Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS, ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Firma Firma Firma Fis. Rene Chanchay Ing. Cesar Siguenza Ing. Victor Guevara Ing. Edison Cóndor
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 2 de 8 CONTENIDO 1. OBJETIVO:... 3 2. ALCANCE:... 3 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 3 4. DESCRIPCIÓN... 4 5. REFERENCIAS... 7 6. REGISTROS... 8 7. ANEXOS... 8 8. RESUMEN DE MODIFICACIONES... 8
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 3 de 8 1. OBJETIVO: Este procedimiento describe los lineamientos para la revisión de contratos, solicitudes y ofertas. 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a: Las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LNM, de clientes externos o internos Al documento Oferta de Servicios de Calibración Cotizaciones y proformas Ofertas en páginas Web Cualquier documento que sea considerado como oferta de servicios del LNM 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1. Definiciones: 3.1.4 Clientes externos (CE): Persona natural o jurídica que realiza una petición escrita de trabajo o servicio LNM del INEN. 3.1.2 Clientes internos (CI): Persona técnica y/o administrativa del INEN que mediante el formato LNM FA 27 realiza una petición escrita de trabajo o servicio al LNM. 3.1.3 Solicitud de calibración: Comunicación enviada por el cliente, en la cual manifiesta la necesidad de que el LNM realice la calibración de sus patrones, equipos o instrumentos. 3.1.4. Contrato: Acuerdo vinculante (ISO 9000; 2005) 3.1.4.1 Calibraciones en los Laboratorios del LNM: Solicitud de calibración acompañada del Formato LNM FA 12 firmada por el cliente. 3.1.4.2 Calibraciones fuera de los laboratorios del LNM: Solicitud de calibración acompañada de la comunicación al cliente indicando la fecha de calibración en la empresa. 3.1.5. Oferta: Propuesta que realiza el LNM para la ejecución de un trabajo, los mismos que pueden ser presentados al cliente de la siguiente manera: 3.2. Abreviaturas: 4.1.5.1 Mediante el documento denominado Oferta de Servicios de Calibración 4.1.5.2 Proformas LNM: Laboratorio Nacional de Metrología
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 4 de 8 DTM: Director/a Técnico de Metrología CC: Coordinador/a de Calidad TC: Técnico/a de Calidad CD: Coordinador/a de División JL: Jefe de Laboratorio TRE: Técnico de Recepción y Entrega HCD: Hoja de control de documentos AA: Asistente Administrativo 4. DESCRIPCIÓN 4.1 Revisión de las solicitudes 4.1.1 Una vez que el cliente ha ingresado una solicitud de trabajo o servicio, el CD o JL analiza la factibilidad de realizar el trabajo solicitado sobre la base de la capacidad de medición y calibración del. La constancia de esta revisión es la firma o sumilla del CD o JL en la HCD que acompaña a la solicitud de calibración y su posterior delegación. En la revisión de la solicitud se determina lo siguiente: a) Si el LNM no puede satisfacer la solicitud del cliente total o parcialmente En caso de que no sea factible realizar el trabajo el CD o JL comunica por escrito al cliente esta situación. En este caso, el CD o JL informa al cliente que el LNM no puede satisfacer en su totalidad el trabajo solicitado. En caso de que exista alternativas de realizar el trabajo, el CD o JL informa al cliente dicha alternativa la cual deberá mencionar los métodos, condiciones, rangos y equipos a utilizarse en el trabajo. La propuesta dada por el CD o JL es registrada en la misma solicitud del cliente. Si el cliente acepta la alternativa, el CD o JL coordina la realización del trabajo y delega al TL correspondiente. Si el cliente no está de acuerdo con la alternativa, el CD o JL informa que el LNM definitivamente no puede realizar el trabajo solicitado y por lo tanto se cancela, este hecho se registra en la HCD y se archiva según el instructivo LNM IA 02. b) Si el LNM puede realizar el trabajo solicitado en forma total Cuando el trabajo es factible en forma total el CD o JL delega el trabajo, en el caso de calibraciones en los laboratorios del LNM, al JL o TL
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 5 de 8 correspondiente; y en el caso de calibraciones fuera de los laboratorios del LNM, directamente al TL correspondiente. El CD o JL registra la asignación del trabajo en el HCD. El LNM a través del TRE, CD o JL puede, telefónicamente o por correo electrónico, requerir información adicional sobre los equipos a calibrar u otros requerimientos del cliente que no están explícitos en la solicitud de calibración previa a la elaboración de la comunicación de respuesta. La información obtenida del cliente será registrada en la solicitud de calibración o adjuntada a ésta. 4.2 Revisión de contratos 4.2.1 Cuando se trata de calibraciones en los laboratorios del LNM, se considera la solicitud del cliente como un contrato a partir de que se entrega los equipos en Recepción y Entrega del LNM y se firma el formato LNM FA 12 como constancia de la aceptación de las especificaciones del contrato. 4.2.2 Cuando se trata de calibraciones fuera de los laboratorios del LNM, la solicitud será considerada como contrato luego de que se define la fecha para ejecutar el servicio con el cliente vía correo electrónico. 4.2.3 La revisión al contrato puede realizarse personalmente con el cliente, telefónicamente o vía correo electrónico. 4.2.4 Una vez que el trabajo de calibración es factible total o parcialmente, el LNM programa la fecha de calibración (procedimiento LNM PA 10). 4.2.5 El LNM informará al cliente sobre las especificaciones del contrato de la siguiente manera: Cuando la calibración se realiza en los laboratorios del LNM, el TRE informa al cliente, mediante correo electrónico, sobre la programación de servicios de calibración en el LNM: la fecha de recepción, la fecha de entrega de los instrumentos y certificados, costo de calibración, condiciones para recepción de instrumentos, condición de vigencia de la fecha de recepción, ubicación del LNM y notas aclaratorias tales como la diferencia entre los términos calibración y ajuste, el costo aproximado del trabajo de calibración, entre otros. Cuando la calibración se realiza fuera de los laboratorios del LNM, el JL o TL informa al cliente, mediante correo electrónico, sobre la programación de servicios de calibración en el sitio: la fecha de calibración, además de ser el caso solicita la presencia de la persona
