INFORME DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS A PARTIR DEL TABLERO DE MANDO DE LOS INDICADORES DE GESTION VIGENCIA 2015 1. INTRODUCCIÓN El Sistema Integrado de Gestión en el ITFIP está constituido por el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. Estos dos sistemas son compatibles, pero tienen finalidades diferentes y elementos comunes que pueden ser articulados y guardan una relación de complementariedad entre sus propósitos. Una de la funciones del MECI es el seguimiento al desempeño de los procesos que nos informa el cumplimiento de las metas propuestas en un tiempo determinado. Dentro de ese marco del Sistema de Gestión Integral y considerando como una herramienta importante para el procedimiento de Revisión por la Alta Dirección, el informe de Indicadores de los procesos, la oficina de Control Interno como proceso de seguimiento y control, ha realizado un seguimiento periódico a cada uno de ellos para establecer el grado de avance y desempeño en busca de la mejora y cumplimiento de los objetivos. El presente informe de desempeño de los procesos a 30 de Junio de 2015, tiene por objeto, evaluar el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y los planes de acción de los procesos a través del seguimiento y medición de la batería de indicadores, en este documento se consolida de manera general los cálculos del desempeño y se sintetiza el estado actual del sistema; además permite a la Alta Dirección el análisis y toma de decisiones para la mejora continua de los procesos y del Sistema Integrado de Gestión.
2. COMPOSICIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN: Los indicadores de procesos permiten a los servidores incrementar sus capacidades para ejercer control sobre los procesos y funciones, pues de ello se deriva la eficiencia la eficacia y la efectividad, buscando con esto un adecuado sistema integral de calidad que se refiere principalmente a la responsabilidad que tenemos todos con las metas de la institución y el mejoramiento continuo. Los indicadores de gestión se diseñaron basándose en los objetivos de los procesos y del Sistema Integrado de Gestión articulándose con las actividades de los planes de acción, los cuales son evaluados en su desempeño mediante la aplicación de un sistema de medición y evaluación desarrollado por los líderes de los procesos, con un seguimiento semestral a la medición, por parte de la oficina de Control Interno; esta batería está compuesta por 46 indicadores, los cuales están registrados en un tablero de mando con sus respectivas hojas de vida al respecto la mayoría de los procesos, presentan una frecuencia de medición semestral y anual. Los indicadores de gestión resultan del trabajo mancomunado entre los líderes de cada proceso y sus equipos siguiendo la directriz de medirse a través de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. En este sentido cada uno de ellos cuenta con su correspondiente hoja de vida, donde se señala para qué sirve, su fórmula de cálculo, la meta, tendencia esperada, frecuencia de medición, fuente de información, responsable, el objetivo de calidad que lo relaciona y el semáforo que permite evaluar y analizar su comportamiento de acuerdo a la periodicidad especificada para cada uno de ellos. NOTA: la meta propuesta para los indicadores representa una meta anual acumulada, por lo tanto el seguimiento y medición de la misma se realiza de manera periódica (trimestral o semestral) con el fin de identificar los avances parciales a la meta.
3. RESULTADO DE LA REVISIÓN GENERAL DE INDICADORES DE GESTIÓN: El desempeño global de los indicadores reportados y medidos de la Institución ITFIP presento el siguiente comportamiento: Se observó un promedio de 59,3% de avance, con relación a la meta asignada promedio que fue del 68.1%. Con respecto a la medición de los indicadores de una manera más específica tenemos el siguiente resultado por proceso, al comparar la meta señalada con el logro alcanzado.
