ASOCIACIÓN DE RECICLADORES PORVENIR Planeación Estratégica México Guatemala El Salvador Costa Rica Panamá Colombia Amparo Medina Agosto 2011 Venezuela Bolivia Chile Argentina 1
TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. ANÁLISIS DOFA... 5 1.1 PERSPECTIVAS... 5 1.2 OPORTUNIDADES... 6 1.3 AMENAZAS... 7 1.4 ACCIONES PROPUESTAS:... 7 3. MISIÓN... 8 4. VISIÓN... 8 1.5 ALINEACIÓN DE LA VISIÓN DE PORVENIR... 8 5. MAPA ESTRATÉGICO PORVENIR... 10 6. PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO... 12 7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS... 12 7.1 FINANCIERO... 12 7.2 CLIENTES... 13 7.3 PROCESOS... 13 7.4 APRENDIZAJE... 13 8. PLANES DE ACCIÓN... 13 9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 14 2
1. INTRODUCCIÓN La Asociación PORVENIR es una Organización de recicladores que inició actividades hace 22 años y que cuenta con 35 asociados. La Asociación se encuentra en la Localidad de Puente Aranda, y trabajan en un Bodega Centro de Acopio propia de 400 m 2 aproximadamente. El grupo de Asociados trabaja en equipo en las labores de recolección de materiales, clasificación, empaque y distribución a los clientes. Durante este periodo de tiempo han acumulado experiencia y conocimiento necesarios, lo cual les permite aprovechar todas las oportunidades de hacer convenios con Hospitales para el manejo del Respel, dictar charlas de manejo de residuos, lo cual es una ventaja competitiva para la asociación, uno de sus líderes está preparándose como técnico en Gestión Ambiental. Cuentan con fuentes fijas, y el proceso logístico es uno de los factores claves de éxito de la Asociación, entendiendo que hay aspectos que deben mejorarse en cuanto a procesos, tiempos y entregas a tiempo. Dentro de las fortalezas de la Asociación, se destaca que algunos asociados cuentan con conocimientos en diferentes áreas, tanto en lo contable como administrativo. Cuentan con un área administrativa y financiera estructurada que les permite tener todos los documentos, informes financieros y nómina al día. Son especializados en el manejo del Pet, como uno de los materiales abundantes que se generan en las fuentes generadoras de residuos, se han establecido 3
relaciones de largo plazo con los clientes y se espera que en el camino se fortalezcan hacia la consolidación de relaciones comerciales y de valor agregado para cada uno de los actores. Uno de los retos de la Asociación es lograr implementar un proyecto productivo con miras a incrementar los volúmenes de material procesado y generar unos ingresos suficientes para superar el punto de equilibrio, situación económica que sufrieron hace algunos años. Otra fortaleza importante es la gestión administrativa, en el sentido de respetar las reuniones de Consejo de Administración donde cada uno de los representantes cumple con su rol y avanzan en el proceso. Existe liderazgo dentro de la Organización reconocido por todos, y esto genera confianza de su gestión al interior de la organización, permitiendo que las tareas y los adelantos se den por cuenta de su empuje y su visión de negocios. Se encuentran en un proceso de mejoramiento de las Bodegas o Centros de Acopio para organizarse mejor y cumplir con todas las expectativas que tienen en cuanto a productividad y crecimiento de la asociación. El Plan estratégico que se presenta a continuación es el resultado del trabajo y de los aportes de cada uno de los miembros de este equipo de asociados. Reconocen que las actividades comerciales son importantes para el desarrollo de la organización, se apoyan en él, con la ayuda de la promotora de la ARB. La herramienta de Planes de Acción se encuentra debidamente detallada para que los asociados cumplan con los objetivos y metas propuestas y se avance en el fortalecimiento. 4
