CODIGO: -PRES-008-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PRESUPUESTO TITULO: CIERRE Y CONCILIACION DEL RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - Aprobado por: Oficina de Planificación y VºBº por: Oficina de Planificación y
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 2/16 1. OBJETIVO Establecer las pautas y los lineamientos técnicos que permitan formalizar el Cierre y Conciliación del Institucional, en base a la información Presupuestaria procesada del Año Fiscal en consideración. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Oficina de Planificación y y la Oficina de Administración. Describe las actividades desde la coordinación entre la Oficina de Planificación y y la Oficina de Administración para la Conciliación Mensual de la información del Software SIAF-SP con el aplicativo Proceso Presupuestario, hasta la recepción de la respectiva copia del Acta de Conciliación del Institucional del pliego INDECI por parte de la Oficina de Planificación y. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de, del 06DIC04. 3.2. Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, del 26NOV03. 3.3. Ley N 28411 Ley del del Sector Público para el año fiscal 2005. 3.4. Resolución Directoral, que aprueba la Directiva para el Cierre y Conciliación del del Sector Público para el Año Fiscal en curso, remitida por el Ministerio de Economía y Finanzas. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Directiva para el Cierre y Conciliación del del Sector Público para el Año Fiscal, publicada a través del Diario Oficial El Peruano, por la Dirección Nacional del Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 4.2. Módulo SIAF-SP, Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público. 4.3. Institucional Modificado. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Area de de la Oficina de Planificación y. 5.2. Oficina de Administración.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 3/16 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Control Presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para efectuar los trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la Fase de Evaluación Presupuestaria. Se puede indicar que el Cierre y Conciliación del Institucional es previo a la Evaluación Presupuestaria. 6.2. La información sobre la ejecución de ingresos y gastos son registrados en el Módulo-SIAF-SP, la cual será remitida a la Dirección Nacional del Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 7. NOMENCLATURAS 7.1. DNPP: Dirección Nacional del Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 7.2. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.3. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas. 7.4. : Oficina de Planificación y. 7.5. OA: Oficina de Administración. 7.6. SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Acta de Conciliación: Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter interinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, la Dirección Nacional del Público y la Contaduría Pública de la Nación. 8.2. Conciliación del Institucional: Es el conjunto de procesos mediante los cuales la DNPP-MEF, la Contaduría Pública de la Nación y el Pliego, contrastan la información referida al Institucional Modificado PIM, los dispositivos legales y/o administrativos que hubieren aprobado Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional y/o Funcional Programático y la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Gastos registrada durante el año fiscal, a fin de compatibilizar y concordar la información presupuestaria procesada por las Entidades intervinientes. 8.3. Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Institucional. La Estructura Funcional Programática se compone de las Categorías Presupuestarias seleccionadas técnicamente por los Pliegos, las cuales no deben ser numerosas, de manera que permitan visualizar los propósitos a lograr durante el ejercicio así como una eficaz y eficiente administración de los Recursos Públicos de los Pliegos.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 4/16 8.4. Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el(los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: (i) Finalidad (Precisión del objeto de la meta). (ii) Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). (iii) Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar). La Meta Presupuestaria -dependiendo del objeto de análisis- puede mostrar las siguientes variantes: a. Meta Presupuestaria de Apertura: Es la Meta Presupuestaria considerada en el Institucional de Apertura (PIA). b. Meta Presupuestaria Modificada: Es la Meta Presupuestaria cuya determinación es considerada durante un Año Fiscal. Se incluye -en este concepto- a las Metas Presupuestarias de Apertura y las nuevas metas que se adicionen durante el Año Fiscal. c. Meta Presupuestaria Obtenida: Es el estado situacional de la Meta Presupuestaria a un momento dada. Como resultado de la aplicación de los Indicadores Presupuestarios, la Meta Presupuestaria Obtenida se califica como Meta Cumplida o Meta Ejecutada, de acuerdo a las siguientes definiciones: Meta Presupuestaria Cumplida: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), se ha cumplido en su totalidad. Meta Presupuestaria Ejecutada: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), no se ha cumplido en su totalidad. 8.5. Organización de los Gastos Públicos: se clasifican de conformidad con el Clasificador de los Gastos Públicos en: a. Categoría de Gastos.