PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS Noviembre, 2004
Í N D I C E PÁGINA 1. OBJETIVOS 3 2. LINEAMIENTOS GENERALES 4 3. VOCABULARIO 4 4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS 5 5. FLUJOGRAMA 6 6. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 7 7. ANEXO 1 : TABLA DE CODIFICACIÓN 9 8. ANEXO 2 : CLAVES PARA DISPOSICIÓN FINAL DE REGISTROS 9 9. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 10 2
1. OBJETIVOS Establecer los lineamientos para la identificación de los formatos a utilizar en FONATUR-BMO en la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Establecer los lineamientos para controlar los registros emitidos a partir de la aplicación del SGC en FONATUR-BMO. Asegurar que los registros emitidos a partir de la aplicación del SGC sean mantenidos de forma adecuada evitando su pérdida o daño durante su período de conservación, asegurando la identificación de éste. Asegurar que los registros serán recuperables para su consulta o utilización evitando la perdida de información. 2. LINEAMIENTOS GENERALES a) Se considera registro cualquier documento que contenga información referente a la aplicación, cumplimiento o revisión de las actividades normadas por el SGC. b) Los registros pueden estar contenidos en medios electrónicos o impresos, de acuerdo a su naturaleza y campo de aplicación. c) Los nuevos formatos emitidos por FONATUR-BMO deberán contar con una clave de identificación, en el caso de formatos existentes estos podrán o no contar con clave de identificación, en caso de que no cuenten con clave se utilizará el código de identificación S/C. Para formatos y registros de origen externo o aquellos modelos base sin formato, se utilizará la clave del emisor o en su defecto el código de identificación S/C. d) Los Gerentes Generales de sucursales y Gerentes de API s o su Representante deberán identificar los formatos utilizados en sus respectivas áreas utilizando la Matriz de Registros, en la cual se plasmará el nombre del formato, su clave y las personas autorizadas para emitir, revisar, consultar y archivar los registros además de su disposición o destino final terminado el periodo mínimo de retención de un año. 3
e) Todos los registros deben contar con la fecha de emisión y la persona encargada de su revisión. Los registros deberán mantenerse de forma adecuada y resguardados para evitar su daño, pérdida o alteración durante el período de tiempo en que son almacenados. f) El responsable del área emisora de cada documento, deberá entregar a los Subdirectores y/o Gerentes Generales los archivos electrónicos conteniendo los formatos actualizados a utilizar para el registro de las actividades durante el periodo de difusión de los documentos de los cuales surgen estos formatos. g) Las personas responsables de mantener los registros y usuarios deberán cuidar que éstos se encuentren en orden, debidamente protegidos y resguardados. h) La codificación a utilizar para la elaboración de formatos se encuentra descrita en la tabla del anexo 1. i) El periodo de retención para los registros bajo los lineamientos del sistema de gestión de la calidad, es de 1 año, pasado este tiempo los registros que así lo requieran por ley o disposición del cliente deberán ser mantenidos por el área emisora de acuerdo a los lineamientos internos del área. Pasado el periodo de retención de 1 año, los registros dejan de ser validos para el SGC. 3. VOCABULARIO a) Formato: Los formatos son aquellos documentos en los cuales se registrarán las actividades desarrolladas dentro de FONATUR-BMO. Estos formatos podrán ser dictados por FONATUR-BMO o por otras organizaciones. En el caso de formatos propios, estos surgen de las normativas, lineamientos y procedimientos que rigen la operación y que son autorizados por el Comité de Normatividad. b) Registros: Es aquel documento que contiene información de cumplimiento con los requisitos establecidos en las normas, lineamientos y procedimientos que rigen las actividades en FONATUR-BMO S.A. de C.V. c) Disposición: Acción a realizar terminado el periodo de retención. 4
