Procedimiento : GF-S4P1-V3 Conciliacion_Financiera 1. CONCILIACIONES DE CARTERA Generar un cronograma de control que garantice los tiempos utilizados para efectuar las respectivas conciliaciones. DOCUMENTOS: Oficio Asesor de Facturación Garantizar el cierre los primeros 5 días calendarios del mes siguiente a facturar. Asesor de Sistemas Consolida la facturación del mes los primeros 7 días en archivos de EXCEL y envía a contabilidad. 4 V Analista Contable Se verifica que cartera suba toda la información de la facturación. (Se verifica por el modulo de cartera generando un estrato de movimiento de cada entidad) Si falta algún contrato se informa al asesor de Cartera para que se suba o se ajuste la información al modulo. Genera el informe de las facturas anuladas en el mes anterior y traslada la información contablemente al periodo de facturación. (Modulo de contabilidad) 6 H Asesor de Cartera Hace cierre de cartera y emite informes definitivos al área de contabilidad. 7 V Analista Contable Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de cartera de cada entidad. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes. 8 A Asesor Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por las personas responsables. (, Asesor de Facturación, Asesor de Cartera y Analista Contable.) DOCUMENTOS: Acta 1 H Almacenista 2. CONCILIACIÓN DE LOS INVENTARIOS Realiza el cierre del mes el primer día calendario del mes siguiente en el modulo de inventarios. Envía el informe de los saldos mensuales del inventario. 3 V Analista de Contabilidad Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de inventarios. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes. 4 A Asesor financiero Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por las personas responsables.(almacenista General, Analista contable y asesor. DOCUMENTOS: Acta
1 H Almacenista 3. CONCILIACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS Realiza el cierre del mes los primeros 5 días calendario del mes siguiente en el modulo de activos una vez generada la depreciación mensual correspondiente. Envía el informe de los saldos mensuales de activos fijos en medio magnetico. 3 V Apoyo profesional contable Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de activos fijos y depreciación. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes. 4 A Apoyo profesional contable Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por las personas responsables. 4. CONCILIACIÓN DE PAGOS 1 H 2 V Apoyo profesional contable Generación informe detallado por proveedores y terceros. DOCUMENTOS: Informe Compara el saldo contable con el saldo generado en el informe de pago. DOCUMENTOS: Ajustes e informe conciliado entre contabilidad y pago 3 V Auxiliar de tesoreria Verifica con el informe conciliado las cuentas que se encuentran en poder del área y/o informes. DOCUMENTOS: Informe de cuentas por recibir 4 A Gestor contable Informe final conciliado de las áreas de tesorería, contabilidad y pagos. DOCUMENTOS: Verifica el visto bueno
Procedimiento : GF-S4P2-V3 Cuentas_Por_Pagar Se realiza una reunión en el primer día hábil de cada mes para verificar que los interventores envíen la certificación correspondiente de personal y contratos de servicios del mes que termina y se procede a oficiar a los interventores que no han enviado la información. DOCUMENTOS: Oficio 2 V 4 V 6 H 7 A 8 V 9 A 10 V 11 V Auxiliar contable Analista Contable Asesora de Presupuesto Auxiliar de Tesorería. Analista de contabilidad Recibe y verifica la factura o documento equivalente que debe contener los siguientes soportes: Certificado de supervisor o interventor del contrato visado por contratación, copia del contrato, certificado de legalización. Si es la primera cuenta se debe anexar el acta de inicio, si es la última se debe anexar acta de inicio, acta de terminación y acta de liquidación. Esto en concordancia a la cláusula de forma de pago del contrato respectivo Si los documentos se encuentran completos procede a dar recibido colocado un sello con su firma, fecha y hora de recibido en la copia de la factura o documento equivalente. Revisión del numero del contrato, que la cuenta se ajuste a la clausula de forma de pago, que corresponda al periodo certificado, que el acta de inicio este de acuerdo al certificado de legalización, que el valor a cobrar coincida con el valor certificado por el interventor o supervisor, que la factura no presente enmendaduras. (Debe resaltar todos los datos comparados) Se elabora la cuenta por pagar (Causación) en el software de Dinámica Gerencial modulo de Pagos y se genera la obligación presupuestal. Recibe la cuenta con todos los soportes y la revisa. (Si encuentra errores la devuelve al auxiliar contable y este al contratista) DOCUMENTOS: Cuentas por Pagar Obligación Presupuestal Procede a realizar la confirmación en el modulo de Pagos si todo se encuentra correctamente presentado. DOCUMENTOS: comprobante de contabilidad cuentas por pagar (Interface Pagos contabilidad) Revisa y firma la obligación presupuestal. Si se ha presentado algún error en la generación de la obligación se corrige en el modulo de presupuesto. Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro. Si se presenta una inconsistencia como la falta de un descuento devuelve a contabilidad para que se corrija el error. Revisa y si se requiere hacer nota debito o crédito las elabora en el modulo de pagos y se adjuntan a la cuenta y se pasa a tesorería. DOCUMENTOS: Nota debito, Nota Crédito 12 V Tesorero 13 V Subgerente 14 H Tesorero 15 A Asesor Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro y remite a la subgerencia Revisa y firma y autoriza el pago de las respectivas cuentas. Realiza el respectivo pago. Analiza al finalizar el mes el estado de las cuentas por pagar y verificación de saldos a través del balance de prueba.
