ÁGINA: 1 DE 5 FECA: 08-06-2010 RESONSABLE: NTC G 1000:2009 MECI 1000:2005 LEGALES: Jefe de la Oficina De Asesoria Jurídica REQUISITOS: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.3, 6.3, 6.4, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 1.1, 2.2, 2.1.4, 2.2.2, 2.3.3, 3.3, 3.3.2 Constitución olítica, Ley 30 de 1.992 y Decretos reglamentarios, Ley 550 de 1999, Ley 734 de 2004, Ley 190 de 1995, Código contencioso Administrativo, Acuerdo No. 004 del 15 de febrero de 2007 por medio del cual se expide el Estatuto General de la Universidad del Atlántico Acuerdos Internos del Consejo Superior y Consejo Académico relacionados con su funcionamiento OBJETIO: Asesorar, asistir y representar a la Universidad del Atlántico en asuntos jurídicos administrativos internos y externos relacionados con las actividades desarrolladas en la Institución. ALCANCE: Este proceso cubre desde la identificación y análisis del contexto normativo hasta la Asesoría y Representación jurídica de la Institución frente a los requerimientos presentados bajo el contexto legal aplicable. UMANOS 1 Jefe de la oficina 3 rofesionales universitarios 1 Técnico Administrativo. 1 Secretaria 8 Asesores Externos RECURSOS: FISICOS Dotación básica escritorios, archivadores, equipos de cómputo, impresoras, Dos software jurídico: Notinet y Lupa jurídica, materiales y suministros. EMISOR ENTRADA ACTIIDADES SALIDA RECETOR EI, lan Acuerdos Superiores y Resoluciones de Rectoria Identificar y analizar el contexto normativo y legal aplicable a la Institución en el desarrollo de su gestión. Normatividad legal aplicable Congreso de la republica, Gobierno Nacional y Distrital Normatividad igente ersonal Interno o Externo Solicitudes de emisión de conceptos jurídicos Derechos de petición Estudiar, analizar y planificar la entrega oportuna de las respuestas de conceptos jurídicos, y derechos de petición. lanificador de respuestas rofesional Universitario Contratistas Despachos Judiciales Ministerio ublico Notificación demandas, acciones de tutela, solicitudes de conciliación Definir estrategias legales en defensa de la institución Directrices jurídicas (constitucional, jurisprudencia, doctrina) a seguir dentro de los procesos judiciales Asesores Externos lan, lan de Acción, Estatutos Solicitar contratación y desarrollo de personal Solicitud de contratación y capacitación y bienestar laboral Recopilar, actualizar y sistematizar las normas de carácter jurídico aplicables a la Universidad del Atlántico. Normograma actualizado Normatividad legal aplicable Gestión umana
ÁGINA: 2 DE 5 FECA: 08-06-2010 y comunidad en general Docencia, Investigación, Extensión y royección Social, Bienestar residencia de la República Ministerio úblico, de acienda, y educación Solicitud de emisión de conceptos Derechos de petición Convenios Solicitud de informes Emitir conceptos de carácter jurídico tanto interno como externo Contestar las peticiones dentro del término establecido en la ley Revisar que los convenios se ajusten a la normatividad legal aplicable Suministrar la información jurídica y documentos requeridos Conceptos jurídicos emitidos eticiones contestadas dentro del termino legal Convenios revisados Informes jurídicos de la Universidad del Atlántico Comunidad en General residencia de la República, Ministerio úblico, de acienda y educación. estratégico Docencia Necesidades de propuestas de elaboración, revisión y aprobación de actos administrativos Citación convocatoria Elaborar, revisar los actos administrativos de la Universidad del Atlántico a fin de que se ajusten a normas existentes Asesorar jurídicamente a los comités de Conciliación, electoral, CIAR de la institución. Actos administrativos Asesorias jurídicas contenida dentro de las actas estratégico Docencia Comunidad en general Recursos contra actos administrativos Sustanciar para decisión del rector (a) los recursos de reposición presentados contra los actos administrativos y/o en la segunda instancia los recursos de apelación interpuestos dentro de los procesos disciplinarios. Actos administrativos por medio del cual se resuelven los recursos Despachos Judiciales Ministerio úblico Notificación de demandas, acciones constitucionales y/o denuncias penales Solicitudes de conciliación Convocatorias conciliación Ejercer la defensa judicial Representación Representar extrajudicialmente a la Institución judicial en todas las etapas del proceso Representación extrajudicial dentro de las audiencias de conciliación. Despachos judiciales Entes de Control Entidades Externas Ministerio úblico Ministerio de la rotección social Junta de calificación de invalidez (Nacional / Regional) Solicitudes de conciliación Solicitudes de revisión del dictamen de invalidez. Representar extrajudicialmente a la Institución Representación dentro del tramite administrativo Ministerio de la rotección social Junta de calificación de invalidez (Nacional / Regional)