2. ANÁLISIS DOFA Las siguientes son las conclusiones importantes que resultaron del ejercicio de planeación, en talleres donde los asociados se integraron y participaron activamente: 1.1 PERSPECTIVAS FINANCIERA FORTALEZAS DEBILIDADES Algunos asociados entienden la parte contable. Capital de trabajo Se hacen esfuerzos por mantener los gastos Punto de equilibrio no se encuentra. Se cuenta con interés de todos para salir adelante. No hay suficientes fuentes. No hay suficientes recursos económicos. CLIENTES FORTALEZAS DEBILIDADES Los clientes conocen el trabajo de Porvenir y lo Bajos volúmenes. recomiendan. Hay preocupación por la entrega a tiempo a los No hay relación con los clientes. clientes. Trayectoria en el mercado hace que los clientes confíen en la Asociación. No hay suficientes fuentes. No se hace seguimiento a los clientes, no se programan las entregas por el tema del transporte. No hay materiales suficientes para la venta Falta de producto para satisfacer la política pública. 5
PROCESOS FORTALEZAS DEBILIDADES Se cuenta con una Bodega propia, de buen tamaño. Falta de estructuración en documentación. Se conocen las tareas de Falta de seguimiento y control. cada uno dentro de la Falta de tecnología. Asociación. Se hace evaluación de errores y se corrige No hay apropiación de procesos. Falta de responsabilidad en los horarios, en las cargas y en los procesos. APRENDIZAJE FORTALEZAS DEBILIDADES Existen asociados con conocimientos en Respel y otros No se recibe capacitación. procesos. Hay especialización del trabajo por experiencia y conocimiento No se conoce sobre la formulación de proyectos. No hay capacitación en Existe el interés por capacitarse y calidad ni en salir adelante. comunicaciones. La contabilidad está en funcionamiento y es una fortaleza. Se cuenta con infraestructura de información y administrativa para administrar la Asociación. No se conocen bien los productos. No se conoce el manejo empresarial. Falta motivación y empoderamiento 1.2 OPORTUNIDADES Presentación de proyectos productivos a diferentes Organizaciones para la obtención de apoyos económicos y técnicos. Participación en convocatorias a nivel local y nacional al estar certificados. Búsqueda comercial con el fin de hacer una labor más agresiva y conseguir más fuentes Búsqueda de más asociados que estén interesados en participar Generación de empleo suficiente al estar más posicionados en el mercado. 6
1.3 AMENAZAS Salida del mercado por razones de la licitación Perder participación en el mercado por la competencia desleal El posible cierre de la Bodega, si no se cumplen con las disposiciones legales. 1.4 ACCIONES PROPUESTAS: Frente a esta situación se proponen las siguientes acciones: Mantener y mejorar el posicionamiento que tienen como Asociación para el despliegue comercial, buscando un mayor número de fuentes y entregando valor agregado a las mismas con capacitaciones, charlas sobre el medio ambiente. Presentar proyectos productivos, a entidades de apoyo a este sector, basados en la experiencia en el manejo de materiales y con el conocimiento del sector, de la industria y de la legislación. Capacitarse en los temas comercial, de salud y seguridad, ambiental, contable, sistemas, contabilidad, evaluadores en el manejo de residuos sólidos, para fortalecer las competencias de los asociados. Organizar los procesos logísticos adecuadamente en toda la cadena de valor, de manera que se inicie la preparación hacia la certificación NTC 6001. Trabajar en equipo y generar la cultura del cambio que se requiere para lograr mayor respuesta de los asociados hacia la visión de la organización Vigilar que la razón de ser de la Organización, de buscar una mejor calidad de vida para los asociados y sus familias se cumpla, con la gestión de todos y los proyectos que emprendan. 7