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 6 de 8 que realiza el ajuste, aspectos logísticos (personas que colaboren con esta actividad, pesos muertos si se aplica) y notas aclaratorias tales como la diferencia entre los términos calibración y ajuste, el costo final del trabajo de calibración, etc. Cuando el cliente así lo solicita, se informa sobre las especificaciones del contrato antes de enviarle la comunicación ya sea telefónicamente o por correo electrónico, el que será adjuntado a la solicitud de calibración (procedimiento LNM PA 20). 4.2.6 Si el cliente no está de acuerdo con las especificaciones del contrato (costos, fecha programada de calibración, etc.), el LNM a través del CD, JL, CC o TRE (en el caso de calibraciones en los laboratorios del LNM) y JL o TL correspondiente (en el caso de calibraciones fuera de los laboratorios del LNM) registra esta decisión en la HCD, por tanto la solicitud queda eliminada y es archivada conforme al instructivo LNM IA 02. 4.2.7 Los contratos pueden ser rescindidos o las solicitudes invalidadas por las siguientes razones: Cuando la empresa no envía los instrumentos. Si el cliente notifica al INEN el desistimiento del trabajo solicitado antes de establecer el contrato o antes de la realización del trabajo establecido en el mismo. Cuando no se cumplen los términos del contrato especificados en el correo electrónica de respuesta, formato de solicitud de servicios LNM FA 27 y formato Programación de servicios de calibración LNM FA 35. Cuando las unidades del instrumento no pertenezcan al sistema de unidades acordado entre el LNM y el cliente. 4.2.8 Una proforma no es considerada como un contrato (procedimiento LNM PA 20). 4.2.9 Si durante la ejecución del servicio de calibración el cliente desea modificar un contrato, el CD o JL deberá llegar a un nuevo acuerdo con el cliente y comunicar de esta modificación a todos los involucrados. Si el LNM no puede realizar el trabajo con las modificaciones planteadas, se notificara las razones que limitan el cumplimiento y se dará por terminado el contrato (ver numerales 4.2.5 y 4.2.6).
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 7 de 8 4.2.10 El LNM puede requerir modificar un contrato establecido con el cliente por imprevistos de último momento, sin embargo esto debe ser notificado por escrito al cliente. 4.2.11 La modificación de un contrato, puede realizarse personalmente con el cliente, telefónicamente o por correo electrónico. Cuando se trata de acuerdos en forma verbal debe registrarse en el formato LNM FA 12 y en la hoja de control de documentos, HCD. Los acuerdos realizados por correo electrónico serán anexados a la solicitud de calibración. Cuando sea necesario se solicitará al cliente su confirmación por escrito, la cual será anexada a su solicitud. 4.2.12 Una vez formalizado el contrato se procede a realizar la calibración siguiendo el procedimiento LNM PA 10. 4.3 Revisión del documento Oferta de Servicios de Calibración 4.3.1 La Oferta de Servicios de Calibración es un documento que contiene información sobre los equipos que se calibra, rangos de medición, costos, procedimientos, etc., que se pone a disposición del público en la página Web del INEN (http://www.normalizacion.gob.ec), con el fin de informar al cliente sobre la capacidad y costos de calibración del LNM. 4.3.2 Los costos que se incluyen en la Oferta de Servicios de Calibración son establecidos en las Tarifas de los servicios que presta el Laboratorio Nacional de Metrología, las cuales son definidas y revisadas por el INEN cada vez que se considera necesario. Las Tarifas son aprobadas por el Director Ejecutivo para su aplicación. 4.3.3 Cuando el cliente así lo solicite se le informará sobre las tarifas mediante una proforma (procedimiento LNM PA 20 e instructivo LNM IA 04). 5. REFERENCIAS 5.1. Documentos utilizados en la elaboración de este documento: LNM PA 01, Procedimiento para la elaboración y modificación de documentos. 5.2. Documentos a ser utilizados conjuntamente: LNM PA 10, Procedimiento administrativo de calibraciones LNM PA 20, Procedimiento para servicio al cliente LNM IA 02, Instructivo para el archivo de registros
Revisión: 07 Fecha de vigencia: 2017-06-07 Página 8 de 8 LNM IA 04, Instructivo de Elaboración de Facturas Borrador 6. REGISTROS LNM FA 12, Formato de Recepción y Entrega de Equipos LNM FA 27, Solicitud de Servicios de Calibración LNM FA 35, Programación de Servicio de Calibración LNM FA 27, Formato de solicitud de servicios LNM FA 35, Formato Programación de servicios de calibración 7. ANEXOS Ninguno 8. RESUMEN DE MODIFICACIONES RESUMEN DE MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR NÚMERO DE MODIFICACIÓN FECHA 1 2017-06-07 DETALLE DE MODIFICACIÓN Cambio de formato de página APROBADO POR Ing. Luis Costta