6. PROCEDIMIENTOS REFERENTES A UN ACTIVO FIJO 6.1 PROCESO DE COMPRA DE ACTIVO FIJO Participantes: Usuario, Responsable de Controlling, Director, Subdirectores Unidad de, Dirección de Administración y Finanzas. En el proceso de presupuesto es la instancia en que se debe definir los costos del proyecto de inversión, si cumple con las de las Definiciones Generales, esto es que cada unidad tenga un valor superior a UF 5 y vida útil a lo menos de 3 año, se debe presupuestar en la cuenta contable 61070000,61080000, 61075000, sino cumple este requisito aquella parte del proyecto deberá ser presupuestada en las otras cuentas de resultado según la naturaleza del gasto. El usuario es responsable de cotizar al menos con tres (3) proveedores distintos el activo que requiere y plantearlo en la propuesta, cuando el activo es por un monto igual o superior a UF 40, de lo contrario sólo una cotización. A su vez, el Director del Proyecto es responsable que la compra quede bien definida en las cuentas contables que correspondan de acuerdo a la naturaleza del proyecto, o sea un activo fijo o un gasto en cuentas de resultados. Una vez recibido el bien, chequeado su estado y condición, será responsabilidad del Director reunir los documentos necesarios para la activación del bien, los cuales deben ser enviados mediante Ticket: Los documentos referidos son: - N Orden de Compra. - N de OCO La Unidad de será responsable de revisar clasificar el activo según la normativa vigente para proceder a su contabilización, a su vez, podrá solicitar información adicional como vida útil asignada en casos específicos. Una vez contabilizado el bien, el encargado de activo fijo de la sede procederá a etiquetar el bien. 13 Dirección de administración y finanzas
6.2 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVO FIJO El usuario identifica la necesidad de traslado de un bien, procede a llenar el Formulario de Traslado dispuesto para este procedimiento. El traslado debe ser precisado según la siguiente clasificación: Temporal Definitivo A su vez, el traslado será clasificado según la ubicación final del bien: Dentro de la misma Unidad (mismo responsable de unidad). Traspaso a otra Unidad (responsable distinto de unidad). Traspaso a otra Sede El usuario procede a informar y solicitar la autorización del traslado al Director, éste a su vez autoriza la salida del bien firmando el Formulario de Traslado y en caso que el bien sea fuera de la sede debe ser a través de una Guía de Despacho, indicando que no constituye venta. Posteriormente, una vez que el bien ha sido recepcionado conforme por el responsable en la nueva ubicación, éste deberá firmar el Formulario de Traslado como confirmación de recibo del bien. Dicho formulario debe ser enviado a la Unidad de Dirección de Finanzas-vía correo electrónico, con todos los datos que permiten identificar el bien. No será procesado ningún traslado si dicho formulario no presenta los datos y firmas pertinentes, por consecuencia la responsabilidad del bien se mantendrá en la unidad inicial. Cuando se trate de un traspaso de sede, la Unidad de será responsable de actualizar la ubicación del bien en el Sistema Contable y respaldar dicha documentación, si se trata de un traslado dentro de la misma sede, en encargado de activo fijo de la sede será el responsable de actualizar la ubicación en SAP. Sin perjuicio que el formulario cumpla con las firmas y formalidades de este procedimiento, la Unidad de podrá eventualmente realizar una revisión física y comprobar el procedimiento del traslado. En casos especiales, cuando el traslado corresponda a bienes de alto valor, la Unidad de, Dirección de Administración y Finanzas podrá solicitar mayores antecedentes que ameriten su realización. Cuando se trate de un traslado entre empresas relacionadas de Duoc, su tratamiento corresponde al de una venta, la cual se respalda con una factura o un contrato de compraventa. 14 Dirección de administración y finanzas
6.3 PROCESO DE BAJA DE ACTIVO FIJO Las bajas de bienes deberán pasar por los siguientes procesos en orden y no excluyentes: a) VENTA b) DONACIÓN c) ELIMINACIÓN Se pueden establecer como requisitos de baja los siguientes: Obsolescencia Daño, Deterioro Pérdida (Hurto, Robo) El usuario del bien identifica el requerimiento de baja de un activo fijo, indicando el motivo por el cual solicita al director de departamento o responsable de los activos de la unidad, quien revisará los antecedentes y solicitará la baja al Director de Administración y Finanzas. La Unidad de revisará antecedentes de la solicitud y podrá revisar físicamente los bienes a modo de chequeo. Si los bienes solicitados de baja corresponden a equipos computacionales, la Unidad de solicitará validación a la DPT, quienes según sus parámetros técnicos deberán indicar