3. MISIÓN Identificar e implementar y promover con la participación activa de sus asociados políticas, propuestas y proyectos de carácter social, gremial, cultural y comercial que propendan a mejorar las capacidades individual y colectiva de los recicladores, elevar sus ingresos, igualmente velar por el equilibrio ambiental del país y de la comunidad en general 4. VISIÓN Ser un modelo empresarial, autónomo y participativo, con capacidad para promover procesos y proyectos que permitan elevar la autoestima de los recicladores mejorando su nivel de vida, igualmente mostrar a los recicladores adscritos a ella, como actores fundamentales del manejo integral de los residuos sólidos urbanos. 1.5 ALINEACIÓN DE LA VISIÓN DE PORVENIR Se explica cada uno de los componentes de la Oración de la Visión, con el propósito de resaltar los compromisos que tienen los asociados con ella: 1. Modelo empresarial, autónomo y participativo: Este es un reto de la Asociación en los procesos de mejora continua, en el aprendizaje constante y en el análisis del entorno de este negocio, la normatividad vigente, las disposiciones gubernamentales, aplicando las metodologías y contando con los sistemas de información necesarios para el buen desempeño de la organización. 2. Elevar la autoestima de los recicladores mejorando su nivel de vida: Lograr que los asociados como tal, desarrollen todas sus capacidades de 8
mejora y competencias necesarias para desempeñarse de la mejor manera en todas las actividades del manejo de materiales. Sentirse útiles como personas capaces de liderar su propia vida, construir un proyecto de vida y consolidarse como líder. Este es un reto de la Asociación. 3. Actores fundamentales del manejo integral de los residuos sólidos urbanos: Porvenir está comprometida con el manejo de residuos sólidos desde la normatividad vigente, cumpliendo con las disposiciones gubernamentales en relación con el manejo y conocedores de la importancia y del impacto que genera su actividad económica en el entrono, en la comunidad y en la calidad de vida de las ciudades. Con base en este compromiso, su resto es convertirse en un actor de indiscutible importancia para el desarrollo de la ciudad en relación con el manejo ambiental, la infraestructura, En este tema Porvenir se hace un aliado importante de todos los procesos de aprovechamiento de materiales recuperados que se reincorporan al ciclo económico y productivo en forma eficiente por medio de la reutilización, el reciclaje1. Para alcanzar este objetivo se requiere adoptar las medidas e implementar las acciones tendientes a la efectiva separación en la fuente, a la adecuada clasificación y al correcto almacenamiento para su posterior recolección 2. 1 Decreto 1713 de 2002 2 Decreto 400 de 2004 9
Perspectiva del desarrollo y aprendizaje Perspectiva De procesos Perspectiva del Cliente Perspectiva Financiera 5. MAPA ESTRATÉGICO PORVENIR Crecimiento de ingresos Sostenibilidad Mapa Estratégico Rentabilidad Procesar más volúmen Ser más productivos La Proposición de Valor: Ofrecer a los clientes el material de reciclaje procesado eficientemente y con la más alta calidad requerida para que vuelva a ser parte de sus procesos con la productividad y rentabilidad esperada. Cumplir con los clientes Optimizar el tiempo De entrega Fidelización de clientes Imagen y servicio Bodega estructurada Y organizada Definir fuentes, rutas y entregas Comercialización y servicio Recepción, Selección, beneficio, empaque. Distribución y entrega Trabajo en Equipo Capacitación técnica Desarrollo de competencias Actitud al cambio 10