Procedimiento : GF-S4P3-V3 Elaboracion_Informes 2 V Se establecen fechas de cierre para cada subproceso y se monitorean para su cumplimiento. DOCUMENTOS: Oficio Se imprime el balance de prueba y se verifican saldos de las cuentas para buscar posibles errores. 3 A Y Analista Contable De encontrar inconsistencias en el balance de prueba se procede a conciliar la información con el área respectiva. 4 H Analista Contable Se ejecuta el procedimiento de conciliación con Cartera, Presupuesto, Contabilidad y Facturación. Asesor de Presupuesto Tesorero General Concilian información de pagos entre el modulo de tesorería y Presupuesto 6 H Se imprime nuevamente el balance de prueba y se verifican los ajustes del caso. 7 H Se procede a la elaboración de los estados financieros. (Estado de Resultados y Balance General) presentados mensualmente en el comité financiero y gerencia. DOCUMENTOS: Estados s Elaboración de los informes que se realizan trimestralmente. Informe decreto 2193 (Contaduría General, Ministerio de la protección social, secretaria de salud departamental y municipal) DOCUMENTOS: Informes Trimestrales 9 H Se elabora el informe para la Contraloría Municipal el cual se presenta anualmente. DOCUMENTOS: Cuenta Consolidada 10 A Se presentan informes bimensuales a la junta directiva y cada vez que lo soliciten.
Procedimiento : GF-S4P4-V3 Cierre_Contable_Anual Se realiza un cronograma de cierre el cual se comunica a los dueños de los subprocesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Oficio 4 V Responsables de Subprocesos Deben registrar todas las operaciones que correspondan al periodo a cerrar. Listar los resultados del subproceso y comparar con contabilidad. (Presentación de informe jurídico y de contratación). DOCUMENTOS: Acta de Conciliación Informe Jurídico y de Contratación Verificación de las liquidaciones de contratos y procesos jurídicos. DOCUMENTOS: Acta de Conciliación 5 A - Subprocesos Realizar ajustes mediante notas contables. DOCUMENTOS: crédito y Notas Contables Nota debito - Nota 6 V 7 A 9 H Verificación de información del balance de prueba. DOCUMENTOS: Balance de prueba. Si es pertinente elaborar ajustes o reclasificaciones. DOCUMENTOS: Nota debito - Nota crédito y Notas Contables. Ordena el cierre contable a todos los subprocesos. DOCUMENTOS: Oficio Se elaboran estados financieros 10 H 11 H 1 1 Asesor sistemas Impresión de libros oficiales: Documento Se informa a los usuarios que deben salir del sistema de Dinámica para poder ejecutar Backup y cierre. Realizar los Backup (Información contable y financiera del sistema) Entregar al asesor Contable y una copia del Backup realizado. DOCUMENTOS: Copia medio magnético 14 H 15 V En el sistema dinámica gerencial en el modulo contable se ejecuta la opción de cierre definitivo. Verifica que el cierre se efectuó correctamente, si no se restaura la copia de seguridad y se corre nuevamente el cierre. Si se presenta nuevamente inconsistencia el área de sistemas apoya el proceso para ejecutar correctamente el cierre. 16 H Asesor de Sistemas Se genera otro Backup que realiza sistemas para garantizar el cierre realizado. (Una copia a contabilidad)
Procedimiento : GF-S4P5-V2 Cierre_Contable_Mensual Se realiza un cronograma de cierre mensual, el cual se comunica a los líderes de los procesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Cronograma Emitir un oficio dirigido a los interventores para que se remitan las certificaciones del personal durante los últimos 5 días del mes correspondiente. DOCUMENTOS: Oficio 3 V 4 V Apoyo profesional contable Verificar los cierres de almacén al día siguiente del mes que termina. Verifica el cierre de facturación los primeros 5 días del mes siguiente. 5 V Verifica el cierre automático de tesorería el último día del mes 6 V Asesor financiero Verifica el cierre de Presupuesto los 12 primeros días del mes siguiente. 7 V Apoyo profesional contable Verifica el cierre de cartera los 15 primeros días del mes siguiente. Analista Contable 9 V Apoyo profesional 10 H Analista Contable Realiza las conciliaciones con las áreas involucradas entre el 15 y 20 días del mes siguiente. Verifica y seguimiento las cuentas de almacén, mantenimientos, combustibles, vigilancia, aseo, lavado de ropa hospitalarias, recolección de patógenos, dietas alimenticias, arrendamiento de impresoras, suministro de Tornes, internet y comunicaciones con el fin que queden causadas dentro del periodo. (Estas cuentas deben pasar los primeros 3 días del mes siguiente) Se realiza la provisión contable de las cuentas que no llegan a tiempo y se verifica en contratación las cuentas no presentadas. 11 H 12 V Asesor contable Realiza las amortizaciones del mes contable. Se lista el balance de prueba para verificar saldos de cuentas y se realizan los respectivos ajustes. 13 V Subgerente Verifica y valida el cumplimiento de los plazos y el cierre contable 14 A 1 Asesor contable Generación de informes Se cierra el modulo de contabilidad
