CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 1 11 1. OBJETIVO: Cumplir con el pago oportuno las obligaciones adquiridas por la universidad mediante la modalidad cheque. 2. ALCANCE: Inicia con la verificación los datos l beneficiario l cheque y termina con la entrega l cheque al beneficiario o con la anulación por vencimiento términos o extravío y la restitución la obligación. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Gestión Institucional Área Financiera, Tesorero, Contador y Ornador l Gasto. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 2 11 5. DEFINICIONES: Relación Diaria Cheques girados: Relación don los beneficiarios firman el recibido l cheque. Comprobante Egreso (C.E.) y transferencia (TR): Soporte rivado l giro una cuenta terminada. Cheque: Titulo valor girado al beneficiario l pago. Consignaciones: Formato para realizar una transacción bancaria a un terminado pago un beneficiario. Autorizaciones: Autorización para consignar o reclamar un terminado pago. Copia CE y TR: Soporte rivado l giro una cuenta terminada. Libro radicador: Libro don se relaciona el cheque anulado. Nota crédito: Documento registro (ingreso) l cheque anulado. Prescripción: Figura jurídica, en virtud la cual se adquieren o se extinguen rechos, por haber agotado un término tiempo fijado por la Ley. Nota Contable: Documento registros Orn Pago: Soporte Contable don se relaciona la liquidación obligaciones e intifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve soporte los pagos efectuados en la
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 3 11 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 ENTREGA DE CHEQUES Entregar el Se solicita al beneficiario o autorizado reclamar el Autorización cheque en cheque el documento intidad y se constata que ventanilla y corresponda con el nombre en el cheque. Tesorería 1. Verificar la información l Cuando el cheque es para entregar a un tercero se beneficiario verifica que presente una autorización, la fotocopia la cédula l beneficiario y l tercero. Firmar la Se hace firmar l beneficiario o autorizado Relación relación reclamar el cheque la relación cheques y el 2. cheques y el comprobante egreso en el espacio recibí a Tesorería comprobante satisfacción, plasmando el número documento egreso intidad, huella dactilar, fecha recibido y la 3. Colocar sello seguridad al cheque correspondiente firma. Se coloca al cheque el sello seco seguridad y lo entrega al beneficiario o autorizado reclamar el cheque con una copia l comprobante egreso y causación cuando lo soliciten. y fotocopia cédula ciudadanía l beneficiario y tercero (cuando aplique). cheques firmados y el comprobante egreso firmado y con huella. 4. Consignar el Cheque o entregar a la entidad beneficiaria por el mensajero externo. Se diligencia el formato consignación l banco autorizado por el beneficiario y se envía con el Mensajero Externo. Relación diaria, cheques, comprobante egreso y Formato consignación diligenciado
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 4 11 Firmar la relación Se entrega el (los) cheque (s) para consignación o Mensajero Externo Relación diaria diaria cheques para entrega al beneficiario en caso que sea cheques firmada, Persona Jurídica, al Mensajero externo quien firma comprobante el reporte relación diaria cheques. egreso y 5. consignaciones. En el caso entrega l cheque al beneficiario (Persona Jurídica), adicional al cheque el mensajero externo llevará el comprobante egreso para la firma l recibido. Devolver el C.E a Verificar los documentos vueltos por el Mensajero Externo C.E firmado o la oficina mensajero: Devolución l C.E por parte l Comprobante 6. tesorería mensajero externo, se revisa que esté la firma recibido l beneficiario, o el comprobante consignación con el registro l banco. consignación con el registro l banco. 7. Archivar la cuenta Se archiva la cuenta con todos los soportes en el movimiento diario ingresos y egresos, el cual es enviado a la oficina contabilidad. En la Oficina Tesorería se archiva el movimiento, y se traslada a la Oficina Contabilidad semanalmente para su custodia. Carpeta movimiento ingresos y egresos con sus soportes.
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 5 11 6.2 ANULACIÓN DE CHEQUES 1. Revisar Cheques Se revisan los cheques que se encuentran en la Tesorería para analizar si presentan vencimiento Tesorería término. Anular el Cheque Se anula el cheque por vencimiento términos ya Planilla relación sea en por l beneficiario o en la Oficina Tesorería, por volución l beneficiario por cobro Tesorería diaria cheques (documento 2. inoportuno, por terioro l mismo en por l arrojado por el beneficiario, por errores impresión, por Sistema cancelación avances; se anula físicamente y sobre el mismo. Financiero) 3. Registrar el cheque anulado Se registra el cheque anulado en el libro radicador y control cheques anulados y lo archiva en la carpeta. Libro radicador y control cheques anulados 4. Elaborar la nota crédito la anulación l cheque. Se hace el registro contable en el sistema y Financiero sobre la anulación l cheque. Profesional Especializado Fondos Especiales Nota contable (arrojados por el Sistema y Financiero) 5. Revisar y firmar la nota crédito. Se revisa y se firma la respectiva nota crédito. Tesorero Profesional Especializado Fondos Especiales Nota firmada contable
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 6 11 6. Archivar la nota crédito Se archiva la nota crédito con sus soportes en el Movimiento Diario ingresos y egresos. En la Oficina Tesorería se archiva el movimiento, y se traslada a la Oficina Contabilidad semanalmente para su custodia. Carpeta Movimiento diario ingresos y egresos
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 7 11 6.3. TRÁMITE DE CHEQUES EXTRAVIADOS Recepcionar la Se recibe l beneficiario el oficio informando el Oficio l novedad por extravío el cheque, anexando la nuncia beneficiario, extravío l correspondiente y fotocopia l documento Tesorería fotocopia 1. cheque por parte intidad. documento l beneficiario intidad y nuncio. Informar cheques Se envía comunicación escrita a la entidad bancaria Tesorero, Jefe l Comunicación extraviados pidiendo certificación sobre el pago l cheque Área Financiera y/o Oficial y nuncio. extraviado, si este no ha sido pagado se da la orn no pago; en la comunicación se incluyen datos l Vicerrector 2. beneficiario y l cheque. 3. Anular el cheque Nota: En el caso extravío l cheque por parte la oficina tesorería se nuncia ante la autoridad competente y se comunica al ente control al interior la Institución para los fines pertinentes. Para la anulación l cheque extraviado se remite al Ítem 6.2. Anulación cheques a partir la actividad No. 2; para la posterior restitución la Obligación. Tesorería Planilla relación diaria cheques (documento arrojado por el Sistema y Financiero).