ÁGINA: 3 DE 5 FECA: 08-06-2010 Gestión del Talento umano Gestión del Talento umano Contratos de prestación de servicios y/o orden de prestación de servicios ólizas Revisar los contratos y ordenes de prestación de servicios royectar los actos administrativos por medio del cual se aprueban las pólizas. Contratos y ordenes de prestación de servicios revisados Actos administrativos por medio del cual se aprueban las pólizas. Gestión de Bienes, Suministros y Servicios Bienes, Servicios y Suministros Solicitar bienes, suministros y servicios, conforme a las necesidades del proceso Solicitud de bienes, suministros y servicios Gestión de Bienes y Suministros Gestión Documental Documentos y Tabla de Retención Documental Recibir y administrar los archivos de Gestión y Solicitar documentación del archivo central Solicitud y entrega de documentación Gestión Documental Sistema de información jurídico Actualizaciones jurídicas de normas Acuerdos superiores y resoluciones Comparar la información suministrada por el sistema de información jurídico y actualizar el Normograma vigente. Normograma actualizado Ficha técnica de indicadores Medir los indicadores de gestiòn del proceso Informe de análisis de los indicadores de gestiòn de gestiòn del proceso Comunicación de Auditoria programada reparar y presentar la documentación para las auditorias Documentación entregada y auditada Gestión umana Manual de Funciones y Código de Ética Reportar las conductas contrarias al Código Único Disciplinario. Ley 734 de 2002 Informes o quejas de desempeño de los servidores públicos Disciplinario Gestión de la Calidad Informes de auditoria Interna Informe de análisis de los indicadores de gestiòn A Formular e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora resultante de las actividades normales de control, seguimiento y evaluación. lan de mejoramiento del proceso Gestión de la Calidad
ÁGINA: 4 DE 5 FECA: 08-06-2010 DOCUMENTOS SOORTE REGISTROS ARÁMETROS DE SEGUIMIENTO ROCEDIMIENTO procedimiento elaboración y/o revisión de actos administrativos rocedimiento para emitir derechos de petición. rocedimiento para representación extrajudicial rocedimiento representación judicial de la Universidad de Atlantico ante los distintos despachos judiciales rocedimiento para emitir Conceptos Jurídicos Actas, circulares, memorandos, oficios de conciliaciones y procesos judiciales. Informes de gestión jurídica Derechos de petición. Respuesta de los derechos de petición Conceptos jurídicos emitidos. Traslados de los despachos judiciales Solicitudes de asesorias de asuntos jurídicos Fallos judiciales de primera y segunda instancia Auditoria internas Evaluación y revisión etapas del proceso. erificación de cumplimiento de las funciones asignadas. Informes entregados a los entes de control. Normatividad legal e institucional relacionada. TIO INDICADORES DESCRICIÓN er Matriz de Indicadores Instructivo Instructivo que define la metodología para la incorporación de la normatividad externa de la universidad
ÁGINA: 5 DE 5 FECA: 08-06-2010 UNTOS DE CONTROL rogramación de entrega de respuestas e informes Control de la información recibida Informes mensuales de actividades entregados por los contratistas de la Oficina Jurídica que contengan el estado actual de los procesos en los cuales la universidad actúa bien sea como demandante o demandada y las actuaciones detalladas surtidas en ese interregno. Revisión por parte del responsable del proceso de los conceptos jurídicos emitidos, respuestas, contratos y orden de prestación de servicios elaborados. Sellar con hora y fecha de recepción por parte de la Oficina Jurídica los requerimientos legales y solicitudes formales. Diligenciar el Formato de correspondencia que contenga los distintos requerimientos presentados ante la universidad con hora y fecha de recepción por parte del funcionario o contratista que recibe y que queda en conocimiento del asunto. Informe diario de Lupa jurídica de las actuaciones procesales surtidas dentro de los procesos en la cual la Universidad del Atlántico esta dentro de las partes RIESGOS resentación inoportuna de informes érdida de información o documentos soportes Incumplimiento de términos judiciales en respuestas a requerimientos formales presentados ante la universidad. Incumplimiento de términos judiciales en las distintas actuaciones procesales ante la jurisdicción. Conceptos jurídicos errados o inexactos. Asesorías legales no conducentes a la resolución de los problemas de la Institución. Fallas en la elaboración de los distintos contratos realizados por la universidad bien sea con personas naturales o jurídicas. Falta de Unidad de criterio en la emisión de conceptos Jurídicos / Administrativos. Incumplimiento de términos al contestar los derechos de petición.