Procedimiento : GF-S4P6-V3 Elaboracion_Presentacion_Inform es_tributarios 1. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIÓN I.C.A. Planear los recursos para la ejecución del procedimiento. 4 H 5 A 6 H 7 H 8 A 9 H 10 V 11 A 1 1 14 H 1 16 H Auxiliar administrativa (Gestión Financiera) Auxiliar Administrativa (Gestión Financiera) Generar en el sistema dinámica gerencial Informe, Balance de Prueba de la cuenta contable en la cual se agrupan las retenciones hechas por este concepto. DOCUMENTOS: Informes s Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinámica gerencial. DOCUMENTOS: Informe de Impuestos Realizar cruce de información de los informes mencionados. En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones respectivas si es necesario, ó hacer la anotación al margen explicando las diferencias. Diligenciar el formato en borrador de RETEICA expedido por la Tesorería Municipal. DOCUMENTOS: Formato RETEICA Enviar a Revisoría Fiscal para su revisión y firmar Dado el caso de presentar inconsistencia en la información, realizar los ajustes pertinentes. Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para elaboración del formulario de RETEICA definitivo. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA Revisar la información registrada en el formulario de RETEICA. Dado el caso de presentar inconsistencia entregar al Auxiliar Administrativo para corrección. Una vez revisado y aprobado enviar al Revisor Fiscal y Gerencia para firma. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA Recibir del Revisor fiscal y Gerencia el formato debidamente firmado Entregar a Tesorería para elaboración de pago y presentación a la Tesorería Municipal. Recibir de Tesorería copia original del formulario de RETEICA con el respectivo sello del banco. Archivar en la carpeta correspondiente. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA
1 H 4 H 6 A 7 V 9 H 10 H 11 H 1 1 2. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Generar informe financiero, balance de prueba de la cuenta contable en la cual se agrupan las retenciones hechas por este concepto en el sistema dinámica gerencial. DOCUMENTOS: Informe, Balance de Prueba Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinámica gerencial. DOCUMENTOS: Informe de Impuestos Realizar cruce de información de los informes mencionados. En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones respectivas si es necesario, ó hacer la anotación al margen explicando las diferencias. Enviar a revisoría fiscal para su revisión. Dado el caso de presentar inconsistencia en la información, realizar los ajustes pertinentes. Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para registro de firma digital de la gerencia a través de la página web de la DIAN. DOCUMENTOS: Formato Retención en la fuente Informar verbal o telefónicamente al Revisor Fiscal la ejecución de la firma digital de la Gerencia para la firma del Revisor Fiscal. Recibir confirmación de firma por parte del Revisor Fiscal. Realizar vía internet la presentación a la DIAN de la declaración de Retención en la Fuente. Imprimir documento de Retención en la Fuente Recibido por la DIAN. Diligenciar vía Internet los recibos de pago por cada uno de los conceptos e imprimir: Renta, IVA, Timbre Entregar a Tesorería para gestión de pago. 14 H 1 H Recibir de Tesorería original de los recibos de pago con el respectivo stiker y sello del banco. 3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS A GERENCIA Y JUNTA DIRECTIVA Conciliar al cierre de mes los saldos de los registros realizados en los diferentes módulos que alimentan a contabilidad: Tesorería, Cartera, Pagos, Activos Fijos, Inventarios Hospitalarios, Presupuesto, Facturación, Costos 4 H Si en la conciliación se presentan diferencias, generar listados de movimientos de los módulos implicados. DOCUMENTOS: *Informe resumido de cuentas por pagar por edades, *Estado de cartera detallado por edades, *Extractos bancarios, *Costeo de inventario físico Realizar la conciliación de los módulos que presentan diferencias. Una vez conciliadas las diferencias, realizar el cierre contable en el sistema. Generar Estados s en el sistema. DOCUMENTOS: *Balance General, *Estado de Resultados, *Balance de Prueba
