que desee buscar los Nits, debe llenar todos los espacios son obligatorios están Nits, Razón Social, Nombre, Apellidos, Orden Impresión, y puede buscar dando clic a las casillas que desee ver la información ya sea clientes, Proveedores, Empleados, Socios y Otros y le da clic en buscar. De clic sobre la casilla que quiera saber más información y de clic en DETALLE. Manual del Usuario Página 10

Y sale la información requerida. Y debe dar clic en el botón de la parte inferior de la imagen GRABAR. Manual del Usuario Página 11

2.1.5 Menú Vendedores Le permite agregar nuevos vendedores de su empresa o negocio Manual del Usuario Página 12

2.1.6 Menú Formas D e Pago Le permite saber detalladamente la forma en que paga y elegir si es Indicador Crédito, Indicador Cheque, Indicador Tarjeta y Días Plazo Manual del Usuario Página 13

2.1.7 Menú Tipos Facturas Manual del Usuario Página 15

2.1.8 Menú Línea Referencia Muestran la información de los artículos, clasificándolos por la línea a la que pertenecen. Se solicita el código de la línea la cual se requiere listar los artículos. Mientras el reporte se genera, aparecerá un mensaje de espera indicando que la información está en proceso. Cuando el reporte se ha generado en su totalidad aparecerá en pantalla o por impresora la información sobre los artículos Manual del Usuario Página 16

2.1.9 Menú Clases Referencias Permite realizar la consulta de los artículos de inventario. Cuando ingresa a esta opción DETALLE solicita una referencia para realizar la consulta. En el momento de digitar esta referencia se debe tener en cuenta que al desplegar la información Modificar Referencia muestra los datos de los artículos cuyas referencias comiencen por los caracteres digitados, por ejemplo: Referencia: 001, en la consulta aparecerá la información de todos los artículos cuya referencia empiece por 001. Manual del Usuario Página 18

2.1.10 Menú Referencias Le permite consultar sus productos o servicios por medio de determinada referencia que pueda registrar en sus referencias debe diligenciar todos los espacios requeridos Manual del Usuario Página 20

2.1.11 Menú Marcas Vehículo Si en la empresa hay diferentes tipos de vehículos de su uso puede registrarlos para que tengan una mejor forma de saber cual tipo de vehículo es el que tienen en uso registrando una marca que los identifique. Manual del Usuario Página 22

2.1.12 Menú Tipos Vehículos Se realizara el registro de un nuevo tipo de vehículo que desee registrar Manual del Usuario Página 23

2.1.13 Menú Clases Vehículo Al dar clic en Clases Vehículo el registro de estos ya creados le mostrara el listado Manual del Usuario Página 24

Donde podrá dar clic encima de la clase vehículo que desea ver y en la parte inferior llamada detalle da clic y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 25

2.1.14 Menú Vehículos Podrá agregar los vehículos que necesite. Dando una especificación de cada vehículo que registre Manual del Usuario Página 26

2.1.15 Menú Consultar Referencia Le permite consultar los artículos según su Referencia o Descripción Manual del Usuario Página 27

2.1.16 Menú Exportar Excel Nit En este menú podrá exportar los datos que desee Ingresando el Nit inicial y el Nit final lo cual generara un formato en Excel dando el reporte sobre el que pertenece el Nit que a digitado Manual del Usuario Página 29

De clic en la pestaña de la parte derecha de la casilla de Inicial y Final y saldrá la siguiente imagen en la cual debe diligenciar: Nit, Razón Social, Nombres y Apellidos, para poder exportar el documento que desee a Excel. Se generara el siguiente formato en Excel Manual del Usuario Página 30

2.2 Menú Cambio De Clave Se le dará un usuario el cual es su documento de identidad usted puede personalizar el cambiando su contraseña. 2.3 Menú Auditoria Permite la revisión o verificación de quien tenga el manejo de la Facturación De Ventas que ha sucedido en el. Y debe digitar las fechas de los días en los cuales desea saber cuáles fueron esos movimientos y quienes los realizaron Manual del Usuario Página 31

3 Menú Factura Manual del Usuario Página 32

3.1 Menú Facturar 3.1.1 Menú Nueva Factura Le permite realizar o registrar una nueva factura cuando usted desee. Manual del Usuario Página 33

3.1.2 Menú Facturar Ordenes Servicio Tiene las opciones de poder facturar individualmente o por grupos de personal Manual del Usuario Página 34

