CÓDIGO Líder del Proceso: Jefe Oficina Asesora de Planeación GC-CR-01 Tipo de Proceso Transversal Objetivo: Orientar los esfuerzos en la generación, explicitación y transmisión del conocimiento de forma eficiente y efectiva que cree y fortalezca las competencias en los colaboradores y potencie el cambio organizacional y social impactando de forma positiva en la prestación de los servicios de salud mejorando los hábitos de vida saludable. Alcance: Abarca desde la planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento hasta la implementación de las acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación. CARACTERIZACIÓN PROVEEDOR ENTRADA (Insumos) ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS (Productos o servicios) USUARIO/BENEFICIARIO 1. Ministerio de Salud 2. Secretaría Distrital de Salud 3, Todos los procesos 1.1 Grupo de estándares de acreditación de Gerencia de la Información y sus criterios 2.1 Directrices distritales y nacionales de comunicaciones 3.1 Estudio y análisis de las investigaciones de la entidad P Planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento Plan de Gerencia de la Información Plan de comunicaciones Plan de trabajo para el desarrollo y despliegue de las investigaciones Plan Institucional de Archivos (PINAR) Todos los procesos de la E.S.E 4. Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá-Archivo de Bogotá 4.1 Normatividad nacional y distrital con relación documental Modelo de Gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional 1. Alcaldía Mayor de Bogotá 2. Proceso de Direccionamiento Estratégico de la E.S.E 1.1 Plan de Desarrollo Distrital para la vigencia 2.1 Plataforma Estratégica de la E.S.E Realizar el Plan de Gestión del proceso Plan Operativo Anual (POA) de Gestión del Conocimiento Todos los procesos de la E.S.E 3. Diferentes Entes nacionales y distritales 3.1 Normatividad nacional y distrital aplicable a la E. S.E Página 1 de 6
1.1 Datos asistenciales y administrativos obtenidos en la ejecución de las actividades de la entidad 1.2 Información generada a partir de la atención en salud intramural y extramural 1.3 Información de la satisfacción de los usuarios, colaboradores y partes interesadas Políticas de operación Lineamientos para el tratamiento y almacenamiento de la información 1. Todos los procesos de la E.S.E 2. Proceso de Gestión de Recursos de la E.S.E 3. ICONTEC 1.4 Información de la gestión de cada área, sede o centro 1.5 Situación actual de la seguridad de la información 1.6 Solicitudes de necesidades de mejora o desarrollo de componentes de un sistema de información Ejecutar las actividades del Plan de Gerencia de la Información Canales o Mecanismos de procesamiento y transmisión oficiales de comunicación de la E.S.E Tablero de indicadores de mando Informe de los RIPS Software o módulo desarrollado y/o contratado a proveedor implementado y con soporte Todos los procesos de la E.S.E 2.1 Medios materiales o físicos de TIC (Servidores, equipos, periféricos, impresoras, escáneres, módems, switches, routers, etc.) Controles de seguridad de la información 3.1 Estándares relacionados al tema (NTC-ISO/IEC 27001 y 27002) H Directrices para la elaboración y emisión de documentos de la estructura documental de la E.S.E 1.1 Oficio o documento externo Constancia de documento recepcionado 1. Entidades-Personas naturales 2. ISO/IEC 2.1 Estándares nacionales e internacionales de gestión de calidad y documental Comunicados oficiales de trámite de documentos Respuesta a peticiones Colaboradores de la E.S.E 3. ICONTEC 3.1 Normas técnicas de estandarización de documentos Desarrollar las etapas del ciclo de la gestión documental de la entidad Directrices para la organización de los documentos creados o recepcionados Usuarios de la E.S.E, terceras personas naturales o jurídicas 4. Todos los procesos de la E.S.E 4.1 Necesidad de crear una unidad de información con datos relevantes para la toma de decisión Directrices para la conservación de documentos en el archivo de gestión Documentos conservados en el archivo central Entes externos reguladores Documento para consulta Documento conservado permanente en medio digital- Documento destruido Página 2 de 6
1. Todos los procesos de la E.S.E 1.1 Necesidades de comunicación 1.2 Información resultado de testimonios y entrevista 1.3 Información de planes, programas, estrategias y acciones de la E.S.E Ejecutar las acciones del Plan de Comunicaciones Campañas institucionales internas y externas, piezas comunicaciones, boletines de prensa, elementos multimedia y cuñas promocionales, artículos de noticias web (Intranet y Página Web) Usuarios de la E.S.E. Colaboradores de la E.S.E Demás Partes interesadas de la entidad (Stakeholders) 1. Todos los procesos de la E.S.E 1.1 Necesidades en investigaciones Implementar estrategias para la producción de nuevas investigaciones y socialización de investigaciones en desarrollo del sector salud Campañas de incentivo para participación activa en concursos, congresos, convocatorias, debates, jornadas, premios, programas, simposios, becas, publicaciones y modelos y consulta de Bases de datos de investigaciones de la Secretaría Distrital de Salud, Todos los procesos 1. Colaboradores de la E.S.E 2. Entidades reguladoras del sector salud, centros de investigación. 