Control de Actualizaciones Actualización a la versión No. Actualización realizada Fecha de emisión 0 Caracterización Inicial 2009-02-11 1 2 Se incluyeron las actividades comunes de los procesos y se definió el alcance del proceso. Se incluyeron los responsables de la ejecución de las actividades En razón a que la Norma NTCGP 1000 fue actualizada, se eliminó la versión de la misma, dejándola de manera Actualización directiva plan de acción vigencia 2010. Se ajustó la salida del proceso, el proveedor interno y el cliente interno en la actividad. Identificar, analizar y valorar los riesgos Se ajustó el cliente interno en la actividad Gestionar los riesgos 2009-09-11 2010-03-26 3 4 5 6 Se ajusta el Objetivo y alcance del proceso. Se ajustaron las actividades comunes, entradas y salidas de los procesos. Se incluye nuevo procedimiento, se ajusta redacción de actividades, se actualizan proveedores clientes y se asignan nuevos responsables. Se actualiza el escudo institucional Se cambió el código del proceso en razón a la adquisición de la suite Visión Empresarial para la automatización del sistema documental Como la de se encuentra desplegada a nivel Unidad Operativa y Táctica, se incluye como líder al Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor de Brigada. Se actualiza proveedores y clientes, entradas, salidas, actividades y responsables del proceso. Se eliminaron los códigos de los formatos relacionados dentro del proceso. 2011-05-31 2012-07-26 2012-11-08 2013-05-03
Actualización a la versión No. 7 8 9 Actualización realizada Se aclara el nombre del cargo del responsable a nivel Unidad Operativa. En el planear se unifican las actividades 1 y 2, en una sola, quedando como resultado la actividad 1. Al unificar esas actividades se reducen a 13 las actividades del proceso. Se ajustan entradas de las actividades 1, 2, 4 y 5 Se ajustan las actividades 1,2,4 y 6 Se ajustan los responsables en todas las actividades Se ajustan las salidas de las actividades 2, 9, 10 y 11 Se elimina como cliente externo las entidades privadas y particulares de la actividad Analizar los informes de bienes inmuebles y emitir las instrucciones en los casos que sea necesario. Se cambia el nombre del líder del proceso Director de Cartografía y por Oficial C-10 En todas las actividades se cambia en el nombre de responsable Director de Cartografía y por Oficial C10. Se actualiza proveedores y clientes, entradas, salidas, actividades y responsables del proceso. Se actualiza los requisitos de la Norma Ios 9001:2015 y MECI 2014. Se incluye la activad 7: Realizar el trámite pertinente para Inscripción y seguimiento de los proyectos matriculados ante el Departamento Nacional de (DNP) Se modifica algunos responsables de acuerdo a cargo en TOE. Fecha de emisión 2015-04-17 2017-07-18 2018-05-28
Pág. 1 de 6 Macroproceso: Objetivo Alcance Líder Emitir lineamientos y asesorar en la administración y control de predios de propiedad del Ministerio de Defensa, entidades públicas o particulares y a cargo del Ejército Nacional. Inicia con formulación de directrices y el estudio de requerimientos relacionados con la administración de predios del Ministerio de Defensa y a cargo del Ejército Nacional, y culmina con el cumplimiento de las normas en la administración de los mismos..- Mayor Brigada (JEM BR). - Oficial C-10 Finca Raíz militares Guía de planeamiento Estratégico. Políticas de Comando Guía de planeamiento Estratégico Políticas de Comando Necesidades proyectos de infraestructura y edificaciones Necesidades presentadas P P P 1. Emitir políticas y directrices para establecer los lineamientos de desarrollo que permitan cumplir con la misión institucional 2. Formular y definir el alcance de planes y proyectos para la aprobación del CEDE 5, de acuerdo a las capacidades y necesidades del Ejército, previa coordinación con el Comando. 3. Proyectar las necesidades apoyadas por el Comando de Ingenieros con recursos de Convenios y donaciones previa coordinación con el Comando. Políticas y planes Directiva estructural. Planes, programas y Proyectos estructurados Identificación de necesidades con recursos de Convenios Jefe del Departamento de Ingenieros. Director de. Director de. Director Estrategias y políticas. Director de. Director Estrategias y políticas. Oficial de Finca Raíz estratégico. de proyectos Finca Raíz
Pág. 2 de 6 Macroproceso: presupue stal Finca Raíz Proyectos estructurados Plan de necesidades Políticas de Comando Anteproyecto Plan de compras 4. Realizar el trámite pertinente para Inscripción y seguimiento de los proyectos matriculados ante el Departamento Nacional de (DNP) 5. Elaborar en coordinación con el Comando el anteproyecto del plan de compras y someterlo a aprobación y asignación del presupuesto. 6. Presentar el Anteproyecto Plan de compras para aprobación del Segundo Comandante. Inscripción de proyectos ante el DNP Actualización Proyectos ante DNP Seguimiento a las actividades de los proyectos Anteproyecto Plan de compras Plan de compras.. Director Estrategias y políticas Director de de Ingenieros Director de de Ingenieros Oficial C4 Logística Oficial de Finca Raíz. Director de de Ingenieros DNP Presupuestal Plan de compras 7. Realizar presentación de los proyectos de Inversión ante el DNP para su aprobación y posterior difusión al Comando de Ingenieros. Plan de compras Aprobado. Director de de Ingenieros. Gerentes de proyectos
