NÓMINA Y RECURSOS HUMANOS LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS Qué son cesantías? Las cesantías son en Colombia, una prestación social que todo empleador debe reconocer a sus trabajadores con el fin de que éstos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante. El valor que se reconoce corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año. 1. 2. Para 3. liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario 4. mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido 5. variación en los tres (3) últimos meses. En el caso de los salarios variables se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. (Art. 253 Código sustantivo del trabajo) Qué son los intereses de cesantías? Los intereses de cesantías son la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %. Este monto se entrega a los trabajadores. Cuáles son los parámetros a tener en cuenta para el cálculo y la liquidación de cesantías? En SIIGO los parámetros requeridos para el cálculo y la liquidación de cesantías e intereses de cesantías son: 1. Definición plan de cuentas Es necesario definir las cuentas contables que se asociaran en la creación de conceptos, allí se sugiere crear las cuentas por cada uno de los grupos contables que maneja la empresa, es decir, grupo 51 52 72 y cada una de esas cuentas se recomienda manejar auxiliares por cada uno de los fondos de cesantías que maneje la empresa; de igual forma también es necesario crear la cuenta de pago de cesantías. Cuenta contable Descripción 5105705100 Fondo ces. Skandia 5105705200 Fondo ces. Porvenir 5205705100 Fondo ces. Skandia 5205705200 Fondo ces. Porvenir 7205705100 Fondo ces. Skandia 7205705200 Fondo ces. Porvenir 2610050000 Cesantías 2610100000 Int. de cesantías
Se 1. recomienda que las cuentas de cada grupo contable manejen auxiliar 2. por cada fondo de pensión y cesantías manejando una división, 3. es decir, del auxiliar 01 al 50 para los fondos de pensiones y del 4. 51 al 99 para los fondos de cesantías. 2. Creación de terceros Es necesario crear en el sistema, todos los terceros (fondos de cesantías) en los cuales la empresa tenga vinculados a los empleados 3. Fondos de cesantías Es necesario crear todos los fondos de cesantías en los cuales los empleados han solicitado enviar estos aportes, allí el sistema solicita datos propios de la entidad como son el nombre del fondo, el nit, y un código; este último corresponde a un número que asigna el operador de información y se tiene en cuenta para la generación de la planilla única de aportes. Se recomienda que el número del fondo corresponda al auxiliar de la cuenta contable asociada a los fondos de cesantías. 4. Grupos contables Para la correcta generación de las cesantías es necesario definir previamente los grupos contables. 5. Hojas de vida En la hoja de vida del empleado es necesario que el empleado tenga configurado los días base de prestaciones. Generalmente el número de días base para la liquidación de prestaciones sociales es de 360 6. Formulación de bases para conceptos Es necesario para el cálculo de las cesantías crear una formulación de bases para su liquidación, es decir, se deben definir todos aquellos conceptos que se tendrán en cuenta para generar la base de liquidación de las cesantías.
Si se quiere que los empleados de salario fijo solamente tomen el sueldo porque no han tenido cambios en los 3 últimos meses, es necesario definir en la tabla de formulación en el sistema que tome como constante solamente el sueldo mensual y el auxilio de trasporte en la tabla de formulación. Se recomienda crear la formulación de la siguiente forma: Usar conceptos Tipo de cálculo Tipo D Año actual Cantidad 12 Promedio 7. Conceptos de nómina En el campo de cuenta contable para los conceptos de cesantías e intereses de cesantías es necesario asignar el código contable completo, esta cuenta debe ser del pasivo y se sugiere sea la cuenta 2610?? Es necesario crear tres conceptos de nómina para la liquidación de cesantías e intereses de cesantías y estos son: 1. Cesantías proyectadas: Este concepto será utilizado al momento de liquidar las cesantías en el cual se contabilizara la proyección de los días de acuerdo al periodo de nómina que maneje la empresa y no debe tener ningún tipo de cálculo. 2. Cesantías: Este debe estar marcado en concepto de liquidación como CES Cesantías.
3. Int. de cesantías: Este debe estar marcado en concepto de liquidación como INT Interese de cesantías
8. Apertura de la nómina Crear la nómina en la cual se realizara la contabilización de las cesantías. Cómo se ejecuta el proceso de cesantías? Para realizar la liquidación de cesantías es necesario ingresar por la ruta: Nómina Liquidaciones - Cesantías. Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana: En ella es necesario diligenciar la siguiente información:
Con corte al: Es necesario digitar la fecha de corte del período a liquidar. En la liquidación de cesantías el periodo a liquidar corresponde entre enero y diciembre del año a liquidar, no cubre años diferentes. Intereses: Hace referencia si se desean liquidar o no los intereses de cesantías e incluirlos en la nómina de ese periodo, en caso de requerir este cálculo es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado; luego el sistema habilita las siguientes marcaciones: o o Fijar: Esta opción permite guardar en el concepto seleccionado el valor de los intereses de cesantías para cada empleado y dejarlo como una novedad fija. Crear: Esta opción carga automáticamente a cada empleado el valor de intereses de cesantías al concepto de nómina y a la nómina seleccionada, este valor solo se tendrá en cuenta para ese período. Cesantías: Permite cargar automáticamente la novedad de cesantías dentro de la nómina seleccionada, para ello es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado. Días a proyectar: Es necesario incluir los días a proyectar, es decir, aquellos días que están liquidados pero no se han pagado; de igual forma es necesario registrar el concepto de días proyectados previamente creado. Para los días a proyectar en caso de manejar nominas quincenales se tomaría 15 días a proyectar y si se manejan nominas mensuales se toman 30 días a proyectar.
Nomina: Es necesario tener previamente creada una nómina para en ella llevar la captura de esta novedad y desde allí realizar la contabilización. Las cesantías se pueden liquidar y pagar en la misma nómina capturada para el pago de todos los conceptos que apliquen en el periodo o se puede crear una nómina independiente solo para la liquidación y pago de cesantías. Terceros: Seleccionar el rango de empleados a los cuales se les desea liquidar las cesantías e intereses de cesantías. Calcula interés de cesantías teniendo en cuenta los días de base prestaciones: Aplica los días que se encuentran en la hoja de vida del empleado si está activo, sino el default de 360. Incluye licencias no remuneradas para cesantías e intereses de cesantías: Si se marca esta opción lo que hace el sistema es mostrar en la columna de días el total de días laborados más licencias no remuneradas. Si no se marca la opción el sistema discrimina los días realmente laboradas y en la siguiente columna los días de licencias no remuneradas, en este caso los días laborados son los que el sistema utilizara en la fórmula de cesantías Datos adicionales: El sistema solicita información complementaria, como la forma de presentación (numérico o alfabético), si se desea o no incluir empleados retirados y aprendices SENA. Luego de incluir estos datos, el sistema genera un informe el cual contiene datos que permiten revisar el cálculo realizado por el sistema para las cesantías y los intereses. Algunos de estos datos se describen a continuación: Días laborados: Es el periodo comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación de las cesantías sobre el mismo año menos los días de licencias no remuneradas.
Vale la pena aclarar que las cesantías para efectos de ley 50, se deben liquidar anualmente (año calendario). Días de licencia: Hace referencia solamente a las licencias no remuneradas. Base: Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que se incluyeron en la tabla de formulación. Valor de las cesantías: Es el resultante de multiplicar la base por los días laborado, a estos últimos se les deben restar las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 días. Formula cálculo de cesantías: Base x (días laborados - días de licencia) Cesantías = ------------------------------------------------------- 360 Formula cálculo intereses de cesantías Cesantías x 12% x días laborados Int. de cesantías = -------------------------------------------------- 360