DP-MA-A2-06 1 de 11 MUNICIPIO DE TELLO PLAN DE INCENTIVOS 24
DP-MA-A2-06 2 de 11 1. OBJETIVO Elaborar el Plan de Incentivos con el fin de motivar a los funcionarios de la Administración Municipal, en pro del cumplimiento de los objetivos y metas del plan de desarrollo. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de los funcionarios en cuanto a los incentivos y termina con la evaluación del plan. 3. MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL Artículos del 76 al 85 del Decreto 1227 de 2005 Ley 443 de 1998 y Decreto Reglamentario 1570 de 1998 -Comisión de Personal Ley 909 de 2004 - Empleo Público, Carrera Administrativa y Gerencia Pública Ley 1474 de 21 Decreto 943 del 21 de Mayo de 24
DP-MA-A2-06 3 de 11 4. RESPONSABLE 5. DEFINICIONES Incentivos: Estímulo que se ofrece a una un funcionario de la administración, con el fin de mejorar su desempeño laboral. 6. PROVEEDORES E INSUMOS PROVEEDOR (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Despacho del Alcalde Evaluación de Desempeño Dependencias de la Alcaldía Municipal Presupuesto Alcalde Municipal INSUMOS (ENTRADAS) Plan de Desarrollo Municipal Informe de resultados de las evaluaciones practicadas Informe de necesidades incentivos Disponibilidad presupuestal para incentivos de los funcionarios Lineamientos y directrices para el desarrollo del plan de incentivos
DP-MA-A2-06 4 de 11 7. DETALLE DE ACTIVIDADES No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN (CÓMO, DÓNDE Y CUÁNDO) REGISTROS 1 Identificar las necesidades de incentivos A mediados de enero de cada vigencia, se procede a elaborar un oficio dirigido a los Jefes de Dependencia para solicitar la información de los requerimientos de incentivos de sus funcionarios, mediante el Formato FO1-MA-A2-06 Identificación de Necesidades de incentivos, teniendo en cuenta las funciones y competencias laborales, y el cumplimiento de metas establecidas que apuntan al cumplimiento de los objetivo institucionales. Adicionalmente se debe revisar cada seis (6) meses los informes resultantes de la evaluación de desempeño generado por el Despacho, con el propósito de identificar las debilidades y aspectos a fortalecer en lo referente a los incentivos dados a los funcionarios que laboran para la administración municipal. Oficio remisorio Formato FO1-MA-A2-06 Identificación de Necesidades de incentivos 2 Preparar y entregar información solicitada Proceden a levantar la información sobre las necesidades de incentivos de los funcionarios a cargo, las cuales deben quedar consignadas en el Formato FO1-MA-A2-06 Identificación de Necesidades de Incentivos para remitirlo mediante oficio al Despacho del Alcalde, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. En este formato deben quedar registrados los requerimientos de recreación y actividades lúdicas. Oficio remisorio Formato FO1-MA-A2-06 Identificación de Necesidades de incentivos 3 Elaborar y documentar el Plan de Incentivos El secretario de planeación y, analiza el resultado de la consolidación de necesidades de Incentivos de los funcionarios de la administración municipal. Teniendo en cuenta la información analizada, el secretario de planeación y procede a elaborar el plan de incentivos acorde con lo dispuesto en el decreto 1227 de 2005 en los artículos del 76 al 85, Formato FO2-MA-A2-06 Plan de Incentivos Acta de Reunión
DP-MA-A2-06 5 de 11 diligenciando el Formato FO2-MA-A2-06 Plan de incentivos. En este paso se debe estudiar la viabilidad financiera del plan, teniendo en cuenta el presupuesto asignado para los rubros de Incentivos de los funcionarios. Dicho plan debe ser documentado a más tardar el 30 de Enero de cada vigencia; como evidencia de la elaboración y aprobación del Plan de incentivos, se debe redactar un acta de la reunión. 4 Divulgar el plan de incentivos Una vez aprobado el Plan de incentivos para la vigencia, se debe remitir una copia del mismo a los Jefes de Dependencia para su conocimiento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación del documento. Así mismo, se debe convocar una reunión con los funcionarios de la administración municipal para dar a conocer el contenido del Plan de Incentivos, resolver inquietudes y exigir compromiso para garantizar el aprovechamiento de los recursos invertidos. Como evidencia de la socialización del Plan, se debe diligenciar un registro de asistencia. Oficio Remisorio Registro de Asistencia 5 Preparar actividades del Plan de incentivos Teniendo en cuenta la programación mensual del plan de incentivos, el secretario de planeación y debe gestionar lo pertinente, para asegurar la disponibilidad de los recursos involucrados para proporcionar cada incentivo (logísticos financieros humanos tecnológicos). Cuando se vayan a realizar las diferentes actividades se deben fijar las metas y objetivos que deben lograr los funcionarios para ganar el incentivo. Oficios de Convocatoria 6 Desarrollar el plan de incentivos Se llevan a cabo la entrega de incentivos, teniendo en cuenta la fecha acordada, los objetivos definidos y los recursos involucrados en cada caso. Como evidencia de la asistencia de la entrega de incentivos y de la asistencia de los funcionarios, deberán diligenciar un registro de asistencia y firmar acta de entrega del incentivo. Guías de Incentivos Registros de Asistencia Acta de entrega incentivo