Como resultado del proceso de análisis interno y externo a partir de las perspectivas del Cuadro de mando Integral, se construyó un mapa estratégico que visualmente explica las razones de causa efecto que le van a permitir a PORVENIR, desarrollar todas sus estrategias y planes de acción para lograr los objetivos propuestos y aprobados en consenso. Así las cosas, se pretende que el desarrollo del Plan estratégico cumpla con las áreas que se describen en cada una de las perspectivas, de la siguiente manera: Financiera: Cuál es el Principal Interés de la Empresa desde la Perspectiva Financiera?" Clientes: Qué es lo que más valoran los clientes de nuestros productos, servicio y empresa? ( Nos permite alcanzar los objetivos financieros?). Procesos Internos: En qué áreas debemos ser excelentes para entregar valor a nuestros clientes y finalmente alcanzar los objetivos financieros?. Aprendizaje y Crecimiento: Qué es necesario realizar con respecto al personal, la tecnología, sistemas de información, y cultura de la empresa, para el cumplimiento de los objetivos de las perspectivas anteriores?" 11
6. PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO Financiera : Contar con Ingresos, sostenibilidad Clientes: Aumentar volumen y cumplimiento en las entregas Procesos: Optimizar la organización logística Aprendizaje : capacitación técnica, trabajo en equipo, actitud de cambio 7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando cuenta con Objetivos propuestos de manera que se cumplan de manera coherente. 7.1 FINANCIERO CONSEGUIR CAPITAL DE TRABAJO PARA SOSTENER LA ORGANIZACIÓN FORTALECER Y REGLAMENTAR EL FONDO DE AHORRO DE PORVENIR INCREMENTAR LOS INGRESOS DE LA COOPERATIVA PARA MEJORAR LOS INDICADORES 12
7.2 CLIENTES AUMENTAR VOLÚMENES DE MATERIAL PARA QUE HAYA MAS INGRESOS A LA COOPERATIVA OPTIMIZAR EL TIEMPO DE ENTREGA DE MATERIALES A LOS CLIENTES GENERAR LÍNEAS DE TRABAJO YA EXPERIMENTADAS PARA VOLVERLAS A PRODUCIR 7.3 PROCESOS OPTIMIZAR LA ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA SER UNA EMPRESA COMPETITIVA EN EL MERCADO, REVISAR LA VIABILIDAD DE CONVERTIRNOS EN ESP BUSCAR VOLÚMENES DE MATERIAL PARA TENER MAS RECURSOS Y DAR MAS EMPLEO A LOS ASOCIADOS 7.4 APRENDIZAJE LOGRAR CAPACITACIÓN EN VARIOS TEMAS DE INTERÉS PARA LA ASOCIACIÓN GENERAR ACTITUDES DE CONOCIMIENTO PARA DESENVOLVERSE EN LAS LÍNEAS DE TRABAJO 8. PLANES DE ACCIÓN Los Planes de Acción se presentan en una Hoja de Excel (Planes estratégicos PORVENIR.xls), la cual se adjunta a este documento, donde se tiene en cuenta cada una de las perspectivas y Objetivos planteados y a su vez cada uno de los Objetivos cuenta con estrategias, planes de acción e indicadores de cumplimiento de cada uno de ellos, con sus fechas previstas. 13
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Las perspectivas del Mapa estratégico son una herramienta fundamental para darle la importancia necesaria a cada uno de los aspectos que la componen, y entender que debe iniciarse con el proceso de aprendizaje y conocimiento que se constituyen las raíces de lo que será Porvenir en dos años. Los Objetivos estratégicos definidos por los asociados son el derrotero esencial, por el cual se medirá el desempeño del equipo y el compromiso adquirido con ellos. El Plan estratégico descrito en este documento, contienen los elementos e indicadores necesarios para que la Asociación PORVENIR desarrolle ordenadamente todas las actividades propuestas y hagan seguimiento juicioso a cada uno de ellos. Esta es una herramienta sencilla que les proporciona a los asociados los elementos visuales en cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral. Se recomienda mantener la perseverancia en el ejercicio de mejoramiento en lo comercial y en lo logístico, con el fin de que se mejoren todas las condiciones y se alcance la rentabilidad esperada por la Asociación. Se recomienda presentar los proyectos productivos a entidades de apoyo que generen recursos, y con ello implementar todos los procesos necesarios para su fortalecimiento. 14
Se recomienda organizar los procesos logísticos adecuadamente en toda la cadena de valor, de manera que se inicie la preparación hacia la certificación NTC 6001. 15