CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO Fecha Código Versión Páginas Abril/ 2014 1.0 1/9 PROCESO: COMPRAS PÚBLICAS PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Actividad Nombre Cargo Fecha Firma Aprobado por: Revisado por: Elaborado por: Ing. Paúl Ayora Ing. Diego Recalde Administrador General Coordinador General Administrativo Abg. Christian Iglesias Experto 2 Ing. Alejandro Flores Ing. Rodmin Echeverría Ing. Dieguis Coba Coordinador General de Planificación Responsable Unidad de Procesos Analista de Procesos
CONTROL DE CAMBIOS Descripción Elaborado por: Aprobado por: PÁGINA: 2/9
ÍNDICE CONTROL DE CAMBIOS... 2 1. DEFINICIONES... 4 2. OBJETIVO... 4 3. ALCANCE... 4 5. BASE LEGAL... 4 6. POLÍTICAS... 5 6.1. POLÍTICAS GENERALES... 5 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO... 6 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO... 6 7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 6 8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS... 9 8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS... 9 8.2 PROCESOS EXTERNOS... 9 9. INDICADORES... 9 10. ANEXOS...10 PÁGINA: 3/9
1. DEFINICIONES Portal de Compras Públicas.- (www.compraspublicas.gob.ec). Es el sistema informático oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Es una herramienta de uso gratuito que facilita el encuentro de la oferta y la demanda entre el sector público y los proveedores del Estado, publicando, agilizando, optimizando y transparentando los procesos de Contratación Pública..- Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones. s.- El rol de administrador de contratos tiene la responsabilidad de la gestión de éste, monitoreo del cumplimiento de los plazos, recepción de conformidad de los bienes y servicios, informe para los pagos, aplicación de multas, cerrar el proceso. 2. OBJETIVO Velar por el fiel cumplimiento a cabalidad y oportuno de lo establecido en el contrato. 3. ALCANCE La administración de contratos abarca todas las obligaciones posteriores a la celebración del contrato entre la Asamblea Nacional y el contratista. La Administración del contrato va desde la suscripción del contrato hasta la finalización, entrega y recepción a entera satisfacción del bien o el servicio. Y en el portal de compras públicas finaliza luego del pago respectivo publicado por el l. 4. RESPONSABLES - Coordinación General Financiera - Coordinación General Administrativa - Coordinación General Jurídica - l 5. BASE LEGAL Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Normativa del sistema de Administración Financiera Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado PÁGINA: 4/9
6. POLÍTICAS 6.1. POLÍTICAS GENERALES La Administración del será responsabilidad absoluta del funcionario designado por la máxima autoridad o su delegado quien velará por el oportuno y cabal cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones. El l velará por el cumplimiento del contrato adoptando las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones respectivas, incluida la ejecución de las garantías de ser el caso. En los contratos de obra, la recepción definitiva procederá una vez transcurrido el plazo previsto en el contrato, que no podrá ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripción del acta de recepción provisional total o de la última recepción provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de éstas. Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva serán suscritas por el contratista y el administrador del contrato. Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. En la liquidación económico contable del contrato se dejará constancia de lo ejecutado, se determinarán los valores recibidos por el contratista, los pendientes de pago o los que deban deducirse o deba devolver por cualquier concepto, aplicando los reajustes correspondientes. Podrá también procederse a las compensaciones a que hubiere lugar. La liquidación final será parte del acta de recepción definitiva. Toda solicitud de pago, con su respectiva liquidación e informe será tramitada a través de la Coordinación General Administrativa quien ordenará el gasto. PÁGINA: 5/9
Coordinación Financiera Coordinación Administrativa (Compras Públicas) Coordinación Jurídica MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO: COMPRAS PÚBLICAS FASE: Administración de s CÓDIGO: VERSIÓN: 2.1 FECHA: Enero 2014 Página: 1 de 1 DOCUMENTOS D1. Solicitud de Pago de anticipo D2. Acta de Recepción de bien o servicio D3. Informe de pago D4. Solicitud de pago COMPRAS PÚBLICAS Administración de s Contractual Post contratación No No 3. Registrar contrato y Garantía en el Portal 4. Anticipo? Si No 8. Recepción del bien o servicio y elaboración de Acta 2 9. A satisfacción? Si 10. Realizar Informe para pago 3 14. Entrega total? Si 15. Cerrar proceso en el Portal 2. Revisión de y autenticación de usuario en el portal 5. Elaborar Solicitud de pago de anticipo 1 