- Comprende los Gastos Corrientes, Gastos de Capital y el Servicio de la Deuda. b. Grupo Genérico de Gastos.- Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo a determinadas características comunes. c. Modalidad de Aplicación.- Determina si la operación de Gastos implica o no una contraprestación para el Pliego. d. Especifica de Gastos.- Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el Clasificador de los Gastos Públicos. 8.6. Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de. Desde el punto de vista operativo, los Pliegos Presupuestarios son los organismos ejecutores responsables del cumplimiento de las Metas Presupuestarias y del logro de los Objetivos Institucionales trazados para cada Año Fiscal, responsabilizándose -igualmente- de la atención de los gastos adicionales no contemplados en el PIA que se presenten durante la Fase de Ejecución Presupuestal, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria y financiera existente.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 5/16 8.7. Institucional: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el Año Fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de gasto considerados en el Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades. 8.8. Institucional Modificado (PIM): Es el Actualizado del Pliego. Comprende el Institucional de Apertura PIA así como las modificaciones presupuestarias (tanto en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas durante el ejercicio presupuestario. 8.9. Titular del Pliego: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsable del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función de los Objetivos Institucionales definidos para el mismo período.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 6/16 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Conciliación Mensual del Institucional Técnico Administrativo (Control Presupuestario) Especialista en 1. Revisa la información sobre la Ejecución de Ingresos y Gastos de la Institución, ingresados al SIAF-SP, para la Conciliación Mensual del Institucional, que será enviada al Especialista en 2. Elabora memorándum, dirigido a la, adjuntando la información actualizada y verificada para la conciliación mensual del Institucional. Presenta al. 3. Revisa información, de estar conforme, firma el memorándum, y deriva a la. 4. Registra y envía documentos a la. 5. Recepciona, registra y eleva documentos al. 6. Revisa documentos y asigna la atención del documento al Especialista en. Deriva a la. 7. Registra y entrega documentos al Especialista en. 8. Verifica la información para la Conciliación Mensual del Institucional, empleando los formatos de la Directiva vigente para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal en consideración, y los datos de la Conciliación mensual de la información sobre la ejecución de Ingresos y Gastos ingresados en el Módulo Proceso Presupuestario del SIAF-SP. No Concilia la Información 9. Coordina la verificación de la información proporcionado por el Técnico Administrativo (Control Presupuestario) de la OA. Concilia la Información 10. Elabora Informe de Conciliación Mensual del Institucional, adjunta los formatos de la Directiva vigente para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal en consideración. 11. Elabora y presenta al, el memorándum múltiple para difundir el Informe de Conciliación Mensual del Institucional a las Unidades Orgánicas. Continúa en el condicional Es Conciliación del mes de Diciembre, antes de la actividad 15.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 7/16 SGII UO MEF OA Secretaría General Director / 12. Revisa documentos, de estar conforme, firma el memorándum múltiple, y deriva a la para su distribución. 13. Recepciona documentos, memorándum múltiple e Informe de Conciliación Mensual del Institucional, registra su salida, y lo envía a las Unidades Orgánicas a través de la General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos en las Unidades Orgánicas. 14. Recepciona y toma conocimiento del memorándum múltiple y del Informe de Conciliación Mensual del Institucional. No es Conciliación del mes de Diciembre Espera siguiente Conciliación Mensual del Especialista en. Regresar a la actividad 1. Es Conciliación del mes de Diciembre Se realiza el cierre y conciliación del Institucional. Continúa en la actividad 18. Cierre y Conciliación del Institucional 15. Publica oportunamente la Directiva para el Cierre DNPP y Conciliación del del Sector Público para el Año Fiscal en consideración, en el Diario Oficial El Peruano. 16. Adquiere Diario El Peruano con la Directiva para el Cierre y Conciliación del del Sector Público, y eleva al. 17. Toma conocimiento, asigna al Especialista en, que será responsable del Cierre y Conciliación del Institucional, y le entrega la Directiva. 18. Recepciona y analiza la Directiva para el Cierre y Conciliación del Institucional. 19. Elabora y presenta al, el memorándum Especialista en dirigido a la OA, con los lineamientos para obtener la información correspondiente al Cierre y Conciliación del Institucional, adjunta copia de la respectiva Directiva. 20. Revisa documentos, de estar conforme, firma el memorándum y deriva a la. 21. Registra y envía memorándum a la OA, adjuntando copia de la Directiva. 22. Recepciona, registra y eleva documentos lo envía a Encargada de la Afectación Presupuestaria. 23. Revisa documentos y asigna atención de los documentos al Técnico Administrativo (Control Presupuestario).