4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO Subdirector y/o Gerentes Generales o su Representante 1 Identifican los formatos a utilizar en el área a su Matriz de Registros cargo, incluyendo aquellos formatos de origen externo que por su naturaleza deberán ser controlados. 2 Identifica la distribución que deben tener los formatos identificados en el paso 1, las funciones que emiten, revisan, archivan y/o consultan los registros emitidos a partir de los formatos y la disposición de los mismos terminado el tiempo de resguardo de 1 año. 3 Llena con la información recabada la Matriz de Registros. En el caso de Sucursales y API s, los Gerentes Generales de estas informarán al Coordinador del Programa de Calidad sobre la distribución de los formatos en cada área para su conocimiento mediante correo electrónico. 4 Entregan los formatos actualizados y retiran los obsoletos al personal a su cargo para el desempeño de sus actividades de acuerdo a lo establecido por la Matriz de Registros. Usuarios de Formatos 5 Emiten los registros, cuidando de establecer la fecha en que son emitidos y la firma del emisor y/o revisor del registro. Subdirector y/o Gerente General y Coordinación del Programa de Calidad 6 Resguardan los registros de forma tal que se evite su pérdida o daño durante el período de retención establecido. Para los registros contenidos en medios electrónicos, el usuario deberá efectuar un respaldo en CD semestralmente. 7 En las auditorías internas de calidad se verifica que las personas encargadas de utilizar y resguardar los registros los mantengan de forma adecuada y estos estén completos. FIN DEL PROCEDIMIENTO Matriz de Registros Matriz de Registros Matriz de Registros Archivos, Carpetas físicas y/o electrónicas, Anaqueles, ect. Lista de verificación de la Auditoría Interna de Calidad. 5
5. FLUJOGRAMA Subdirector y/o Gte. Gral. Usuarios de Formatos Inicio 1 Identifica Format os 2 Identifica Infor mación General 5 3 Emiten Registros Emite Matriz de Registros 4 6 Verifica Existencia de For mat os Resguardan Registros 7 Verifica Resguardo de Registros Fin 6
6. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Area: Titular No. 1 MATRIZ DE REGISTROS 2 3 Fecha de Emisión Responsables Nombre del Registro Clave Disposición 8 4 5 6 7 9 10 Gerencia General Emite Interno o Recibe Externo (E) Archiva (A) Revisa (R) Consulta (C) Página de F-DG-GC-CR-01 7
Matriz de Registros 1. Área: Se especifica el área a la que pertenece la Matriz de Registros. Pueden ser las Áreas del Corporativo, las Sucursales o las Administraciones Portuarias y/o sus respectivas gerencias o departamentos. 2. Titular: Se especifica el nombre del titular de la Matriz de Registros. 3. Fecha: Se especifica la fecha de emisión de la Matriz de Registros. 4. No. Se establece un número consecutivo de los formatos. 5. Nombre del Registro: Se registra el nombre de cada uno de los formatos a controlar en el área a la cual pertenece la Matriz de Registros. 6. Clave : Se especifica la clave del formato de acuerdo a la impresa en el formato. 7. Disposición: Se establece la disposición del registro al término del periodo de retención establecido por el SGC. Las claves a utilizar para definir la disposición se encuentran definidas en el Anexo 1 Tabla de Codificación. 8. Responsable: Se establecen las funciones organizacionales del área que tendrán relación con los formatos controlados. 9. Área de Control: En está área se establece en los cuadros de cruce entre el formato y las funciones organizacionales respectivas, si estas son responsables de emitir, revisar, archivar o consultar los registros. 10. Subdirección y/o Gerencia General: Se escribe el nombre y firma del Subdirector y/o Gerente General del área en la que se encuentra la lista de registros. 8
7. ANEXO 1 : TABLA DE CODIFICACIÓN Lineamientos de Codificación para Documentos y Formatos Documentos 1 2 3 4 1 Tipo de Documento 2 Dirección General, Subdirecciones, Gerencias Generales o Gerencias - - - 01 3 Departamentos 4 Numero Consecutivo Tipos de Documentos MN Manual de Normas MP Manual de Procedimientos PR Procedimientos IT Instructivos de Trabajo F Formatos 2 Dirección General, Subdirecciones, Gerencias Generales o Gerencias 3 Departamentos DG Dirección General AF Subdirección de Administración y Finanzas SP Departamento de Servicios Portuarios OP Subdirección de Operaciónes PU Departamento de Control y Precios Unitarios CC Subdirección de Comercialización y Control de Calidad PE Departamento de Programación y CT Gerencia General de Comercialización C de Evaluación Productos Turísticos ES Departamento de Estadística y Sistemas C Gerencia General de Conservación y Mantenimiento RH Departamento de Recursos Humanos RM Departamento de Recursos Materiales O Gerencia General de Obra CO Gerencia General de Control de Obra A Gerencia de Administración F Gerenica de Control Financiero S Sucursal, seguido de las inicialies de la misma AP API, seguido de las iniciales de la misma CU Cancun, CM Cuenca de México, HU Huatulco, IX Ixtapa, LC Los Cabos, LO Loreto DP Departamento de Presupuesto DC Departamento de Contabilidad DJ Departamento Jurídico GC Coord. Programa de Calidad 8. ANEXO 2 : CLAVES PARA DISPOSICIÓN FINAL DE REGISTROS D AM Desecho o reciclaje del Papel Archivo Muerto, en conjunto se establece un número el cual determina el periodo de permanencia en el archivo muerto. AM5 Cinco años en archivo muerto 9