el estado de dicho equipo. De esta revisión, se podrán obtener los siguientes estados y acciones a seguir: a) Cumple con estándar DUOC: este equipo será reasignado a otra Sede, y gestionará entrega de los equipos y a su vez informará datos a la Unidad de para realizar los cambios en el auxiliar contable. b) Operativo, pero no cumple con estándar DUOC: seguirá el procedimiento de baja de activo fijo. c) No operativo (equipo defectuoso): seguirá el procedimiento de baja para eliminación. Para traslado de los bienes a otra unidad se deberá remitir al Procedimiento de Traslado descrito en este mismo manual. No existiendo requerimientos por parte de otra sede, los bienes podrán considerarse para venta o donación, según los parámetros establecidos por la DAF. En el caso que los bienes sean destinados a una donación podrá ser realizada, siempre y cuando, la institución o empresa que recibe la donación esté autorizada por la DAF, dando prioridades aquellas Colegios Técnicos profesionales que nos entregan más matrículas (listado publicado en Intranet). Si no existe donación para dichos bienes, éstos podrán ser eliminados o sacados de Fundación Duoc UC, para su posterior destrucción, y rebajados del auxiliar de activo fijo. Cualquiera sea el caso, siempre se deberá contar con una resolución por parte de la DAF que formalizará la baja de bienes. 15 Dirección de administración y finanzas
PROCESO DE ALTAS DE ACTIVOS FIJOS CICLO ACTIVO FIJO - ALTAS ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES Recibe Orden de Pedido COMPRA ACTIVO FIJO Tiene OCO Solicitar OCO - ES NECESARIO TENER UNA OCO PARA ACTIVAR BIENES DE ACTIVO FIJO VALOR => UF 5; Y VIDA UTIL > 3 AÑOS CARGAR EN CUENTA DE GASTO CORRESPONDIENTE -COMPRA DE BIENES UTILIZAR CUENTA 6107000 INGRESO CUENTA GASTOS TRANTORIOS ACTIVO FIJO VIA TICKET SOLICITAR EJECUCIÓN MIGO INDICANDO N ORDEN DE COMPRA COMPARAR TOTAL INGRESADO RMA V/ S TRANSACCION S_ALR_87012993 - ACTIVACIONES POR OBRAS EN CURSO UTILIZAR CUENTA 61080000 EXISTEN DIFERENCIAS ANALIZAR Y CORREGIR RMA AVISAR A ENCARGADO PRESUPUESTO PARA SU LIQUIDACIÓN Fase 20 Dirección de administración y finanzas
PROCESO DE BAJAS DE ACTIVOS FIJOS CICLO ACTIVO FIJO - BAJAS ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES SOLICITUD BAJA AL DIRECTOR ADM. FINANZAS VENTA OBSOLESCENCIA DETERIORO PERDIDAS ROBO HURTO SOLICITAR AUTORIZACIÓN DAF LAS BAJAS SOLO SON AUTORIZADAS POR EL DIRECTOR ADM. Y FINANZAS CONSULTAR CON OTRAS SEDES SU UTILIZACIÓN AUTORIZACION OK DEJAR COMO MATERIAL ENSEÑANZA MATERIAL DE APOYO ESPORADICO PROCEDER A LA BAJA CONTABLE EN SAP OFRECER COMO VENTA DONACION SOCIALES ESPERAR AUTORIZACION HACER SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD Fase 21 Dirección de administración y finanzas
PROCESO DE TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS CICLO ACTIVO FIJO - TRASLADOS ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES ENVIO A OTRA SEDE MISMA SOCIEDAD TRASLADOS CORRESPONDE CAMBIO DIVIÓN Y CENTRO COSTO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO ENCARGADO ACTIVO FIJO EMPRE SE DEBEN INFORMAR LOS TRASLADOS, ESTO AFECTA CARGOS POR DEPRECIACIÓN Y SEGUROS ENVIAR MAIL A LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO ADJUNTAR FORMULARIO DE TRASLADO DEBIDAMENTE FIRMADO CORRESPONDE EMITIR FACTURA VENTA REALIZAR CAMBIO EN STEMA SAP Fase 22 Dirección de administración y finanzas
CICLO ACTIVO FIJO - SEGUROS PROCESO DE NIESTROS ACTIVOS FIJOS ACTIVO PROCESO FUNCIÓN OBSERVACIONES Seguros Dejar Constancia Inmediata en Carabineros Notificar Inmediatamente a Carabineros Subdirector Administrativo Una vez realizada la denuncia del Siniestro a la compañía de seguros, se debe hacer entrega de la documentación requerida por el corredor de liquidación, hacer seguimiento al caso, revisión de liquidación, pago. Informar Siniestro a la DAF Proceder a la Baja del Bien Hacer Seguimiento al Siniestro Fase 23 Dirección de administración y finanzas
CERTIFICADO DE DONACIÓN Nombre directo de sede representación de la Fundación Instituto Profesional Duoc. RUT 72.754.700-2 Corporación de derecho privado sin fines de lucro que promueve la educación técnico profesional, certifica haber entregado los siguientes bienes de activos fijos usados, que a continuación se detallan: Con fecha de dia.mes.año, he recibido la donación de los siguientes bienes: Aquí detallar bienes donados Nombre empresa o Persona: Rut: Domicilio.. Muy atentamente, Nombre director o subdirector de sede RUT Firma Nombre de Persona que Recibe los Bienes RUT Firma 24 Dirección de administración y finanzas
Traspaso Entre Sedes Sede Origen: Sede Destino: Descripción del Bien: Código del Bien: Motivo Traslado: Firma y Nombre Director que Autoriza Firma Nombre Director que Recepciona Fecha, 25 Dirección de administración y finanzas