3. Todos los procesos de la E.S.E 1.1 Lecciones aprendidas y Experiencia 2.1 Información técnica y científica del sector salud 3.1 Información Institucional Despliegue e implementación del modelo de aprendizaje organizacional Capacitaciones presenciales y virtuales para todos los colaboradores y usuarios Avances en la investigación en salud Todos los colaboradores y usuarios de la E.S.E 1. Colaboradores de la E.S.E 2. Usuarios de la E.S.E Percepción sobre la comunicación institucional respecto a unos criterios definidos Evaluar el impacto de las estrategias y medios de comunicación Informe del nivel de efectividad de la comunicación institucional a nivel interno y externo Todos los procesos de la E.S.E 1. Todos los procesos y dependencias de la ESE. 1.1 Diagnóstico de estado actual de la Cultura Organizacional en la ESE V Gestionar la Cultura Organizacional. Informe de Encuesta de Percepción de la Cultura Organizacional. Plan de Intervención articulado con los demás planes y programas del proceso. Proceso de Gestión para personas Comité de Gerencia, todos los procesos de la ESE. 1. Proceso Seguimiento, evaluación y mejora Evaluar los riesgos del proceso respecto a la 1.1 Mapa de riesgos efectividad de los controles existentes y el plan de Plan de manejo de riesgos con seguimiento manejo establecido Proceso Seguimiento, evaluación y mejora 1. Proceso de Seguimiento, evaluación y mejora 2. Entes que regulan y controlan la entidad 3. Servicio al ciudadano 4. Direccionamiento Estratégico 5. Gestión de Recursos 6. Subgerencias Administrativa y Financiera 7. Demás fuentes contempladas en el procedimiento de gestión para la mejora No conformidades/hallazgos A Implementar acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación Plan de mejoramiento individual o del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Seguimiento evaluación y mejora Página 3 de 6
DEPENDENCIAS O AREAS RELACIONADAS * El área de comunicaciones como encargada del despliegue de la información de la gestión a las partes interesadas. * El área de Archivo que establece los lineamientos para la gestión documental en la entidad * El área de Sistemas como oficina que esta a cargo de los sistemas de información de la E.S.E que apalancan todas las actividades * El área de Planeación desde las líneas del sistema de información geográfico, la investigación, la gestión de la cultura organizacional y el aprendizaje organizacional en coordinación con el área de Talento Humano PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Ver procedimientos relacionados en el botón del proceso que se encuentra en el mapa de procesos de primer nivel en la intranet GUIA DE TRAMITES Solo aplica para procesos misionales REQUISITOS DE LA NORMA RELACIONADOS 1. NTC GP-1000:2009 / NTC - ISO 9001:2008 4,1 Generalidades 4,2,1 Gestión Documental (Generalidades numerales c, d y e) 4,2,3 Control de documentos 4,2,4 Control de registros 5,1 Compromiso de la dirección (Numeral a) 5,5,3 Comunicación interna 7,2,3 Comunicación con los clientes 8,2,3 Seguimiento y medición de los procesos 8,5,2 Acciones correctivas 8,5,3 Acciones preventivas 2. NTC - ISO 14001:2004 4,1 Requisitos generales 4,3,1 Aspectos ambientales 4,4,3 Comunicación 4,4,4 Documentación 4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional 4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias 4,5,3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros 3. NTC - OHSAS 18001:2007 4,1 Requisitos generales 4,4,3 Comunicación, participación y consulta 4,4,3,1 Comunicación 4,4,4 Documentación 4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional 4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias 4,5,3,2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros DOCUMENTOS ASOCIADOS Caracterización de Proceso Firmado Indicadores del proceso Matriz de riesgos Caracterización de productos y servicios Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional Plan Operativo del proceso Normograma Recursos del proceso Activos de Información INTERACCION CON OTROS PROCESOS PROCEDIMIENTOS GENERALES POLITICAS DE OPERACIÓN 4. NTD -SIG 001:2011 4,2,1 Planificación de los procesos (numeral d) 4.2.4 Planeación Documental para el Sistema Integrado de Gestión 4.2.7 Planificación de la comunicación y participación 5,1 Procedimientos documentados y registros en el sistema integrado de gestión 5,2 Controles operacionales del sistema integrado de gestión 5,5 Preparación y respuesta ante emergencias 5,6 Comunicaciones 6,8 Seguimiento y monitoreo de los procesos 6,11 Seguimiento y monitoreo de la seguridad de la información 6,12 Seguimiento y monitoreo de la gestión documental 7,2 Acciones de mejora 7,3 Acciones correctivas 7,4 Acciones preventivas REQUISITOS DEL CLIENTE (Usuario/beneficiario y Cliente Interno) Todos los procesos como proveedores y beneficiarios de las actividades del presente proceso Ver procedimientos generales en el vinculo de qué es el SIG de la intranet Las políticas de operación del proceso están descrita en cada uno de los procedimientos relacionados. Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y servicios de cada proceso Página 4 de 6
Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional Plan Operativo del proceso Normograma Recursos del proceso Activos de Información CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Todos los procesos como proveedores y Las políticas de operación del Ver procedimientos generales en el Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y beneficiarios de las actividades del proceso están descrita en cada uno vinculo de qué es el SIG de la intranet servicios de cada proceso CÓDIGO presente proceso GC-CR-01 de los procedimientos relacionados. Página 5 de 6
Elaboró Revisó Aprobó Nombre(s) y Cargo (s) Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Juan Carlos Mantilla Jefe de la Oficina de Talento Humano Luisa Liliana Cartagena Referente SIGA Leopoldo Sánchez Álzate Profesional Universitario Sistemas Olga Lucía Solano Delgadillo Profesional de Comunicaciones Girlesa Buitrago Referente Aprendizaje Organizacional-GIS Wilian Torres Monrras Analista S.I.G Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Leonardo López Avila Referente de Normalización Sandra Patricia Ome López Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Firmas Página 6 de 6