6 H 7 H 1 H Imprimir los libros oficiales de contabilidad. DOCUMENTOS: *Libro mayor y balance, *Libro diario, *Libro de inventarios y balance Elaborar informe de Gerencia DOCUMENTOS: *F-GF-16 Facturación de Servicios, *F-GF-15 Balance entre ingresos y costos Totales, F-GF-17 Indicadores s, F-GF-18 Balance General Comparativo, F-GF-14 Estado de la actividad financiera, económica, social y ambiental. Presentación del Informe de Gerencia 4. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Recibir de los entes de control las guías y formatos para la presentación de los informes respectivos: Contaduría General de la Nación (Res. 550 de 2004 Presentación de Informes s 4 H 6 H 7 H 9 H 10 H Ingresar los datos solicitados en los formatos establecidos por los entes de control. Validar la información incluida en los formatos mediante el aplicativo suministrados por los entes de control (Supersalud, contaduría general de la nación, ministerio de protección social). Enviar al Revisor Fiscal en medio impreso la información a enviar a la Contaduría General de la Nación y ministerio de protección social (programa SIHO) para su revisión y firma. DOCUMENTOS: Informe Una vez el Revisor Firma remitir a la Gerencia para firma Enviar informe de la Contaduría General de la Nación a través de la página web del Organismo. Enviar copia de los formatos debidamente firmados a la contraloría municipal y secretaría de salud departamental. En caso del informe para la Supersalud, tramitar la firma digital de la Gerente y el Contador. Una vez firmado enviar a través de la página web de la Supersalud. Enviar los informes de contraloría municipal y secretaría de salud departamental al asesor de control de control interno para su consolidación, validación y envío. 11 V Realizar verificación de los indicadores del procedimiento y analizar los resultados. 12 A Generar las acciones que permitan mejorar continuamente los proceso. resultados del
Procedimiento : GF-S4P7-V3 Reconocimiento Tesorero De acuerdo al presupuesto y a la disponibilidad de recursos programa los pagos por tesorería del mes. Recibir de presupuesto la cuenta por pagar, Obligación presupuestal y los Asesor documentos que la soportan, debidamente firmados por el de Presupuesto Presupuesto. DOCUMENTOS: *Factura o documento equivalente *Contrato, Asesor *Comprobante Entrada de almacén (si es un bien), *Constancia de recibido a Contabilidad satisfacción por parte del supervisor del contrato, *Cuenta por pagar, *Obligación de presupuesto Elaborar Comprobante de Egreso, cheque, autorización de giro electrónico ó solicitud Auxiliar expedición cheque de gerencia según caso y enviar a Tesorero General. Tesorería DOCUMENTOS: *Comprobante de egreso, *Cheque, *Autorización Giro, *Solicitud expedición cheque de Gerencia 4 V Tesorero Asesor Contabi Revisión de documentos. Dado el caso de presentar inconsistencia en la documentación, devolver a la Auxiliar 5 A Administrativa para realizar la gestión pertinente. DOCUMENTOS: Devolución de paquete de la cuenta 6 H 7 H 9 H Tesorero 10 H 11 H 1 Tesorero y subgerente 13 A Auxiliar tesorería 14 H 1 16 V 17 H Tesorero Auxiliar tesorería Auxiliar tesorería Tesorero y subgerente Auxiliar tesorería 18 A tesorero De lo contrario firmar Comprobante de Egreso y cheque, Autorización de giro electrónico ó solicitud expedición cheque de gerencia DOCUMENTOS: Comprobante de egresos, autorización de giro y cheque con documentos soportes Enviar documentos mencionados a Subgerencia para firma. Una vez recibidos los documentos firmados por subgerencia, entregar al beneficiario el Cheque y hacer firmar comprobante de egreso. En caso de requerirse expedición de cheque de gerencia, enviar oficio al banco respectivo. En caso del oficio de autorización de giro, ingresar a la página web del respectivo banco para preparar giro. DOCUMENTOS: Soporte en Formato establecido por la entidad financiera Imprimir formato establecido por la entidad financiera y entregar al Tesorero, junto con el oficio de autorización de giro Entra a la página Web del banco respectivo y aprueba el giro correspondiente. Dado el caso de presentarse rechazo por la página web del banco, verificar información del beneficiario y volver a preparar giro (10). *Cédula o Nit del beneficiario, *Banco del Beneficiario *Clase y No. cuenta del Beneficiario Evidencia pago mediante firma en el documento de Autorización de giro. Enviar copia del comprobante de egreso del pago a Contratación para adjuntar a la carpeta del contrato Realizar verificación del procedimiento y analizar los resultados Generar el informe mensual de los pagos generados y conciliar con contabilidad y presupuesto. Definir los lineamientos a seguir informando al subgerente y modificando los procedimientos o los controles según los resultados obtenidos.