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 8/16 OA CONTADURIA NACION Técnico Administrativo (Control Presupuestario) Especialista en Responsable Especialista en 24. Revisa los documentos con los lineamientos para brindar la información correspondiente al Cierre del Institucional a la. 25. Revisa información para el Cierre y Conciliación del Institucional, sobre la Ejecución de Ingresos y Gastos ingresados al SIAF-SP. 26. Elabora y presenta al el memorándum, dirigido a la, adjunta la información actualizada y compatibilizada para el Cierre y Conciliación del Institucional. 27. Revisa documentos, de estar conforme, firma el memorándum, y deriva a la. 28. Registra y envía el memorándum a la, adjunta la información solicitada para el Cierre y Conciliación del Institucional. 29. Recepciona, registra y eleva documentos al para su conocimiento. 30. Revisa documentación y asigna atención de los documentos al Especialista en. Deriva a la. 31. Registra y entrega documentos al Especialista en. 32. Recibe y revisa la información del Aplicativo Proceso Presupuestario (actualizado y compatibilizado). 33. Verifica y consolida la información para el Cierre y Conciliación del Institucional del Año Fiscal en consideración. 34. Elabora y remite, vía correo electrónico, el informe sobre el Cierre y Conciliación del Institucional del Pliego INDECI, a la Contaduría Publica de la Nación. 34. Recepciona informe sobre el Cierre y Conciliación del Institucional del INDECI. Esta información sirve para la elaboración de la Cuenta General de la Republica. 35. Elabora y presenta al, el oficio para remitir a la Contaduría Publica de la Nación, adjunta los documentos de sustento al informe enviado por correo electrónico - Normas legales aprobadas por INDECI (PIA, PIM, Modificaciones Presupuestarias, etc.). Espera reunión para conciliación con la Contaduría Pública de la Nación. Continúa en la actividad 40. 36. Revisa, de estar conforme, autoriza a la elevar documentos a la Jefatura. 37. Registra y envía documentos, a través de Secretaría General, a la Jefatura para la firma del Titular del Pliego.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 9/16 SGII CONTADURIA NACION CONTADURIA NACION SGII MEF / CONTADURIA NACION Secretaría General Responsable Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos, firmados por el Titular del Pliego, por parte de la Contaduría Pública de la Nación. 38. Recepciona documentos sustentatorios sobre el Cierre y Conciliación del Institucional del Pliego INDECI y toma conocimiento. Reunión de conciliación con la Contaduría Pública de la Nación sobre el Marco Legal del Responsable Especialista en Secretaría General DNPP / Responsable 39. Elabora la Hoja de Conciliación del Marco Legal del, con la participación del Especialista en en representación del de la. 39. Participa en la elaboración de la Hoja de Conciliación del Marco Legal del. Al finalizar la reunión recibe copia de la Hoja de Conciliación. 40. Elabora los documentos de sustento (PIA, PIM, Modificaciones Presupuestarias, Formatos para la Conciliación del Cierre Presupuestario, etc.) para la reunión de Conciliación del con la DNPP del MEF, considerando la información proporcionada por el Técnico Administrativo (Control Presupuestario) de la OA, y según Directiva vigente para el Cierre y Conciliación del del Sector Público para el año en consideración. 41. Elabora y presenta al los oficios para remitir los documentos de sustento a la DNPP-MEF y a la Contaduría Publica de la Nación. 42. Revisa, de estar conforme, autoriza a la elevar documentos a la Jefatura. 43. Registra y envía documentos, a través de Secretaría General, a la Jefatura para la firma del Titular del Pliego. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos, firmados pr el Titular del Pliego, por parte de la DNPP-MEF y de la Contaduría Pública de la Nación, respectivamente, según plazos de remisión de máximo dos (02) días antes de la respectiva Reunión de Conciliación del Pliego, como se especifica en la Directiva vigente para el Cierre y Conciliación del del Sector Público para el año en consideración 44. Recepciona documentos de sustento (PIA, PIM, Modificaciones Presupuestarias, Formatos para la Conciliación del Cierre Presupuestaria, etc.), e información, por el Módulo SIAF-SP, para el
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES-008-05 PAG FECHA: 28/09/2006 10/16 MEF / CONTADURIA NACION MEF / CONTADURIA NACION OA / MEF CONTADURIA NACION / DNPP / Responsable Cierre y Conciliación del Institucional del INDECI. Espera hasta reunión de conciliación del Institucional INDECI. Continúa en la actividad 46. Reunión de Conciliación del Institucional INDECI DNPP / Responsable / Especialista en DNPP Representante / Especialista en 45. Contrasta y compatibiliza la información Presupuestaria (Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional y/o Funcional Programático y la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Gastos registrada durante el año fiscal). No se concilia 46. Se procederá a la formulación de objeciones (cuando no exista acuerdo respecto a la información que se revisa en la Reunión de Conciliación Presupuestaria), las que constarán en el Acta de Conciliación y serán suscritas por los representantes, únicamente en la Reunión de Conciliación. 