VERSIÓN: 4 Página 1 de 10 1. OBJETO Adquirir bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la Entidad con las especificaciones requeridas en sus procesos, a los proveedores que ofrezcan las mejores condiciones técnicas y económicas y que mejor satisfagan las necesidades a un precio favorable buscando el máximo beneficio para la Empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde el momento de recibir en la oficina de Servicios la solicitud de bienes o servicios requeridos por los procesos de la Entidad y hasta que se liquida la orden de compra o servicio que se haya realizado. 3. DEFINICIONES. BIEN Elementos materiales inventariables SERVICIO Es toda actividad de tipo manual y/o intelectual ejecutada por personas naturales o jurídicas destinadas a satisfacer las necesidades de la Empresa. PROVEEDOR Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios COTIZANTE Persona natural o jurídica que presenta oferta o cotización de bienes o servicios. 4. CONDICIONES GENERALES La adquisición, manejo y trámite de las pólizas de seguros que requiera la Entidad será responsabilidad de la oficina de y si en el marco del desarrollo de un Proyecto o Convenio se requiere la adquisición de pólizas de seguros para amparar las distintas contingencias o garantías exigidas con ocasión de estos, el responsable del proyecto o convenio respectivo deberá hacer la solicitud, por lo menos con ocho (8) días de anticipación ante la oficina de, quienes se encargarán de hacer el trámite pertinente ante el corredor o la compañía de seguros. (Circular Gerencia General)
VERSIÓN: 4 Página 2 de 10 5. CONTENIDO No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Inventariar el stock de elementos de papelería y/o cafetería, con el fin de analizar el nivel de stock y detectar necesidad de compra. Recibir solicitud o requerimiento de las dependencias de elementos o bienes requeridos, indicando la descripción o ficha técnica del producto o servicio solicitado. Verificar la existencia de los elementos solicitados en el almacén, y en caso de existencia se entrega lo solicitado y el funcionario debe llenar el formato de control de entrega de papelería y otros. Proyectar la compra verificando las características de los bienes o servicios a comprar. Solicitar cotizaciones a proveedores según el tipo de bien o servicio. Recibir las cotizaciones de los diferentes proveedores y verificar que sea lo solicitado. Realizar el análisis comparativo de las cotizaciones recibidas, y solicitar las aclaraciones y explicaciones que se estimen pertinentes e indispensables. Seleccionar al proveedor que ofrezca las mejores condiciones y que mejor satisfaga la solicitud realizada a un precio racional. Solicitar y verificar del proveedor seleccionado la documentación requerida según sea persona natural o jurídica en el formato lista de chequeo. Dependencias de la Entidad FORGAD01 o correo electrónico FORGAF15 Servicios generales Servicios generales Servicios generales Servicios generales FORGAF13 FORCNT02 Elaborar estudios previos, según lo estipulado en el FORCNT05 procedimiento de contratación (PRICNT01). Elaborar solicitud de disponibilidad presupuestal e FORGAF02 indicando el rubro y siguiendo lo estipulado en el procedimiento (PRIGAF02) Recibir la disponibilidad presupuestal y remitir a la Oficina jurídica con la documentación requerida según lo estipulado en la lista de chequeo, para que se elabore la orden de compra o servicio u obra según sea el caso.
VERSIÓN: 4 Página 3 de 10 13 14 15 16 17 18 Recibir la orden de compra, servicio u obra con registro presupuestal, y enviar al proveedor para que proceda a la entrega de los bienes o a la prestación del servicio. Recibir y verificar el pedido realizado validando las características de los productos o del servicio recibido, para constatar que cumple con los requisitos según lo especificado en la orden de compra o servicio. Si existe alguna inconsistencia se hace la devolución o reclamo al proveedor y se solicita cambio o mejora de los mismos. Si no hay inconsistencias se recibe la factura de compra o equivalente. Elaborar la entrada de bienes o elementos recibidos según factura de compra e instructivo de diligenciamiento (INTGAF7). Elaborar la salida de bienes o elementos recibidos según factura e instructivo de diligenciamiento (INTGAF08). Enviar a pago la factura o cuenta de cobro recibida con copia de la entrada y salida de los bienes recibidos y si es un servicio se debe anexar el cumplido de recibido a satisfacción. Hacer ingreso o registro en el software de control de inventarios los devolutivos o elementos de control según comprobante de entrada u orden de compra. FORGAF03 FORGAF04 19 Entregar los elementos recibidos a las dependencias solicitantes. FORGAF15 Efectuar los traslados o reubicación de elementos 20 devolutivos o de control de común acuerdo entre FORGAF16 funcionarios y registrar la novedad en el software de manejo de Activos fijos. Elaborar boletín mensual de movimiento de almacén 21 de servicios generales, para la contabilización de las FORGAF17 entradas y salidas según lo establece el procedimiento (PRIGAF25) Hacer la evaluación y reevaluación de proveedores 22 según lo establecido en el procedimiento. FORGAF06 (PRIGAF03) 23 Hacer el informe final de interventoría del contrato. FORCNT11
VERSIÓN: 4 Página 4 de 10 24 Liquidar la orden de compra o servicio u obra. FORCNT12 Archivar siguiendo los registros del proceso según 25 tabla de retensión documental. 6. NATURALEZA DEL CAMBIO No. DE VERSIÓN CAMBIOS EFECTUADOS MODIFICADA 1 Descripción mas detallada de las actividades del proceso 2 Ampliación del alcance del objetivo del procedimiento. Descripción de las condiciones generales del procedimiento. Modificación de las actividades 5,6,7 y 8, modificación de las definiciones. 3 Se amplia el procedimiento para reflejar un manejo mas integral de las compras y buscar mayor satisfacción del cliente interno. Se modifica el título. Se reformuló el objetivo del procedimiento y su alcance. Se retira las definiciones de elementos de consumo, elementos de empaque, Las condiciones generales se retira párrafo y se adecua redacción. En el contenido se agregan actividades nuevas y se recogen las actividades del procedimiento PRIGAD02 (selección de proveedores) para hacer mas integral el procedimiento. Se incluyen en anexos los diagramas de bloque y de flujo. 7. ANEXOS 7.1. DIAGRAMA DE BLOQUE
VERSIÓN: 4 Página 5 de 10 7.2. DIAGRAMA DE FLUJO.
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Página 10 de VERSIÓN: 4 10 8. REGISTROS DE CALIDAD CODIGO NOMBRE FORGAD01 Solicitud de servicios FORGAD03 comprobante de entradas FORGAD04 comprobante de salida FORGAF13 Comparativo de oferta de proveedores FORGAF15 Control entrega de papelería y otros FORGAF16 Movimiento de inventarios devolutivos FORGAF17 Movimiento de almacén- Servicios TIEMPO DE LUGAR DE RETENCIÓN ALMACENAMIENTO DISPOSICIÓN ACCESIBILIDAD 1 año servicios generales Eliminación Personal Servicios 5 años servicios generales Eliminación Personal Servicios 5 años servicios generales Eliminación Personal Servicios 3 años Oficina Juridica Archivo Personal jurídica, control interno, Revisorías 2 años servicios generales Eliminación Personal Servicios 5 años servicios generales Eliminación Personal Servicios 2 años servicios generales y Contabilidad Eliminación Personal Servicios Elaboró: Revisó: Aprobó: Nohora Martínez Miranda Profesional Leonardo Martín Coordinador de Calidad Juan Carlos Cabrera Subgerente Administrativo y financiero