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 8 11 6.4. RESTITUCIÓN DE OBLIGACIONES DERIVADAS DE CHEQUES ANULADOS Diligenciar y Se solicita al beneficiario el diligenciamiento l formato Beneficiario Formato AP-FIN- Radicar el formato AP-FIN-FO-01 SOLICITUD RESTITUCIÓN DE UN PAGO FO-01 AP-FIN-FO-01 con base en la información l cheque suministrada por la SOLICITUD SOLICITUD Oficina Tesorería para su radicación en la Vicerrectoría RESTITUCIÓN RESTITUCIÓN DE Administrativa anexando los documentos solicitados en el Tesorería, DE UN PAGO y 1. UN PAGO por parte mismo. Secretaria sus anexos. l beneficiario. Vicerrectoría Administrativa y/o l Ornador l Gasto. 2. Elaborar, revisar y firmar la Orn Pago Se elabora la Orn Pago la obligación generada por cheques anulados, con base en el formato AP-FIN- FO-01 SOLICITUD RESTITUCIÓN DE UN PAGO, se revisa por los responsables y se firma. Vicerrectoría Administrativa, Vicerrector Ornador Gasto u l Orn pago. 3. Enviar la Orn Pago Se envía la Orn Pago con el formato AP-FIN-FO 01 SOLICITUD RESTITUCIÓN DE UN PAGO y soportes solicitados en el mismo a la Oficina Contabilidad, para generar la Orn Pago en el Sistema y Financiero Vicerrectoría Administrativa, Ornador l gasto Orn pago Nota envío
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 9 11 Generar la Orn Se genera la nueva Orn Pago en el Sistema Contador y Apoyo Orn pago Pago y Financiero, se revisa, firma y remite a la Contable en el Sistema 4. Oficina Tesorería para el respectivo pago. y Financiero. Nota envío Revisar la Orn Pago y pagar Se revisa la Orn Pago y se gira el valor la obligación en el Sistema y Financiero generando el comprobante egreso (CE) o la transferencia (TR). Tesorero y Tesorería Transferencia Cheque o 5. Si el pago es con cheque, se firma el cheque y el CE; y para su entrega se remite al Ítem 6.1. Entrega l Cheque. 6. Archivar el C.E. o TR Si el pago es en línea se firma la TR y se realiza la transferencia electrónica en el Sistema Bancario. Se archiva el comprobante pago, con los soportes. tesorería Transferencia o cheque archivado 7. Reconocimiento los Ingresos Con el auxiliar cheques anulados, cuya obligación haya prescrito, se reconocerán como Ingresos extraordinarios mediante Nota Contable. Se ingresaran al Sistema y Financiero con los documentos soportes que Acrediten esta situación. Contador y Apoyo Contable Nota Contable y soportes
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 10 11 Reclasificar el gasto Jefe Talento Nota Contable y o costo Humano, Jefe soportes 8. Los recursos los cheques anulados cuya obligación haya prescrito, se reclasificarán reversando las cuentas contables l gasto o costo y retenciones en el caso que haya lugar. Área Recursos, Coordinador Fondos Especiales, Contador y Apoyo Contable 9. Descontar retenido lo La Institución como agente retención, berá scontar el valor lo retenido inicialmente en la operación anulada y scontarlo la siguiente claración, si esto no es posible lo hará con las siguientes hasta que se obtenga la totalidad l scuento. Contador y Apoyo Contable Contable la cuenta retenciones 10. Archivar la Nota Contable Se archiva la Nota Contable con sus soportes. En la Oficina Tesorería se archiva el movimiento, y se traslada a la Oficina Contabilidad semanalmente para su custodia. Apoyo Contable Carpeta - Nota Contable
CÓDIGO AP-FIN-PR-06 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2015 Página 11 11 7. OBSERVACIONES: 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 2011 Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Julio 31 2012 Actualización Documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Agosto 15 2014 Actualización Documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 18 2015 Actualización Documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ Representante la Dirección