Página: 1 de 5 1. OBJETIVO: Establecer las actividades para el cierre de los proyectos en ejecución de acuerdo al plan de gestión proyecto. 2. ALCANCE: Inicia con la definición alcance cierre proyecto y termina con la aprobación de los entregables y el cierre técnico, financiero, legal y administrativo proyecto. 3. DEFINICIÓN: 4. RESPONSABLE: Directores de área Coordinador PMO - Gerente de Proyecto 5. CONDICIONES: Para el cierre de los proyectos se toma como base el Plan de Pestión Proyecto creado en el procedimiento P-GP-1 Planeación de Proyectos, 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1.Determinar el alcance cierre proyecto El Gerente/Coordinador proyecto determina la relación de cierres necesarios para cada proyecto, que incluyen entre otros: Cierre técnico proyecto (el cual puede incluir cierres parciales por fases de acuerdo con el Plan de Gestión Proyecto.) Cierre financiero con el cliente (aplica para proyectos donde se administran o gestionan recursos cliente). Cierre financiero interno: se refiere al cierre de cuentas por pagar, por cobrar proyecto generado los informes respectivos.
Página: 2 de 5 Cierre legal/administrativo: se refiere a la terminación de contrato con el cliente, terminación de contratos con equipo de proyecto y/u otros proveedores, generación de certificaciones. 6.2.Realizar cierre técnico proyecto El Gerente/Coordinador proyecto garantiza que cada uno de los entregables proyecto se han realizado cumpliendo con los criterios de aceptación, con el cronograma y Plan de Calidad establecido. Efectúa la entrega formal de cada uno de ellos al contratante, dejando constancia de recibido a satisfacción y aceptación final entregable generando el Acta de aceptación y/o consignándolo en actas de seguimiento. El Gerente de Proyecto debe garantizar que el cliente realice la validación de los entregables en todas las instancias internas mismo involucradas en el proyecto y determinadas en el Plan de Calidad cliente. El Gerente/Coordinador proyecto y/o el Coordinador PMO informa al proceso Gestión Financiera y Contable sobre la aprobación final de los entregables proyecto, para que éste proceda con la generación de la factura en los casos en que así lo estime la forma de pago establecida en el contrato. 6.3.Cierre financiero El Gerente/Coordinador proyecto informa al proceso Gestión Financiera y Contable el inicio de la fase de cierre proyecto. En esta etapa se revisan cada uno de los contratos suscritos con terceros para la ejecución proyecto y previo VoBo área ejecutora procede con la liquidación de estos. Para el caso personal vinculado por prestación de servicios, se informa al Proceso Gestión Humana a quien el área ejecutora proyecto entrega un informe detallado de las actividades realizadas por cada una de las personas vinculadas, aprobado por el Gerente/Coordinador proyecto para que çeste sea tomado como insumo para la liquidación de los contratos respectivos. Para aquellos contratos de adquisición de bienes, su liquidación debe contar con el acta de entrega o recibo a satisfacción de los bienes objeto contrato por parte Gerente/Coordinador proyecto; en el caso de presentarse inconvenientes con la entrega de estos no se podrá cerrar el contrato hasta establecer el mecanismo de solución a la situación presentada. Cierre Financiero con el cliente El cierre financiero se realiza cuando la Fundación FES administra recursos financieros proyecto.
Página: 3 de 5 Con base en los informes mensuales de ejecución financiera proyecto y con el reporte contable al cierre proyecto, la Coordinación PMO realiza el informe de cierre financiero al que se le anexan: - Soporte contable de los gastos (facturas o cuentas de cobro) - Registro contable (egreso) - Comprobante de pago (cheque o registro de transacción) En este informe, se relacionan adicionalmente los saldos a favor o en contra, cuyo destino final será definido con el cliente. El informe de cierre financiero es firmado por el Director Administrativo y Financiero y remitido al cliente. Posteriormente, la Dirección Administrativa y Financiera y/o la Coordinación PMO atiende cualquier tipo de aclaración adicional sobre el informe, en procura de lograr la aprobación formal por parte cliente y por ende, la entrega correspondiente paz y salvo. Cierre financiero interno El Asistente Administrativo o Coordinador administrativo de proyectos área y/o el Coordinador PMO revisa que todos los gastos proyecto estén aprobados y definidos dentro presupuesto inicial y que se encuentren registrados en el sistema de información contable. Igualmente, realiza un informe de reporte de gastos y cuentas por pagar proyecto para que sean tenidas en cuenta en el informe financiero final proyecto, e informa al proceso Gestión Financiera y Contable sobre las cuentas por pagar para llegar al valor final de gastos proyecto y cruzar esta información con el sistema contable, con el fin de obtener el saldo definitivo mismo y tomar decisiones al respecto. Se genera el informe final de gastos proyecto. Solamente se podrá cerrar de manera oficial el proyecto al momento de contar con el acta de aprobación de entregables y de liquidación contrato por parte contratante, así como la constancia por parte de los procesos Gestión Administrativa y Gestión Financiera y Contable garantizando que los contratos con proveedores han sido cerrados, que todos los gastos reportados por el proyecto fueron registrados contablemente y el reporte de estado de las cuentas de pagar en caso de existir. 6.4. Cierre administrativo El Gerente Proyecto promueve la reunión de cierre con el cliente en la cual se revisan aspectos generales de la ejecución proyecto, buscando obtener la retroalimentación sobre la intervención de la Fundación FES en el mismo, logrando si
Página: 4 de 5 es posible la relación de las lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento El Gerente Proyecto busca obtener el acta de cierre proyecto. Cierre legal/administrativo interno Se realiza después de realizado el cierre proyecto con el cliente. El Gerente Proyecto asegura que todos los integrantes proyecto entreguen sus productos en medio físico/electrónico según corresponda. El Gerente Proyecto con la persona que asume el rol Asistente Administrativo/Financiero organiza la documentación proyecto, así como la copia electrónica respectiva en cumplimiento de lo establecido en el procedimiento P-GA-4 procedimiento Gestión Documental archivo de gestión, central e histórico El archivo con sus respetivas copias electrónicas se entregan de manera formal a la Dirección Administrativa y Financiera o a quien se designe. De igual manera se realizan las copias de seguridad de los archivos a cargo de cada uno de los integrantes equipo, se cierran las cuentas de correo electrónico (en el caso de que el integrante equipo no continúe con la Fundación DES) Se realiza la entrega de los computadores, equipo de oficina según establezca la Dirección Administrativa y Financiera y/o la Coordinación de Sistemas. 6.5 Realizar ejercicio de lecciones aprendidas Conjuntamente con el equipo trabajo, el Gerente de Proyecto, el Director de Área y/o el Coordinador PMO realiza un ejercicio de identificación de lecciones aprendidas de la gestión proyecto respectivo. Las lecciones aprendidas se formulan según establece el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. 6.6Formular acciones preventivas, correctivas, de mejora y/o lecciones aprendidas. El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente proyecto verifican que el procedimiento se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el
Página: 5 de 5 P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento. 7. ANEXOS: CONTROL DE CAMBIOS: Versión Documento Descripción Cambio Motivo cambio Fecha cambio 1 Creación 14 de Junio de Aprobado por Director Ejecutivo. CONTROL DEL DOCUMENTO: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Nombre: Nombre: Alejandro Varela Villegas Cargo: Directores de Área Coordinador PMO- Equipo de trabajo proceso Cargo: Directores de Área Firma: Firma: Firma: Cargo: Director Ejecutivo.