VERSIÓN: 3 PÁGINA: 1 de 5 OBJETIVO DEL PROCESO OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN RECURSOS MÉTODOS DE MEJORA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO Realizar una adecuada selección de candidatos, utilizando para ello una serie de técnicas y pruebas que permitan identificar el cumplimiento de los requerimientos definidos para cada perfil, su aptitud para el trabajo y la incidencia del desempeño de sus funciones. - Garantizar la competencia de nuestros colaboradores en beneficio del cliente y la organización Recursos Informáticos (acceso a Internet, Hardware: PC, impresoras), Recursos Físicos (papelería impresa), Instalaciones Físicas, Pruebas Psicotécnicas, Pruebas de Conocimiento, Recursos Humanos Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Indicadores de Gestión. REQUISITOS ISO 9001: 2008 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 6.2.2., 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5, 8.5.3 TABLA DE INDICADORES mbre: Cumplimiento de las Capacitaciones mbre: Índice: (Capacitaciones ejecutadas/ Total de Capacitaciones Programadas) *100 Índice: Meta: 80% Meta: Frecuencia: semestral Frecuencia: Eficacia de las Capacitaciones Promedio de Resultado Obtenido 13 semestral DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual de Funciones. Formato de Entrevista. Formato Registro de Inducción. Diccionario de Habilidades. Pruebas Psicotécnicas. Check List Documentos Requeridos. Evaluación de Perfil de Cargo. Contrato Acuerdo de Confidencialidad Manual de Inducción a Imagen World S.A.S. Planilla de Control de Llegada. Llamado de Atención. Solicitud de Permiso. Programa de Capacitaciones. Formato Registro de Asistencia Formato Evaluación de Eficacia de las Capacitaciones Acta de entrega de dotación. 1 Necesidad de Contratación 2. DESCRIPCIÓN DE ES Requisición del Personal: La Gerencia determina la necesidad de una nueva contratación como resultado de un retiro o la necesidad de crear un nuevo cargo. En este último caso, la Gerencia define el perfil, determinando el nivel de educación, formación, habilidades y experiencia requerida, teniendo en cuenta sus responsabilidades relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones corporativas, la satisfacción del cliente derivada del desarrollo Manual de Funciones Una vez impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su
PÁGINA: 2 de 5 2 3 Perfil Definido Resultados de Entrevista, Pruebas Psicotécnicas, Pruebas de Conocimiento. Diccionario de Habilidades. 2. DESCRIPCIÓN DE ES de sus funciones y demás actividades en la organización. Preselección: El Administrativ o y de realiza la búsqueda de candidatos teniendo en cuenta el perfil de cargo (Ver Manual de Funciones). Posteriormente, se programan entrevistas con la Gerencia y se diligencia el Formato de Entrevista. Posteriormente se aplican las Pruebas Psicotécnicas dependiendo del cargo a ocupar. Selección: de acuerdo a los resultados obtenidos se selecciona al candidato que más se ajuste al perfil. Si algún colaborador no cumple con lo establecido en el perfil se tomaran acciones para lograr alcanzar la competencia necesaria de acuerdo a las disposiciones de la Gerencia. Para las pruebas psicotécnicas se concluirá como resultado favorable cuando el candidato cumpla por lo menos con el 70% de las habilidades definidas en el perfil de cargo (Ver Diccionario de Habilidades). Solicitud de Documentos: En el momento del ingreso se solicita al colaborador : Formato de Entrevista Pruebas Psicotécnicas Candidato seleccionado Psicólogo 4 5 Candidato Seleccionado. Documentos del Colaborador. Solicitud de Examen médico 1. Hoja de Vida. 2. Fotocopia de cédula de ciudadanía. 3. Fotocopia de Libreta militar (cuando aplique). 5. Documentos necesarios para afiliación de cónyuge y de hijos. Adicionalmente, se consultan los antecedentes judiciales del nuevo colaborador a través de la página Web de la policía nacional y se archiva el soporte. Posteriormente, se diligencia el formato Check List Documentos Requeridos con el objetivo de verificar los documentos faltantes y hacer su respectiva recolección. Exámenes Médicos: Se coordinan exámenes médicos de ingreso para evaluar el estado de salud del candidato, dependiendo de los resultados se tomaran las acciones necesarias. Check List Documentos Requeridos Examen Ocupacional de Ingreso 6 Manual de Funciones Evaluación de Perfil de Cargo Adicionalmente se solicitan los documentos requeridos de acuerdo al perfil de cargo y se diligencia el formato Evaluación de Perfil de Cargo. Evaluación de Perfil de Cargo diligenciado Contrato y Acuerdo de Confidencialidad: Se elabora el contrato teniendo en cuenta la siguiente información: 7 Contrato y Acuerdo de Confidencialidad 1. Datos del trabajador. 2. Datos del empleador 3. Tipo de contrato 4. Cargo y funciones a desempeñar. 5. Salario básico. 6. Fecha de Inicio de labores. Contrato Firmado Adicionalmente, Imagen World SAS establece un acuerdo de confidencialidad con los nuevos colaboradores de la organización. 8 Periodo de Prueba Periodo de Prueba: Una vez que ingrese el colaborador, entrará en un Candidato aceptado z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su
