CODIGO: OA-SSGG-003-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES TITULO: SERVICIO DE LIMPIEZA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG-003-05 PAG Sede Central SERVICIO DE LIMPIEZA FECHA: 09/08/2005 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento del servicio de limpieza realizado por el Area de Mantenimiento de la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración, tanto el referente a su función cotidiana como el de atención de requerimientos de las unidades orgánicas. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Mantenimiento de la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración y todas las Unidades Orgánicas de la Sede Central usuarias de este servicio. Describe las actividades desde la realización del servicio como tarea cotidiana que realiza el personal de mantenimiento o la atención de un requerimiento de limpieza hasta la conformidad por la Unidad Orgánica usuaria y del encargado del Area de Mantenimiento, para los casos de requerimientos de limpieza. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. 3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY01. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Artículos de limpieza para el Area de Mantenimiento de la Unidad de Servicios para el desarrollo de actividades cotidianas. 4.2. Requerimiento de Limpieza formulado por las Unidades Orgánicas de la Sede Central. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Area de Mantenimiento de la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración. 5.2. Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La distribución del personal de limpieza en el inmueble de la Sede Central, es por pisos y en los inmuebles del Organo de Control Institucional, la Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad de la Dirección Nacional de Prevención y el Centro de Capacitación de Cieneguilla es de una persona de limpieza por inmueble. 6.2. Los artículos de limpieza son solicitados cada mes por el encargado del Area de Mantenimiento a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG, para realizar su programa mensual de limpieza.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG-003-05 PAG Sede Central SERVICIO DE LIMPIEZA FECHA: 09/08/2005 3/11 6.3. La Unidad de Imagen Institucional tiene a su cargo el auditorio, por lo que deberá remitir semanalmente el cronograma de las reuniones programadas a la Unidad de Servicios Generales para que dicha unidad disponga anticipadamente el personal de atención para aseo y ordenamiento. 6.4. El encargado del Area de Mantenimiento actualizará semanalmente su plan mensual de limpieza, con los cronogramas semanales remitidos por la Unidad de Imagen Institucional. 6.5. Los requerimientos de limpieza formulados por las Unidades Orgánicas Usuarias se realizan según formato propuesto Requerimiento de Servicios Generales. 6.6. En el local de la Sede Central del INDECI, tiene cubierta la atención de requerimientos de apoyo de las unidades orgánicas por una o mas personas de limpieza para todo el inmueble. Esta programación es rotativa e inician el servicio cuando acaba el turno de la limpieza cotidiana de la Sede Central. 7. SIGLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional de Logística. 7.2. OA: Oficina de Administración. 7.3. SSGG: Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración. 8. DEFINICIONES 8.1. Inmuebles: Para este proceso se refiere a los locales tanto de la Sede Central como del Organo de Control Institucional, la Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad y el Centro de Capacitación de Cieneguilla. 8.2. Formato requerimiento de servicios generales: Papeleta sobre la que las Unidades Orgánicas usuarias solicitan servicio de mantenimiento, limpieza, traslado, etc de los muebles, inmuebles o equipos a su cargo, también incluye evaluación técnica si es el caso y la conformidad del usuario y la persona que realiza el servicio. 8.3. Plan mensual de limpieza: Programación que realiza el encargado del Area de Mantenimiento mensualmente, en el que asigna el personal, turnos de trabajo en los inmuebles del INDECI, así como el abastecimiento y distribución de los materiales de limpieza. 9. ANEXO Formato Requerimiento de Servicios Generales
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG-003-05 PAG Sede Central SERVICIO DE LIMPIEZA FECHA: 09/08/2005 4/11 10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA MANTENIMIENTO DINALOG / UA SGII MANTENIMIENTO TRANSPORTES MANTENIMIENTO RESPONSABLE ALMACEN GENERAL UII Personal de limpieza DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Una vez al mes envía requerimiento de artículos de limpieza a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. Luego ir al proceso de Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento, el que finaliza con la entrega de los artículos de limpieza, luego ir a la actividad 3. 2. Envía cronograma del uso semanal del auditorio al Area de Mantenimiento de la SSGG de la OA, donde se recibe el cronograma semanal de reuniones que se realizarán en el auditorio, enviado por la Unidad de Imagen Institucional. 3. Elabora el plan mensual de limpieza, considerando el cronograma entregado por la Unidad de Imagen Institucional y el abastecimiento de los artículos de limpieza por la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. 4. Comunica al personal de limpieza los turnos y el inmueble asignado. 5. Semanalmente se entrega los artículos de limpieza al personal. No es para la Sede Va al proceso de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, el que finaliza la entrega de los artículos al encargado del Area de Mantenimiento en cada uno de los inmuebles fuera de la Sede, luego ir a la actividad 6. Si es para la Sede 6. Recibe artículos de limpieza. 7. Realiza labor de limpieza diariamente, en las Unidades Orgánicas y en el turno asignado. Personal No terminó servicio de limpieza diario 8. Supervisa personal y uso de artículos de limpieza. Personal terminó servicio de limpieza diario No existen requerimientos de limpieza, de las Unidades Orgánicas Se da fin al proceso.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG-003-05 PAG Sede Central SERVICIO DE LIMPIEZA FECHA: 09/08/2005 5/11 MANTENIMIENTO UNIDADES ORGANICAS USUARIAS MANTENIMIENTO Personal de limpieza Responsable Personal de limpieza Existen requerimientos de limpieza de las Unidades Orgánicas 9. Recibe requerimiento formulado por la unidad orgánica, el que fue presentado a la OA y derivado a la SSGG para su atención. 10. Revisa plan mensual de limpieza, para verificar disponibilidad de personal. Si existe personal disponible Va a la actividad 12. No existe personal disponible El requerimiento No es urgente Espera disponibilidad de personal, luego ir a la actividad 12, para enviar al personal designado. Si el requerimiento es urgente 11. Coordina con el personal y modifica el plan mensual de limpieza. 12. Decreta sobre requerimiento y lo entrega al personal designado. 13. Recibe requerimiento decretado para que realice el servicio de limpieza. 14. Realiza servicio de limpieza requerido, en la Unidad Orgánica solicitante 15. Firma requerimiento (según formato) en señal de conformidad una vez que el personal de limpieza terminó su labor, también firma la persona que realizó el servicio. 16. Entrega requerimiento con la conformidad del usuario. 17. Recibe, revisa conformidad del servicio y firma. 18. Archiva requerimiento. Dando fin al proceso.
11. DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE LIMPIEZA UNIDADES ORGANICAS USUARIAS DINALOG UA ALMACEN GENERAL TRANSPORTES INDECI OA SSGG LIMPIEZA Personal de Limpieza SGII Inicio 1 Recibe requerimiento 1 Envía requerimiento de artículos de limpieza Memo Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento 2 Recibe cronograma 2 Envía cronograma del uso semanal del Auditorio 3 Elabora plan mensual de limpieza 4 Comunica al personal turnos e inmueble asignado 4 Recibe comunicación, turnos e inmueble 5 Entrega artículos de limpieza a Servicio de Transporte para atender a las Uniidades Orgánicas de la Sede Central No Es para la Sede Central? Si 6 Recibe artículos de limpeza 7 Servicio de limpieza diario a 7 Realiza labor de limpieza diario Personal terminó el servicio de limpieza diario? Si No 8 Supervisa personal y uso de artículos de limpieza 8 Realiza limpieza Existe requerimientos de limpieza de las Unidades Si Orgánicas? No Si Fin 9 Recibe requerimiento en formato α
SERVICIO DE LIMPIEZA UNIDADES ORGANICAS USUARIAS DINALOG UA TRANSPORTES INDECI OA SSGG LIMPIEZA Personal de Limpieza SGII α 10 Revisa plan mensual de limpieza No Existe presonal disponible? Si b Requerimiento es urgente? Si No Disponibilidad de personal 11 Coordina con el personal y modifica plan b 12 Decreta sobre requerimiento y entrega 13 Recibe requerimiento decretado 14 Recibe servicio de limpieza requerido 14 Realiza servicio de limpieza por requerimiento 15 Firma requerimiento 15 Firma requerimiento 17 Recibe, revisa conformidad del servicio y firma 16 Entrega requerimiento Requerimiento atendido 18 Fin
ANEXO
INDECI Oficina de Administración Unidad de Servicios Generales ANEXO REQUERIMIENTO DE SERVICIOS GENERALES SOLICITANTE N Fecha 200 N SERVICIO SOLICITADO (Detalle) REFERENCIA DIRECCION / OFICINA: NOMBRE CARGO UNIDAD ORGANICA ANEXO TELEFONICO SELLO Y FIRMA DEL DIRECTOR O JEFE (AUTORIZA) FIRMA USUARIO SOLICITANTE OFICINA DE ADMINISTRACION (para ser llenado por la OA) 1. RECEPCION DEL REQUERIMIENTO FECHA FIRMA HORA 2. AUTORIZACION DEL JEFE DELA OFICINA DE ADMINISTRACION OBSERVACIONES FIRMA 3. AUTORIZACION DEL JEFE DE SSGG OBSERVACIONES FIRMA
UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Para ser llenado por la Unidad de Servicios Generales (Marque con una x) Servicio de mantenimiento Servicio de apoyo, traslado de cosas Servicio de 1. PROGRAMACION DEL ENCARGADO DEL AREA SERVICIO ASIGNADO A: FECHA DE TERMINO FIRMA / /200 2. REQUIERE EVALUACION TECNICA SI NO EVALUACIÓN TÉCNICA DEL SERVICIO REALIZADO 3. ADQUISICION DE MATERIALES SI NO DESCRIPCION CANTIDAD 4. REQUERIMIENTO ATENDIDO POR (Marque con una x) SSGG EMPRESA EXTERNA 5. FECHA DE ENTREGA DEL SERVICIO / / 200... Firma de Conformidad del Usuario Firma de persona que realizó el servicio o representante de Empresa Externa Firma del del Area