7. Registrar en el Portal el Pago 11. Elaborar Solicitud de pago 4 13. Registrar en el Portal el Pago 1. Crear clave a y expediente 6. Verificar y ordenar el gasto (entrega de expediente) 12. Verificar y ordenar el gasto Pago a de bienes y servicios (Anticipo) Pago a de bienes y servicios 7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Crear clave a contrato y expediente 2 Revisión de contrato y autentificación de Recibir documentación contractual y garantías desde la Coordinación Jurídica. Ingresar en el portal los datos de resolución y contrato. Asignar clave, Elaborar notificación y enviar al, registrar en base de datos de control. Entregar clave, contrato y garantías. El expediente original será remitido a la Coordinación General Financiera. Validar su usuario y clave dentro del sistema SOCE. Coordinación General Administrativa/Adquisi ciones PÁGINA: 6/9
usuario en el portal 3 Registrar contrato y garantía en el portal Revisar el contrato y estar claro en todas sus condiciones Subir el contrato y garantías (que se recibe en la etapa contractual) en el sistema SOCE. 4 Anticipo Si (5) Elaborar solicitud de pago anticipo. No (8) Recepción del bien o servicio y elaboración del Acta. 5 Elaborar solicitud de pago de anticipo 6 Verificar y ordenar el gasto 7 Registrar en el portal el pago 8 Recepción del bien o servicio y elaboración de acta Elaborar solicitud de pago de anticipo adjuntando copia del contrato y las garantías originales. Enviar a la Coordinación General Administrativa para ordenar el gasto. La Coordinación General Administrativa recibirá y registrará en su base de datos, luego entregará al responsable del monitoreo de contratos quien verificará la solicitud e informe suscrito por el. Elaborar el memorando correspondiente ordenando el gasto para la suscripción del Coordinador adjuntando los documentos recibidos y remitiéndolos a la Coordinación General Financiera quien una vez realizado el CUR de pagos remitirá al Administrador del una copia del mismo. El CUR de pago remitido por la CGF se publicará en el sistema SOCE. Se procede a la recepción del bien o servicio adquiridos por la Institución, para lo cual se elabora un acta de entrega recepción. De no estar el producto o servicio a satisfacción se elabora un informe haciendo constar el particular para remitirlo a la Coordinación General Jurídica para el procedimiento de post contratación. 9 Satisfacción Si (10) Realizar Informe para el pago. No ( Procedimiento Post contratación) Coordinación General Administrativa PÁGINA: 7/9
10 Realizar informe para pago 11 Elaborar solicitud de pago 12 Verificar y ordenar gasto 13 Registrar en el portal el pago Elaborar el informe donde se deja constancia que el bien o servicio ha sido recibido a entera satisfacción las condiciones del contrato, por lo tanto se recomienda que se proceda con el pago. Elaborar la solicitud para el pago adjuntando el informe, factura y el acta de entrega recepción del bien o servicio recibido a entera satisfacción y publicará en el sistema SOCE para luego enviar a la Coordinación General Administrativa, La Coordinación General Administrativa recibirá y registrará, luego entregará al responsable monitoreo de contratos quien verificará las actas de entrega recepción parcial o definitiva, suscritas por el administrador del contrato y el proveedor del bien o servicio, la factura, solicitud e informe. Elaborará el memorando correspondiente ordenando del gasto para la suscripción del Coordinador General Administrativo, adjuntará los documentos recibidos y los remitirá a la Coordinación General Financiera, quien una vez realizada el CUR de pagos devolverá al una copia del mismo. Escanear el CUR de pago recibido de la Coordinación General Financiera y registrar en el sistema SOCE. 14 Entrega Total? Si (15) Cerrar proceso en el portal. No (8) Recepción del bien o servicio y elaboración del Acta. 15 Cerrar proceso en el portal Dependiendo el plazo y el monto el portal brinda opciones a través de formatos que deberán ser llenados en línea con datos de las etapas cumplidas en el contrato. Cuando se ha cumplido con estos s Coordinación General Administrativa PÁGINA: 8/9
requerimientos luego de subir el CUR de pago, se sube al portal el mismo y se realiza el cierre del proceso. 8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS 8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS Código NAP-CGF-PAG-003.3 NAP-CGA-CP-001-3 Pagos de Bienes y Servicios Post Contracción Nombre 8.2. PROCESOS EXTERNOS Institución Nombre 9. INDICADORES Nombre del Indicador Anticipos Entregados Ejecución de contratos Fórmula de Cálculo #Anticipos entregados # Total de s con anticipo # Anticipo finales # de s Vencidos Responsable del control Compras Compras Frecuencia Mensual Mensual 10. ANEXOS 10.1 Solicitud de pago de anticipo. 10.2. Acta de Recepción del bien o servicio. 10.3. Informe para Pago. 10.4. Solicitud de pago. 10.5 Orden de gasto. PÁGINA: 9/9