PÁGINA: 3 de 5 2. DESCRIPCIÓN DE ES periodo de prueba de 2 meses, durante éste tiempo se verificará su desempeño. Si su desempeño ha sido satisfactorio para la organización, el colaborador continúa; de lo contrario se le informará que no cumplió con los requisitos. 9 Dotación 10 Datos de Empleado Entrega de dotación: una vez se haya cumplido el periodo de prueba se entrega la dotación al colaborador por medio del Acta de Entrega de Dotación. Del mismo modo, en aquellos casos en los que se requiera se entregan los elementos de protección personal para el desempeño de las funciones del cargo. Entrega de Carné y Actualización de datos: el colaborador tramita con el centro de alta tecnología el carné de ingreso a las instalaciones. Adicionalmente, se entrega la Ficha Empleado y Núcleo Familiar para mantener los datos personales y familiares actualizados. Esta ficha se actualiza anualmente a todos los colaboradores de la organización. Acta de Entrega de Dotación Ficha Empleado y Núcleo Familiar. Carne. Colaborador 11 Ficha empleado y Núcleo Familiar Afiliación: El procede a afiliar al colaborador en las diferentes entidades de seguridad social informadas por él o en las cuales él ya se encuentre afiliado. Registros de Afiliación. 12 Información Organizacional Inducción: La Inducción General es realizada por el de se realiza con el objetivo de suministrar la información general de la empresa al nuevo colaborador (Ver Manual de Inducción de Imagen World SAS). En los casos en que se requiera, el apoya la gestión del para el desarrollo de esta actividad. La Inducción Específica la ejecuta el Líder del área, presentando el proceso, los procedimientos y formatos relacionados, y el manual de funciones. Registro de Inducción Como evidencia del ejercicio de inducción se diligencia el registro de inducción. 13 Ingreso de Personal Control de Ingreso de Personal: Todos los días el personal diligencia la Planilla de Control de Llegada, especificando la fecha, el nombre y la hora de llegada con el objetivo de controlar el ingreso del personal. Planilla de Control de Llegada. 14 Incumplimiento Llamados de Atención: En los casos en los que se identifique incumplimiento del horario o de las labores asignadas se le comunicará al colaborar la falta cometida a través de un llamado de atención. Llamado de Atención. 15 Solicitud de Permiso Permisos: Cuando el colaborador requiera un permiso especial se tramitará con la Gerencia General ta: Los permisos que se otorgan se descuentan de las vacaciones. Permiso Otorgado z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su
PÁGINA: 4 de 5 16 Requerimiento de Capacitación 2. DESCRIPCIÓN DE ES Programa de Capacitaciones: Cuando se identifiquen necesidades de formación relacionadas con la competencia del personal y el desempeño de sus funciones, se planificarán las capacitaciones a través del Programa de Capacitaciones. Todas las capacitaciones son previamente autorizadas por la Gerencia. El personal que asista a las capacitaciones internas debe registrarse en el Registro de Asistencia. Programa de Capacitaciones 17 Aprobación de Nómina 18 Seguridad y Salud Ocupacional Semestralmente se evalúan las capacitaciones a través del Evaluación de Eficacia de las Capacitaciones. Formato Liquidación de nómina: Antes de la quincena el contador contabiliza las novedades generadas por el colaborador en la quincena correspondiente. Una vez se realice la liquidación de la nómina se remite al para su aprobación. Recibida la aprobación de la nómina por parte de la Gerencia, el asistente de tesorería y archivo o el auxiliar administrativo se realiza el respectivo pago. Seguridad y Salud Ocupacional: La organización estructura su COPASO y define su Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Pago de Nómina Conformación del Copaso Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Coordinador SIG Contador 19 Liquidación de Nómina Liquidación y Pago de Parafiscales: Una vez realizada la respectiva liquidación de mina se procede a liquidar los pagos de parafiscales. Pago de Parafiscales 20 Finalización de Contrato Retiro del Personal: En el momento en que un colaborador decida retirarse o por alguna razón la Gerencia General tome la decisión de prescindir de los servicios prestados por este, el colaborador debe entregar el carné y todos los elementos suministrados por la empresa para el desarrollo de sus labores. Adicionalmente se coordina el desarrollo de los exámenes de salud ocupacional de retiro. Colaborador retirado z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su
PÁGINA: 5 de 5 3. CONTROL DE CAMBIOS Versión Modificación Fecha 01 Creación del documento 16 de mayo de 02 Se actualiza el líder del proceso 14 de junio de 03 Se modifica el nombre del cargo del de y Archivo por, de acuerdo a las funciones que desarrolla en la organización. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ mbre y Cargo mbre y Cargo mbre y Cargo Coordinador SIG Gestor z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su