3.1.3 Menú Facturar Cotización Le permite grabar cotizaciones de los productos o servicios de su inventario al registrar dicha cotización debe diligenciar todos los espacios requeridos para que se genere correctamente su factura de cotización y en la parte inferior vera unos botones llamados VERIFICAR el cual su funcionamiento es de verificar si la información que digito esta correcta, GRABAR el cual le grabara su factura de cotización y el botón de CERRAR el cual es para salir de esta aplicación. Manual del Usuario Página 36

3.1.4 Menú Facturar Pedido Al realizar un pedido de su negocio o empresa usted podrá saber cuáles van a ser los gastos de su pedido y registrar el pedido realizado de su producto diligenciando todos los espacios requeridos Manual del Usuario Página 37

3.2 Menú Devolución Registra la devolución total o parcial de una factura de venta o pago Manual del Usuario Página 39

3.3 Menú Edición Ordenes Servicio Cuando ingresa un vehículo le permite apuntar todos los servicios que se le prestaran a ese vehículo Manual del Usuario Página 40

3.3.1 Menú Edición Cotización Permite el registro y edición de cotizaciones a los clientes, y dar el registrro de costos a los clientes Manual del Usuario Página 41

3.4 Menú Edición Pedido Permite el registro y edición de pedidos de los clientes Manual del Usuario Página 43

3.5 Menú Nueva Factura Vehículo Le permite facturar ventas de vehículos teniendo en cuenta la información de cada vehículo Manual del Usuario Página 44

4 Menú Reportes Muestra el resumen de las facturas, reportes de devolución el historial vehículo y ventas deseadas, se le generara el reporte el formato PDF 4.1 Menú Resumen Facturas Le permite observar y enterarse por medio de un reporte que le resume el movimiento realizado dentro de un rango de fechas determinadas que usted digite en las casillas de las FECHAS: INICIAL Y FINAL y también diligenciando el tipo de documento que desea generar el INCIAL y FINAL Manual del Usuario Página 46

Se generara el siguiente reporte 4.2 Menú Facturas Por Tipo Le permite generar el reporte de la facturación por tipo de documento y rango de fechas Manual del Usuario Página 47

Se generara el siguiente reporte 4.3 Menú Reporte Devolución Por Fecha Le permite generar un reporte con las devoluciones registradas en el rango de fechas que usted digite y desee informarse Manual del Usuario Página 48

Se generara el siguiente reporte 4.4 Menú Historial Vehículo Le permite generar en reporte histórico de las ventas asociadas a cada vehículo Manual del Usuario Página 50

Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 51

4.5 Menú Ventas 4.5.1 Menú Referencia Le permite consultar sus productos o servicios por medio de determinada referencia que pueda registrar en sus referencias debe diligenciar todos los espacios requeridos y da clic en el botón de la parte inferior llamado IMPRIMIR Manual del Usuario Página 52

Se generara el siguiente reporte 4.5.2 Menú Punto Venta Le permite generar un reporte sobre los diferentes puntos de venta que usted tiene disponible Manual del Usuario Página 53

Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 54

4.5.3 Menú Vendedor Le permite generar un reporte el cual usted estará enterado las ventas que realizo cada vendedor de su negocio o empresa Manual del Usuario Página 55

Se le generara el siente reporte 4.5.4 Menú Clase De Referencia Le permite saber el producto que se vendió por medio de su determinada referencia. Manual del Usuario Página 56

Se generara el siguiente reporte 4.5.5 Menú Costo Clase Referencia Le permite saber o informarse los diferentes tipos de cobro que tiene cada producto por medio de su referencia Manual del Usuario Página 57

Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 58

4.6 Menú Procesos 4.6.1 Menú Cierres Manual del Usuario Página 59

4.6.1.1 Menú Cerrar Jornada Le permite verificar todos los días el cierre de su jornada de su Facturación De Ventas, debe diligenciar la fecha en la cual desea ver su cierre de jornada y da clic en el botón ACEPTAR 4.6.1.2 Menú Cerrar Periodo Le permite cerrar en determinadas fechas sus registros de Facturación De Ventas, lo cual debe diligenciar las casillas llamadas Año y Mes, para efectuar este cierre de periodo que desee realizar, de clic sobre el botón ACEPTAR lo cual quedara efectuado su cierre Manual del Usuario Página 60

4.6.2 Menú Reaperturas Manual del Usuario Página 61

4.6.2.1 Menú Reabrir Jornada Le permite reabrir una nueva Facturación De Ventas de una jornada en su negocio diligenciando las fechas requeridas en pantalla Manual del Usuario Página 62

4.6.2.2 Menú Reabrir Mes Le permite editar un mes ya cerrado como actual. Lo cual tiene el acceso de modificar de nuevo sus datos o información ya existente Manual del Usuario Página 63