DP-MA-A2-06 6 de 11 7 Aplicar evaluación sobre los incentivos entregados Al finalizar cada entrega de incentivos, el funcionario que asistió deberá diligenciar el Formato FO3-MA-A2-06 Evaluación de satisfacción entrega de incentivos, el cual será suministrado por la Secretaria Ejecutiva a los instructores. Este instrumento tiene como propósito evaluar la calidad del incentivo, medir su impacto y conocer los beneficios percibidos como resultado de la actividad. Formato FO3-MA-A2-06 Evaluación del plan de incentivos Una vez diligenciadas las evaluaciones, deberán ser entregadas a la Secretaria Ejecutiva del Despacho para que se tabulen y se lleven a un registro consolidado. 8 Tabular evaluaciones sobre los incentivos entregados Cada vez que se realice un evento de entrega de incentivos, el secretario de planeación y debe recolectar las evaluaciones aplicadas para procesar y tabular su información, a través del diligenciamiento del Formato FO4-MA-A2-06 Tabla Consolidada de Evaluación de Incentivos. Formato FO4-MA-A2-06 Tabla Consolidada de Evaluación de incentivos 9 Analizar resultados de la evaluación entrega de incentivos El secretario de planeación y deberá evaluar cada tres (3) meses los resultados obtenidos en lo referente a actividades de entrega de incentivos; lo anterior, a través de la revisión de la Tabla Consolidada de Evaluación entrega de incentivos, donde se puede apreciar el impacto y el nivel de satisfacción percibido por los funcionarios que recibieron incentivos. Como resultado de la evaluación de los incentivos entregados, se pueden generar ajustes al Plan de incentivos o se pueden formular acciones correctivas que permitan solucionar los problemas encontrados; se debe diligenciar un acta de reunión para evidenciar el seguimiento realizado por el secretario de planeación y Acta de Reunión
DP-MA-A2-06 7 de 11 10 Elaborar informe anual de incentivos Antes del 30 de Diciembre de cada vigencia, se debe elaborar un Informe Anual para evaluar los resultados obtenidos de la ejecución del Plan de incentivos. Dicho informe debe contener como mínimo la siguiente información: porcentaje de cumplimiento del plan, impacto del Plan, dificultades encontradas y conclusiones. Informe Anual de incentivos Una copia del Informe Anual de incentivos debe ser remitida a los Jefes de Dependencia para que puedan retroalimentar a sus funcionarios. 11 Revisar Informe Anual de Incentivos El secretario de planeación realizará el Informe Anual de incentivos para que se pueda analizar el nivel de ejecución del plan y el nivel de satisfacción obtenido. Como resultado de esta revisión se pueden generar acciones de mejoramiento, las cuales se formulan conforme a las disposiciones contempladas en el Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. Acta de Reunión Como evidencia de la revisión del Informe Anual de incentivos el secretario de planeación y, se debe diligenciar un acta de reunión. 8. CLIENTES Y PRODUCTOS CLIENTE (ENTIDAD, PROCEDIMIENTO, DEPENDENCIA) Funcionarios de la Alcaldía Municipal Alcalde Municipal PRODUCTOS (SALIDAS) Guías de incentivos (Físico y/o Magnéticos) Informe Anual de Incentivos
DP-MA-A2-06 8 de 11 Proveedores o Contratistas Funcionarios de la Alcaldía Municipal Acciones Correctivas y Preventivas Solicitudes, especificaciones y parámetros de contratación Actividades plan de Incentivos No conformidades detectadas 9. REGISTROS GENERADOS Código y/o Nombre del Registro Responsable Cómo conservarlo Dónde conservarlo Tiempo de conservación Qué se hace después Formato FO1-MA-A2-06 Identificación de Necesidades de Incentivos Carpeta de Incentivos Oficios remisorios para solicitud y entrega de información Oficios remitidos a las entidades regionales y nacionales Formato FO2-MA-A2-06 Plan de Incentivos
DP-MA-A2-06 9 de 11 Acta de Reunión de elaboración y aprobación del Plan de Incentivos Oficio Remisorio del Plan de Incentivos Registro de Asistencia a la iniciación del Plan de Incentivos Oficios de convocatoria para las actividades de Incentivos Registros de asistencia a los talleres de eventos de Incentivos Formato F03-MA-A2-06 Evaluación del Plan de Incentivos Formato FO4-MA-A2-06 Tabla Consolidada de Evaluación de Incentivos Acta de Reunión de la
DP-MA-A2-06 10 de 11 revisión periódica de las actividades de Incentivos Informe Anual de Incentivos Acta de Reunión de la revisión del Informe Anual de Incentivos 10. INDICADORES DE GESTIÓN No NOMBRE DEL INDICADOR TIPO (Eficiencia/Eficacia /Efectividad) FÓRMULA 1 Cumplimiento del Plan de incentivos Eficiencia 2 Nivel de Satisfacción Plan de incentivos Efectividad (N. de incentivos dados en el periodo período / Nro. de total de funcionarios) * 100 (N de incentivos calificados satisfactoriamente / N de incentivos entregados)*100 NOTA: La ficha técnica del indicador se anexa al presente documento.
DP-MA-A2-06 11 de 11 11. ELABORÓ Y APROBÓ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO: Planeación Municipal FECHA: 11/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA: 12/12/24 CARGO: Alcalde Municipal FECHA: