PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 1 de 6 Revisó: Directora Instituto de Lenguas Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No. 1335 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la expedición de certificados en el instituto de lenguas UIS Aplica a los estudiantes de los cursos de extensión y del programa de pregrado del Instituto de Lenguas activos, egresados o retirados que soliciten certificados. NORMATIVIDAD Resolución de Rectoría 2298 del 16 de diciembre de 2010. Por el cual se modifican y unifican las resoluciones No 024 de 2007, 05 de 2008 y 026 de 2009.. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Curso de Extensión: Son los cursos de lenguas extranjeras que ofrece el Instituto de Lenguas a la comunidad en general. La inscripción y matrícula en estos cursos es totalmente independiente de los programas de formación en lenguas extranjeras que deben cumplir los estudiantes de la universidad según su currículo académico.
PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 2 de 6 CONSIDERACIONES *El Instituto de Lenguas emite tres tipos de certificación: Certificado de Cumplimiento otorgado al término de los programas, Certificado de Estudios y Certificado de Competencias. Los Certificado de Cumplimiento se expiden en el idioma de estudio; los Certificados de Estudio se expiden en español; los Certificados de Competencia se expiden en español o en el idioma de estudio. *El Instituto de Lenguas UIS sólo expedirá certificados a los estudiantes que estén a paz y salvo con la Institución. *El Instituto de lenguas UIS expedirá certificados en papel especial destinado para tal fin. *Los Certificados sólo pueden ser firmados por la Directora del Instituto de Lenguas. *Los certificados de Estudio emitidos por el sistema, que incluyen niveles, notas y fechas de realización de los cursos, se expiden en todas las sedes del instituto de Lenguas UIS. *El plazo para la entrega de un Certificado de Estudios o Certificado de Competencia será de (3) días hábiles si los cursos fueron realizados en años posteriores al año 2005 y de (15) días hábiles si los cursos fueron realizados en años anteriores al 2005. *El plazo para la entrega de un Certificado de Competencia obtenido con Examen de Competencia será de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de presentación del examen. *El Certificado de Cumplimiento se entrega en ceremonia de graduación al finalizar el programa de niños y jóvenes y al finalizar cada uno de los niveles del Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas en el programa de adultos. *Los certificados se entregarán en días hábiles después de las cuatro de la tarde.
PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Solicita Certificado 1. Solicita el certificado en recepción o vía correo electrónico Beneficiario Sistema de Información del Instituto de Lenguas 2. Confirma datos del beneficiario 2. Emite recibo y genera recibo 2.Confirma los datos del solicitante en la hoja de vida del sistema, se verifica que tenga la foto actualizada y genera recibo de pago digitando en el mismo recibo las especificaciones especiales requeridas por el beneficiario. Imprime o envía por correo electrónico de acuerdo a la elección del beneficiario para que realice el respectivo pago De Recepción, y/o coordinación ó Dirección 3. Registra información sobre recibo 3. Con base en el recibo de código de barras pagado, registra en el formato la fecha de recibido del recibo pago y las especificaciones especiales que quiere que lleve el certificado; por ejemplo si lo requiere en inglés o en español, con valores pagados por matrícula y material, o dirigido a alguna entidad en especial. de Recepción, y/o coordinación ó Dirección Formato de recibido y entrega de certificado FEX-IL- 30 4. Informa sobre tiempo de entrega 4. Informa al solicitante que podrá reclamar el certificado en tres (3) días hábiles después de su solicitud si el certificado es de cursos realizados en fechas posteriores al año 2005 o 15 días hábiles después del pago si es de fechas anteriores al 2005. de Recepción, y/o Coordinación ó Dirección 1
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Si Cursos antes del 2005? 5. Busca Información No 5. Busca información académica del estudiante en el archivo central de la Universidad. de Recepción o de Coordinación 6. Remite 6. Remite a la auxiliar administrativa de Dirección recibo de pago y formato FEX-Il 30 e información encontrada en el archivo central (si aplica) Nota: en el caso de las sedes debe remitir a la coordinadora de la sede quien imprime el certificado. de Recepción o Coordinación Formato de recibido y entrega de certificado FEX-IL-30 Recibo de código de barras 7. Verifica pago, información, elabora e imprime certificado 7. Verifica el pago del certificado en el sistema académico del Instituto de Lenguas y la información pertinente y elabora e imprime el certificado. Auxliliar administrativa de Dirección o Coordinador del Instituto de Lenguas en las Sedes. 8. Recoge certificados y entrega 8. Recoge los certificados firmados y los entrega a la oficina de Recepción. Auxliliar administrativa de Dirección 2
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 9. Registra en formato 9. Registra en el formato la fecha de entrega del (los) certificado(s). de Recepción ó Coordinación Formato de recibido y entrega de certificados Formato FEX-IL 30 10. Reclama certificado 10. Reclama certificado y firma formato de solicitud y entrega de certificados. Beneficiario Formato de recibido y entrega de certificados Formato FEX-IL 30 11. Entrega certificado 11. Entrega certificado y registra la entrega en el sistema de Recepción ó coordinación Certificado de Estudios o Certificado de Competencias FIN
PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Agosto 22 de 2011 Creación del documento. 2 Mayo 02 de 2012 Se agregaron dos consideraciones al procedimiento. En las consideraciones se fortalece el tipo de certificados que emite el Instituto de Lenguas. 3 Agosto 22 de 2014 Modificación de documentos referencia, Formato Solicitud de Certificados FAR.07, Formato FEX-IL 30, responsables de las actividades 5, 6 y 7, eliminación de la actividad 5 y 9. Brinda claridad a la actividad 11 sobre el tipo de certificado.