Para identificar los procesos en la gráfica se codifico de la siguiente forma: PROCESOS ESTRATEGICOS D.E. Direccionamiento Estratégico PROCESOS DE EVALUACION C.I. Control Interno PROCESOS MISIONALES D. Docencia I. Investigación P. Proyección Social R y C Registro y Control Académico PROCESOS DE G.A. Gestión Administrativa e Infraestructura Física G.F. Gestión Financiera S.I.G. Sistema Integrado de Gestión T.H. Talento Humano G.J. Gestión Jurídica S.A. Servicios Académicos y Biblioteca B.U. Bienestar Universitario
PROCESO META % DESEMPEÑO % DE 67,5 152,1 CI 80,0 63,8 D 47,5 48,5 I 43,3 20,1 P 40,0 14,3 RC 76,7 16,7 GA 66,7 80,7 GF 65,0 32,0 SIG 90,0 42,8 TH 88,0 76,6 GJ 43,3 79,7 SA 100 50 BU 77,5 93,8 total promediado 68,1 59,3 En la gráfica anterior para cada uno de los procesos se observa el porcentaje alcanzado por cada uno a corte de 30 de junio de 2015, respecto a la meta propuesta. Al igual que en La tabla 1; se observa que la mayoría de los procesos no han cumplido ni superado la meta siendo normal esta situación en razón que la mayor parte de actividades por desarrollar se encuentran programadas para el segundo semestre de la vigencia. Tabla 1; desempeño de los procesos en función de la meta propuesta
A continuación se presenta un informe estadístico los diferentes indicadores basados en los 13 procesos, según el semáforo de colores establecido donde se muestra la siguiente relación: si el desempeño fue superior a la meta (color verde), si cumplió la meta (color amarillo) y si fue inferior a la meta (color rojo). PROCESO Medición indicadores de gestión proceso TOTAL INDICADORES SUPERIOR A LA META CUMPLIO LA META INFERIOR A LA META Direccionamiento Estratégico 4 2 2 Control Interno 4 1 3 Docencia 5 3 2 Investigación 3 1 2 Proyección Social 3 3 Registro y Control Académico 3 3 Gestión Administrativa e Infraestructura Física 3 2 1 Gestión Financiera 4 1 3 Sistema Integrado de Gestión 3 3 Talento Humano 5 2 1 2 Gestión Jurídica 3 2 1 Servicios Académicos y Biblioteca 2 1 1 Bienestar Universitario 4 2 1 1 TOTAL 46 16 4 26 Porcentaje 100% 35% 9% 57%
En la gráfica siguiente se observan los resultados en porcentaje general, de la medición de los procesos que integran la Institución según el tablero de mando aplicando la herramienta del semáforo Es preciso destacar que los procesos en la vigencias 2015 a corte de 30 de junio, han cumplido y superado la meta en un 50% mientras el 50% faltante ha sido inferior a la misma; observándose un buen desempeño a la fecha de medición, en algunos procesos.
TIPO PROCESO INDICADOR META DEL INDICADOR VALOR DEL INDICADOR CUMPLIMIEN TO METAS TIPO DE INDICADOR ESTRATEGICO Direccionamiento Estratégico Aumento en la suscripción de convenios y alianzas Aumento en el número de Proyectos inscritos en DNP Seguimiento a la planeación operativa de los procesos Mejoramiento de Implementación del software RYCA versión II 10% 42% CUMPLE EFECTIVIDAD 3 13 CUMPLE EFECTIVIDAD 90% 80% NOCUMPLE EFICACIA 70% 53% NOCUMPLE EFECTIVIDAD Efectividad de los informes de las auditorías Internas 80% 50% NOCUMPLE EFECTIVIDAD EVALUACION Control Interno Porcentaje de seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas y de mejora Revisión a la implementación de las acciones de los Mapas de Riesgos incluyendo los riesgos de corrupción Eficacia en la ejecución de actividades de Autocontrol, autogestión y autorregulación 80% 38% NOCUMPLE EFECTIVIDAD 80% 100% CUMPLE EFECTIVIDAD 80% 67% NOCUMPLE EFECTIVIDAD Ampliación de la oferta de programas en pregrado por ciclos propedéuticos 2 1 NOCUMPLE EFECTIVIDAD Ampliación de cobertura en los CERES e IBAGUÉ 15% 39% CUMPLE EFECTIVIDAD MISIONAL Docencia Ampliación de cobertura sede principal espinal 5% 14% CUMPLE EFECTIVIDAD Resultados Pruebas SABER PRO 70% 91% CUMPLE EFECTIVIDAD Avance proceso de Autoevaluación de Programas académicos con fines de acreditación 4 2 NOCUMPLE EFICIENCIA
MISIONAL Investigación Conformación de nuevos semilleros de investigación registrados en Redcolsi Participación de grupos y semilleros en eventos interinstitucionales. Fortalecimiento de la investigativa en la Institución 20% 10% NOCUMPLE EFICIENCIA 10% 17% CUMPLE EFECTIVIDAD 3 1 NOCUMPLE EFECTIVIDAD MISIONAL Proyección Social Aumento en la participación de egresados en el encuentro anual Incremento de convenios realizados con el sector productivo para el desarrollo académico 10% -2% NOCUMPLE EFICIENCIA 10% 8% NOCUMPLE EFECTIVIDAD Fortalecimiento vínculos con egresados 12 1 NOCUMPLE EFICIENCIA MISIONAL Registro y Control Académico Índice de satisfacción del cliente frente a los servicios del proceso Nivel de avance en la digitalización de documentos de deserción Mejoramiento de la información documental a través de la organización de la información 30% 0 NOCUMPLE EFICIENCIA 10 5 NOCUMPLE EFICIENCIA 10 0 NOCUMPLE EFICIENCIA Gestión Administrativa e Infraestructura Física Mantenimiento de la Infraestructura 90% 100% CUMPLE EFICACIA Optimización espacios físicos con proyectos de infraestructura 4 3 NOCUMPLE EFICIENCIA Efectividad de la política Cero Papel 10% 67% CUMPLE EFECTIVIDAD Gestión Financiera Aumento en el nivel de ingresos por recursos propios Índice de ejecución de ingresos presupuestales Índice de Ejecución de gastos presupuestales 12% 20% CUMPLE EFECTIVIDAD 90% 47% NOCUMPLE EFICIENCIA 95% 66% NOCUMPLE EFICIENCIA
Aplicabilidad e impacto en la austeridad del gasto publico 10'% -17% NOCUMPLE EFECTIVIDAD Sistema Integrado de Gestión Porcentaje de ejecución del Plan de Acción en los periodos establecidos Cumplimiento de actividades del proyecto de aprendizaje propuesto para el S.I.G 90% 45% NOCUMPLE EFECTIVIDAD 80% 50% NOCUMPLE EFICACIA Actualización Procesos y Procedimientos 3 1 NOCUMPLE EFICIENCIA Nivel de ejecución del PIC a través de los proyectos de aprendizaje y otras oportunidades externas 100% 36% NOCUMPLE EFECTIVIDAD Talento Humano Aplicación Evaluación del desempeño del personal de Planta y Provisional Nivel de participación de funcionarios en el proceso de inducción y reinducción Cumplimiento del programa de mejoramiento del clima organizacional 100% 100% CUMPLE EFICACIA 70% 81% CUMPLE EFECTIVIDAD 90% 83% NOCUMPLE EFICACIA Fortalecimiento Plan de bienestar e incentivos 80% 83% CUMPLE EFICIENCIA Gestión Jurídica Servicios Académicos y Biblioteca Porcentaje de recuperación de cartera 20% 59% CUMPLE EFICIENCIA Sugerencias, Quejas y Reclamos tramitadas y cerradas Disminución de las S, Q y R con respecto al año anterior Convenios suscritos con entes públicos y privados para uso y optimización de los recursos bibliográficos Implementación de Estrategias para el manejo de recursos bibliográficos 100% 100% CUMPLE EFECTIVIDAD 10% 80% CUMPLE EFECTIVIDAD 1 1 CUMPLE EFECTIVIDAD 2 0 NOCUMPLE EFECTIVIDAD Bienest ar Universi tario Porcentaje de estudiantes beneficiados con estímulos educativos 70% 75% CUMPLE EFECTIVIDAD
Impacto en las actividades de Bienestar Universitario Nivel de satisfacción del programa de Bienestar universitario (salud, deporte y cultura) Conformación de grupos institucionales en diferentes disciplinas deportivas y culturales 2 4 CUMPLE EFECTIVIDAD 40% NOCUMPLE EFECTIVIDAD 8 8 CUMPLE EFICACIA DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS A continuación se presenta el resultado del desempeño de los procesos y su respectiva clasificación en términos de Eficacia, Eficiencia y Efectividad. DESEMPEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN POR TIPO DE PROCESO PROCESOS No. De Indicadores No. De Indicadores que cumplieron la meta % de cumplimiento ESTRATEGICO 4 2 50% MISIONAL 14 4 29% 24 13 54% EVALUACION 4 1 25% TOTAL 46 20 43%
DESEMPEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN POR TIPO DE INDICADOR TIPO No. Indicadores No. de cumplimiento Porcentaje EFECTIVIDAD 27 15 55% EFICACIA 6 3 50% EFICIENCIA 13 2 15% TOTAL 46 20 41%
CONCLUSION Una vez aplicado el sistema de evaluación para medir el desempeño de los procesos a través de indicadores y analizados sus resultados, se puede evidenciar que los objetivos de calidad y los planes de acción de los procesos al corte de 30 de junio en su mayoría han cumplido con las metas propuestas por lo tanto han tenido un desempeño eficaz, eficiente y efectivo. Las metas propuestas para el año en vigencia van en buen camino para su total cumplimiento. ABDON HUMBERTO VERA MURILLO Profesional apoyo S.I.G Revisado por: Ruth Erika Morales Lugo (S.I.G) Aprobado: Comité de Control Interno