Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Registro Académico Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades para el registro de las calificaciones normales de un período académico de los programas de pregrado. Aplica al registro de calificaciones normales del período para estudiantes de programas académicos de pregrado. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 07 de Octubre de 198 del Consejo Superior Manual del para Educación a Distancia y Entornos Virtuales 007 Manual del tutor para Educación a Distancia y Entornos Virtuales 005 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS PRUEBAS DE EVALUACIÓN ACADÉMICA: Se llaman pruebas de evaluación académica las que se realizan en cada período con el objeto de ponderar el trabajo realizado por el estudiante en el proceso enseñanza-aprendizaje. CONSIDERACIONES El estudiante tiene derecho a solicitar al profesor la revisión de la calificación de las pruebas. En caso de considerar que su petición ha sido solucionada injustamente o que la revisión no ha sido atendida por el profesor podrá apelar ante el Consejo de Escuela que ofrece la asignatura o Consejo de Programas. Si este Consejo lo considera justificado, procederá a designar a dos () profesores calificadores para que efectúen la revisión.
Página de 9 CONSIDERACIONES Cuando se solicita revisión de calificación, la calificación definitiva debe ser el promedio de las calificaciones dada por el calificador número uno, el calificador número dos y el profesor de la asignatura en el período regular En cada asignatura el estudiante presentará por lo menos tres (3) pruebas de evaluación así a. Una prueba de comprensión que abarca todo el campo de formación de la asignatura. b. Dos o más pruebas parciales que pueden ser en la modalidad de previos, tareas, quices, ensayos u otras. En todos los programas académicos de pregrado los resultados de las pruebas académicas se calificarán de cero, cero (0.0) a cinco, cero (5.0). La nota mínima aprobatoria para cualquier asignatura es de tres, cero (3.0). El Consejo de Escuela podrá autorizar una prueba supletoria al estudiante que por fuerza mayor no la hubiere podido presentar en la fecha programada. El estudiante deberá presentar la solicitud de prueba dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la prueba parcial. En caso de ser aprobada la solicitud por parte del Consejo de Escuela, la prueba supletoria deberá realizarse en la fecha que acuerden el profesor y el estudiante. Las asignaturas de los programas a distancia incluyen el desarrollo de exámenes opcionales, donde el estudiante puede presentar la evaluación en los siguientes casos: cuando por alguna razón, enfermedad, trabajo o simplemente por su deseo de tener más tiempo, decide presentarlo en la fecha programada para este tipo de evaluación; cuando haya perdido el examen y desee presentarlo de nuevo para mejorar su evaluación; o cuando considere que la nota no le satisface y que podría mejorarla al presentar esta evaluación. Sin embargo, cuando un estudiante decide presentar un examen opcional, la nota obtenida en dicho examen es la nota que se asignará a la evaluación definitiva. Las calificaciones se expresan en unidades y décimas; al realizar los cómputos de las calificaciones las centésimas uno, dos, tres y cuatro no se tienen en cuenta y las centésimas cinco, seis, siete, ocho y nueve se aproximan a la décima superior. Cuando el estudiante no se presente a una prueba de evaluación la calificación será (0,0) o si el profesor desea dejar pendiente esa calificación, seleccionará S (Si) ó N (No) según la opciones del Sistema. El estudiante que desee habilitar una materia debe cumplir los siguientes requisitos: - La materia debe ser habilitable. - Tener una calificación igual o superior a dos.0 en la materia en el semestre en curso. Para el registro de calificaciones de los cursos de vacaciones el sistema estará disponible para la realización de este procedimiento. Nota: para la inclusión de notas del nivel introductorio aplica este procedimiento, pero el Coordinador de cada Sede Regional será el responsable de incluir la nota en el Sistema de Información.
Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Registrar parámetros de evaluación 1. El profesor de la asignatura registra en el Sistema de Información, los parámetros de evaluación de la misma (número de evaluaciones y porcentajes). En el caso de las asignaturas de la modalidad a distancia, se incluyen las fechas de los opcionales. Calendario Académico 1 Registrar calificación de evaluación. Durante el período académico el profesor registra en el Sistema de Información las calificaciones de cada una de las evaluaciones realizadas. Registrar cambios 3. El profesor podrá modificar el registro de la calificación cuantas veces desee. Si desea verificar puede hacerlo el número de veces necesarias, una vez registrada una nueva calificación, el Sistema restringe las modificaciones a la nota inmediatamente anterior(es). 1
Página 4 de 9 1 Ultima evaluación? Si Genera calificación definitiva No 1 Pág 3 4. Con el registro de la calificación de la última evaluación, el Sistema de Información Académico genera la calificación definitiva para cada estudiante de acuerdo a la ponderación registrada por el profesor para cada una de las calificaciones parciales (antes de la habilitación). Finalizado el período de revisión de la calificación definitiva y después de registrar en el Sistema los cambios que se presenten, el Sistema restringe el acceso a esta información y no permite ninguna modificación. Imprime dos actas de calificaciones 5. Después del registro y revisión de la calificación definitiva, el profesor imprime dos actas de calificación Acta de calificación Acta de calificación, Copia de Acta de Calificación Firma y envía actas 6. Firma las actas y las entrega a la Escuela, Coordinador de Programa y/o a la Coordinación Académica para el caso de las Sedes Regionales. Envía copia para control y publica acta 7. El Director de Escuela, Coordinador de Programa y/o el Coordinador Académico para el caso de las Sedes Regionales envía un acta de calificación a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para el control del proceso y la otra la publica a los estudiantes para su información. Director de Escuela Coordinador de Programa Coordinador Académico Sede
Página 5 de 9 Define y publica fecha de habilitación de la asignatura Averigua si puede habilitar Verifica si el estudiante puede habilitar 8. El profesor define y publica la fecha de la habilitación dentro del período establecido en el calendario académico. 9. El estudiante que desee habilitar la asignatura, debe averiguar si cumple con los requisitos exigidos (ver consideraciones), los cuales verifica en la Escuela. NOTA: Las asignaturas de la modalidad a distancia no son habilitables. 10. El profesor verifica que el estudiante si pueda habilitar No Puede? Si Comunica al estudiante Tramita pago en la División Financiera 11. Si el estudiante no puede habilitar el profesor le comunica al estudiante, de lo contrario este procede a cancelar el valor correspondiente a los derechos de habilitación en los lugares establecidos por la División Financiera. División financiera FIN 3
Página 6 de 9 3 Registra pago y genera recibo 1. Se registra el pago y se le expide el correspondiente recibo de pago División financiera Recibo de pago Entrega recibo en la fecha de habilitación 13. El estudiante se presenta en el lugar y fechas señalados para la habilitación de la asignatura con el recibo de pago de derechos de habilitación. Registra calificación y genera calificación definitiva después de habilitación 14. Finalizada la evaluación el profesor registra en el Sistema la calificación de las habilitaciones y el Sistema le genera la calificación definitiva. Verifica calificación 15. Posteriormente el estudiante consulta y verifica su calificación en el Sistema. 4
Página 7 de 9 4 Correcto? Si Pág 8 No Solicita revisión de calificación 16. Si el estudiante no está de acuerdo con la calificación solicita su revisión, según lo establecido en el Reglamento Académico estudiantil de Pregrado. Cambios? No Pág 8 Si Registra cambios 17. Si como resultado de la revisión se produce un cambio en las calificaciones, el profesor lo registra en el Sistema. 5
Página 8 de 9 5 Genera dos actas de calificaciones Acta de Calificación, Copia acta de calificación 18. Después del registro de la calificación, el Sistema genera la calificación definitiva para cada estudiante de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento Académico. Finalizado el período de revisión de la calificación definitiva y registrados en el Sistema los cambios que se presenten, el Sistema restringe el acceso a esta información y no permite ninguna modificación. Al finalizar, el profesor genera a través del Sistema el acta de calificación, en la que aparece la calificación definitiva. Acta de calificación Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. Firma y envía a Escuela 19. El profesor firma las actas y las entrega al Director de Escuela, Coordinación de Programa y/o Coordinación Académica de la Sede. Publica y envía acta de calificación 0. Publica acta para información de los estudiantes y la envía a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Director de Escuela Coordinador de Programa Coordinador Académico de la Sede Archiva Acta para control FIN 1. Archiva acta para control del proceso. Este procedimiento se conecta con el Procedimiento de Generación de Certificados de Notas en Programas Académicos de Pregrado. PAR.17 Funcionario de Registro académico Coordinador Académico de la Sede Procedimiento de Generación de Certificados de Notas en Programas Académicos de Pregrado PAR.17
Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 004 Creación del documento 0 03 Diciembre 03 de 007 Febrero 04 de 011 El Procedimiento de Registro de Calificaciones Normales del Período en Programas Académicos de Pregrado Presencial, código PAR.16, modifica y sustituye al Procedimiento Registro de Calificaciones Normales del Período en Programas Académicos de Pregrado Presencial, código A04.01 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 004 El Procedimiento de Registro de Cursos de Vacaciones en Programas Académicos de Pregrado Presencial código A04.0 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 004 se toma como una consideración de este procedimiento. Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. Cambio en el nombre del documento. Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus Responsables. Se incluye en las consideraciones los exámenes opcionales de las asignaturas pertenecientes a los programas de la modalidad a distancia.