Pág. 3 de 6 Macroproceso: Estado (Agencia Nacional de Tierras, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Oficio de Solicitud adquisición o disposición de inmuebles. 8. Tramitar la adquisición de inmuebles por compraventa, donación, transferencias a título gratuito, adjudicaciones y otros Trámite de adquisición o disposición de inmuebles. Escrituras públicas o Resoluciones registradas en el folio de matrícula. Oficial Mayor de U.O. contable Estado Entidades Privadas y Particulares Estado (Agencia Nacional de Tierras, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Solicitud de la Unidad e interesados para suscribir contratos Informe de invasores o perturbación a la propiedad de los predios 9. Asesorar a las e interesados en la elaboración de contratos de arrendamiento, contratos de comodato. Contrato de arrendamiento. Contrato de Comodato. 10. Asesorar sobre el manejo de invasores de acuerdo con las normas legales. Manejo de Invasores Contrato de arrendamiento o comodato. Solicitud inicio acciones jurídicas pertinentes Oficial Mayor de U.O. de U.O. Oficial Finca Raíz Mayor de U.O. Raíz de U.O. de U.O. Contable Entes de control Internos y externos
Pág. 4 de 6 Macroproceso: Contaduría General de la Nación. Agustín Codazzi Normatividad vigente para la presentación de avalúos administrativos. Solicitud aclaración de área y linderos, englobes y desenglobes 11. Elaborar los avalúos de los bienes inmuebles de propiedad del Ministerio de Defensa a cargo del Ejército Nacional (hasta cada 3 años). Avalúo de bienes inmuebles. 12. Adelantar las gestiones pertinentes para aclaración de área y linderos, englobes y/o desenglobes. Levantamiento topográfico de linderos. Trámite de aclaración de área y linderos, englobes o desenglobes Avalúo Planos Informe de levantamiento topográfico de linderos Escritura Folio de matrícula inmobiliaria Certificado catastral Oficial Mayor de U.O. Oficial Mayor de U.O. Raíz de U.O. Contable Contable Nacional de Tierras, Instituto Geográfico otros Proceso Informe de Bienes Inmuebles V 13. Verificar y actualizar la información jurídica de los bienes inmuebles de acuerdo con los soportes enviados por las, para emitir recomendaciones o asesorías en los casos que sea necesario. Actualización inventario bienes inmuebles jurídico de predios. Recomendación o asesoría Oficial Analista de Estadísticas, e Inventarios Mayor de U.O. Contable
Pág. 5 de 6 Macroproceso: Inquietudes Quejas y Reclamos Derechos de petición V 14. Verificar y analizar a nivel jurídico y técnico, los PQRD, dando respuesta o solicitar a la Unidad el informe y emisión de la respuesta correspondiente. Respuesta a los peticionarios. Oficial Mayor de U.O. U.O. Plan de Acción Informes Administración de riesgos V 15. Autoevaluar los controles y la gestión del proceso Informes de Plan de Acción Informe de Anual Documentos de retroalimentación (informes, actas, otras) Análisis trimestral y final administración de riesgos Oficial Mayor de U.O. Evaluación y Seguimiento Evaluación y Seguimiento de Inspección CGR CFGM Ente certificador Informes de Plan de Acción Informes de Anual Documentos de retroalimentación (informes, actas, otras) Informes de inspección y auditoría externa Análisis administración de riesgos A 16. Tomar acciones de mejoramiento Planes de mejoramiento Oficial Mayor de U.O. Evaluación y Seguimiento de Inspección de Calidad CGR CGFM Ente certificador
Pág. 6 de 6 Macroproceso: ISO 9001:2015 Requisitos Indicadores Riesgos 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.4. Sistema de gestión de calidad y sus procesos. 5.1.2. Enfoque al cliente 5.2.2. Comunicación de la política de calidad. 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades. 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades. 6.3 Planificación de los cambios. 7.1.2 Personas. 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición. 7.1.6 Conocimiento de la organización. 7.3 Toma de conciencia. 7.4. Comunicación. 7.5. Información documentada. 8.1 Planificación y control operacional. 8.2. Requisitos para los productos y servicios 8.5. Producción y prestación del Servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control salidas no conformes 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. Mejora MECI Ambiente de Control Administración del Riesgo de Control Información y Comunicación de Monitoreo Ver Informe de Plan de Acción Ver Administración de Riesgos