47. Presenta a la DNPP del MEF los documentos de sustento para dar solución a objeciones realizadas. Se concilia 48. Elabora el Acta de Conciliación, de acuerdo a modelo que se adjunta en la Directiva vigente para el Cierre y Conciliación del del Sector Público para el año fiscal en consideración. La suscripción del Acta de Conciliación por parte de la DNPP-MEF, la Contaduría Pública de la Nación y el Pliego - INDECI, constituye el acto administrativo a través del cual se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de los montos de ingresos y gastos contenidos en el Acta de Conciliación. La distribución del Acta de Conciliación será: El original será archivado en la DNPP-MEF. Una (1) copia se entregará al representante de la Contaduría Pública de la Nación. Una (1) copia se entregará al representante del Pliego INDECI o se remitirá a la Entidad en caso de ausencia. 49. Recibe copia de Acta de Conciliación del Institucional del pliego INDECI. Fin del proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
CIERRE Y CONCILIACION DEL INDECI SGII OA SECRETARIA GENERAL Técnico Administrativo (Control Presupuestal) Especialista en INICIO Conciliación Mensual del Institucional 1 Revisa la información del SIAF-SP y la del aplicativo Proceso Presupuestario a 2 Elabora memorándum, adjunta información y presenta 3 Revisa, firma memorándum y deriva 4 Registra y envía documentos 5 Recepciona, registra y eleva documentos 6 Revisa, asigna atención y deriva 7 Registra y entrega documentos 8 Verifica información usando formatos de Directiva vigente 9 Coordina y verifica la información del SIAF-SP y Proceso Presupuestario No 9 Coordina la verificación de la información proporcionada Concilia la información? Si α
MEF DNPP UO Director / CIERRE Y CONCILIACION DEL SGII SECRETARIA GENERAL INDECI OA Especialista en α 10 Elabora Informe de Conciliación mensual del Institucional 14 Recepciona documentos y toma conocimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario 13 Registra y envía memorándum múltiple, adjunta Informe 12 Revisa, firma memorándum múltiple y deriva 11 Elabora y presenta memorándum múltiple Es conciliación del mes de Diciembre? Si No a Cierre y Conciliación del Institucional 15 Publica en el Diario El Peruano Directiva para el cierre y conciliación del 16 Adquiere diario con Directiva y eleva 17 Toma conocimiento, y asigna atención y deriva 18 Recepciona y analiza la Directiva 20 Revisa, firma memorándum y deriva 19 Elabora y presenta memorándum dirigido a la OA con lineamientos 22 Recepciona, registra y eleva documentos 21 Registra y envía documentos β
CIERRE Y CONCILIACION DEL INDECI SGII OA SECRETARIA GENERAL Técnico Administrativo (Control Presupuestal) Especialista en β 23 Revisa y asigna atención de documentos 24 Revisa los documentos 25 Revisa información del SIAF-SP sobre la Ejecución de Ingresos y Gastos 26 Elabora y presenta memorándum para enviar información solicitada 27 Revisa, firma memorándum y envía 28 Registra y envía documentos 29 Recepciona, registra y eleva documentos 30 Revisa, asigna atención de documentos y deriva 31 Registra y entrega 32 Recibe y revisa documentos 33 Verifica y consolida información para el cierre y conciliación del Institucional χ
CONTADURIA NACION SGII SECRETARIA GENERAL CIERRE Y CONCILIACION DEL OA INDECI Especialista en χ 34 Recepciona Informe 34 Elabora y remite informe para la Contaduría 38 Recepciona documentos y toma conocimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario 37 Registra y envía, documentos 36 Revisa y autoriza envío de documentos a Jefatura 35 Elabora y presenta oficio para remitir a la Contaduría documentos de sustento del informe Reunión de conciliación con la Contaduría Pública de la Nación sobre Marco Legal del Oficio 39 Elabora hoja de conciliación del Marco Legal del 39 Participa en elaboración de hoja de conciliación del Marco Legal del y recibe copia 40 Elabora los documentos de sustento para reunión de conciliación del 42 Revisa y autoriza envío de documentos a Jefatura 41 Elabora y presenta oficios para remitir documentos de sustento 44 Recepciona documentos y toma conocimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario 43 Registra y envía documentos δ
CONTADURIA NACION MEF DNPP CIERRE Y CONCILIACION DEL INDECI OA Especialista en δ Reunión de conciliación del Institucional INDECI 45 Contrasta y compatibiliza la información presupuestada 45 Contrasta y compatibiliza la información presupuestada Si Se concilia? No 46 Presenta objeciones respecto a la información que se presenta 47 Presenta explicación de los documentos de sustento para dar solución a objeciones 47 Presenta explicación de los documentos de sustento para dar solución a objeciones 48 Elabora y distribuye el Acta de Conciliación del 49 Recibe copia del Acta de Conciliación del Acta 49 Recibe copia del Acta de Conciliación del FIN FIN