cüévxáé TwÅ Ç áàütà äé bezta\mtv\ła PROFESORA KATTY BECERRA LAZO Al hablar de administración y su proceso, se establece que su primera etapa, la planificación, consiste en determinar en forma clara y precisa las metas y objetivos a alcanzar, es decir, Fijar el qué hacer. Definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacerlo, qué elementos y condiciones son requeridas para obtener el resultado, vía metas y objetivos, propuesto y cómo se deben combinar estos elementos para conseguir dicho resultado de un modo eficiente, a esta etapa se le denomina organización Organizar es agrupar, determinar y asignar actividades y funciones para lograr las metas y objetivos que conducen al resultado, entregándoles autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones. 1
ORGANIZACÍÓN Organización Es el proceso de determinar las actividades y cargos dentro de la empresa, distribuyéndolos de acuerdo a las mejores relaciones funcionales, definiendo autoridad, responsabilidad y deberes a los individuos para que el esfuerzo colectivo pueda ser aplicado y coordinado eficientemente. Principios Organizaciones Coordinación Se refiera a que el trabajo debe tener canales de comunicación definidos y aplicados. Autoridad y responsabilidad Es la atribución que cada persona recibe dentro de la empresa. La autoridad es el poder de dar órdenes y exigir obediencia, mientras que la responsabilidad es el deber de rendir cuenta por lo hecho, esto quiere decir que la autoridad es delegable, mientras que la responsabilidad es inherente al cargo que se desempeña. Definición: Se refiere a que cada actividad a desarrollar por los individuos debe definirse por escrito y en forma clara. 2
Principios Organizaciones División o especialización del trabajo Se refiere a que toda persona dentro de la empresa debe ocupar un cargo específico, formado este por tareas homogéneas o afines. Unidad de mando Se refiere a que cada persona debe tener un solo jefe del cual recibir órdenes y a quien debe informar y responder por las tareas encomendadas. Delegación y gradación Se refiere a que cada jefe debe saber exactamente quienes son sus subordinados y la autoridad que tiene sobre ellos. El principio de gradación hace referencia a la relación ente jefe y subalterno, mientras que la delegación establece que la autoridad para la toma de decisiones va fluyendo desde los niveles más altos hacia los más bajos de la organización (empresa), todo con el propósito de tomar decisiones efectivas. Las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización. Idalberto Chiavenato Organización formal Es aquella que se encuentra planeada y plasmada en el papel, es decir, está estructurada y definida por la empresa y expresada formalmente a través de un organigrama. Generalmente tiene un carácter técnico, indicando donde está cada persona con respecto los demás y se basa en principios como: la división del trabajo, la delegación de autoridad y la unidad de mando. a Organización informal Es aquella que surge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan diversos cargos en la organización formal de empresa, es decir, son aquellas estructuras de coordinación que surgen entre los miembros de una organización formal y que no han sido explicitadas. Tiene sus orígenes en las Relaciones Humanas y sociales (compañerismo, amistad, deporte, religión y rivalidad entre otros) 3
Herramientas de Organización MANUAL DE ORGANIZACIÓN El manual de organización nos muestra lo que cada persona debe hacer MANUAL DE PROCEDIMIENTO El MANUAL de procedimientos indica como se debe desempeñar el trabajo y la secuencia de actividades para lograr el objetivo, El reglamento interno lo constituyen las normas y leyes propias de la empresa. El organigrama Es una fotografía estática de la empresa que refleja en forma amplia la estructura interna de la organización formal, mostrando la cadena de autoridad y responsabilidad que fluye desde la cúspide de la pirámide organizacional hacia la base de ella, uniendo los cargos y departamentos por líneas de autoridad y staff. Las de autoridad son líneas llenas y reflejan autoridad formal, uniendo a los departamentos y cargos que toman decisiones en la empresa. Las de staff son líneas punteadas o segmentadas y unen a los departamentos y cargos que entregan asesoramientos a los cargos y departamentos formales de la empresa, pero no participan en el proceso de toma de decisiones. 4
Que nos muestra o releja un organigrama? 1 Cada cargo y puesto de trabajo mediante un rectángulo llamado entegrama. 2 La división funcional y departamental con que cuenta la empresa. 3 La relación funcional entre los departamentos 4 Los niveles jerárquicos existentes en la empresa. 5 Las líneas de autoridad y responsabilidad 6 Los canales formales de comunicación 7 La naturaleza lineal o de staff de los departamentos 8 La autoridad y poder. 9 Los jefes de cada grupo de empleados y trabajadores. 10 Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección. Objetivo de un Organigrama Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa de la empresa. Reflejar los cambios organizativos de la empresa. 5
Funciones de un Organigrama 1ra 2da 3era Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación para todas las unidades administrativas de la empresa, al reflejar la estructura organizativa interna de la empresa, más sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura y velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la empresa a través de los manuales de organización. Para el área de la administración de personal: El analista o encargado de personal requiere de este instrumento para realizar los estudios de: Descripción y análisis de cargos. Planes de administración de sueldos y salarios. Apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Tipos de organigrama Según la forma como muestra la estructura: 1ra Analíticos: Son aquellos que suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal ejecutivo. 2da Generales: Son aquellos organigramas que se limitan a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes 3era Suplementarios: Son aquellos que se utilizan para mostrar una unidad de la estructura de la empresa en forma analítica o más detallada, por lo general son un complemento de los analíticos. 6
Tipos de organigrama Según la forma como muestra la estructura A B C D E Organigrama vertical: En este tipo de organigrama cada cargo subordinado a otro se representa por rectángulos en un nivel inferior, ligados al superior por líneas que representan la comunicación, la autoridad y responsabilidad. Las áreas de staff se representan, por lo general, hacia el lado derecho con líneas segmentadas: Organigrama horizontal: Representa los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, solo que ubicando el nivel jerárquico superior a la izquierda, reflejando a los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Por lo general, las áreas de staff son representadas en la parte superior del organigrama con líneas segmentadas Organigrama circular: Formado por un rectángulo central, el que corresponde a la autoridad máxima de la empresa y alrededor de él se trazan rectángulos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización (departamento o sección). En cada rectángulo se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con líneas de autoridad, las que van a representar los canales formales de comunicación, autoridad y responsabilidad. Organigrama escalar: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Este tipo de organigramas no utiliza entegramas para los nombres de las unidades administrativas de la estructura, sino que líneas encima de las cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última. Organigrama mixto: En este tipo de organigramas mezcla en su confección al organigrama vertical, horizontal y circular en uno solo, siendo el más utilizados de todos. Cada organización social (empresa o entidad), utiliza este tipo de organigrama debido alto volumen y complejidad de puestos que tiene bajo su administración y, con ello, busca la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando A 7
B C 8
Gerente General Sub-Gerente General Departamento A D Departamento B E 9